淺談工程質(zhì)量管理體系文件的編制

摘 要 工程質(zhì)量管理體系文件，是工程質(zhì)量控制過(guò)程的關(guān)鍵，也是工程管理按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行的必然需要。本文結(jié)合工程管理實(shí)際，總結(jié)了工程質(zhì)量管理體系文件編制步驟及其結(jié)構(gòu)形式。

關(guān)鍵詞 工程質(zhì)量；體系文件；編制步驟；結(jié)構(gòu)形式

中國(guó)分類號(hào)TU7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1673—9671—(2009)122—0100—01

工程質(zhì)量管理，重要的是過(guò)程管理，而過(guò)程管理離不開質(zhì)量管理體系文件的編制與執(zhí)行。優(yōu)質(zhì)工程來(lái)自于卓越的管理，卓越的管理之基礎(chǔ)是工程質(zhì)量管理體系文件的編制。搞好工程質(zhì)量管理體系文件的編制工作，應(yīng)重視編制步驟與文件的結(jié)構(gòu)。

1 建立組織機(jī)構(gòu)

選定人員成立專門的工程質(zhì)量體系文件編制小組。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)由組織最高管理者親自領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轶w系文件是整個(gè)組織的重要管理手段和措施的根本性文件，對(duì)組織在質(zhì)量管理上的目標(biāo)、方針、機(jī)構(gòu)設(shè)置和責(zé)、權(quán)、利等重大問(wèn)題都有很大的影響。管理者代表應(yīng)負(fù)責(zé)日常具體的組織領(lǐng)導(dǎo)，質(zhì)管部門為負(fù)責(zé)體系編制的主管職能部門。為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，管理者代表或質(zhì)管部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)成為體系文件編制小組的組長(zhǎng)，成員數(shù)量可由組織規(guī)模大小來(lái)確定，大中型組織最好建立以質(zhì)管部門為主，由各中層部門領(lǐng)導(dǎo)參加的文件編制小組，采取上下結(jié)合、分工合作的方式，文件應(yīng)該由參與過(guò)程和活動(dòng)的人員制定，對(duì)小型組織，本身規(guī)模很小、中層干部兼職很多，可以選擇幾個(gè)熟悉業(yè)務(wù)文字能力強(qiáng)的人員組成。確保體系文件編制成員的素質(zhì)是提高體系文件質(zhì)量的根本要素。

2 加強(qiáng)培訓(xùn)

在編寫體系文件之前，必須進(jìn)行高質(zhì)量的培訓(xùn)。使所有人員都能熟悉和理解質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。培訓(xùn)可組織多種形式，目的是讓組織內(nèi)所有與質(zhì)量管理有關(guān)的各級(jí)管理和技術(shù)人員重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)的基本指導(dǎo)思想，即質(zhì)量管理八項(xiàng)原則；IS09000-2000、ISO 9001-2000標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容要求；過(guò)程方法的應(yīng)用；如何實(shí)施質(zhì)量管理體系及過(guò)程的策劃。體系文件的內(nèi)容、要求及編制方法。以過(guò)程為基礎(chǔ)，從過(guò)程方法人手，去識(shí)別過(guò)程、策劃過(guò)程，從而去編制所需要的文件。搞好培訓(xùn)是建立體系文件的重要基礎(chǔ)。

