虛擬企業(yè)內(nèi)部溝通機制構建方法研究

裴劍平

中圖分類號:F272 文獻標識碼:A

內(nèi)容摘要:隨著市場環(huán)境的變遷,如何對虛擬企業(yè)伙伴間的合作關系進行管理,并構建彼此間的溝通與信任機制,使虛擬企業(yè)中的每一個成員都盡其所能,共同完成既定目標任務,已成為虛擬企業(yè)管理中的關鍵問題之一。本文分析了虛擬企業(yè)的特點,闡述了虛擬企業(yè)內(nèi)部溝通機制的構建和運作方法,對日益增多的虛擬企業(yè)的運作具有現(xiàn)實的參考價值。

關鍵詞:虛擬企業(yè) 內(nèi)部溝通機制 構建方法

虛擬企業(yè)指的是兩個或兩個以上企業(yè)為了快速響應市場機遇,通過先進的信息技術組成一種有時限的互惠互利的動態(tài)網(wǎng)絡組織。各加盟企業(yè)都具有自身的核心能力或資源,組織對各伙伴企業(yè)所提供的資源進行優(yōu)化管理,伙伴之間采取整體協(xié)調運作方式,快速協(xié)同完成市場任務。當既定任務完成時,虛擬企業(yè)則解散;當新的市場機遇產(chǎn)生時,則重新組建虛擬企業(yè)。虛擬企業(yè)可以沒有屬于自己的生產(chǎn)設施、員工和資金,但必須有自己的產(chǎn)品和市場。

虛擬企業(yè)面臨的管理挑戰(zhàn)

虛擬企業(yè)作為一種新型的管理模式,它必須在綜合流動性和控制能力、牢固的伙伴關系和短的生命周期、企業(yè)間的差異和凝聚力這些方面實現(xiàn)管理的動態(tài)平衡,才能使企業(yè)在實時的信息共享和互動中實現(xiàn)同步合作,達到共贏。虛擬企業(yè)在帶來市場反應敏捷性和靈活性的同時,同樣面臨著巨大的管理挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)協(xié)調的復雜性與高成本

虛擬企業(yè)中的協(xié)調不同于一個企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調。第一,虛擬企業(yè)需要跨組織協(xié)調。虛擬企業(yè)跨組織協(xié)調的特點給虛擬企業(yè)中的協(xié)調工作帶來較大的困難,一旦出現(xiàn)沖突或矛盾,仲裁也比較困難。第二,虛擬企業(yè)需要跨地域協(xié)調。在大多數(shù)情況下,組成虛擬企業(yè)的伙伴通常具有異地分布特性。因此,虛擬企業(yè)中的協(xié)調具有跨地域特點,盡管信息技術的發(fā)展使得人們可以在很大程度上依賴信息網(wǎng)絡實現(xiàn)低成本的協(xié)調工作,但由于虛擬企業(yè)中各個伙伴的獨立利益主體特性,使虛擬企業(yè)中的協(xié)調工作仍然比較復雜,協(xié)調成本不斷增大。因此,如何減少協(xié)調成本并保證虛擬企業(yè)的靈活性,就成為不得不考慮的管理挑戰(zhàn)。

(二)如何實現(xiàn)雙贏甚至多贏目標

虛擬企業(yè)具有“多利益團體”屬性,即伙伴是利益目標不同的實體。為保證虛擬企業(yè)的順利運行,必須保證雙贏甚至多贏目標的實現(xiàn)。同時,虛擬企業(yè)還需要兼顧效率原則,體現(xiàn)“多勞多得”的激勵原則。在虛擬企業(yè)的運行與管理中,如何在這兩方面進行適當?shù)臋嗪?以保證雙贏或多贏目標的實現(xiàn)是其面臨的一個難點問題。

(三)機會主義

“動態(tài)性”是虛擬企業(yè)特點之一。虛擬企業(yè)的主要目的就是為了迎合一定的市場機遇。當市場機遇出現(xiàn)時,虛擬企業(yè)隨之成立,而當市場機遇消失時,虛擬企業(yè)也會隨之解體。在虛擬企業(yè)運行的生命周期內(nèi),根據(jù)需要既要允許新伙伴的加入,同時也不排除某些伙伴的執(zhí)意退出。這種“動態(tài)性”一方面賦予虛擬企業(yè)以較大的靈活性,以充分適應快速變化的市場環(huán)境;另一方面,這種動態(tài)性也容易導致虛擬企業(yè)中出現(xiàn)某種機會主義傾向,從而給虛擬企業(yè)整體上的穩(wěn)定運行帶來不利。如何克服與防范這種機會主義危險,在一定范圍內(nèi)控制其影響程度,使其不會對虛擬企業(yè)的運行造成較大的損害,是虛擬企業(yè)管理面臨的又一難點。

