利用學(xué)生人事檔案服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的新思路

摘要:高校學(xué)生人事檔案含有豐富的人才資源信息，是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，在大學(xué)生就業(yè)中起著舉足輕重的作用。隨著經(jīng)濟(jì)體制和分配制度改革的不斷深化，大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)已經(jīng)由過(guò)去的國(guó)家統(tǒng)配制度轉(zhuǎn)向面向社會(huì)，進(jìn)入市場(chǎng)，納入雙向選擇、自主擇業(yè)的軌道，學(xué)生人事檔案在就業(yè)中的作用發(fā)生了微妙的變化，致使學(xué)生檔案在高校、學(xué)生、用人單位等層面上遭受冷落。本文試圖就在大學(xué)生就業(yè)中更好地發(fā)揮學(xué)生人事檔案的作用的思路作些探討，以期引起社會(huì)的關(guān)注。

關(guān)鍵詞:學(xué)生人事檔案;問(wèn)題;就業(yè);作用;新思路

中圖分類號(hào):G641 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)25—0250—02

發(fā)端于1999年我國(guó)普通高校的擴(kuò)招，使中國(guó)高等教育在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了歷史性的跨越，邁入了高等教育大眾化的門檻。同時(shí)，隨著職業(yè)教育的大力發(fā)展，高等教育大眾化進(jìn)程的加快和終身教育體系的構(gòu)建，入學(xué)機(jī)會(huì)逐漸增多，高校和考生的選擇權(quán)在擴(kuò)大，一座人才培養(yǎng)的“立交橋”已經(jīng)架起。4年后，首批大學(xué)擴(kuò)招畢業(yè)生走向社會(huì)，我國(guó)迎來(lái)了第一個(gè)畢業(yè)生就業(yè)高峰。從2003年起，大學(xué)生畢業(yè)人數(shù)年年遞增，212萬(wàn)、280萬(wàn)、338萬(wàn)、413萬(wàn)，2007年全國(guó)普通高校畢業(yè)生人數(shù)達(dá)到495萬(wàn)人。隨著畢業(yè)生數(shù)量增大，層次增多，在全社會(huì)勞動(dòng)力供求矛盾突出、就業(yè)崗位增幅有限的情況下，畢業(yè)生就業(yè)工作面臨著更大的困難和壓力。短期內(nèi)適合大學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)與畢業(yè)人數(shù)的平衡很難達(dá)到?！笆袌?chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機(jī)制，使大學(xué)生人事檔案的功能也發(fā)生了某些變化，造成了滯留在原學(xué)校的學(xué)生檔案數(shù)量逐年上升。作為踏入工作崗位“準(zhǔn)入證”的個(gè)人檔案，今天卻受到如此冷落，給大學(xué)生今后的人生道路造成的潛在危害不容忽視。

一、學(xué)生人事檔案的作用分析

高校學(xué)生人事檔案含有豐富的人才資源信息，是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程中政治表現(xiàn)、道德修養(yǎng)、學(xué)業(yè)成績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷、經(jīng)濟(jì)狀況、個(gè)人誠(chéng)信及學(xué)校與社會(huì)獎(jiǎng)懲等系列情況的匯集，體現(xiàn)了學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

(一)人事檔案在人事管理和人才開發(fā)工作中的重要作用

人事檔案在人事管理中主要有兩項(xiàng)基本功能，一是職工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，二是人事部門為職工提供人事服務(wù)的基礎(chǔ)性資料。

(1)根據(jù)人事檔案提供的信息，可以對(duì)本單位的各類人員知人善任，因人而異，因才而宜，使其學(xué)以致用，各盡所能，為每一個(gè)有專長(zhǎng)有才能的人提供機(jī)遇或配置適宜的崗位;可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，避免埋沒(méi)人才或浪費(fèi)人才。(2)根據(jù)人事檔案提供的信息，可以促進(jìn)本單位內(nèi)部之間人才合理流動(dòng)、合理配置，避免人才閑置，協(xié)調(diào)各種人才之間的關(guān)系，形成優(yōu)化的人才結(jié)構(gòu)。(3)根據(jù)人事檔案提供的信息，可以針對(duì)每個(gè)人的個(gè)性特點(diǎn)、個(gè)性成因，有的放矢地開展思想政治工作，避免空洞無(wú)物的說(shuō)教，從而有效的調(diào)動(dòng)人才干事創(chuàng)業(yè)的積極性。(4)人事檔案可以為人才的培養(yǎng)和選拔提供數(shù)量、規(guī)模、程度等方面的動(dòng)態(tài)信息，使培養(yǎng)和選拔工作具有可靠的依據(jù)，保持旺盛的活力，形成良好的持久的人才輩出的環(huán)境。

