基于作業(yè)成本法的時(shí)間陷阱分析在安徽電信CDMA終端采購(gòu)流程優(yōu)化中的應(yīng)用

魏迎迎

一、研究背景、意義及理論

2009年1月,中國(guó)3G牌照正式發(fā)放,中國(guó)移動(dòng)通信產(chǎn)業(yè)全面進(jìn)入3G時(shí)代。3G技術(shù)推動(dòng)移動(dòng)電信和有線互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)向移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)延伸,打開(kāi)了互聯(lián)網(wǎng)公司進(jìn)入電信市場(chǎng)的大門(mén)。中國(guó)電信運(yùn)營(yíng)商的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手已不限于電信行業(yè),更面臨著世界級(jí)互聯(lián)網(wǎng)公司的挑戰(zhàn),給中國(guó)電信運(yùn)營(yíng)商帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。部門(mén)壁壘,流程冗長(zhǎng)成為傳統(tǒng)國(guó)有運(yùn)營(yíng)商必須改善的管理缺陷。日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)要求中國(guó)電信提高市場(chǎng)響應(yīng)速度,避免作業(yè)流程效率低下。

同時(shí),作為3G應(yīng)用的終端載體,CDMA終端成為中國(guó)電信獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要武器,而目前CDMA價(jià)值鏈不夠繁榮,供應(yīng)鏈信息不夠透明,導(dǎo)致中國(guó)電信終端成本居高不下,庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重。

本文以CDMA移動(dòng)終端采購(gòu)流程為例,嘗試采用作業(yè)成本法分析流程周轉(zhuǎn)效率,找出流程中的時(shí)間陷阱,并提出流程改進(jìn)建議。

作業(yè)成本法起源于美國(guó),首先由美國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)家科特勒教授提出,西方發(fā)達(dá)國(guó)家的學(xué)術(shù)界和企業(yè)界研究并推廣的一種新的成本會(huì)計(jì)制度—作業(yè)成本法(簡(jiǎn)稱ABC法)。在ABC基礎(chǔ)之上的以作業(yè)成本確認(rèn)和計(jì)量為手段的流程管理思想——作業(yè)成本管理(簡(jiǎn)稱ABCM)可以幫助企業(yè)利用作業(yè)成本分析的成果對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化提升。在具體的流程和作業(yè)分析中,ABCM應(yīng)用的是一種根據(jù)作業(yè)增值屬性分類的方法,把作業(yè)分為增值作業(yè)(Value-added Activity),即能增加顧客價(jià)值的作業(yè);和非增值作業(yè)(Non Value-added Activity),即不能增加顧客價(jià)值的作業(yè)。利用作業(yè)成本法計(jì)算的精確成本信息改進(jìn)作業(yè),消除無(wú)增值作業(yè),提高效率,降低成本,并依據(jù)對(duì)作業(yè)的評(píng)價(jià)結(jié)果改進(jìn)企業(yè);剖析作業(yè)的完成及其耗費(fèi)的資源情況,同時(shí)考慮技術(shù)因素與經(jīng)濟(jì)因素,動(dòng)態(tài)中改變作業(yè)方式,并重新對(duì)資源進(jìn)行配置;對(duì)價(jià)值鏈和作業(yè)鏈分析中進(jìn)行動(dòng)態(tài)改進(jìn),結(jié)合企業(yè)微觀視野和行業(yè)宏觀視野,向理想作業(yè)流程靠攏。

基于作業(yè)成本法的時(shí)間陷阱分析能夠把流程存在的問(wèn)題進(jìn)行一定程度上的量化,使結(jié)果更準(zhǔn)確。時(shí)間分析法就是尋找業(yè)務(wù)流程中存在的時(shí)間陷阱,找出在流程中浪費(fèi)的一種方法。此方法是《精益6西格瑪》一書(shū)中提出的。分析步驟如下(參見(jiàn)圖1)

二、安徽電信CDMA終端采購(gòu)流程時(shí)間陷阱分析

本文分析安徽電信各市分公司CDMA終端采購(gòu)流程,該流程采購(gòu)方為安徽電信各市分公司,銷售方為天翼電信終端有限公司安徽分公司(以下簡(jiǎn)稱天翼安徽終端公司)。流程的起點(diǎn)是市分公司向天翼安徽終端公司提交采購(gòu)需求,流程終點(diǎn)是安徽電信省公司統(tǒng)一向天翼安徽終端公司進(jìn)行資金結(jié)算。為便于分析,將流程分解為物流、資金流和信息流(見(jiàn)圖5)。流程具體步驟說(shuō)明如下:

作業(yè)1,市政企部提交本部門(mén)需求:向市分公司個(gè)人部提出需求,部門(mén)寫(xiě)申請(qǐng)蓋章;

