案例:被打了“對(duì)折”的IT預(yù)算

鐘劍坐直僵硬的身子，然后緩緩地向椅背靠去，眼睛卻沒有離開屏幕。這是一份《2009年度信息中心預(yù)算報(bào)告》，剛剛過去的一個(gè)多小時(shí)里，修訂標(biāo)記的紅紅綠綠將它涂改成“地形圖”。鐘劍緊鎖的眉頭仍舊沒有展開，他燃起一支香煙，沒有抽，青煙自然上升，在接近屋頂時(shí)被擊散，向四周漫延開來，思緒也隨之飄散。

這是一家快消品制造、銷售集團(tuán)公司，鐘劍是該集團(tuán)公司的CIO，負(fù)責(zé)整個(gè)集團(tuán)的信息化建設(shè)和運(yùn)維任務(wù)。這一天，系統(tǒng)規(guī)劃部經(jīng)理小馬告訴他：生產(chǎn)經(jīng)營部提出防偽防竄貨系統(tǒng)項(xiàng)目暫停的申請(qǐng)。

作為快消行業(yè)，產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的渠道和銷售范圍一直是讓人頭痛的事情，竄貨不僅影響了整體的經(jīng)營布署、擾亂了市場價(jià)格體系，甚至讓假冒偽劣產(chǎn)品的制造者有機(jī)可乘。故此市場部和打假辦提出了“防偽防竄貨”系統(tǒng)的需求。但是，由于產(chǎn)品包裝特性的要求，最初方案中的噴碼和貼碼方式都解決不了，只有采取激光雕刻的方式，比原方案中的噴碼機(jī)要貴一倍還多。另外，還需要在包裝生產(chǎn)線上添加移位和旋轉(zhuǎn)控制設(shè)備，這樣一來，預(yù)算要超出近200萬。

鐘劍吩咐小馬，這件事信息中心不表示任何態(tài)度，并告訴他：在本集團(tuán)這樣一個(gè)信息化意識(shí)認(rèn)可度極高的企業(yè)里，信息中心做事不要強(qiáng)勢(shì)，而要將自己定位為一個(gè)技術(shù)支持和服務(wù)的角色。另外，一年一度的預(yù)算很快要開始，需要分別去找業(yè)務(wù)部門的頭頭聊一聊，幫助他們分析現(xiàn)有信息系統(tǒng)支撐存在的問題，交流明年可能需要哪些新系統(tǒng)需求，表明信息中心一定做好服務(wù)和支持工作。

預(yù)算被打了對(duì)折

不久，一年一度的年度預(yù)算編制開始了。鐘劍按照以往的慣例：除銷售需要做收入以外，其他部門全部是對(duì)未來一年的工作計(jì)劃，以及相對(duì)應(yīng)的投資和費(fèi)用預(yù)算。信息中心也是一樣，讓各部門經(jīng)理對(duì)應(yīng)去年的預(yù)算內(nèi)容，分析一下明年可能要使用的各項(xiàng)費(fèi)用，并讓小馬去了解一下今年的實(shí)際項(xiàng)目和人員費(fèi)用的開支情況，相對(duì)應(yīng)地編制了2009年的預(yù)算。

鐘劍了解到，2009年銷售收入總額預(yù)計(jì)在50億左右，按往常的慣例，0.5％即2500萬是信息化項(xiàng)目的開支和費(fèi)用。根據(jù)前期裁員、項(xiàng)目擱置等情況分析，他又把比例自覺地向下壓了壓，按0.4％計(jì)算為2000萬，并把這些內(nèi)容大致框算了一下，把相應(yīng)數(shù)據(jù)做了一些調(diào)整，最后的結(jié)果是：1968.56萬!

又過了一個(gè)星期，總裁召集全公司預(yù)算辦公會(huì)議。會(huì)議上，總裁黑沉著臉大聲責(zé)問：全球經(jīng)濟(jì)危機(jī)來臨了，各位先生和女士你們不知道嗎?!看了各位報(bào)上來的預(yù)算，我覺得大家都沒有這樣的危機(jī)感，尤其是集團(tuán)總部的老爺們，你們的預(yù)算和政府機(jī)關(guān)做的沒有什么區(qū)別，在去年的基礎(chǔ)上結(jié)合了今年的開支情況，草草地做了修訂，有些人甚至都忘了更改年份，給我傳過來的是2008年度的預(yù)算!真應(yīng)該把你們派到前線去，讓你們和業(yè)務(wù)員一起去跟線跑市場，看看公司的收入是怎么由他們每天跑斷腿跑出來的。請(qǐng)各位老爺們回去，把你們的預(yù)算再重新計(jì)算一下，我只有一個(gè)原則：在你們?cè)旧蠄?bào)的預(yù)算基礎(chǔ)上打?qū)φ?

何去何從?

“打?qū)φ?”那1000萬都不到了，怎么辦?與會(huì)的大小部門總監(jiān)、經(jīng)理們都難以置信。

大部分PC服務(wù)器和小型機(jī)都是五年前采購的，今年起需要逐步更換；

數(shù)據(jù)交換中心的建設(shè)、數(shù)據(jù)災(zāi)備都是規(guī)劃在今年要完成的任務(wù)，錢減少活不可能少了；

今年總部辦公大樓的搬遷，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)等都需要重新來過；

協(xié)同辦公平臺(tái)、移動(dòng)商務(wù)系統(tǒng)在總部和就近的銷售區(qū)域做了試運(yùn)用，效果不錯(cuò)，但今年要全面推廣，全國50家分公司、300多個(gè)城市，差旅費(fèi)用不會(huì)少；

正在談收購的云南工廠，明年SAP上線也在情理之中；

這幾項(xiàng)的預(yù)算已經(jīng)超過1000萬了!怎么辦?

鐘劍被煙頭燙醒，眼光又被拉回到屏幕上，那些被涂改成“地形圖”的文稿，他再也不想去看一眼。打開MindManager，建立新文檔，整理一下思緒：

把簡單的工作交給外包商去做，用合同代替聘用，減少風(fēng)險(xiǎn)和人工成本；

項(xiàng)目盡量采用外包和合作的方式進(jìn)行，讓供應(yīng)商也出一部分錢，成就供應(yīng)商產(chǎn)品的成熟化，取其應(yīng)用結(jié)果；

誰需求誰預(yù)算，讓業(yè)務(wù)部門自己承擔(dān)費(fèi)用；

誰使用誰付費(fèi)，用服務(wù)產(chǎn)生收入，讓業(yè)務(wù)部門買單；

與硬件提供商簽訂戰(zhàn)略采購協(xié)議，延長付款期限，減少企業(yè)資金壓力；

長長的清單整理出來了，將明顯不合理的內(nèi)容勾去，余下的再細(xì)分、展開、分析，拷貝進(jìn)Word……

看來，這不是—下子能完成的事情，還是提前做一些準(zhǔn)備吧。鐘劍給家里掛了，個(gè)電話，買了兩份快餐和一盒速溶咖啡、幾包香煙，又到公司保衛(wèi)處簽了單。然后，他回到辦公室，開始籌劃新版的“2009年度信息中心預(yù)算報(bào)告”。

又將是一個(gè)長長的不眠夜……