企業(yè)涉密檔案之精細(xì)化管理

夏南華

【摘 要】通過(guò)公司采取的一系列方法、手段管理涉密檔案,探索精細(xì)化管理在涉密檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化 涉密 檔案 管理者

精細(xì)化管理是細(xì)節(jié)觀念的理論化、系統(tǒng)化、實(shí)踐化,是細(xì)節(jié)觀念在管理領(lǐng)域的升華。它使細(xì)節(jié)觀念充分深刻地融入到管理之中,使細(xì)節(jié)觀念充分、深入地在管理實(shí)踐中發(fā)揮作用。時(shí)代需要精細(xì)化管理,精細(xì)化管理也非常適應(yīng)當(dāng)今的需要。在涉密企業(yè)里都存有大量不同密級(jí)的各類涉密檔案,并隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展,規(guī)模的擴(kuò)大而不斷產(chǎn)生更多不同價(jià)值的涉密檔案,在當(dāng)今的信息時(shí)代,先進(jìn)的技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為收集和使用各類檔案信息提供了方便,同時(shí)也增加了內(nèi)容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯(lián)網(wǎng)、電話、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備,稍有不慎,就會(huì)導(dǎo)致泄密,給國(guó)家和企業(yè)帶來(lái)隱患或不可彌補(bǔ)的損失。因此,如何加強(qiáng)涉密檔案的管理是每個(gè)涉密企業(yè)的重要工作之一。細(xì)節(jié)決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理,科學(xué)地維護(hù)和利用了涉密信息、檔案,為國(guó)家和企業(yè)創(chuàng)造了潛在的價(jià)值。

一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細(xì)化管理理念

對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個(gè)公民應(yīng)該履行的義務(wù),尤其是對(duì)涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業(yè)涉密檔案內(nèi)容較多,企業(yè)涉密檔案有無(wú)失泄,跟檔案管理者保密責(zé)任有著重大的關(guān)系,直接影響到企業(yè)保密工作的好壞。因此,要對(duì)涉密檔案管理者及承載場(chǎng)所和載體進(jìn)行精細(xì)化規(guī)范,統(tǒng)一管理,定期培訓(xùn)保密法律法規(guī),學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)家秘密管理規(guī)定》、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)保密防范技術(shù)知識(shí),了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級(jí)檔案及其知悉范圍,要懂保密,會(huì)保密,善保密,努力提高通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)泄密的識(shí)別能力和防范處置能力,可以通過(guò)保密知識(shí)手冊(cè)、知識(shí)競(jìng)賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對(duì)檔案管理者進(jìn)行保密教育和保密提醒,增強(qiáng)保密意識(shí),提高敏感性和責(zé)任心,在工作中自覺遵守保密原則,時(shí)刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識(shí)和理念,及時(shí)發(fā)現(xiàn)泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)把守住企業(yè)的每個(gè)秘密。

二、精細(xì)涉密檔案管理制度

對(duì)制度的行為要求,執(zhí)行責(zé)任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進(jìn)行細(xì)化完善,以高技術(shù)防范手段和嚴(yán)密的監(jiān)督制約措施對(duì)涉密檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行保護(hù),完善各項(xiàng)規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據(jù)《保密法》、《檔案法》結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)情況,制定了嚴(yán)密而簡(jiǎn)明、易于操作的保密管理細(xì)則,如《涉密檔案保密管理細(xì)則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時(shí)用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò),減少泄密事件的發(fā)生。對(duì)不同涉密載體(光盤、U盤等介質(zhì))的檔案分門別類的制定規(guī)章制度,各類涉密檔案根據(jù)密級(jí)的不同,按照國(guó)家密級(jí)保管要求(秘密級(jí)10年,機(jī)密級(jí)20年,絕密級(jí)30年)制定不同的管理措施,辦理相對(duì)應(yīng)的登記審批手續(xù),任何個(gè)人都無(wú)權(quán)私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用完經(jīng)審核后及時(shí)歸檔,不得隨便摘抄復(fù)印、復(fù)制、遺失。如有失泄應(yīng)及時(shí)查明原因,盡快補(bǔ)救,減少損失。這么多年來(lái),我們公司從無(wú)發(fā)生涉密檔案失泄事件,多次被河南省國(guó)防科工委評(píng)為保密先進(jìn)單位。