作業(yè)2,市個(gè)客部匯總市分各部門(mén)需求:匯總各部門(mén)需求,報(bào)備領(lǐng)導(dǎo)簽字;

作業(yè)3,省天翼終端公司匯總?cè)⌒枨?在ERP系統(tǒng)上報(bào):根據(jù)分公司和經(jīng)銷商的訂貨需求,當(dāng)天或次日在ERP系統(tǒng)里提交需求;

作業(yè)4,天翼終端公司總部發(fā)貨:一般在收到訂貨單據(jù)的次日發(fā)貨;

作業(yè)5,省天翼終端公司收到總部物資,清點(diǎn)物資:省庫(kù)驗(yàn)收貨物,掃碼、進(jìn)行ERP和終端串號(hào)管理系統(tǒng)的操作;

作業(yè)6,省天翼終端公司在ERP系統(tǒng)中錄入分發(fā)信息,辦理二次物流:根據(jù)分公司和經(jīng)銷商的訂貨需求,錄入分發(fā)單據(jù),交物流發(fā)貨指令;

作業(yè)7,市個(gè)客部在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)終端銷售:核對(duì)到貨數(shù)量時(shí)候相符,在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)銷售出庫(kù);

作業(yè)8,市物資部在物資系統(tǒng)中錄入采購(gòu)入庫(kù):根據(jù)物資系統(tǒng)核對(duì)收料單與供貨單價(jià)格和數(shù)量是否相符;

作業(yè)9,市財(cái)務(wù)部在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入采購(gòu)信息:在M8系統(tǒng)錄入終端入庫(kù)分錄;

作業(yè)10,省財(cái)務(wù)部組織全省三系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)帳,糾正購(gòu)銷數(shù)據(jù)差異:組織17個(gè)市分公司3個(gè)系統(tǒng)四類數(shù)據(jù)的核對(duì);包括:組織提取三系統(tǒng)數(shù)據(jù),編制系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異表格,下發(fā)對(duì)帳通知,催促市分上報(bào),整理匯總市分報(bào)表,分析對(duì)帳差異原因;

作業(yè)11,市財(cái)務(wù)部核對(duì)本市三系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù):根據(jù)省公司要求核對(duì)三系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù);

作業(yè)12,省天翼終端公司簽定合同,發(fā)起付款申請(qǐng):根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和分公司到貨簽收單,簽訂結(jié)算合同,發(fā)起付款申請(qǐng);

作業(yè)13,省財(cái)務(wù)部審核付款單據(jù),要求市分確認(rèn)“應(yīng)付帳款”:5-6個(gè)市分公司的付款確認(rèn);

作業(yè)14,市財(cái)務(wù)部向省分反饋確認(rèn)可以支付:核對(duì)M8系統(tǒng)應(yīng)付賬款應(yīng)付中安徽天翼終端公司的金額,經(jīng)確認(rèn)后發(fā)送確認(rèn)函;

作業(yè)15,省財(cái)務(wù)部集中付款:5-6個(gè)市分公司的付款,包括制作付款憑證、主任審核、出納付款,銀行支付;

作業(yè)16,省財(cái)務(wù)部下發(fā)列帳通知:一個(gè)月的集中采購(gòu)列帳通知,包括編制表格,起草公文,主任審核、公文發(fā)送。

觀察移動(dòng)終端采購(gòu)流程圖中的物流、資金流和信息流,我們可以發(fā)現(xiàn),實(shí)體的物流和資金流都比較簡(jiǎn)單,但是信息流冗長(zhǎng),一個(gè)簡(jiǎn)單的購(gòu)銷活動(dòng)由于涉及兩家公司,3個(gè)系統(tǒng),7個(gè)部門(mén),各系統(tǒng)和部門(mén)間的信息流轉(zhuǎn)不暢,導(dǎo)致移動(dòng)終端銷售資金周轉(zhuǎn)緩慢,系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在差異,因此終端采購(gòu)流程的主要問(wèn)題是信息流存在時(shí)間陷阱,庫(kù)存積壓造成經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。以下我們進(jìn)行時(shí)間陷阱分析。

步驟一.找出每個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)花費(fèi)的時(shí)間

設(shè)計(jì)移動(dòng)終端采購(gòu)流程調(diào)查表,以信息流程為線索,按照流程前后步驟,詢問(wèn)每個(gè)步驟執(zhí)行人的一般工作量、執(zhí)行時(shí)間(最長(zhǎng)、一般、最短)、執(zhí)行工具及流程優(yōu)化建議。向流程涉及崗位發(fā)放調(diào)查表,統(tǒng)計(jì)各執(zhí)行步驟花費(fèi)的時(shí)間。

步驟二.運(yùn)用ABC法區(qū)分每個(gè)流程中的增值活動(dòng)和非增值活動(dòng)

