高校二級學院教學檔案分類及利用芻議

摘要:結合工作實踐，提出高校二級學院教學檔案的十種分類方法和立卷歸檔的六種方法，并就二級學院教學檔案的合理利用提出個人的幾點看法。

關鍵詞:二級學院;教學檔案;分類立卷;利用

中圖分類號:G25 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)25—0252—02

隨著近年來高等學校的迅速發(fā)展，高等學校辦學規(guī)模不斷擴張，無論從校容校貌還是招生人數(shù)，高等學校和幾年前相比已經不可同日而語，萬人高校可以說是比比皆是。高等教育進入了大眾化教育階段，很多大學里的二級學院都有一千多甚至幾千名的學生。作為高校的基礎教學單位，二級學院在日常的教學、科研、管理過程中產生了大量的原始材料，這些材料如何合理地歸檔、利用已經成為擺在眾多高校二級學院面前的一件十分重要的事情。本文結合工作實踐，就二級學院檔案的分類及利用談幾點粗淺的認識。

一、二級學院教學檔案的分類

2008年9月，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理方法》并頒布實施，明確規(guī)定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄;并明確把高校檔案資料分成十一類，分別是:黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類。目前，高校教學檔案的很多內容和材料來自于院系教學檔案，可以說院系檔案是高校檔案重要的組成部分和主要來源。院系教學檔案是在教學活動中形成的具有參考、利用和保存價值的多種載體形式的原始記錄，是第一手的材料，具有原始的憑證作用。這些材料涉及到教師、學生、黨群等諸多方面，內容繁雜。如何把這些材料合理地分類呢?南京工程學院通信工程學院把教學檔案分成了以下十類:

1.綜合類。包括黨群和行政類。

2.專業(yè)建設類。包括專業(yè)基本情況統(tǒng)計表、學科專業(yè)建設十一五規(guī)劃及各專業(yè)建設報告;新專業(yè)申報及建設的有關材料;品牌特色等專業(yè)建設的申報、立項、驗收、獲獎等;各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、編制說明、論證材料及審批手續(xù)。

3.師資隊伍建設類。包括專任教師名冊、師資隊伍建設十一五規(guī)劃;教師講課競賽相關材料;舉辦學術活動、教師參加校內外學術活動相關材料;學術帶頭人、教學團隊建設的相關材料;教師評優(yōu)獲獎、教學科研工作及考核的個人檔案材料。

4.課程建設類。包括課程基本情況統(tǒng)計、課程建設規(guī)劃;各門課程教學大綱、論證材料及審批手續(xù);課程建設申報、立項、驗收、獲獎等材料;本單位教師主編出版的教材;各學期選用教材統(tǒng)計表及選用審批表。

5.教學運行類。包括各學期教學任務書、教學進程表、課程表、典型教案、考試安排表、考場記錄;各學期課程授課計劃、試卷冊、成績單等。

6.實踐教學類。包括實驗教材、新開實驗教學試講、試做記錄;實習指導書、課程設計(論文)指導書;各學期實驗項目統(tǒng)計表、實驗教學安排表、實驗考核試卷、評分標準;畢業(yè)設計(論文)題目匯總表、畢業(yè)設計(論文)指導教師匯總表;畢業(yè)設計(論文)指導過程材料;畢業(yè)設計(論文)成果等。

7.實驗室、實習基地建設與管理類。包括實驗室與實習基地基本情況統(tǒng)計表、實驗室與實習基地建設規(guī)劃;實驗室與實習基地建設項目的申報、立項、驗收等;實驗室實驗記錄、維修記錄、安全記錄等;固定資產賬卡、儀器設備的開箱記錄、裝箱單、保修單、說明書等。

8.教學質量管理類。包括教學質量監(jiān)控組織機構等材料;每學期各類教學檢查記錄表、學生網上評教、座談會記錄、教學情況征求意見表(問卷調查表)、教學情況分析報告等;各學期領導與同行聽課記錄;試卷庫、試題庫及其形成與使用情況材料。

9.教學改革與研究。包括各學期教研室活動記錄及集體研究教學的相關材料;教學研究項目的申報、立項、驗收、獲獎等材料;教學研究論文及獲獎材料。

10.學籍管理與教學效果類。包括學生考研、CET英語考試以及獲取技能證書的相關材料;學生獲獎相關材料;畢業(yè)生跟蹤調查方面材料和杰出校友的典型事例、新聞報道;各種獲獎證書、各類論文、著作、教材等原件以及獲獎獎杯等。

如此細分后，檔案員就可以參照這十大類按圖索驥，有目的有針對性地做好前期材料的收集、整理工作，這樣也有利于提高工作效率。

二、二級學院教學檔案的立卷方法

教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定，學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。根據(jù)此要求，二級學院也應該配備專人負責檔案的收集整理工作，按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁碼號，制作卷內目錄。除了平時注意收集產生的檔案材料外，院系一般應在學期開學前、學期結束時集中收集，以便能迅速及時地把材料收齊，在每年放寒假前歸檔。具體歸檔立卷方法要做到以下六點:

1.按年度分類立卷。內容涉及到行政類、黨群類、教師講課競賽材料、各門課程教學大綱、論證材料及審批手續(xù)、畢業(yè)設計(論文)題目匯總表、畢業(yè)設計(論文)指導教師匯總表、各教學環(huán)節(jié)質量標準、新生名冊、學籍異動相關材料等。這些材料要求長期保存。

2.按專業(yè)分類立卷。新專業(yè)(方向)申報及建設材料，品牌特色等專業(yè)建設的申報、立項、驗收、獲獎，學士學位授予權申請及審批材料等。這些材料反映了院系的專業(yè)全貌及發(fā)展過程，要求長期保存。

3.按個人分類立卷。教師反映學歷、職稱、職務、著作、科研等情況的材料可以每人一卷，專門設立個人檔案;學生的畢業(yè)設計(論文)成果也可以以個人為單位立卷歸檔。教師的個人檔案要求長期保存，學生的畢業(yè)設計成果一般要求保存三到五年即可銷毀。

4.按門數(shù)、項目數(shù)分類立卷。課程建設申報、立項、驗收、獲獎材料，各類教材建設的申報、立項、驗收、獲獎，實驗教材、新開實驗教學試講、試做記錄，課程設計(論文)指導書，實驗教學示范中心項目的申報、立項、驗收等材料可以按門數(shù)或項目數(shù)分類立卷，這樣歸檔比較清晰明了。

5.按學期分類立卷。教學任務書、教學進程表、課程表、典型教案、考試安排表、考場記錄，課程授課計劃、實驗項目統(tǒng)計表、實驗教學安排表、實驗考核試卷、評分標準，各類教學檢查記錄表、學生網上評教、座談會記錄，領導與同行聽課記錄等涉及到日常教學活動的材料按學期分類立卷后更方便日后查找。

6.按班級分類立卷。各學期典型課程設計報告(論文、作品等)、評分標準，畢業(yè)設計(論文)指導過程材料等可以按班級分類立卷。

以上各項基本上涵蓋了教學運轉過程中產生的各種文件材料。合理的分類立卷歸檔就使成套性管理檔案有了保證，這樣不僅方便了檔案員的科學管理，也方便了日常各種材料的調閱。

三、二級學院教學檔案的合理利用

二級學院教學檔案經過領導的督促，檔案員辛苦的整理才初具規(guī)模。這些教學檔案來自于教學活動，又必須反哺于教學活動，這樣才能為高校的發(fā)展提供參考和借鑒。

1.二級學院教學檔案對高校的評估工作具有重要的“憑證作用”。2008年上半年南京工程學院接受了教育部的本科教學評估，專家組進校后不僅聽取校長工作報告，參觀實驗室，找教師學生座談等，從感性上對學校有了一個初步的認識。專家組還專門走訪二級學院，查看了大量與教學工作相關的前三年的記錄與檔案材料，從理性上分析學校的辦學規(guī)模、辦學實力、發(fā)展狀況、發(fā)展前景等。專家對大量的檔案材料進行綜合分析是最后形成一個客觀、公正、全面的評價的基本途徑。雖然“教學檔案”在評估指標體系中沒有單獨設立指標，但評估指標的各個指標的評分都要以教學檔案作為評估的重要依據(jù)。從這個意義上說，院系教學檔案在教學評估中起著基礎性作用，具有重要的地位。

2.二級學院教學檔案對校及該學院的發(fā)展有著至關重要的作用。院系教學檔案記錄了教學工作活動的事實和創(chuàng)造性的成果，可以從中總結經驗教訓，督促學校改進教學工作，制訂出更適合學校發(fā)展的教改方案，有利于學校教學工作水平的提高，使之走上良性發(fā)展的道路。對二級學院來說，教師要提高業(yè)務水平、改進教學方法，也需要參閱典型教案、教學指導書、實習指導書等資料，這樣才能不斷總結經驗，在原有的基礎上加以完善和提高。教學檔案也是院系對教師進行中長期考核評價的一個基礎，對教師評獎、年度考核、崗位聘級都有重要的參考價值。另外，隨著高等教育的發(fā)展，二級學院專業(yè)也相應增多了，它們也在努力申報碩士點、博士點，建設重點實驗室。在這過程中，院系就需要調研大量的教學檔案，從中制定出切實可行的教改方案，促使院系不斷發(fā)展壯大。

總之，教學檔案建設工作是項長期的工作，它必須要領導重視，專人負責，才能有效地發(fā)揮其獨特的作用，為高校的發(fā)展作出應有的貢獻。

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(責任編輯/ 王建國)