淺談條形碼技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

摘要近年隨著高校財(cái)務(wù)管理信息化水平的不斷提高，高校財(cái)務(wù)管理中的人為差錯(cuò)率在不斷降低，怎樣進(jìn)一步的降低高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的差錯(cuò)率，提高財(cái)務(wù)處理效率已經(jīng)迫在眉梢。然而條形碼在高校財(cái)務(wù)管理中的創(chuàng)新應(yīng)用在很大程度上緩和了這一矛盾，不但進(jìn)一步降低了人為差錯(cuò)率、提高了財(cái)務(wù)處理效率，還為工作繁重的財(cái)務(wù)人員創(chuàng)造了安靜舒適的辦公環(huán)境。

關(guān)鍵字高校;財(cái)務(wù)管理;條形碼;掃描

中圖分類號(hào)G467文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1673-9671-(2009)121-0079-01

1條形碼技術(shù)在高校收費(fèi)管理中的應(yīng)用

學(xué)生收費(fèi)工作是高校財(cái)務(wù)管理工作中的重要工作之一，學(xué)生收費(fèi)是否具有準(zhǔn)確性和高效性直接反映了財(cái)務(wù)管理水平的高低。本文將學(xué)生收費(fèi)類型分新生收費(fèi)和老生收費(fèi)兩種模式進(jìn)行探討。

1.1新生收費(fèi)模式

在新生收費(fèi)前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與學(xué)生工作處、教務(wù)處等部門(mén)積極聯(lián)動(dòng)協(xié)作，確認(rèn)收費(fèi)系統(tǒng)中被錄取學(xué)生的基本信息并根據(jù)信息開(kāi)據(jù)繳費(fèi)的銀行卡，由學(xué)生工作處統(tǒng)一將印有學(xué)號(hào)條形碼的錄取通知書(shū)、學(xué)生繳費(fèi)的銀行卡、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等資料快遞給學(xué)生，學(xué)生將應(yīng)繳納的學(xué)費(fèi)打入銀行卡中由銀行代扣，扣款信息反饋到收費(fèi)系統(tǒng)中后，不立即生成發(fā)票，等到新生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到時(shí)再生成發(fā)票，將發(fā)票打印給學(xué)生，這樣就可以有效的避免學(xué)生在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)專業(yè)或未報(bào)到等原因?qū)е掳l(fā)票錯(cuò)開(kāi)。

新生報(bào)到首站在學(xué)生工作處，學(xué)生工作處掃描錄取通知書(shū)上條形碼后確認(rèn)報(bào)到學(xué)生的基本信息，根據(jù)學(xué)生基本信息打印出帶有由條形碼的報(bào)到流程表，根據(jù)報(bào)到流程表上的提示，辦理每個(gè)環(huán)節(jié)的入學(xué)手續(xù)。進(jìn)入繳費(fèi)區(qū)后，學(xué)生出示報(bào)到流程表，財(cái)務(wù)人員掃描報(bào)到流程表上的條形碼，收費(fèi)系統(tǒng)將確認(rèn)報(bào)到學(xué)生的繳費(fèi)信息，如收費(fèi)系統(tǒng)反應(yīng)已銀行代扣，直接生成發(fā)票打印給學(xué)生即可，如顯示未交費(fèi)，則直接刷卡或繳納現(xiàn)金。一般新生報(bào)到量為5000-10000人的高校2天內(nèi)即可輕松完成新生報(bào)到工作。

1.2往屆生收費(fèi)模式

往屆生收費(fèi)工作仍以銀行代扣學(xué)費(fèi)為主，但由于銀行卡丟失、拖欠學(xué)費(fèi)等人為原因，學(xué)費(fèi)的代扣率一般較低，有大量往屆生存在滯后交費(fèi)的現(xiàn)象，這樣就會(huì)影響到順延的財(cái)務(wù)工作，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)大量學(xué)生擁堵財(cái)務(wù)處的場(chǎng)面。如果像往常一樣讓學(xué)生報(bào)自己學(xué)號(hào)交費(fèi)，往往會(huì)出現(xiàn)由于學(xué)生報(bào)號(hào)不清、嘈雜干擾等原因，不但會(huì)影響到學(xué)生收費(fèi)效率，而卻還會(huì)影響到前來(lái)辦理業(yè)務(wù)的教職工。如果將學(xué)生的學(xué)號(hào)編制成條形碼打印在學(xué)生證上，學(xué)生交學(xué)費(fèi)時(shí)只需出示自己的學(xué)生證，通過(guò)掃描學(xué)生證上的條形碼調(diào)閱學(xué)生的繳費(fèi)信息，點(diǎn)擊“回車鍵”即可輕松完成收費(fèi)工作，通過(guò)掃描條形碼進(jìn)行收費(fèi)不但可以確認(rèn)學(xué)生的基本信息，也在很大程度上降低了收費(fèi)過(guò)程中的人為操作差錯(cuò)率，提高了收費(fèi)效率。