流程作業(yè)指在一個(gè)組織內(nèi)為了某一目的而進(jìn)行的耗費(fèi)資源的工作。其目的就是為了使產(chǎn)品增值或產(chǎn)生顧客價(jià)值。根據(jù)ABC作業(yè)增值屬性分類方法。把作業(yè)分為增值作業(yè)與非增值作業(yè)。

增值作業(yè):能增加顧客價(jià)值的作業(yè),增值作業(yè)必須同時(shí)滿足以下條件:①該作業(yè)的功能是明確的;②該作業(yè)能為最終產(chǎn)品或勞務(wù)提供價(jià)值;③ 該作業(yè)在企業(yè)的整個(gè)作業(yè)鏈中不能去掉、合并或被替代。如果有一個(gè)條件不符合,該作業(yè)就不是增值作業(yè)。在省電信公司向天翼終端公司采購(gòu)移動(dòng)終端這一流程中,只有天翼終端公司總部向電信公司發(fā)貨這一作業(yè)為最終的消費(fèi)者提供了價(jià)值,屬于增值業(yè)務(wù)。

非增值作業(yè):不能增加顧客價(jià)值的作業(yè),又可以區(qū)分為:非增值必要作業(yè),指不創(chuàng)造價(jià)值,但是在目前產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、補(bǔ)充訂貨或者生產(chǎn)系統(tǒng)還需要,因而不能取消的活動(dòng),如產(chǎn)品生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)活動(dòng);非增值不必要作業(yè):指不能創(chuàng)造用戶所需要的價(jià)值并且應(yīng)該取消的活動(dòng)。通過(guò)價(jià)值分析,企業(yè)可以有效地區(qū)分增值作業(yè)和非增值作業(yè),從而為消除浪費(fèi),進(jìn)行更有效的成本管理提供依據(jù)。

步驟四.計(jì)算流程周期效率〗

計(jì)算出增值活動(dòng)時(shí)間Ta=40小時(shí)和流程總提前期T=195.17小時(shí),計(jì)算得出流程周期效率=Ta/T=20%?！?/p>

步驟五.分析時(shí)間陷阱產(chǎn)生原因〗

與世界一流的事務(wù)性流程周期效率50%相比,安徽電信移動(dòng)終端采購(gòu)流程周期效率與先進(jìn)水平還存在差距。需要進(jìn)一步分析時(shí)間陷阱產(chǎn)生的原因。

(一)采購(gòu)流程中的時(shí)間陷阱原因

分析移動(dòng)終端采購(gòu)流程,發(fā)現(xiàn)時(shí)間陷阱主要由兩類作業(yè)引起:

第一類,是非增值非必要作業(yè)。移動(dòng)終端采購(gòu)作業(yè)是市分自主采購(gòu)項(xiàng)目,但是目前的流程中由于市分?jǐn)?shù)據(jù)錄入質(zhì)量不高,省公司增加的檢查、稽核、確認(rèn)的作業(yè),由于涉及省公司對(duì)17家市分公司的監(jiān)察,這部分作業(yè)時(shí)間比較長(zhǎng),但是屬于既不能為消費(fèi)者增值,又不是公司必要的工作。

該類作業(yè)包括B10-組織全省三系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)帳,糾正購(gòu)銷數(shù)據(jù)差異30.67小時(shí)、B13-要求市分確認(rèn)應(yīng)付帳款18.67小時(shí);t6-省天翼終端二次物流所消耗的12小時(shí);合計(jì)流程可能節(jié)約時(shí)間61.34小時(shí)。

第二類,是非增值必要作業(yè),但是在執(zhí)行工具上可以優(yōu)化。主要是省公司及市分公司未采用系統(tǒng)操作,仍然用手工方式匯總的下級(jí)需求,目前這類工作通過(guò)下級(jí)簽字蓋章,再發(fā)紙質(zhì)傳真的方式完成,這類作業(yè)建議改由市分在OA系統(tǒng)中提交需求,省去手工審批匯總傳真的方式,流程優(yōu)化的空間22小時(shí)。

該類作業(yè)包括:t2-市分匯總各部門(mén)需求信息6小時(shí);t5-省天翼終端匯總各市分公司需求信息16小時(shí),

如果能將這兩類工作簡(jiǎn)化,則流程總提前期T=111.83小時(shí),優(yōu)化后的流程周轉(zhuǎn)效率=40/111.83=36%;接近世界先進(jìn)水平。

因此,采購(gòu)信息流程中時(shí)間陷阱產(chǎn)生的主要原因是部分手工操作和市分?jǐn)?shù)據(jù)存在質(zhì)量不高,導(dǎo)致省公司增加檢查、稽核、確認(rèn)等工作環(huán)節(jié)。

