關(guān)于教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的思考

摘 要 本文首先從上中下三個(gè)方面論述了教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)，然后分析了目前教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍存在的問(wèn)題，最后提出建設(shè)合理、穩(wěn)定的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞 教學(xué)秘書(shū)；教學(xué)管理；隊(duì)伍建設(shè)

中圖分類號(hào)G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1673—9671—(2009)122—0069—01

教學(xué)工作是整個(gè)學(xué)校的工作中心，教學(xué)秘書(shū)工作是高等學(xué)校教學(xué)管理工作中最基層的工作，是連接學(xué)校教學(xué)主管部門(mén)教務(wù)處與各院部、教研室的紐帶，是院領(lǐng)導(dǎo)處理和協(xié)調(diào)院內(nèi)外的各類教學(xué)事務(wù)的幫手，是教務(wù)處與學(xué)院教學(xué)組織之間的橋梁。教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍作為教學(xué)管理隊(duì)伍的主力軍，處于教學(xué)管理與改革的最前沿，是保證整個(gè)教學(xué)活動(dòng)正常進(jìn)行的重要樞紐。

1 教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)需要處理好i方面的關(guān)系，其工作可以總結(jié)為上中下三個(gè)方面。

1)對(duì)上，主要是包括上令下達(dá)、下情上傳。首先對(duì)上級(jí)部門(mén)即教務(wù)處，負(fù)責(zé)將教務(wù)處的通知、規(guī)定等及時(shí)通知到本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)教師和學(xué)生，負(fù)責(zé)教師工作量統(tǒng)計(jì)并及時(shí)上報(bào)；還要將品牌、特色專業(yè)建設(shè)申請(qǐng)書(shū)；教學(xué)、實(shí)驗(yàn)改革項(xiàng)目；教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)與審批；重點(diǎn)教材申報(bào)與審批等與教學(xué)相關(guān)內(nèi)容的及時(shí)上報(bào)；其次要當(dāng)好主管教學(xué)院長(zhǎng)的參謀和助手，因?yàn)榻虒W(xué)院長(zhǎng)的教學(xué)工作方案的制定與實(shí)施、落實(shí)與檢查、評(píng)價(jià)與改進(jìn)等很多具體事務(wù)都要由教學(xué)秘書(shū)來(lái)協(xié)助完成。在領(lǐng)導(dǎo)決策前，為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的文件、資料以及建議，同時(shí)提出自己的觀點(diǎn)和看法；決策后，應(yīng)迅速向下貫徹；在貫徹中，要做到督促檢查、收集信息，及時(shí)反饋。還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)辦理具體教學(xué)事務(wù)，如課程管理、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃制定與調(diào)整、教學(xué)檔案管理等。 2)對(duì)中，即對(duì)專職教師。除了做到及時(shí)通知相關(guān)信息外，要及時(shí)收集、整理、反饋各項(xiàng)教學(xué)信息，包括外聘教師的排課要求，及時(shí)為其辦理調(diào)停課，為教師順利進(jìn)行教學(xué)任務(wù)做好后勤保障工作，解決他們的后顧之憂，使專職教師全身心投入到教學(xué)工作中。 3)對(duì)下，即對(duì)學(xué)生。學(xué)生群體也是教學(xué)秘書(shū)主要的工作對(duì)象之一，包括學(xué)生的成績(jī)管理，處理人學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)，協(xié)助輔導(dǎo)員進(jìn)行優(yōu)等生、優(yōu)良學(xué)風(fēng)班的評(píng)選；組織學(xué)生網(wǎng)上選課、二次考試以及國(guó)家四六級(jí)等級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、自學(xué)考試、普通話等報(bào)名工作；做好畢業(yè)論文題目和畢業(yè)論文要求的下達(dá)，審核學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)資格、畢業(yè)及獲取學(xué)位資格以及畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)發(fā)放等工作。

當(dāng)然以上三個(gè)方面不是單向進(jìn)行的，是各方面相互聯(lián)系、錯(cuò)綜復(fù)雜同時(shí)進(jìn)行著，教學(xué)秘書(shū)在實(shí)際工作中要分出輕重緩急，縱向要處理好上中下的關(guān)系，橫向也要向其他院系的教學(xué)秘書(shū)做好溝通，保障工作的順利進(jìn)行。