2條形碼技術(shù)在高校經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理中的應(yīng)用

目前，高校經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理已成為高校管理模式改革發(fā)展的大勢(shì)所趨，與之相匹配，高校財(cái)務(wù)管理實(shí)行了財(cái)務(wù)的二級(jí)管理制度，核算方式基本采用了經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理的項(xiàng)目核算。高校實(shí)行經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理使二級(jí)管理部門(mén)真正成為了“責(zé)、權(quán)、利”有機(jī)統(tǒng)一的主體，筆者認(rèn)為進(jìn)一步提高經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理的核算效率，規(guī)范經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理的業(yè)務(wù)流程是高校二級(jí)管理工作的重要保障之一。

從經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理核算的角度出發(fā)，將核算項(xiàng)目的名稱按照一定的規(guī)則進(jìn)行編碼，并將這些編碼制作成條形碼打印或粘貼在二級(jí)管理的經(jīng)費(fèi)本上，通過(guò)掃描條形碼來(lái)確認(rèn)二級(jí)管理部門(mén)的核算項(xiàng)目，對(duì)高校財(cái)務(wù)管理本身而言，不但準(zhǔn)確高效，而且簡(jiǎn)潔明了。

將高校各部門(mén)進(jìn)行分類，部門(mén)一編碼為“01”、部門(mén)二編碼為“02”、……，在每個(gè)部門(mén)下進(jìn)行子項(xiàng)目的分類編碼，部門(mén)一子項(xiàng)目一編碼為“0101”、部門(mén)一子項(xiàng)目二編碼為“0102”、……。筆者以所在高校實(shí)行經(jīng)費(fèi)二級(jí)管理為例:學(xué)院下屬部門(mén)風(fēng)景園林學(xué)院編碼為“01”，其子項(xiàng)目編碼為:人員工資“0101”、人員津貼“0102”、辦公差旅費(fèi)“0103”等，每個(gè)子項(xiàng)目制作成一個(gè)條形碼標(biāo)簽，同時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)提供一個(gè)二級(jí)管理的經(jīng)費(fèi)本，按子項(xiàng)目名稱進(jìn)行分頁(yè)管理，每次財(cái)務(wù)二級(jí)管理的部門(mén)來(lái)財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)賬時(shí)，應(yīng)由報(bào)賬部門(mén)的經(jīng)費(fèi)專管員或報(bào)賬員對(duì)應(yīng)報(bào)銷項(xiàng)目填寫(xiě)二級(jí)管理經(jīng)費(fèi)本上的憑證(報(bào)賬)內(nèi)容，由報(bào)銷人將二級(jí)管理經(jīng)費(fèi)本帶到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)賬，財(cái)務(wù)處的審核制單人員根據(jù)經(jīng)費(fèi)本上憑證(報(bào)賬)內(nèi)容審核報(bào)賬的票據(jù)后，填寫(xiě)二級(jí)管理經(jīng)費(fèi)本內(nèi)容并掃描條形碼制單，報(bào)銷人拿著報(bào)銷票據(jù)及憑證到現(xiàn)金出納或銀行出納窗口進(jìn)行報(bào)賬，出納完成業(yè)務(wù)處理后在財(cái)務(wù)處簽章處進(jìn)行簽章確認(rèn)。

報(bào)銷流程及二級(jí)管理經(jīng)費(fèi)本樣例:

3條形碼技術(shù)在高?？蒲许?xiàng)目管理中的應(yīng)用

現(xiàn)在高?？蒲许?xiàng)目種類繁多，有縱向課題，也有橫向課題，少則幾百，多則上千，項(xiàng)目報(bào)賬人員來(lái)財(cái)務(wù)處報(bào)賬時(shí)，通常只會(huì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱，不會(huì)記得項(xiàng)目代碼，如采用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬本的高校，項(xiàng)目報(bào)賬人員會(huì)出示項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬本，財(cái)務(wù)人員仍需對(duì)照項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬本上的項(xiàng)目編碼，人工操作輸入項(xiàng)目代碼進(jìn)行賬務(wù)處理工作。在通常情況下人工操作具有高于電子掃描的風(fēng)險(xiǎn)性，必然導(dǎo)致更高的差錯(cuò)率，最終影響了財(cái)務(wù)處理效率。在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬本上粘貼上項(xiàng)目編號(hào)的條形碼，財(cái)務(wù)人員只需掃描條形碼，就可免去輸入項(xiàng)目編碼和最后敲打回車鍵。如沒(méi)有采用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬本的高校，財(cái)務(wù)人員可自行制定條形碼，根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人把項(xiàng)目進(jìn)行分類，然后將項(xiàng)目編碼制成對(duì)應(yīng)條形碼，同樣也可避免長(zhǎng)時(shí)間對(duì)著電腦屏幕尋找項(xiàng)目名稱進(jìn)行財(cái)務(wù)處理工作。通過(guò)對(duì)江蘇南片高校進(jìn)行訪問(wèn)調(diào)查，一般情況下做一張憑證需要40秒左右的時(shí)間(其中包含人為操作失誤原因)，如果采用條形碼技術(shù)做一張憑證僅需要20秒左右的時(shí)間(筆者所在高校操作時(shí)間)，不但節(jié)約了時(shí)間，也很大程度上避免了財(cái)務(wù)人員由于項(xiàng)目性質(zhì)、項(xiàng)目類型不清楚等原因詢問(wèn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有關(guān)項(xiàng)目的情況而造成的時(shí)間浪費(fèi)同時(shí)簡(jiǎn)潔高效的業(yè)務(wù)流程也為財(cái)務(wù)人員創(chuàng)造了優(yōu)良的辦公環(huán)境。

4條形碼在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用

隨著高校規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，高校的固定資產(chǎn)數(shù)量也在與日俱增，資產(chǎn)管理已成為財(cái)務(wù)管理中不可或缺的組成部分，怎樣提高資產(chǎn)管理的效率，做到賬賬相符、賬實(shí)相符已成為高校普遍存在的難題。各高?；揪邆淞斯潭ㄙY產(chǎn)管理的專職部門(mén)，名稱諸如:國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室、資產(chǎn)中心、設(shè)備處等等，他們是資產(chǎn)采購(gòu)驗(yàn)收、清查盤(pán)點(diǎn)、劃轉(zhuǎn)調(diào)撥、報(bào)廢出庫(kù)的業(yè)務(wù)部門(mén)，具備了完善的資產(chǎn)明細(xì)賬。但是在財(cái)務(wù)部門(mén)的入賬時(shí)間很難保證與資產(chǎn)部門(mén)一致，自然就給對(duì)賬工作帶來(lái)了極大難度。如果利用固定資產(chǎn)的條形碼，來(lái)識(shí)別財(cái)務(wù)部門(mén)固定資產(chǎn)的入賬憑證就可以準(zhǔn)確的完成對(duì)賬工作。

固定資產(chǎn)的條形碼編碼規(guī)則將起到至關(guān)重要作用，筆者以所在高校的固定資產(chǎn)條形碼編碼規(guī)則為例:2010年1月1日在資產(chǎn)部門(mén)入賬資產(chǎn)一件，編碼為“100101000001”，前六位編碼表示固定資產(chǎn)在資產(chǎn)部門(mén)入賬的日期，后六位表示固定資產(chǎn)在資產(chǎn)部門(mén)入賬的順序號(hào)。這一編碼很容就可以看出來(lái)，該件固定資產(chǎn)在資產(chǎn)部門(mén)的憑證為2010年1月1日做的第1號(hào)憑證。

當(dāng)該件固定資產(chǎn)到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)賬時(shí)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)固定資產(chǎn)票據(jù)和固定資產(chǎn)的驗(yàn)收單制作憑證，在憑證的摘要欄目里掃描固定資產(chǎn)的條形碼，財(cái)務(wù)部門(mén)資產(chǎn)憑證上就攜帶了資產(chǎn)部門(mén)資產(chǎn)憑證的基本信息，通過(guò)財(cái)務(wù)信息平臺(tái)就可以輕松完成資產(chǎn)憑證核對(duì)工作，真正的做到賬賬相符，避免了手工查賬繁瑣，提高了資產(chǎn)管理的效率。

5結(jié)束語(yǔ)

條形碼技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理得到了廣泛應(yīng)用，是成功而且高效的，希望通過(guò)本文的討論，能夠進(jìn)一步推廣和完善條形碼技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理中模式!