3 制定體系文件編制的總體安排

應(yīng)制定一份對(duì)體系文件編制工作具有指導(dǎo)性和強(qiáng)制性的計(jì)劃綱要，具體規(guī)定：如何成立編制小組、培訓(xùn)、進(jìn)行體系策劃；如何確定體系結(jié)構(gòu)方案、制定體系文件目錄和編制實(shí)施計(jì)劃；體系文件的編制、修改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布實(shí)施、完善改進(jìn)等。應(yīng)按上述程序制定進(jìn)度安排和要求。進(jìn)行質(zhì)量管理體系過(guò)程的策劃2000版標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)采用以過(guò)程方法來(lái)管理組織，用過(guò)程方法來(lái)建立、實(shí)施、保持、改進(jìn)質(zhì)量管理體系，采取過(guò)程反應(yīng)和過(guò)程控制措施必須依賴體系文件來(lái)實(shí)施，因此體系文件必須要以過(guò)程為基礎(chǔ)，以過(guò)程為體系文件制定的依據(jù)和程序基礎(chǔ)，其基本結(jié)構(gòu)建立在體系的過(guò)程模式基礎(chǔ)之上，過(guò)程模式確定了，體系文件的結(jié)構(gòu)也就固定了。 通過(guò)對(duì)過(guò)程的識(shí)別、分析，可以確定所需要反映和控制的指標(biāo)，從而確定所需要的文件和記錄種類和內(nèi)容，文件和記錄既要反應(yīng)過(guò)程的要求又要達(dá)到能對(duì)過(guò)程實(shí)施控制，為此要編制體系文件首先應(yīng)對(duì)過(guò)程及其體系進(jìn)行策劃。體系過(guò)程的策劃應(yīng)在質(zhì)管部門的統(tǒng)一組織下，由各職能部門進(jìn)行，主要是按標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)識(shí)別分析本部門的過(guò)程，提出體系文件和記錄的需求。按2000版ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)要求體系由四大板塊過(guò)程組成。主要體現(xiàn)組織的行政機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)圖，質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)圖及各職能部門的質(zhì)量職責(zé)分配表(簡(jiǎn)稱二圖一表)，這是體系策劃的一個(gè)結(jié)果，也是編制體系文件的前提。然后進(jìn)一步來(lái)核實(shí)各職能部門有關(guān)過(guò)程所需的文件和記錄，此時(shí)各職能部門應(yīng)進(jìn)行按分工的內(nèi)容，找出本部門相對(duì)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的差距和問(wèn)題，確定過(guò)程所需的體系文件和記錄的目錄，經(jīng)質(zhì)管部門匯總討論分析論證，最后確定組織。需要制定哪些體系文件和記錄表格。

4 制定體系文件的編制計(jì)劃

在上述策劃分析基礎(chǔ)上，編寫小組要研究提出組織體系文件的結(jié)構(gòu)形式，根據(jù)ISO9001—2000標(biāo)準(zhǔn)體系文件簡(jiǎn)練、實(shí)用、準(zhǔn)確的要求，確定除質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)外，應(yīng)制定哪些程序文件和質(zhì)量作業(yè)文件及質(zhì)量記錄。確定體系文件、記錄總目錄清單后應(yīng)制定一份《體系文件編制計(jì)劃表》，以體系文件編制過(guò)程中涉及到的一系列問(wèn)題進(jìn)行具體規(guī)定，包括：確定過(guò)程文件名稱、編制責(zé)任部門、責(zé)任人、起草人、統(tǒng)稿人(或?qū)徍巳?及編制進(jìn)度。上述計(jì)劃應(yīng)經(jīng)最高管理者或管理者代表批準(zhǔn)由質(zhì)管部門組織實(shí)施，由文件編寫小組成員作為起草人進(jìn)行起草，各職能部門中層領(lǐng)導(dǎo)干部參與起草，并作為各職能部門文件起草的責(zé)任人。對(duì)于小型組織，則可直接由質(zhì)管部門負(fù)責(zé)起草的有關(guān)工作，但要注意聽(tīng)取各部門意見(jiàn)和要求，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合。為了統(tǒng)一體系文件的格式和編寫要求，必要時(shí)可制定一份《質(zhì)量管理體系文件編號(hào)編寫規(guī)則》統(tǒng)一作出規(guī)定和要求。

