論現(xiàn)代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理

摘要:高校人事檔案管理引入現(xiàn)代人力資源管理理論具有重要的意義?，F(xiàn)代人力資源管理視角下進(jìn)一步高校人事檔案管理，就要以現(xiàn)代人力資源管理理論為指導(dǎo)，在管理模式、管理方式、管理方法、管理人員等方面下工夫。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代人力資源管理;高校;人事檔案管理

中圖分類號(hào):G641 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)25—0248—02

高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)的，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄?，F(xiàn)代人力資源管理是現(xiàn)代管理理論在人事領(lǐng)域的重要發(fā)展?，F(xiàn)代人力資源管理把能動(dòng)的個(gè)人作為一種資源，并通過對(duì)其進(jìn)行人力資源的開發(fā)、應(yīng)用和維護(hù)，推動(dòng)組織與個(gè)人目標(biāo)的共同發(fā)展。現(xiàn)代人力資源管理強(qiáng)調(diào)以人為本，把人才視為最有價(jià)值的資源。在高校人事檔案管理中引進(jìn)現(xiàn)代人力資源管理的理論，加強(qiáng)高校人力資源的合理規(guī)劃、開發(fā)和使用，具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)代人力資源管理的特點(diǎn)

現(xiàn)代人力資源管理以人為本位，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)人力進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的管理方法。其特點(diǎn)表現(xiàn)在以下方面:

1.動(dòng)態(tài)性。現(xiàn)代人力資源管理側(cè)重以人為本位，以動(dòng)態(tài)的、心理的、意識(shí)的調(diào)節(jié)和開發(fā)相結(jié)合，以人與事的系統(tǒng)優(yōu)化，注重在發(fā)展中取得最佳的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

2.戰(zhàn)略性?，F(xiàn)代人力資源管理把人作為一種“資源”，注重產(chǎn)出和開發(fā)。在當(dāng)代形勢(shì)下，人力資源是國內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)的最主要的資源。人力資源是謀求發(fā)展的最有前途的投資，因此成為現(xiàn)代管理中最具有戰(zhàn)略意義的核心內(nèi)容 。

3.前瞻性。從發(fā)展的戰(zhàn)略角度看，在投資決策與預(yù)算方面并不是僅僅以短期內(nèi)的“最省”為主要目標(biāo)，而是謀求在可以預(yù)見的計(jì)劃期內(nèi)投入產(chǎn)出的最佳值及最佳方式。人力資源管理也是更多地是以投資的目光看待，在吸引人才、培養(yǎng)人才及激勵(lì)士氣、開發(fā)潛能方面的投入，關(guān)注這些投入所產(chǎn)生的預(yù)期價(jià)值。

4.系統(tǒng)性。為提高人力資源的投入產(chǎn)出效益，人力資源管理部門有可能利用組織外的人力資源，作為系統(tǒng)加以規(guī)劃，制訂恰當(dāng)?shù)倪x拔、培養(yǎng)、任用、調(diào)配、激勵(lì)等政策，并實(shí)施全面、全程、全方位的系統(tǒng)管理，從而以最佳的人力資源配置和結(jié)構(gòu)組合發(fā)揮最佳的整體效能。現(xiàn)代人力資源管理的內(nèi)容包括:一是對(duì)人力資源外在要素的管理。就是根據(jù)人力和物力及其變化，對(duì)人力進(jìn)行恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)、組織和協(xié)調(diào)，使二者經(jīng)常保持最佳比例和有機(jī)的結(jié)合，使人和物都充分發(fā)揮出最佳效應(yīng)。二是對(duì)人力資源內(nèi)在要素的管理。主要是指采用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行有效的管理，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，以達(dá)到組織目標(biāo)。

二、高校人事檔案管理所蘊(yùn)含的人力資源價(jià)值

(一)高校人事檔案管理的特性

1.高校人事檔案管理的公開性和共享性。在現(xiàn)代人力資源管理中，高校人事檔案要發(fā)揮作用應(yīng)在一定條件下本單位人力資源部門、各相關(guān)管理人員以及本人可以查閱自己的人事檔案，以使本單位和本人對(duì)人才的個(gè)人素質(zhì)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等情況都有一個(gè)系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)和了解，發(fā)揮好其在現(xiàn)代人力資源管理中的輔助功能。

2.高校人事檔案管理內(nèi)容的全面性與個(gè)性化。傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容主要依據(jù)干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)分為若干類。這種狀態(tài)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代人力資源管理工作對(duì)人事檔案的需求。高校人事檔案部門注重收集反映個(gè)人的綜合能力的材料，如業(yè)績(jī)考核、貢獻(xiàn)能力、職稱考評(píng)、發(fā)明、反映當(dāng)事人業(yè)績(jī)、 能力、誠信等方面的材料，提高人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的信息價(jià)值和數(shù)據(jù)支持作用。

3.高校人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性與動(dòng)態(tài)性。高校人事檔案能比較客觀真實(shí)地反映當(dāng)事人的思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的情況，具有一定的生命力。高校人事檔案內(nèi)容每年或者每個(gè)學(xué)期都要不斷充實(shí)干部的檔案內(nèi)容，使之處于動(dòng)態(tài)的更新。

(二)高校人事檔案管理的價(jià)值

1.高校人事檔案是每位干部的成長表。高校人事檔案真實(shí)地記錄著每位教師和干部的經(jīng)歷和德、智、體、能的表現(xiàn)，檔案內(nèi)容豐富，情節(jié)具體。同時(shí)，人事檔案管理材料真實(shí)，時(shí)間準(zhǔn)確。利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析干部的人生軌跡，預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，為充分發(fā)揮人才的作用創(chuàng)造良好條件。高校人事干部要善于利用檔案，從檔案中發(fā)現(xiàn)一個(gè)教師和干部的閃光點(diǎn)，挖掘其潛能，預(yù)測(cè)其發(fā)展方向，從而達(dá)到識(shí)人、選人、用人的目的，這對(duì)高校的人力資源開發(fā)，選拔優(yōu)秀人才工作具有重要的作用。