(四)運行風險

虛擬企業(yè)的好處之一是可以實現(xiàn)風險分擔,但是這并不意味著不存在風險或減少總體風險。在某種意義上,虛擬企業(yè)可以說是一種“風險轉移”的手段。另外,虛擬企業(yè)幫助企業(yè)獲得響應市場的靈活性的同時也帶來了一些新的風險因素。如市場風險依舊存在;管理/協(xié)作風險大大增加;投資風險更加復雜化;技術與知識產(chǎn)權被侵占的風險增加等。另外,虛擬企業(yè)的正常運行依賴于社會法律制度的完善,通過法律制度規(guī)范虛擬企業(yè)行為、制約成員和成員間的關系,確保各方的經(jīng)濟利益。在全球網(wǎng)絡環(huán)境下的市場機制與相關法律還不完善的情況下,虛擬企業(yè)的成員之間容易出現(xiàn)相互不信任和不規(guī)范的行為。

以上問題主要是虛擬企業(yè)伙伴間的“聯(lián)結”領域問題。因此,如何對虛擬企業(yè)伙伴間的合作關系進行管理,構建虛擬企業(yè)伙伴間的溝通與信任機制,使虛擬企業(yè)中的每一個成員都盡其所能,共同完成既定目標任務,便成為虛擬企業(yè)管理中的關鍵問題之一。

虛擬企業(yè)內(nèi)部溝通機制的構建

(一)有效溝通在虛擬企業(yè)中的作用

虛擬企業(yè)的聯(lián)盟目標和各伙伴企業(yè)的協(xié)作意愿雖然在虛擬企業(yè)的創(chuàng)立階段已經(jīng)初步形成,但對許多具體問題的認識和工作過程的協(xié)同還需要通過溝通來進一步深化。溝通是協(xié)作意愿與共同目標之間的橋梁,它可以有效地將各伙伴的協(xié)作意愿與虛擬企業(yè)的共同目標有機地結合為一體。從某種意義上說,如何在虛擬企業(yè)各伙伴企業(yè)之間進行有效的溝通也就成了虛擬企業(yè)有效運作的關鍵環(huán)節(jié)之一。這種有效溝通的作用具體表現(xiàn)在以下方面:

1.強化各合作伙伴對共同目標的認同。虛擬企業(yè)合作伙伴對共同目標的認同是虛擬企業(yè)成功的先決條件。目標雖有巨大的感召力,但共同目標的達成不是一蹴而就的,它需要一個過程,這個過程就是溝通。通過溝通,可以使虛擬企業(yè)形成良好的合作氛圍,強化對共同目標的認同。

2.提高合作伙伴之間的信任程度。虛擬企業(yè)的伙伴來自不同的區(qū)域,屬于不同的組織,有著不同的文化背景,時空的距離、文化的差異客觀上造成了伙伴之間缺乏了解,彼此之間有一種信任危機。解決這個問題的最佳辦法就是溝通。通過溝通,消除誤解,求同存異,相互理解,增強信任。信任對整個虛擬企業(yè)的運行有很大的促進和激勵作用,也是虛擬企業(yè)成功的有力保證。

3.強化合作伙伴的角色和責任意識。明確伙伴的角色和責任是虛擬企業(yè)運行的基礎。每個伙伴在虛擬企業(yè)中扮演著特定的角色,在虛擬企業(yè)的價值鏈中發(fā)揮著獨特的功能。雖然,在虛擬企業(yè)組織結構設計與契約的締結過程中,已經(jīng)初步界定了各伙伴的角色和責任,但隨著企業(yè)的運行和環(huán)境的變化,伙伴的角色、行為必然會出現(xiàn)某些偏差。如果對這些偏差聽之任之,最終會給整個聯(lián)盟造成很大的傷害,甚至會功虧一簣。所以,在虛擬企業(yè)的運行發(fā)展過程中,必須不斷地強化伙伴的角色和責任意識,而這個過程關鍵依賴于有效的溝通。

4.強化合作伙伴的協(xié)作意識。虛擬企業(yè)的每個伙伴都具有核心能力,但僅憑每個伙伴的單打獨斗將不太可能取得巨大的成功,也不會發(fā)揮出1+1>2的協(xié)同效應。因此,各伙伴必須相互協(xié)作,這就要求每個伙伴不僅要明了自己的角色和責任,還要清楚自己與其他伙伴的關系以及自己怎樣才能有效地配合其他伙伴的工作。這一切沒有充分有效的溝通,是不可能實現(xiàn)的。

虛擬企業(yè)的特點決定了虛擬企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)相比,溝通更容易產(chǎn)生問題。因此,虛擬企業(yè)需要建立與自身特點相匹配的信息溝通模式與機制,這是虛擬企業(yè)有效運行的保證。