2 目前高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍存在的問(wèn)題

1)隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流動(dòng)大。雖然教學(xué)秘書(shū)工作量大，任務(wù)重，在教學(xué)過(guò)程中起著不可替代的作用，但是上領(lǐng)導(dǎo)不重視，重用輕培養(yǎng)，中教師對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作也不夠重視，認(rèn)為其就是不需要任何技能任何專業(yè)的工作，只是為他們打雜服務(wù)的，下也得不到學(xué)生應(yīng)有的尊重，這必然會(huì)影響到教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，造成人員流動(dòng)大。 2)教學(xué)秘書(shū)本身缺乏明確的職業(yè)發(fā)展方向。盡管教學(xué)秘書(shū)每天都面對(duì)眾多繁瑣復(fù)雜的具體事物，而他們的工作只是教學(xué)管理工作的一部分，并且融人到了學(xué)院的日常工作之中，很難獨(dú)立地體現(xiàn)出他們的工作成績(jī)。它既不像搞教學(xué)的能評(píng)出個(gè)優(yōu)劣，也不像搞科研的能創(chuàng)多少效益，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的很多想法難以實(shí)現(xiàn)，工作無(wú)法拓展，成績(jī)無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。但是工作中稍微疏忽大意便容易造成教學(xué)事故，這種不對(duì)等性加上缺少相應(yīng)的考核、職稱評(píng)定制度，造成他們成為融入日常教學(xué)但又游離于真正教學(xué)的一批人員，找不到“組織”，沒(méi)有明確的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。 3)整體素質(zhì)還需提高。一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)的工作沒(méi)什么理論可言，誰(shuí)都能做。因此，在安排崗位時(shí)，把其他崗位安排不了的，甚至其他崗位不要的人員都安排在教學(xué)管理崗位，這使得部分教學(xué)秘書(shū)學(xué)歷偏低，素質(zhì)不高。二是一個(gè)學(xué)院即使有上千甚至幾千名學(xué)生，也只有1名教學(xué)秘書(shū)，人員匹配不合理，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)工作量過(guò)大，再加上教學(xué)秘書(shū)工作本身就瑣碎、繁雜的特點(diǎn)，稍不留神就出錯(cuò)造成教學(xué)事故，因此思想壓力大，大部分教學(xué)秘書(shū)為避免出現(xiàn)教學(xué)事故，往往疲于應(yīng)付各項(xiàng)具體工作，導(dǎo)致沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。三是缺乏相應(yīng)的考核、職稱評(píng)定制度，使得他們僅僅滿足于應(yīng)付眼前工作，很少認(rèn)真考慮如何科學(xué)有效地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高工作效率。

3 建設(shè)合理、穩(wěn)定的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的應(yīng)對(duì)措施

1)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)秘書(shū)的工作。制定相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲、晉升、職稱等制度，提升他們的發(fā)展空間，使他們無(wú)后顧之憂，提高他們工作的積極性、主動(dòng)性和穩(wěn)定性；另外，各學(xué)院學(xué)生人數(shù)不等，工作量自然不同，因此在人員配備和工作量考核方面就要考慮到這些因素，可以參照輔導(dǎo)員相關(guān)規(guī)定，根據(jù)院系學(xué)生人數(shù)、專業(yè)數(shù)量配備教學(xué)秘書(shū)并考核其工作量，做到多勞多得；同時(shí)，在教學(xué)管理活動(dòng)中，要充分肯定教學(xué)秘書(shū)的地位和作用。對(duì)于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績(jī)突出的教學(xué)秘書(shū)人員，學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作熱情，促使其大膽創(chuàng)新，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

2)對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍進(jìn)行相應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)。培養(yǎng)他們的職業(yè)素質(zhì)、愛(ài)崗敬業(yè)精神和踏實(shí)認(rèn)真的工作態(tài)度，使他們認(rèn)識(shí)到工作的重要性、繁瑣性、復(fù)雜性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性和周期性等特點(diǎn)，提高他們的管理能力、問(wèn)題處理能力、溝通能力和協(xié)調(diào)能力，在工作中發(fā)揮他們的耐心、細(xì)心，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的知識(shí)化、科學(xué)化和效率化。

3)實(shí)施相應(yīng)的可持續(xù)發(fā)展策略。為保證學(xué)校教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的活力，學(xué)校應(yīng)重視教學(xué)秘書(shū)的選拔和培養(yǎng)。引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，大膽聘用新人，鼓勵(lì)管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高、敢于開(kāi)拓創(chuàng)新而又愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才和高學(xué)歷的青年教師投身到教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中來(lái)，改善教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，切實(shí)把教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校整體規(guī)劃之中。同時(shí)學(xué)校應(yīng)根據(jù)各學(xué)院實(shí)際情況，預(yù)先做好培養(yǎng)開(kāi)發(fā)，以“老”帶“新”，縮短新秘書(shū)進(jìn)入角色時(shí)間，在中長(zhǎng)期內(nèi)合理地把教學(xué)秘書(shū)崗位可能產(chǎn)生的變化和空缺加以補(bǔ)充，使原有教學(xué)秘書(shū)的晉升和轉(zhuǎn)崗不會(huì)造成崗位空缺。

4 結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書(shū)作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一支骨干力量，他們是教學(xué)管理活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)最基層的實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，重視并尊重他們的工作，為其提供相應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)，提高他們的整體素質(zhì)，為他們營(yíng)造一個(gè)和諧良好的工作環(huán)境，充分發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性，使得教學(xué)秘書(shū)在工作中體會(huì)到工作的認(rèn)同感、滿足感、幸福感和成就感，在工作中貢獻(xiàn)自己的力量，同時(shí)要建立起合理的可持續(xù)發(fā)展策略，穩(wěn)定并保持教學(xué)隊(duì)伍的活力，保障學(xué)校教學(xué)管理的正常運(yùn)作。