以科學(xué)發(fā)展觀加快高職校院校檔案管理智能化建設(shè)

摘 要：實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，加快檔案的智能化管理，是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)之一。而從某種意義上來說，做好檔案工作又是辦好高職院校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須抓住機(jī)遇，解放思想，更新觀念，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)改革力度，要堅(jiān)持以人為本，以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，加快檔案工作的改革步伐，認(rèn)真抓好高職院校檔案管理智能化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化工作。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 智能化 建設(shè)

學(xué)發(fā)展觀第一要義是發(fā)展，核心是以人為本，根本方法是統(tǒng)籌兼顧。高職院校肩負(fù)著為國家培養(yǎng)高素質(zhì)實(shí)用性人才的重大任務(wù)，因此對檔案的利用需求越來越來迫切，對檔案服務(wù)的要求也越來越高。我們從事高職院校檔案管理的工作人員，實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀就是堅(jiān)持“以人為本”，在認(rèn)真做好檔案管理工作的同時(shí)，努力學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，善于創(chuàng)建智能化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平。為達(dá)此目的，就應(yīng)不斷完善自我和提高自身素質(zhì)。

1、高職院校檔案管理職能和工作環(huán)節(jié)面臨重大變化

當(dāng)前，高職院校檔案管理工作還遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，不能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要。信息化社會中案卷沒有了存在的意義，因而檔案管理職能和工作環(huán)節(jié)都面臨著很大的變化。第一，未來高校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷管理實(shí)體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容。檔案人員也不再是整天埋守庫房，而是通過操作計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)來管理動態(tài)的檔案信息，維護(hù)其在運(yùn)轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個(gè)信息管理員的職責(zé)。第二，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應(yīng)信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和現(xiàn)代化。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新產(chǎn)生的電子檔案與傳統(tǒng)的案卷在管理環(huán)節(jié)上迥然不同，在很大程度上簡化了工作程序，減少了工作量，提高了工作效率。另外，由于計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的透明程度較高，綜合檔案(館)室必須采用各種技術(shù)手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。因此，由于檔案設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，對高職院校檔案工作者在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識以及管理操作技能等方面都提出了新的更高的要求。

2、高職院校檔案管理普遍存在的問題

2.1 管理人員觀念陳舊，開拓創(chuàng)新意識不足

長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外，檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道。從庫藏資料現(xiàn)狀看，教學(xué)、科研和具有時(shí)代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多，這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實(shí)施有所改善，但是與高校的實(shí)際發(fā)展相比還相差甚遠(yuǎn)。

2.2 管理方式和設(shè)備落后，信息化管理手段運(yùn)用較少

就目前我國大部分高職院?，F(xiàn)實(shí)情況看，智能化管理剛剛起步，且發(fā)展不平衡，多數(shù)檔案室仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化成分不是很高。有的配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但發(fā)揮作用不大，使用軟件缺乏適應(yīng)性，五花八門；有的雖有設(shè)備，但只做了一些實(shí)驗(yàn)性工作，僅可作“表演”用來應(yīng)付檢查，達(dá)標(biāo)上等級；有的還一直擱置未用。究其原因主要在兩個(gè)方面，一是因?yàn)闄n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，沒有為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)，其人員素質(zhì)不能滿足工作需要。另一方面是由于計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備極少進(jìn)入檔案部門，現(xiàn)代信息技術(shù)手段沒有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中。

3、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的措施

3.1 更新觀念，提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念

作為擁有一大批高科技人才和高科技設(shè)備的高職院校，完全有實(shí)力提高檔案現(xiàn)代化管理的水平。首先，管理者特別是高職院校的校級領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)把檔案現(xiàn)代化管理工作納入自己工作計(jì)劃和議事日程中，為檔案部門提供良好的：亡作條件，支持檔案部門參加學(xué)校的各項(xiàng)重要活動。其次是提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，積極參與學(xué)校的各項(xiàng)活動，主動、及時(shí)地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實(shí)加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，主動適應(yīng)高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要。

在更新檔案管理工作者觀念的同時(shí)，要重視對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠了解和掌握最新的科技化管理手段，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化除了加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)保障外，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。為了及時(shí)掌握和跟蹤計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識、精通業(yè)務(wù)的人才，解決人才問題的關(guān)鍵是在注重人才引進(jìn)的同時(shí)，大力加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育。學(xué)校和相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案管理人員繼續(xù)教育的重要性，從高職院校檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和全局的高度認(rèn)識這一問題的急迫性和必要性，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)納入師資隊(duì)伍建設(shè)中去，采取多種方式加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，如在職培訓(xùn)、在職進(jìn)修、攻讀學(xué)位、脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)術(shù)研討或參觀考察等，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