(二)人事檔案對(duì)個(gè)人前途的作用

人事檔案是一個(gè)人的“社會(huì)身份證明”，是學(xué)生人權(quán)的一部分，學(xué)生要像愛(ài)惜自己身體的一部分一樣愛(ài)惜自己的人事檔案。

(1)在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位等體制內(nèi)就業(yè)，畢業(yè)生要面對(duì)轉(zhuǎn)正定級(jí)、評(píng)定職稱等傳統(tǒng)的晉升問(wèn)題，檔案是最有力的依據(jù)。(2)畢業(yè)生將來(lái)要面對(duì)工作流動(dòng)，沒(méi)有檔案，不但在原單位的工齡不能計(jì)算進(jìn)來(lái)，而且以前的經(jīng)歷、評(píng)價(jià)、身份等歷史將不復(fù)存在，勢(shì)必會(huì)造成一定損失。(3)畢業(yè)生在個(gè)人辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)、繼續(xù)深造、考公務(wù)員、婚育等事關(guān)個(gè)人切身利益的問(wèn)題時(shí)，都要用到檔案。

二、在大學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮學(xué)生人事檔案作用的新思路

1.提高大學(xué)生檔案管理的制度化、規(guī)范化水平。高校學(xué)生檔案內(nèi)容豐富，形式多樣，是學(xué)生各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄。規(guī)范學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性，是當(dāng)前學(xué)生檔案管理的首要任務(wù)。高校大學(xué)生檔案管理的制度化，就是要有一套切實(shí)可行的大學(xué)生檔案管理制度，同時(shí)還要對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核，做到獎(jiǎng)罰分明。大學(xué)生檔案管理的規(guī)范化，就是統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案分類應(yīng)根據(jù)大學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定，做到大類基本一致，小類適當(dāng)靈活，類目層次劃分要明確。檔案案卷形式要統(tǒng)一，填寫項(xiàng)目要一致。要避免文件材料的重復(fù)歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。學(xué)生檔案管理部門要及時(shí)有效地反饋檔案管理的情況和提供利用各種信息，為學(xué)校的人才培養(yǎng)服務(wù)。高校也可以對(duì)兩年擇業(yè)期滿仍然未就業(yè)的畢業(yè)生實(shí)行人事代理，予以保留人事關(guān)系，負(fù)責(zé)檔案管理，工齡可連續(xù)計(jì)算，勞動(dòng)保險(xiǎn)金可自愿繳納。這樣，即減輕了學(xué)校或用人單位的負(fù)擔(dān)，又保護(hù)了畢業(yè)生的合法權(quán)益，同時(shí)也解決了畢業(yè)生檔案只存不管的缺陷。

2.加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生人事檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的信息化。大學(xué)生檔案管理的信息化，就是指用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工處理和傳輸。加強(qiáng)高校學(xué)生人事檔案的信息化建設(shè)，科學(xué)系統(tǒng)地分析研究和利用學(xué)生檔案資源，可以更好的發(fā)揮檔案作用，為用人單位提供最捷徑、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，為解決學(xué)?！俺隹凇彪y問(wèn)題提供更準(zhǔn)確的資料。首先要重視基礎(chǔ)工作，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補(bǔ)充等工作，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。同時(shí)注意電子檔案與原始檔案要相互結(jié)合，互相補(bǔ)充。加強(qiáng)就業(yè)信息網(wǎng)建設(shè)，建立學(xué)生就業(yè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，建立便捷的信息傳輸渠道，為學(xué)生和用人單位構(gòu)建大容量、高效率、寬輻射的就業(yè)信息傳輸服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)政策查詢、咨詢指導(dǎo)、招聘信息發(fā)布和網(wǎng)上求職的服務(wù)功能。在信息化就業(yè)已經(jīng)成為就業(yè)主渠道的今天，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)求職率大大提高，在相對(duì)有形的人才市場(chǎng)容量飽和的狀況下，用網(wǎng)絡(luò)信息化手段提高就業(yè)率則顯現(xiàn)出很大的發(fā)展空間。