(二)虛擬企業(yè)溝通機制構建內(nèi)容

圖1構建了虛擬企業(yè)溝通機制的初步框架。溝通機制的構成要素包括:溝通理念、溝通政策、溝通內(nèi)容、溝通渠道和溝通反饋等。

溝通理念。這是統(tǒng)率溝通機制的關鍵。溝通理念首先代表了虛擬企業(yè)決策層對溝通的認知,它融合各伙伴企業(yè)文化、管理理念與經(jīng)營哲學等方面的觀念,結合聯(lián)盟目標、任務、特征等情況,在虛擬企業(yè)內(nèi)形成相應的溝通理念。在這種溝通理念的指導下,實施虛擬企業(yè)的各項溝通活動。另外,虛擬企業(yè)溝通理念同樣要通過各種溝通渠道傳遞給各伙伴企業(yè),并且被伙伴企業(yè)接受和理解,成為整個組織的共識,這樣,溝通機制才能有效的運轉。

溝通政策。虛擬企業(yè)的各合作伙伴之間都是獨立自主、平等的合作關系,如何借助溝通,實現(xiàn)信息共享,達到協(xié)調目標是虛擬企業(yè)溝通政策的要點。虛擬企業(yè)的溝通政策應該是:根據(jù)伙伴企業(yè)是核心、盟員與會員的區(qū)分享有不同的信息共享級別。同時,在制定溝通政策的細則時,需制定相應的溝通內(nèi)容、方式和渠道,以及反饋、倡導雙向溝通等方面的具體規(guī)定。

溝通內(nèi)容。在溝通內(nèi)容的選擇方面,首先,根據(jù)溝通對象的不同而選擇不同的內(nèi)容。虛擬企業(yè)決策層可能涉及的溝通對象比如政府、銀行、稅務、客戶、公眾、核心企業(yè)或盟員企業(yè),而虛擬企業(yè)執(zhí)行層涉及的溝通對象主要是合作伙伴與各企業(yè)內(nèi)部的員工。針對這些不同的溝通對象,選擇與他們相關的信息內(nèi)容,保證他們應有的知情權。其次,無論與誰溝通,都應該鼓勵和倡導雙向溝通,促進雙方的信息交流,不斷尋求反饋,了解對方的想法和需求。最后,有關虛擬企業(yè)的聯(lián)盟目標、運行狀況、經(jīng)營業(yè)績等方面的信息始終都是與所有合作伙伴溝通的主題。

溝通渠道。通訊技術和計算機技術的發(fā)展為虛擬企業(yè)的溝通提供了便利、快捷、廣泛的溝通渠道。有數(shù)據(jù)表明:虛擬企業(yè)在組織溝通中最頻繁采用的溝通方式是電子郵件,達到30%以上,而且選擇電子溝通方式(電子郵件、電話、手機、網(wǎng)絡)的比重達到70%以上。虛擬企業(yè)在進行內(nèi)部溝通時,要依據(jù)聯(lián)盟的溝通目標、任務、對象等因素,選擇有效的溝通渠道。

溝通反饋機制。從溝通過程來看,溝通反饋是雙向溝通的一個重要環(huán)節(jié)。從虛擬企業(yè)溝通機制的建立來講,它是整個溝通體系的重要核心部分。反饋機制的設計關鍵在于保證信息傳遞的流暢性、完整性、真實性及科學的決策機制的建立。它應包括對外部環(huán)境變化的反饋機制和內(nèi)部溝通的反饋機制。

(三)虛擬企業(yè)溝通機制的運作

虛擬企業(yè)溝通機制建立后,其運作的效率還決定于虛擬企業(yè)溝通氛圍、溝通制度的制定、溝通策略與溝通技能的應用和信息溝通網(wǎng)絡的建設。

1.溝通氛圍。溝通氛圍分為鼓勵性溝通和防御性溝通。溝通氛圍的營造,受到溝通機制中的溝通理念和溝通政策的影響,而反過來溝通氛圍將會影響虛擬企業(yè)的高層管理者和核心企業(yè)在實施溝通的過程中能否采取與溝通氛圍相適應的溝通行為。鼓勵性溝通依賴于合作伙伴的企業(yè)文化、管理理念、員工素質以及他們之間的相互平等交流。這種類型的溝通氛圍就像一塊磁石,會將合作伙伴吸引到一起來,在良好的氛圍中,伙伴之間有充足時間和機會溝通交流,提高行為與決策的透明度,以消除隔閡,增進彼此之間的了解與信任。

