高校教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案的思考

張 燕

摘要:教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教育研究活動(dòng)中形成歷史記錄,它反映了一所學(xué)校的發(fā)展歷程,是高校檔案的重要組成部分。文章就如何做出好高校教學(xué)檔案展開了討論,并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞:高校教學(xué)評(píng)估;教學(xué)檔案;思考

高校教學(xué)評(píng)估工作是教育部對(duì)普通高等學(xué)校的辦學(xué)思想、辦學(xué)特色進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的一項(xiàng)活動(dòng)。目的是促進(jìn)普通高等院校轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念、明確辦學(xué)指導(dǎo)思想、改善辦學(xué)條件、加強(qiáng)教學(xué)基本建設(shè)、深化教學(xué)改革、嚴(yán)格教學(xué)管理、全面提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益,建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機(jī)制。而教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教育研究活動(dòng)的真實(shí)記錄,它反映了學(xué)校發(fā)展的歷程,從各高校教學(xué)評(píng)估工作來看, 檔案作為最原始憑證,在評(píng)估過程中起到了舉足輕重的作用。檔案管理部門提供的檔案信息質(zhì)量的價(jià)值,直接關(guān)系到學(xué)校評(píng)估質(zhì)量的整體水平。因此,建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理體制是保證教學(xué)評(píng)估質(zhì)量必備的重要條件之一。

1切實(shí)抓好教學(xué)檔案工作,是高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和保證

高校教學(xué)檔案全面真實(shí)地記載著高校教學(xué)改革和教學(xué)管理的實(shí)際進(jìn)程,是廣大教師、學(xué)生和教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和以及管理活動(dòng)中產(chǎn)生的具有參考、保存和利用價(jià)值的文件材料,是學(xué)校教學(xué)工作方針政策的真實(shí)寫照,是教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理和教學(xué)研究的依據(jù)和參考文獻(xiàn),是高校檔案重要的組成部分。

在高校教學(xué)評(píng)估活動(dòng)的深入開展中,各高校管理者深切體會(huì)到教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的重要性,教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中涉及到大量有關(guān)教學(xué)方面的指標(biāo),評(píng)估中所需的信息和材料多來自評(píng)估學(xué)校的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案把學(xué)校的教學(xué)理念、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理工作系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)在教學(xué)評(píng)估材料中,有力地證明了學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)性和客觀性,沒有大量可靠而詳實(shí)的教學(xué)檔案,評(píng)估中的各種指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)資料就缺乏說服力,就無法客觀、公正、全面地評(píng)估學(xué)校的教學(xué)工作。因此,教學(xué)檔案管理對(duì)保證高校教學(xué)評(píng)估工作順利開展起著至關(guān)重要的作用。

教學(xué)評(píng)估和教學(xué)檔案的關(guān)系是一種相輔相成的辯證統(tǒng)一的關(guān)系,一方面教學(xué)評(píng)估依賴于高等學(xué)校的教學(xué)檔案,另一方面教學(xué)評(píng)估又可以促進(jìn)高等學(xué)校教學(xué)檔案的建設(shè)。教學(xué)評(píng)估給高校檔案工作帶來了良好的發(fā)展契機(jī),它不僅僅是教學(xué)評(píng)估前一個(gè)自查自評(píng)的過程, 更重要的是在評(píng)估過后,教學(xué)檔案工作應(yīng)形成一種周期的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制。這種周期性的自評(píng)機(jī)制能夠成為教學(xué)檔案工作自我驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力,推動(dòng)教學(xué)檔案工作在反思、總結(jié)、揚(yáng)長(zhǎng)避短的過程中,夯實(shí)基礎(chǔ),與時(shí)俱進(jìn),持續(xù)發(fā)展。

2目前教學(xué)檔案建設(shè)中存在的問題

教學(xué)檔案管理在學(xué)校工作中的地位和作用如此重要, 但在實(shí)際工作中卻有很多地方不盡如人意, 主要表現(xiàn)在:

2.1對(duì)教學(xué)檔案的重視不夠,各院系缺乏教學(xué)檔案管理的意識(shí)。隨著學(xué)校發(fā)展步伐的不斷加快,不少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重點(diǎn)在發(fā)展上,而對(duì)發(fā)展的基礎(chǔ)之一——教學(xué)檔案的管理,不論是管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善,人員的培訓(xùn),都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,忽視了學(xué)校檔案工作。

2.2教學(xué)檔案的管理工作不標(biāo)準(zhǔn)、收集不系統(tǒng)。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理的基礎(chǔ),要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化,教學(xué)檔案管理必須首先實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?？墒菑脑S多高校的實(shí)際情況看,由于教學(xué)管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn),不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求,致使教學(xué)檔案管理雖有標(biāo)準(zhǔn),卻不能很好地貫徹執(zhí)行,嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)教學(xué)檔案收集不系統(tǒng)不完整。人們往往只注重教學(xué)實(shí)際工作,忽視教學(xué)工作中形成的教學(xué)檔案的收集與整理,造成教學(xué)檔案不完整不系統(tǒng)。

2.3教學(xué)檔案缺少開放性。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫(kù),注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值,利用率不高。由于對(duì)教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足,教學(xué)檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進(jìn)行,形成了與高校其他部門相對(duì)隔絕的狀態(tài),其服務(wù)模式是一種以收集、保存、借閱為主的管理模式。通過案卷目錄、索引來反映檔案信息,需要人工查檔來傳遞信息,服務(wù)形式多呈現(xiàn)被動(dòng)性,缺乏多渠道、多層次的綜合服務(wù)功能,沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動(dòng)。