3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案意識(shí)的教育和指導(dǎo)。高校必須積極開展畢業(yè)生檔案工作，特別是做好大學(xué)畢業(yè)生離校前后的政策咨詢、職業(yè)指導(dǎo)、求職推薦、職業(yè)資格培訓(xùn)、勞動(dòng)保障事務(wù)代理的各項(xiàng)就業(yè)服務(wù)工作，有針對(duì)性地做好畢業(yè)生的就業(yè)教育，引導(dǎo)學(xué)生把個(gè)人價(jià)值和社會(huì)需要相結(jié)合，樹立“先就業(yè)、后擇業(yè)、再創(chuàng)業(yè)”的思想。同時(shí)通過(guò)就業(yè)指導(dǎo)引導(dǎo)學(xué)生提高檔案意識(shí)，重視檔案價(jià)值。畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生可以采取如下三種方法管理自己的檔案:

(1)把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人事局接收。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生。其優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡(jiǎn)單方便，其缺點(diǎn)則是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需要重新辦理改派手續(xù)。(2)把檔案留在學(xué)校。2002年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生戶口、檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，其優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠(chéng)信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用。其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長(zhǎng)了擇業(yè)期，與學(xué)校沒(méi)有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。(3)把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，其優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問(wèn)題，其缺點(diǎn)則是由于畢業(yè)生與人才交流中心交流相對(duì)少，容易造成信息不暢。

4.用人單位有責(zé)任為畢業(yè)生解決包括人事檔案在內(nèi)的人事問(wèn)題。畢業(yè)生檔案是為用人單位提供畢業(yè)生在?；厩闆r的主要依據(jù)，畢業(yè)生進(jìn)入人才市場(chǎng)參與“雙向選擇”，在被錄用前，用人單位往往要通過(guò)調(diào)閱畢業(yè)生檔案，了解畢業(yè)生的學(xué)業(yè)情況、專業(yè)特長(zhǎng)、政治素質(zhì)、社交能力以及存在的缺點(diǎn)和不足，做到人盡其才，擇優(yōu)錄用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制和勞動(dòng)人事制度改革的不斷深化，到合資企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)工作的人越來(lái)越多。畢業(yè)生到非公有制單位就業(yè)，既大大改善了非公有制單位的人員結(jié)構(gòu)，又緩解了畢業(yè)生就業(yè)的社會(huì)壓力，特別是聘用制的實(shí)施使越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”。畢業(yè)生確定工作意向后，要與用人單位簽定就業(yè)協(xié)議書，并經(jīng)單位上級(jí)人事主管部門蓋章后，再將協(xié)議書反饋到學(xué)校，學(xué)校才能將畢業(yè)生的人事檔案、戶口關(guān)系轉(zhuǎn)到單位或其上級(jí)人事主管部門。單位無(wú)上級(jí)人事主管部門的可在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行霓k理“人事立戶”。所謂人事立戶即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以單位集體委托的方式進(jìn)行。這種集體委托的存檔方式與傳統(tǒng)意義上流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象，用人單位既用人又管人，而管人主要是通過(guò)與人才交流中心合作管理檔案來(lái)完成的。

“國(guó)以人興，政以才治”，畢業(yè)生及時(shí)、充分就業(yè)是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的現(xiàn)實(shí)要求，也是中華民族生存發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要。科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是“以人為本”，對(duì)就業(yè)工作來(lái)講就是“以畢業(yè)生為本”。雖然人事檔案的“決定性”作用在淡化，但是并不意味著對(duì)于個(gè)人就不重要了，尤其在我國(guó)現(xiàn)行的體制下，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家強(qiáng)制推行的福利政策，職稱評(píng)定、各種政審等，仍然需要人事檔案。高等學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生人事檔案的全程化管理，使學(xué)生檔案工作不斷朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展，開創(chuàng)高等學(xué)校學(xué)生檔案工作的新局面，為高等學(xué)校教育改革，特別是大學(xué)生就業(yè)工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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(責(zé)任編輯/ 王建國(guó))