3.2 抓住有利條件，加快檔案信息化進(jìn)程，進(jìn)行重點(diǎn)目標(biāo)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要多方面籌措資金，大力加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。近年來，國內(nèi)外在檔案信息化建設(shè)方面已取得了很大進(jìn)展，檔案管理工作的社會服務(wù)功能大大加強(qiáng)，但我國高職院校檔案信息化進(jìn)程相對滯后，因此，加速檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)，已成為當(dāng)前高職院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使高職院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。檔案信息化技術(shù)復(fù)雜，要對大量的文字、數(shù)字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影像和聲音等信息進(jìn)行綜合處理，主要包括檔案原文文本信息采集，照片、圖形檔案資料的采集，錄音、錄像檔案資料的采集，數(shù)字化轉(zhuǎn)換及壓縮技術(shù)，制作光盤，歸檔入庫和分類上網(wǎng)等。當(dāng)前，高職院校正處于歷史上最好、最快的發(fā)展時(shí)期，應(yīng)抓住當(dāng)前的有利時(shí)機(jī)，根據(jù)檔案工作性質(zhì)和特點(diǎn)，確定哪些檔案內(nèi)容應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化，哪些內(nèi)容不宜或不需要進(jìn)行信息化，有重點(diǎn)、有步驟地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。在一些重點(diǎn)內(nèi)容方面取得成績以后，再以點(diǎn)帶面，進(jìn)一步推動高職院校檔案信息化各項(xiàng)工作的進(jìn)程，這是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化的基本前提。在學(xué)校和相關(guān)部門的大力支持下，學(xué)校檔案館首先要注重加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，如配備計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)、文件掃描系統(tǒng)、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，同時(shí)，開發(fā)、研制相關(guān)管理軟件，建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化的電子檔案的建設(shè)與管理一般包括3個(gè)環(huán)節(jié)：一是電子檔案的形成，根據(jù)管理要求，使電子文件體現(xiàn)高校檔案管理的功能；二是建立高校電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，這是關(guān)鍵環(huán)節(jié)；三是電子檔案的長期保存。上述各環(huán)節(jié)中，都離不開技術(shù)和設(shè)備的支持，因此，要多方面籌措資金，大力加強(qiáng)相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。但目前高職院校特別是地方性高職院校數(shù)檔案部門由于資金短缺，短期內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)。

3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的自動化

目前，許多高職院校都建設(shè)了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量，使學(xué)校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作，這樣，既可以利用網(wǎng)絡(luò)快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理學(xué)校各單位的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報(bào)檔案材料，這將有助于加強(qiáng)電子檔案管理和建設(shè)。校檔案館要將形成于載體上的信息資料如照片、錄音、錄像，文字等通過現(xiàn)代技術(shù)合成一體，進(jìn)行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時(shí)，利用網(wǎng)頁制作技術(shù)，在校園網(wǎng)上開辟檔案信息站點(diǎn)，根據(jù)檔案的類別和屬性，將學(xué)校的發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)信息、科研與開發(fā)動態(tài)、師資情況、學(xué)生學(xué)籍情況等多方面內(nèi)容納入上網(wǎng)工程，使部分檔案資料上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4、結(jié)語

實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，加快檔案的智能化管理，是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)之一。而從某種意義上來說，做好檔案工作又是辦好高職院校的重要基礎(chǔ)工作之一，我們必須抓住機(jī)遇，解放思想，更新觀念，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)改革力度，要堅(jiān)持以人為本，制定統(tǒng)一規(guī)劃，全面布置。要由專業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)籌安排好各項(xiàng)工作程序和環(huán)節(jié)之間的銜接，在統(tǒng)一制定整體系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)目標(biāo)、總體設(shè)計(jì)、軟件配套、設(shè)備兼容等合理設(shè)置做出要求，引導(dǎo)子系統(tǒng)分階段、分步驟實(shí)現(xiàn)整體規(guī)劃。同時(shí)還要抓好高職院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)協(xié)作標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一使用計(jì)算機(jī)語言，做到有利于數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)儲，有利于數(shù)據(jù)的錄入和檢索查找，有利于聯(lián)網(wǎng)協(xié)作。以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，加快檔案工作的智能化建設(shè)步伐，是高職院校主管領(lǐng)導(dǎo)和每一個(gè)檔案工作者面臨的重大問題，要用“只爭朝夕”的精神去深入研究和實(shí)踐。