合理開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案提升人力資源管理水平

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-8209(2009)10-0171-02

1 人事檔案類型及特點(diǎn)

1.1 人事檔案類型

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

大中專畢業(yè)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

目前出境、計(jì)算工齡、工作調(diào)動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

1.2 人事檔案特點(diǎn)

(1)全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

(2)現(xiàn)實(shí)性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

(3)真實(shí)性

這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(4)動(dòng)態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

(5)流動(dòng)性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無(wú)人”，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

(6)機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。

2 合理開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案對(duì)人力資源管理工作的重要性

現(xiàn)代企業(yè)一般將人力資源管理分為幾個(gè)功能不同的模塊，人事檔案在人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都起到了無(wú)法替代的作用。

2.1 人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃強(qiáng)調(diào)基于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時(shí)，組織內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過(guò)查閱相關(guān)檔案資料，可以準(zhǔn)確地掌握組織發(fā)展情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并進(jìn)行分析，在研究歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以對(duì)未來(lái)部門職責(zé)、崗位職責(zé)以及任職者要求等進(jìn)行預(yù)測(cè)。

2.2 招聘篩選

人事檔案對(duì)每位員工的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面都做了詳細(xì)記錄，有利于招聘時(shí)做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對(duì)口、事得其人”。

例如在公司內(nèi)部崗位出現(xiàn)空缺，需要在公司內(nèi)部進(jìn)行招聘時(shí)，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應(yīng)聘申請(qǐng)之后，可以根據(jù)需求查閱相關(guān)員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學(xué)歷、專業(yè)等，對(duì)于符合基本條件人員則進(jìn)一步核實(shí)其各類工作資料的真實(shí)性。合理運(yùn)用人事檔案從而節(jié)省了內(nèi)部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準(zhǔn)確。

1.3 員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)

人事檔案中記錄了員工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等信息，這些培訓(xùn)信息可以為員工的進(jìn)一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。

通過(guò)將員工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與職位說(shuō)明書所規(guī)定的職位要求進(jìn)行對(duì)比，可以找出二者之間的差距，進(jìn)而確定是否需要對(duì)此員工繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，以及在哪些方面進(jìn)行培訓(xùn);在培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程中，將員工培訓(xùn)過(guò)程的表現(xiàn)加以記錄;培訓(xùn)結(jié)束后，相關(guān)成績(jī)及時(shí)在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時(shí)性、完整性，確保了下次使用時(shí)人事檔案信息的準(zhǔn)確性。

1.4 薪酬福利

員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個(gè)人檔案信息相聯(lián)系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學(xué)歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關(guān)。又如，員工社會(huì)保險(xiǎn)的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及保險(xiǎn)待遇的申請(qǐng)等事項(xiàng)更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無(wú)法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

1.5 績(jī)效考核

人事檔案對(duì)于績(jī)效考核的意義更為重要，考績(jī)效核是對(duì)員工工作的一種評(píng)價(jià)，并且將直接與員工個(gè)人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績(jī)效考核是否公平公正。在考核實(shí)施前要設(shè)計(jì)一套相對(duì)完善的考核表格;考核實(shí)施過(guò)程要確保各類表格填寫完整且有負(fù)責(zé)人簽字;考核結(jié)束后要及時(shí)整理考核材料，并將考核結(jié)果及時(shí)納入員工人事檔案。確?？?jī)效考核結(jié)果有據(jù)可查，從而避免不必要的爭(zhēng)議，確保績(jī)效考核工作的公平性、公正性。

1.6 職業(yè)生涯規(guī)劃

通過(guò)進(jìn)行人事檔案分析，可以根據(jù)各員工的不同特點(diǎn)將其進(jìn)行劃分，根據(jù)需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學(xué)歷分類、按專業(yè)分類、按性別分類等，為建立各類人才庫(kù)提供基礎(chǔ)。各類人才庫(kù)與職業(yè)發(fā)展H通道相聯(lián)系，明確每個(gè)員工現(xiàn)有的業(yè)績(jī)與知識(shí)能力與職業(yè)晉升所要求的標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，從而可以實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展途徑的激勵(lì)性，實(shí)現(xiàn)員工的職業(yè)生涯規(guī)劃。

3 人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用方法

3.1 運(yùn)用五個(gè)“W”、一個(gè)“H”的工作方法

Why:明確人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用的宗旨和目標(biāo)

What:做什么，明確人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用的重點(diǎn)和中心任務(wù)。

When:規(guī)定人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用的各項(xiàng)工作的時(shí)間進(jìn)度。

Where:規(guī)定人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用的地點(diǎn)及空間安排。

Who: 規(guī)定人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用由哪些部門承擔(dān)、由那些人員負(fù)責(zé)。

How:制定完成人事檔案的開(kāi)發(fā)運(yùn)用的措施和方法。

3.2 運(yùn)用PDCA循環(huán)工作法

P:計(jì)劃，必須明確目標(biāo)，確立實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段以及時(shí)間、質(zhì)量等要求等。

D:實(shí)施計(jì)劃。

C:檢查，對(duì)實(shí)施過(guò)程加以控制，觀察形勢(shì)或結(jié)果，看它們是否朝著目標(biāo)前進(jìn)。

A:修正，當(dāng)它們沒(méi)有朝著目標(biāo)發(fā)展時(shí)，進(jìn)行必要的矯正。

3.2 橫向比較與縱向比較相合

開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案時(shí)，要注意橫向比較與縱向比較的結(jié)合。橫向比較是針對(duì)于部門與部門之間、同年齡、同學(xué)歷、同職務(wù)級(jí)別人員相關(guān)資料的對(duì)比分析;縱向比較著眼于員工本人現(xiàn)狀與員工本人歷史數(shù)據(jù)的對(duì)比分析。

3.3 定量與定性分析相結(jié)合

開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案時(shí)，可以從定量與定性兩方面進(jìn)行分析?？梢詫T工收入、保險(xiǎn)費(fèi)用、年齡結(jié)構(gòu)等可以數(shù)字化或者可以運(yùn)用工具將其數(shù)字化的部分進(jìn)行定量分析;可以將員工學(xué)歷層次、專業(yè)結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)等進(jìn)行定性分析。

4 結(jié)束語(yǔ)

合理開(kāi)發(fā)利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平，開(kāi)發(fā)利用人事檔案是人力資源管理中檔案工作的根本目的，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題。只有通過(guò)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，其作用和價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。也只有通過(guò)開(kāi)發(fā)利用，人事檔案管理工作才能充滿生機(jī)和活力。通過(guò)多途徑多渠道，主動(dòng)地將人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)出來(lái)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開(kāi)展科學(xué)研究等各項(xiàng)工作服務(wù)。