2.溝通策略。溝通策略是為了保證實現(xiàn)聯(lián)盟溝通目標所采取的必要手段。溝通策略能夠幫助溝通的任何一方選擇合適的溝通方式,實施有效的溝通。虛擬企業(yè)之間必須注重以下五大溝通策略:溝通主體策略、溝通客體策略、信息策略、渠道選擇策略和文化策略,運用良好的溝通策略對于提高溝通效果是非常有益的。

3.溝通制度。溝通制度是將溝通機制中重要的溝通方式和方法規(guī)范化、常規(guī)化和制度化,是保障溝通機制有效運作的重要措施。虛擬企業(yè)中常見的一些溝通制度有:為了克服由于伙伴企業(yè)在地域上的分散性所導致的直接交流的不便,應將虛擬企業(yè)協(xié)調委員會的高層會晤納入?yún)f(xié)議當中,使之制度化。虛擬企業(yè)協(xié)調委員會建立具體的溝通規(guī)范和溝通指南,以契約的方式規(guī)定每個成員的溝通行為使溝通順暢,成員之間建立良好的合作關系,使高層隨時掌握成員間的溝通情況,及時處理合作的違規(guī)行為。虛擬企業(yè)分布式的信息管理系統(tǒng)能實現(xiàn)伙伴企業(yè)信息系統(tǒng)的集成,為保證企業(yè)間信息傳遞的暢通,需要制定信息管理規(guī)章制度,如推行信息標準化,規(guī)范伙伴企業(yè)信息溝通行為等。網(wǎng)絡安全技術通過身份驗證、信息加密等技術保證信息傳遞的安全性。實現(xiàn)傳輸數(shù)據(jù)的標準化也是掃除信息傳遞障礙的重要環(huán)節(jié)。

知識產(chǎn)權與商業(yè)秘密的保護協(xié)議能使伙伴企業(yè)在一般性的原則基礎上,根據(jù)彼此合作的密切程度與級別來設定信息共享的級別,并在信息管理系統(tǒng)中加以實現(xiàn),從而有效消除伙伴企業(yè)的顧慮,促進信息交流。

4.溝通技能。虛擬企業(yè)成員之間的溝通技能應是多層面的、溝通手段應是多方式的、溝通內(nèi)容應是全方位的。溝通技能不僅是溝通技術問題,而且還涉及到與此相關的組織和社會層面的溝通知識的應用。溝通技能主要包括:第一,內(nèi)部交流技能(電子論壇、郵件、網(wǎng)絡會議等)。通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng),實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享,并運用辦公軟件等工具,提高效率。內(nèi)部協(xié)同工作技能,如會議日程安排、項目管理、公文處理等。第二,外部交流合作技能(網(wǎng)絡服務、客戶關系)。通過企業(yè)網(wǎng)絡向外延伸,與外界建立交流合作機制,發(fā)布信息,為客戶提供服務,與供應商、銷售商、服務商等業(yè)務伙伴隨時地保持聯(lián)系,開展合作。

5.溝通網(wǎng)絡。信息技術的發(fā)展為虛擬企業(yè)各合作伙伴之間實時、動態(tài)的溝通提供了可能。虛擬企業(yè)首先必須構建起信息溝通網(wǎng)絡,使之實現(xiàn)事務處理功能、辦公應用功能及信息資源管理功能。而在虛擬企業(yè)溝通網(wǎng)絡建設過程中,各合作伙伴需要創(chuàng)建自己的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡,保證接口標準的兼容,保證各成員的內(nèi)部網(wǎng)絡能相互對接,信息能夠自由互傳。同時,將企業(yè)內(nèi)部需要傳遞給其他成員的信息公開發(fā)布,將需要保密的關鍵技術信息加密儲存,有助于聯(lián)盟內(nèi)部溝通方式的規(guī)范化。

虛擬企業(yè)內(nèi)部溝通機制的運作是動態(tài)的,需要不斷的改進和完善。溝通機制必須與虛擬企業(yè)組織相匹配,通過溝通協(xié)調虛擬企業(yè)內(nèi)部的運作,從而達成為聯(lián)盟目標服務的目的。溝通機制內(nèi)部各個部門需要協(xié)調一致,使其運作順暢有效。由于外部環(huán)境的多變性和不可預測性,虛擬企業(yè)必須根據(jù)外部環(huán)境變化進行動態(tài)調整。虛擬企業(yè)溝通機制處在不斷變化的組織內(nèi)外環(huán)境中,同樣需要不斷變化來適應虛擬企業(yè)系統(tǒng)的需要。

參考文獻:

1.趙春明.虛擬企業(yè)[M].浙江人民出版社,2007

2.維娜?艾莉.知識的進化[M].珠海出版社,2007

3.李越.經(jīng)濟全球化-企業(yè)如何應對[M].中國社會出版社,2007

4.童臻衡.企業(yè)戰(zhàn)略管理[M].中山大學出版社,2006