2.高校人事檔案是認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)和培養(yǎng)干部的重要憑證。高校人事檔案是一個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，它形成于不同的歷史時(shí)期，客觀地記錄著一個(gè)人的成長歷程。因此在人才的選拔中，要將查閱檔案與實(shí)際考察有機(jī)結(jié)合，充分認(rèn)識(shí)二者是辯證統(tǒng)一、缺一不可的，只有這樣才能對(duì)每個(gè)人的素質(zhì)做出全面的、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。同時(shí)，高校人事檔案有助于單位了解人才的相關(guān)信息，進(jìn)行科學(xué)管理，促進(jìn)人才更好的發(fā)展。通過查閱檔案可以進(jìn)一步了解干部的籍貫、住所、家庭成員、社會(huì)關(guān)系、崗位經(jīng)歷、專業(yè)特長、技術(shù)狀況、健康狀況等信息，有利于人事部門合理使用人才。

3.高校人事檔案管理為全面促進(jìn)人力資源開發(fā)服務(wù)。高校人事檔案所具有的真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性，決定了其在人力資源開發(fā)中的不可替代作用。同時(shí)，人事檔案管理工作的健全、規(guī)范和真實(shí)與否也直接影響著人力資源建立與開發(fā)的程度。

三、現(xiàn)代人力資源管理視角下進(jìn)一步高校人事檔案管理探析

1.管理模式規(guī)范化。高校人事檔案管理必須緊跟社會(huì)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。高校人事檔案管理部門和管檔人員應(yīng)認(rèn)真貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展理念，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理的模式，立足于人事檔案的開發(fā)利用。根據(jù)學(xué)校中心工作和組織人事工作的需要，積極主動(dòng)參與，不斷提高服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率，使人事檔案管理工作主動(dòng)適應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展和人才管理的需要。首先在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，按照《干部檔案工作條例》的要求做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補(bǔ)充工作，及時(shí)與各部門各院系聯(lián)系，要求他們定期送交檔案材料，及時(shí)追補(bǔ)和不斷充實(shí)新的資料;其次要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，隨著高校改革的不斷深化對(duì)于公開選拔，競(jìng)爭(zhēng)上崗、擇優(yōu)聘任、業(yè)績(jī)考核等材料都應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。三是按照人事檔案工作的規(guī)律，處理好人事檔案工作中存在的管理手段和落后的問題。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對(duì)其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人財(cái)物的節(jié)約。

2.管理方式系統(tǒng)化。高校人事檔案應(yīng)實(shí)行全面動(dòng)態(tài)管理，檔案新內(nèi)容需著重表現(xiàn)一個(gè)人每一個(gè)階段的真實(shí)面貌，既要體現(xiàn)個(gè)人特色，如師德品行，又要反映專業(yè)技術(shù)水平， 如技術(shù)專長、 科研成果。高校人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)代發(fā)展的新內(nèi)容;增加一些反映個(gè)人特色的內(nèi)容，可以是誠信材料，如為人信用度， 學(xué)生滿意度，也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料，還應(yīng)該將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、工資情況等及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)真正意義上的全面動(dòng)態(tài)管理，即通過查閱檔案，能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息，并能查到當(dāng)事人某一階段的真實(shí)情況 。

3.管理方法信息化。高校檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、 經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，要盡快建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，使高校人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評(píng)價(jià)等功能，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保高校在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，為高校發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。(1)建立全國性先進(jìn)的、通用的、標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化、管理流程自動(dòng)化。(2)加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理體系建設(shè)。檔案管理部門可通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價(jià)值高的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，建立全文數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，按管理權(quán)限逐層逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息咨源的共享。(3)建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)和建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。通過人事檔案管理系統(tǒng)，建立由單位和社會(huì)化相結(jié)合的人事檔案系統(tǒng)，組建起比較完善統(tǒng)一的國家人事檔案信息機(jī)構(gòu)，逐級(jí)對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，做到人才流動(dòng)到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里。

4.管理理念服務(wù)化。要堅(jiān)持“以人為本”的人力資源管理理念，進(jìn)一步改進(jìn)管理辦法，樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時(shí)效觀念、價(jià)值觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，更好的為高校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。圍繞高校人事工作的需要，積極主動(dòng)做好人事檔案管理工作，努力開拓檔案利用的新途徑，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案服務(wù)。

5.管理人員向?qū)I(yè)化。在高校人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化，檔案管理人員多不對(duì)口的現(xiàn)象很普遍。高校人事檔案管理的經(jīng)濟(jì)條件差，工一部分人員不愿意從事檔案管理工作。同時(shí)，高校人事檔案管理工作量大而煩瑣，檔案管理人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定等，對(duì)高校人事檔案事業(yè)的發(fā)展起了阻礙的作用。人事檔案管理人員，必須具有良好思想作風(fēng)正派、辦事公道的職業(yè)道德，更要具備一定的政治理論知識(shí)、文化歷史知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能、人事管理知識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。要按照中組部的要求配備專兼職人員。同時(shí)要加強(qiáng)專業(yè)管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，定期不定期地組織有關(guān)培訓(xùn)研討班，或外出參觀學(xué)習(xí)，不斷提高其政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新、信息處理能力不斷提高、知識(shí)面不斷拓寬的人事檔案工作環(huán)境和新要求。

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(責(zé)任編輯/ 王建國)