淺談信息系統(tǒng)對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制秩序的作用

林艷紅　王　伶

摘要：企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)于整個(gè)企業(yè)的內(nèi)部管理有序化是必需的，而達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制有序化的目的，有賴于對(duì)信息的重視和在企業(yè)內(nèi)部建立完備的信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)構(gòu)成

一、信息對(duì)于企業(yè)秩序的實(shí)現(xiàn)具有重要意義

信息不僅是自然科學(xué)領(lǐng)域的重要概念，也是社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域以及現(xiàn)代社會(huì)生活廣泛使用的概念?？梢哉f在當(dāng)今社會(huì)，幾乎沒有哪一個(gè)概念比信息對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)生著更為廣泛和深刻的影響，特別是信息與秩序具有重要的內(nèi)在關(guān)系。

信息論的主要?jiǎng)?chuàng)立者申農(nóng)認(rèn)為，信息是用來消除(隨機(jī))不定性的東西。這種解釋雖然十分簡(jiǎn)單，甚至不夠規(guī)范，但卻道出了信息的基本內(nèi)涵。這就是說，信息可以用來消除“不定性”?！安欢ㄐ浴本褪侨藗儗?duì)事物缺乏認(rèn)識(shí)和了解的表現(xiàn)，當(dāng)人們通過某種途徑獲得了對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和了解時(shí)，這種不定性就會(huì)減少或消除。從通信的角度看，信息就是通信的內(nèi)容，通信的目的就是使通信者了解事物存在的狀態(tài)或方式，從而減少或消除通信者的某種不定性，即當(dāng)通信者的這種不定性減少或消除時(shí)，我們就說他獲得了關(guān)于那個(gè)事物的信息。在我們研究問題的過程中，進(jìn)行觀察、調(diào)查(包括訪談、對(duì)話)、查閱分析資料、做實(shí)驗(yàn)等，都是在試圖獲取與所研究的問題相關(guān)的信息。

從申農(nóng)的信息定義看，信息意味著：不定度、未知度、疑義度、混雜度的下降。社會(huì)與企業(yè)的管理也是一樣，各種事故、污染、腐敗、浪費(fèi)等干擾社會(huì)和組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的混亂問題的存在。都與沒有獲取、采納相應(yīng)信息有關(guān)。例如，事故的發(fā)生通常是有隱患在先的，而事故隱患通常也是能被相關(guān)人員注意到的，如果不能從相關(guān)人那里獲得事故隱患信息，事故就有可能發(fā)生，而一旦獲得了這一信息，避免事故的可能就大大提高。這就是，信息是可以用來消除混亂的，并與秩序建立了天然的聯(lián)系。

在許多企業(yè)中，大量的信息是散置的——要么是閑置不用，要么是正確性低的信息掩蔽正確性高的信息，最終引導(dǎo)組織運(yùn)作的，就不一定是最優(yōu)信息，這當(dāng)然不利于企業(yè)控制的有序化和資源的充分利用。實(shí)際上，人的有目的的行為總是受到相應(yīng)的信息的主導(dǎo)，因此信息是一種主導(dǎo)性資源。同時(shí)。人的行為作為主觀見諸于客觀的行為，也就是人力資源作用于物力資源的表現(xiàn)，它們?nèi)绾蜗嗷プ饔脤?shí)際是由相應(yīng)的信息資源決定的，也就是信息資源充當(dāng)了人力與物力資源的媒介，因此從這一意義看。信息又是一種媒介資源。所以，信息是一種主導(dǎo)性的媒介資源。

《控制論》的創(chuàng)立者維納認(rèn)為：“任何組織所以能保持自身的內(nèi)穩(wěn)定性，是由于它具有取得、使用、保持和傳遞信息的方法”。這說明，一個(gè)企業(yè)能否有序地運(yùn)作，取決于信息被組織的程度：要使一個(gè)企業(yè)能夠有序地運(yùn)作，就要在企業(yè)中建立一套完備的信息系統(tǒng)。

二、企業(yè)信息系統(tǒng)的構(gòu)成

企業(yè)完備的信息系統(tǒng)表現(xiàn)為結(jié)構(gòu)上的完整性、相互聯(lián)接的緊密性和信息傳輸?shù)臒o阻礙性等。現(xiàn)分析如下：