三、精細(xì)責(zé)任

人是有責(zé)人感的,只要環(huán)境適當(dāng),人們不僅會(huì)承擔(dān)責(zé)任,而且還會(huì)追求責(zé)任,愿意在工作中發(fā)揮自己的聰明才智和創(chuàng)造性。企業(yè)建立保密責(zé)任制,從公司領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員,層層簽訂保密責(zé)任書。替代壓制性管理,推動(dòng)管理者自覺完成擔(dān)負(fù)的責(zé)任。我們公司采取責(zé)任雙方共同簽訂的方式,上一層履行監(jiān)督管理職責(zé),下一層向上一層負(fù)責(zé),形成一張“橫向到邊,縱向到底,一級(jí)向一級(jí)負(fù)責(zé)”的保密責(zé)任網(wǎng)絡(luò)?？梢浴鞍磮D索驥”進(jìn)行責(zé)任監(jiān)督,責(zé)任考核和責(zé)任追究,做到“層層簽訂保密責(zé)任書,事事明確保密責(zé)任人,誰(shuí)出問題誰(shuí)負(fù)責(zé)”。用制度約束、監(jiān)督,將安全保密責(zé)任轉(zhuǎn)化為崗位操作規(guī)范,盡量減少知悉者的彈性空間,將對(duì)涉密檔案人員的管理納入考核,建立職責(zé)考核記錄,一方面對(duì)考核記錄不好的管理者進(jìn)行保密提醒,扣發(fā)保密津貼,對(duì)記錄好的給予獎(jiǎng)勵(lì);另一方面注重分析履行職責(zé)不力的原因,引以為戒。獎(jiǎng)懲分明的實(shí)施提高了管理者履行保密職責(zé)的能力,增強(qiáng)保密意識(shí)。公司對(duì)涉密檔案各環(huán)節(jié)的管理制度化,標(biāo)準(zhǔn)化,責(zé)任到人,進(jìn)行系統(tǒng)管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發(fā)生,使國(guó)家秘密得到有效保護(hù)。

四、精細(xì)日常管理

著名的“海恩法則”強(qiáng)調(diào),再完善的規(guī)章制度,在實(shí)際操作中也無(wú)法取代人的素質(zhì)和責(zé)任心。物防、技防不如心防,檔案保密工作重在心防,心防搞好了就會(huì)減少無(wú)意識(shí)的失密,就會(huì)少些因?yàn)椤盁o(wú)知”造成的失密,更不會(huì)去違背規(guī)章制度,更不會(huì)有心竊密。因此,應(yīng)該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個(gè)管理者,定期檢查每一個(gè)工作程序,無(wú)論歸檔查收,整理編輯、借閱審批,密級(jí)保管,解密,銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié),涉密檔案都應(yīng)在規(guī)章制度內(nèi)運(yùn)行,帳物相符,審批手續(xù)齊全,統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。除了檔案部門自查,公司保密辦也制定周密細(xì)致的檢查制度,定期規(guī)范化的對(duì)涉密檔案管理部門及管理者進(jìn)行多層次檢查,以“查”作為手段,以“補(bǔ)”作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),提高涉密檔案管理者的素質(zhì)和責(zé)任心。涉密檔案管理人員無(wú)論在什么場(chǎng)合都要時(shí)刻警惕,從內(nèi)心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規(guī)定的事。牢記國(guó)防科技工業(yè)涉密人員行為“十不準(zhǔn)”,做到守口如瓶,萬(wàn)無(wú)一失,即保管的涉密資料不泄密,不損壞,不丟失,不散亂。嚴(yán)禁提供與配套項(xiàng)目研制無(wú)關(guān)的涉密信息,嚴(yán)禁將工作中知悉的國(guó)家秘密泄密給無(wú)關(guān)人員。

實(shí)踐證明,對(duì)涉密檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,是做好涉密檔案保密,維護(hù)檔案安全的科學(xué)方法,能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)涉密檔案的利用價(jià)值,更好的為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。