5 體系文件的起草

首先要清理原有文件。通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系過(guò)程的策劃，按計(jì)劃要求進(jìn)行編制工作。起草可分為兩大階段進(jìn)行，首先制定質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，然后再制定相應(yīng)質(zhì)量作業(yè)文件和有關(guān)記錄表格。但為了有利于體系文件的編制，首先要把為起草體系文件具有綜合性、指導(dǎo)性的文件先制定并確定下來(lái)，如納入質(zhì)量手冊(cè)的《組織行政機(jī)構(gòu)圖》、《組織質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)圖》、《各職能部門質(zhì)量職能分配表》，作為第三層次d)文件的《各職能部門及有關(guān)人員質(zhì)量職責(zé)規(guī)定》(即崗位責(zé)任制)，《質(zhì)量管理體系文件編號(hào)、編寫導(dǎo)則》?？紤]到2000版標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程方法的使用，為了有利于實(shí)施體系過(guò)程的策劃，也可以制定一份《采用過(guò)程方法的有關(guān)規(guī)定》文件，為全面開展文件起草作好準(zhǔn)備?？梢韵戎贫w系文件初稿，經(jīng)討論協(xié)調(diào)修改后提出征求意見(jiàn)稿，在廣泛征求各職能部¨意見(jiàn)基礎(chǔ)上形成報(bào)審編，這一過(guò)程可能要反復(fù)2～3次，形成報(bào)批稿提交組織審核批準(zhǔn)。編制體系文件是一個(gè)十分艱苦細(xì)致的工作，是貫標(biāo)認(rèn)準(zhǔn)：作過(guò)程中的難點(diǎn)，組織應(yīng)把這一過(guò)程作為培養(yǎng)鍛煉熟悉標(biāo)準(zhǔn)的骨干隊(duì)伍的機(jī)會(huì)，從中學(xué)習(xí)提高。有的組織為了少走彎路加快貫標(biāo)認(rèn)證的步伐，邀請(qǐng)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)，這是—個(gè)有效的途徑，但必須防止在咨詢過(guò)程文件起草中包辦代替，作為咨詢機(jī)構(gòu)主要是幫助組織理解標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)如何編制體系文件，要立足于為組織培養(yǎng)一支過(guò)得硬的貫標(biāo)認(rèn)證骨干隊(duì)伍，組織的貫標(biāo)認(rèn)證隊(duì)伍要從具體的工作中去鍛煉成長(zhǎng)。

6 體系文件的審核批準(zhǔn)

當(dāng)完成體系文件報(bào)批稿時(shí)，文件應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理性的作業(yè)文件，必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行文件的會(huì)簽，再作一次協(xié)調(diào)和審查，可使用文件會(huì)簽批準(zhǔn)表。在會(huì)簽基礎(chǔ)上，上述管理性文件均應(yīng)經(jīng)過(guò)管理者代表審核，質(zhì)量手冊(cè)應(yīng)報(bào)請(qǐng)最高管理者批準(zhǔn)，程序文件和質(zhì)量作業(yè)文件可由管理者代表批準(zhǔn)(有的小型組織必要時(shí)均可由最高管理者批準(zhǔn))，在文件會(huì)簽批準(zhǔn)表上簽字，最高管理者應(yīng)在質(zhì)量手冊(cè)批準(zhǔn)頁(yè)上簽字。作為第三層次d)文件，可按文件控制程序規(guī)定按級(jí)實(shí)施審批。質(zhì)量作業(yè)技術(shù)性文件按技術(shù)性文件審批規(guī)定執(zhí)行。文件批準(zhǔn)后，實(shí)施前應(yīng)由質(zhì)管部門統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，由文件分管部門分發(fā)，并由人力資源部門組織培訓(xùn)。

7 體系文件的改進(jìn)和完善

體系文件的編制同樣應(yīng)實(shí)施PDCA動(dòng)態(tài)循環(huán)，應(yīng)在不斷修改、補(bǔ)充中得到完善，在體系運(yùn)行中發(fā)揮應(yīng)有的作用，文件修改應(yīng)按有關(guān)規(guī)定程序執(zhí)行。

以上是體系文件按2000版標(biāo)準(zhǔn)要求的編制過(guò)程和步驟，通過(guò)工程管理實(shí)際應(yīng)用，效果良好。但隨著質(zhì)量工程管理的要求不斷提高，上程質(zhì)量管理體系文件也會(huì)不斷變化和豐富，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使工程質(zhì)量管理文件發(fā)揮更好的作用。