(二)終端庫(kù)存的時(shí)間陷阱原因

庫(kù)存是一種浪費(fèi),移動(dòng)終端庫(kù)存已成為價(jià)值鏈中生產(chǎn)廠商、代理商、運(yùn)營(yíng)商共同的難題。過(guò)量的庫(kù)存掩蓋CDMA價(jià)值鏈中深層次的需求預(yù)測(cè)和信息傳遞問(wèn)題。

就安徽電信公司來(lái)說(shuō),截止2009年8月底,各市分公司的手機(jī)終端庫(kù)存可以支撐33天的手機(jī)銷售出庫(kù)需求(終端庫(kù)存支撐天數(shù)=月末庫(kù)存金額*30天/月均銷售出庫(kù)金額),在采購(gòu)流程的分析調(diào)查中,我們了解,按現(xiàn)行的流程速度,從市分公司一線營(yíng)業(yè)部門(mén)發(fā)起需求到市分倉(cāng)庫(kù)收貨,總計(jì)需要96小時(shí),大約12天(=96/8),也就是說(shuō)移動(dòng)終端采購(gòu)的提前期應(yīng)該是12天,再安排7天的安全庫(kù)存量,原則上各市分公司移動(dòng)終端庫(kù)存支撐天數(shù)保持在19天(8天在途時(shí)間+7天安全庫(kù)存)的使用量,可以在現(xiàn)行流程效率下,滿足終端營(yíng)銷的需求。

那么實(shí)際上各市分公司的庫(kù)存支撐天數(shù)平均為33天,比安全天數(shù)多了14天,究其原因,還是市分公司過(guò)量報(bào)送了14天的采購(gòu)需求,而這些庫(kù)存終端很大一部分已經(jīng)超過(guò)三個(gè)月庫(kù)齡,產(chǎn)生了跌價(jià)損失,甚至可能還需要支付滯銷機(jī)的促銷費(fèi)用。

三、CDMA終端采購(gòu)流程優(yōu)化建議

針對(duì)采購(gòu)流程及庫(kù)存管理中存在的時(shí)間缺陷,提出以下流程優(yōu)化建議:

(一)實(shí)施供應(yīng)鏈管理SCM,市分公司負(fù)責(zé)掌握一線市場(chǎng)的各類終端銷售數(shù)據(jù),省公司負(fù)責(zé)指導(dǎo)市分公司根據(jù)科學(xué)的預(yù)測(cè)方法報(bào)送終端需求,天翼終端公司總部建立供應(yīng)鏈信息透明傳遞的機(jī)制,中國(guó)電信公司市分、省分、總部;電信公司與終端生產(chǎn)商、終端代理商之間構(gòu)成一個(gè)面向最終顧客的完整電子商務(wù)供應(yīng)鏈,對(duì)彼此的終端庫(kù)存與銷售信息透明,提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)和最終顧客需求的響應(yīng)速度,避免因信息不暢、需求擴(kuò)大產(chǎn)生的庫(kù)存浪費(fèi),從而提高企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

(二)建立終端需求預(yù)測(cè)模型。關(guān)注CDMA終端銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和分析。出現(xiàn)過(guò)量庫(kù)存的根本原因主要是需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn),對(duì)消費(fèi)者市場(chǎng)不夠了解,進(jìn)行需求預(yù)測(cè)沒(méi)有科學(xué)模型。

(三)簡(jiǎn)化采購(gòu)流程。英國(guó)歷史學(xué)家斯科特?帕金森,說(shuō):“做一份工作所需要的資源,與工作本身并沒(méi)有太大關(guān)系;一件事情膨脹出來(lái)的重要性和復(fù)雜性,與完成這件事情花的時(shí)間成正比?！辈少?gòu)本身是一件清晰簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù),如果市分公司從天翼終端公司采購(gòu)終端像到商場(chǎng)采購(gòu)東西一樣流程簡(jiǎn)單,就可以省略很多核對(duì)、檢查的非增值非必要作業(yè)。

本文基于作業(yè)成本管理,對(duì)安徽電信移動(dòng)終端采購(gòu)進(jìn)行了流程的時(shí)間陷阱分析,主要分析了終端采購(gòu)信息流冗長(zhǎng)和庫(kù)存冗余的問(wèn)題,提出實(shí)行供應(yīng)鏈管理,關(guān)注CDMA終端銷售信息,建立終端需求預(yù)測(cè)模型,對(duì)非增值作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化的建議。

通過(guò)以上分析,嘗試了基于作業(yè)成本管理的時(shí)間陷阱分析進(jìn)行流程診斷,希望能為3G競(jìng)爭(zhēng)中電信運(yùn)營(yíng)商的流程再造(BPR)提供參考。

(作者單位:安徽電信財(cái)務(wù)部)