1、人員。組織中的每一個(gè)成員，都是組織通信系統(tǒng)的組成部分。如果組織的崗位是按需設(shè)置的話，則組織的通信系統(tǒng)離開任何一個(gè)人的參與都使完備性下降。在組織的通信系統(tǒng)中，組織中的每個(gè)成員都是一個(gè)個(gè)感受器和信息發(fā)生器，要使組織感受到來自各個(gè)方面、包括外部環(huán)境的趨利避害的信息，以使組織獲得自適應(yīng)的機(jī)能，就必須使組織的每個(gè)成員的感受器作用得到充分發(fā)揮。組織成員的這種對(duì)各方面情況的感知作用，是組織的領(lǐng)導(dǎo)成員無法代替的，盡管他們?cè)谕ㄐ畔到y(tǒng)中擔(dān)任的角色、重要性并不等同。這一點(diǎn)與人體各部位都起著不可或缺的作用相似?？傊?，重視發(fā)揮每個(gè)人的作用，是體現(xiàn)組織通信系統(tǒng)完備性和促進(jìn)組織的整個(gè)事業(yè)得以健康發(fā)展的基礎(chǔ)。

2、機(jī)構(gòu)。人是組織的細(xì)胞，組織不是單個(gè)人的集合，而是特定的人的集合。人的集合就是為了完成組織目的要求的功能的一部分，而這一功能一般不能由單個(gè)人完成。人的這種集合就形成了組織的機(jī)構(gòu)。不同的機(jī)構(gòu)共同相互配合完成組織的特定功能和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。這些機(jī)構(gòu)都是靠信息驅(qū)動(dòng)和相互協(xié)調(diào)的。完備通信系統(tǒng)應(yīng)包括按需設(shè)置的所有機(jī)構(gòu)。

3、規(guī)則。信息處理必須遵照一定的規(guī)則，一是為組織長(zhǎng)遠(yuǎn)利益負(fù)責(zé)的原則。任何只為任何個(gè)人的做法、任何短期行為都與這一原則相悖。二是依法處理原則。即無論是個(gè)人還是機(jī)關(guān)，都應(yīng)依照組織的法規(guī)、制度處理信息。三是及時(shí)性原則。信息處理部門或個(gè)人對(duì)信息處理不及時(shí)，也將造成相應(yīng)損害。如由于情勢(shì)緊迫。對(duì)于法規(guī)、制度未做規(guī)定的個(gè)別事件，可參照以往相關(guān)規(guī)則相機(jī)處理，以免貽誤時(shí)機(jī)。

4、動(dòng)力。動(dòng)力當(dāng)然也是信息得以傳輸?shù)谋夭豢缮俚那疤?。技術(shù)意義上的通信系統(tǒng)的動(dòng)力是電能，組織管理意義上的通信系統(tǒng)則是人力。沒有人的參與，組織的通信系統(tǒng)就不能運(yùn)作。因此需要看到，信息的傳遞與處理都是具體的勞動(dòng)，甚至是更重要的、具有更高的質(zhì)的勞動(dòng)。信息的傳遞與處理是需要能量的。因此。員工要完成對(duì)信息的傳遞、處理工作，他就要獲得充分的動(dòng)力，也就是要使員工具有足夠的信息傳遞和處理的積極性。這就是信息傳輸動(dòng)力。信息傳輸動(dòng)力是組織的通信系統(tǒng)正常發(fā)揮作用的重要基礎(chǔ)。

5、手段。信息的傳輸當(dāng)然需要借助具體的手段，如現(xiàn)代化的通信設(shè)備、打印設(shè)備、軟盤、紙張等，它們構(gòu)成了通信的信道或信息載體。

信息的內(nèi)容種類繁多，信息是到處存在、時(shí)時(shí)存在的，它對(duì)個(gè)人、企業(yè)、社會(huì)的發(fā)展的意義也是毋庸置疑的。在企業(yè)中。為達(dá)到對(duì)企業(yè)的有效控制和實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效有序，我們就要借助企業(yè)中完備的信息機(jī)構(gòu)體系，對(duì)大量存在的信息進(jìn)行采集、甄別和有效利用。把信息作為一種重要資源看待，是達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制目的的開始。

參考文獻(xiàn)：

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