2.4教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。要做好教學(xué)檔案管理工作,需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事,給教學(xué)檔案的管理帶來很大不利。

3對(duì)現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案建設(shè)的建議

3.1以高校評(píng)估為契機(jī),優(yōu)化教學(xué)檔案管理水平。高校教學(xué)評(píng)估推動(dòng)了高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科學(xué)化、規(guī)范化管理。高校檔案作為高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù),在高校教學(xué)評(píng)估中的重要性被越來越多的學(xué)校所認(rèn)識(shí)。隨著全國(guó)教學(xué)評(píng)估工作的開展,原有不重視教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)正在逐步被改變, 高校教學(xué)評(píng)估對(duì)高校檔案介入的深度與廣度使人們沒有理由不相信,高校檔案在高校各項(xiàng)管理活動(dòng)中的價(jià)值和作用是實(shí)實(shí)在在的,看得見,摸得著的。因此,高校教學(xué)評(píng)估給提升高校檔案的價(jià)值帶來了重要的契機(jī)。增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),激發(fā)了廣大師生全員參與高校檔案建設(shè)的積極性。在高校管理群體和教學(xué)科研群體的檔案意識(shí)層面上, 無論從強(qiáng)度上還是廣度上來說, 教學(xué)評(píng)估產(chǎn)生的教育作用和激發(fā)作用都是積極、廣泛而強(qiáng)有力的。因?yàn)楦咝＝虒W(xué)評(píng)估的結(jié)果直接關(guān)系到學(xué)校的前途和命運(yùn),關(guān)系到學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)和社會(huì)地位, 關(guān)系到學(xué)校未來的發(fā)展, 關(guān)系到廣大師生員工的切身利益, 而影響高校教學(xué)評(píng)估結(jié)果的直接因素是檔案, 高校檔案工作與評(píng)估工作一樣, 它涉及到學(xué)校工作的方方面面, 要求各方面的檔案材料應(yīng)當(dāng)是齊全完備的,不發(fā)動(dòng)全體師生員工參與,單靠少數(shù)檔案人員努力是非常有限的。正因?yàn)槿绱?接受評(píng)估的學(xué)校無不把檔案建設(shè)作為搞好評(píng)估工作的共同任務(wù),上自學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),下至普通員工,齊心協(xié)力, 團(tuán)結(jié)一致,心往一處想,勁往一處使,一切服從于評(píng)估, 充分反映了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、廣大師生員工日益增強(qiáng)的檔案意識(shí)和人人參與檔案建設(shè)、重視檔案工作的良好氛圍。

3.2本科教學(xué)工作水平評(píng)估要求高校建立一支具有較強(qiáng)檔案工作素質(zhì)的教學(xué)管理隊(duì)伍。不僅是本科教學(xué)水平評(píng)估對(duì)高校教學(xué)管理工作提出的基本要求,也是高校教學(xué)檔案建設(shè)的前提條件。提高廣大教職工的檔案意識(shí),增強(qiáng)大家對(duì)檔案法規(guī)的認(rèn)識(shí)以及對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí),采取多種形式向兼職檔案員和全體教師宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和其它檔案法規(guī),講解檔案知識(shí)。無論是檔案的收集、整理, 還是開發(fā)、利用, 都離不開一線教學(xué)和管理人員的參與。他們是否具有較強(qiáng)的檔案意識(shí),能否在日常管理工作中注重檔案建設(shè), 將直接影響到教學(xué)檔案建設(shè)的質(zhì)量。做好教學(xué)檔案工作不僅僅是檔案人員和教學(xué)管理人員的責(zé)任,也與廣大教師有密切關(guān)系,需要廣大教師與檔案工作者、教學(xué)管理人員的通力合作、密切配合,這是做好教學(xué)檔案工作的極其重要的條件。

3.3建立健全教學(xué)檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息資源共享。使教學(xué)檔案管理工作步入規(guī)范化、制度化。為適應(yīng)教學(xué)評(píng)估,提升檔案地位的突破口,許多學(xué)校根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和教學(xué)評(píng)估的要求,制定了一系列制度和管理規(guī)范,印發(fā)給廣大師生員工,確保檔案的收集、歸檔、保管工作有法可依,執(zhí)法必嚴(yán)。讓教師及教學(xué)管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到,在從事教學(xué)或科研活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料,既是個(gè)人的成果,也是學(xué)校的教學(xué)成果,任何人都不得占據(jù)和私自保存屬于學(xué)校所有的各種檔案資料,它是受檔案法保護(hù)的財(cái)富,必須完整無缺地按規(guī)定移交學(xué)校檔案部門,否則屬違法行為。使收集歸檔的教學(xué)檔案完整、系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確、多樣。

3.4促進(jìn)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理。在迎評(píng)促建的同時(shí),不少學(xué)校還在經(jīng)費(fèi)緊缺的情況下籌措大量資金逐步完善檔案管理的軟、硬件設(shè)施。高校檔案工作者要抓住機(jī)遇,充分利用高校校園網(wǎng)日益完善,高校教學(xué)檔案的收集、整理工作有著得天獨(dú)厚的條件,數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成,加強(qiáng)高校電子文件和電子檔案的管理,這樣做一是有利于教學(xué)檔案工作與高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、教育教學(xué)改革快速接軌,既能使教學(xué)檔案工作卓有效地為高校教育教學(xué)提供服務(wù),又能抓住機(jī)遇推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。二是有利于探索建立高校電子教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn),加速高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)。

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