Ｗｏｒｄ中如何快速設(shè)置文字和段落格式

牛齊明

在教師的日常工作中，經(jīng)常需要寫一些文章，在文章中常常遇到文字和段落需要修改為統(tǒng)一格式的情形。一般情況下，大家會(huì)逐個(gè)選中要改變格式的文本或段落，再更改字體和字號(hào)。但是這種方法比較煩瑣，本期將探討如何更快速地設(shè)置文字格式。

問：如何在Word中快速設(shè)置文字和段落格式?

答：我們可以通過控制鍵Ctrl來實(shí)現(xiàn)。例如：將不連續(xù)的5個(gè)小標(biāo)題設(shè)置為行距固定值22磅、首行縮進(jìn)2字符、黑體、四號(hào)字。先選中第一個(gè)小標(biāo)題，按住Ctrl鍵，同時(shí)在文本選定區(qū)依次單擊其他4個(gè)小標(biāo)題，松開Ctrl鍵，單擊格式菜單，單擊段落命令，設(shè)置行距為固定值22磅，從格式工具欄設(shè)置字體為黑體，字號(hào)為四號(hào)。這時(shí)5個(gè)標(biāo)題就神奇地變?yōu)榻y(tǒng)一的格式了。

問：設(shè)置了一個(gè)標(biāo)題或段落的格式后，如何讓W(xué)ord文檔中的其他標(biāo)題或段落與其保持一致?

答：在Word中有兩種復(fù)制格式的方法。

一是使用F4鍵。F4鍵可重復(fù)對(duì)Word文檔上一次的格式設(shè)置操作。例如：用戶在將第一個(gè)小標(biāo)題的格式設(shè)置為黑體，行距固定值18磅后，若想讓其他4個(gè)不連續(xù)的小標(biāo)題的樣式與其保持一致，可以緊接著選中下一個(gè)小標(biāo)題，按F4，再選中下一個(gè)小標(biāo)題，按F4。這個(gè)功能還可以用于重復(fù)插入文件、表格或者圖片。只要按下F4鍵，上次操作就會(huì)重現(xiàn)，減少了用戶編輯文檔的重復(fù)勞動(dòng)。

二是格式刷法。格式刷實(shí)際上是一種特殊的復(fù)制、粘貼工具，主要用于對(duì)字符、段落和圖形的格式化。具體操作為：首先選中設(shè)置好格式的文字，在工具欄上雙擊“格式刷”按鈕，光標(biāo)會(huì)變成格式刷的樣式。選中需要設(shè)置同樣格式的文字，就可以將選定的復(fù)雜格式復(fù)制到多個(gè)不連續(xù)的位置。

格式刷也有快捷鍵。用戶在源格式文字上按下Ctrl+Shift+C，再在目標(biāo)文字上按下Ctrl+Shift+V，即可完成格式的快速?gòu)?fù)制。

還可以使用Ctrl加格式刷法。首先，選中設(shè)置好格式的文字，在工具欄上雙擊“格式刷”按鈕，光標(biāo)會(huì)變成格式刷的樣子。按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)在文本選定區(qū)依次單擊其他需要設(shè)置格式的文字即可。(注：Word 2000以上版本支持此方法。)

問：對(duì)于一篇長(zhǎng)文檔，如果頻繁使用格式刷或者按鍵設(shè)置和修改格式，還是會(huì)影響到速度和效率。有更一勞永逸的方法嗎?

答：如果想讓格式的設(shè)置一勞永逸，建議大家嘗試樣式。在處理文本格式上，格式刷和樣式的區(qū)別是：當(dāng)格式發(fā)生變化時(shí)，格式刷還要重新刷一遍對(duì)象(文字或圖形)，而樣式不必如此麻煩，它只需修改相應(yīng)的樣式屬性就可以了。所以，使用樣式能減少再次修改的許多重復(fù)操作。

使用樣式法，首先要?jiǎng)?chuàng)建和應(yīng)用樣式。第一步，在菜單欄依次單擊“格式”→“樣式和格式”菜單命令，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。在任務(wù)窗格中用鼠標(biāo)單擊“新樣式”按鈕。第二步，在彈出的“新建樣式”對(duì)話框中，為新建樣式取一個(gè)名稱，如“我的樣式”。然后，單擊左下方的“格式”按鈕，在下拉菜單中選擇“字體”或“段落”命令，進(jìn)行具體的字體或段落格式設(shè)置。第三步，在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，選中“自動(dòng)更新”復(fù)選框。這是最關(guān)鍵的一步。這樣，Word才會(huì)自動(dòng)更新對(duì)格式所做的修改。樣式創(chuàng)建完成后，在正文中選擇相應(yīng)的段落，在“樣式和格式”任務(wù)窗格中點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的樣式名稱(如“我的樣式”)，即可應(yīng)用所創(chuàng)建的樣式。

需要修改格式時(shí)，只要對(duì)相應(yīng)的樣式進(jìn)行修改即可。首先，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，把鼠標(biāo)移到對(duì)應(yīng)樣式的名稱上(如“我的樣式”)，點(diǎn)擊右端的下拉按鈕，選擇“修改”命令；其次，在彈出的“修改樣式”對(duì)話框中，使用“格式”下拉菜單中的命令進(jìn)行必要的修改，然后確定。當(dāng)修改完成，原來使用該樣式的所有段落就會(huì)自動(dòng)變成新的格式了。