淺談如何做好施工階段監(jiān)理資料的管理工作

李　帥

摘要:建設(shè)工程監(jiān)理資料管理,是建設(shè)工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。

關(guān)鍵詞:施工監(jiān)理 監(jiān)理資料 科學(xué)管理

建設(shè)工程監(jiān)理資料管理,是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托,在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間,對建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐漸形成的,工程的工期越長,規(guī)模越大,技術(shù)越復(fù)雜,監(jiān)理資料就越多。那么總監(jiān)理工程師自身該如何做好監(jiān)理資料的管理工作呢?

一、監(jiān)理資料管理的意義

建設(shè)工程監(jiān)理資料管理,是建設(shè)工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。它是監(jiān)理工程師實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理、進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。

對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進(jìn)行工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制,而控制的基礎(chǔ)是信息;如果沒有及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息,監(jiān)理工程師就無法實(shí)施有效的控制。在建設(shè)工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息,經(jīng)過收集、整理、加工和傳遞,以監(jiān)理文件檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存,會成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源,它是監(jiān)理工程師進(jìn)行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。

對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以極大地提高監(jiān)理工作效率。監(jiān)理文件檔案資料經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類,形成監(jiān)理文件檔案資料庫,當(dāng)監(jiān)理工程師需要時(shí),就能及時(shí)有針對性地提高完整的資料,從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題;反之,如果文件檔案資料分散管理,就會導(dǎo)致混亂,甚至散失,最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。

對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。監(jiān)理文件檔案資料的管理,是把監(jiān)理過程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存,從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面,在項(xiàng)目建成竣工以后,監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位,作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案;另一方面,完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料,監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn),有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。

二、建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制及相關(guān)制度

監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個(gè)工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜,專業(yè)各異,不論是監(jiān)理工程師,還是專職資料員,僅依靠個(gè)人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點(diǎn),制定“誰監(jiān)理、驗(yàn)收,誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。這就要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工,劃分監(jiān)理工作范圍,建立內(nèi)部責(zé)任制,確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報(bào)制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度,保證崗位不缺人,工作有人做,資料有人管,監(jiān)理日記有人記,確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。監(jiān)理單位在檢查監(jiān)理項(xiàng)目部工作時(shí),也應(yīng)同時(shí)檢查該項(xiàng)目的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理項(xiàng)目部人員的工作質(zhì)量。這樣的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu),每個(gè)人的監(jiān)理工作范圍清楚了,監(jiān)理資料的責(zé)任也就明確了。

三、加強(qiáng)對施工資料的監(jiān)理

監(jiān)理資料管理要做到及時(shí)、真實(shí)、有序,同時(shí)在施工監(jiān)理的全過程中,還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄,是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上,對工程實(shí)體進(jìn)行檢查,以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求,則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起,同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo),步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。

施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視,在第一次工地例會上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性,要交待有關(guān)施工報(bào)驗(yàn)工作的程序和基本條件。特別在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān),堅(jiān)持報(bào)驗(yàn)必須資料先行,各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格的原則。在平時(shí)的工程例會上也要多次重申,并爭取獲得業(yè)主的理解和支持。

四、加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,爭取業(yè)主的理解和支持

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,爭取業(yè)主的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等等,都由業(yè)主提供。平時(shí)工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)。工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持,否則工作很難開展,監(jiān)理資料的管理工作就難以落實(shí)。

五、結(jié)束語

作為監(jiān)理工程師,應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新規(guī)范。因?yàn)橹R是不斷更新的,只有通過不斷學(xué)習(xí),及時(shí)充電,才能使自己的工作游刃有余。

實(shí)踐證明,要做好監(jiān)理資料的管理,應(yīng)在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上,監(jiān)理單位應(yīng)予重視,完善制度,落實(shí)責(zé)任,勤于檢查督促。這樣,工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)監(jiān)理工作的進(jìn)一步科學(xué)化,規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。