收文應(yīng)該有選擇地歸檔

孫學(xué)政

摘要：針對李興利同志提出的只歸檔發(fā)文的構(gòu)想進(jìn)行商榷，分析國家綜合檔案館館藏檔案內(nèi)容重復(fù)的原因，提出減少館藏檔案內(nèi)容的重復(fù)不能以犧牲館藏檔案的齊全完整為代價，館藏檔案內(nèi)容允許合理(必要)的重復(fù)。只歸檔發(fā)文傷害檔案存史功能，收文奧檔案有選擇地歸檔，既是現(xiàn)實利用的需要，更是齊全完整地保存社會歷史記憶的長遠(yuǎn)需要。

關(guān)鍵詞：存史；優(yōu)化館藏；歸檔；收文；檔案

從文件的來源進(jìn)行分類，一個立檔單位形成的文件通常包括三種。即發(fā)文、收文和內(nèi)部文件。為了日后工作查考、從事科學(xué)研究和存史等方面的需要，各立檔單位均按檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將具有保存價值的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件歸檔保存起來。收文應(yīng)該有選擇地歸檔，本來是檔案管理的一個ABC問題，以此為題實屬無奈，因為李興利同志連續(xù)撰寫了兩篇文章《試論只歸發(fā)文》和《再論只歸檔發(fā)》，提出了只歸檔發(fā)文的構(gòu)想，認(rèn)為只歸發(fā)文是徹底解決館藏檔案重份問題的唯一方法。筆者贊同只歸檔發(fā)文確實可以部分解決館藏檔案內(nèi)容重復(fù)的問題，并且也可能會受到大部分文書工作者和部分檔案工作者的支持和歡迎，在技術(shù)條件具備的情況下也基本上能滿足現(xiàn)實利用的需要。但是，收文歸檔并不是造成館藏內(nèi)容重復(fù)的真正原因，只歸檔發(fā)文不是解決館藏內(nèi)容重復(fù)的正確方法。收文類檔案有選擇地歸檔，既是現(xiàn)實利用的需要，更是齊全完整地保存社會歷史記憶的長遠(yuǎn)需要，現(xiàn)主要從存史的角度與李興利同志商榷：

1國家綜合檔案館館藏內(nèi)容重復(fù)的原因分析及對策

1．1從嚴(yán)格意義上說，“綜合檔案館館藏檔案重份現(xiàn)象”是一個偽命題。綜合檔案館會出現(xiàn)館藏內(nèi)容重復(fù)問題，但一般不會出現(xiàn)檔案重份現(xiàn)象，因為發(fā)文處理過程中形成的檔案不同于收文辦理過程中形成的檔案。它們之間可以互相印證，但不能互相代替，從這個意義上說，檔案館館藏內(nèi)容允許合理(必要)的重復(fù)。在檔案形成過程中，也會形成內(nèi)容重復(fù)的文件材料，比如正式文件與定稿，會議記錄與會議紀(jì)要等，因為這些文件有不同的保存價值，它們之間可以互相印證。這種內(nèi)容的重復(fù)也是合理的和必要的。檔案內(nèi)容重復(fù)問題沒有徹底的解決辦法，也沒有必要徹底解決。徹底解決館藏內(nèi)容重復(fù)問題必然以犧牲館藏檔案的齊全完整為代價，對檔案存史功能帶來傷害，我們能解決且必須解決的僅僅是館藏檔案內(nèi)容不合理的重復(fù)。

1．2國家綜合檔案館館藏檔案內(nèi)容不合理的重復(fù)與收文歸不歸檔沒有必然聯(lián)系，收文歸檔僅僅是導(dǎo)致館藏檔案內(nèi)容重復(fù)的表層原因。更深層的原因是優(yōu)化館藏與豐富館藏是對立的。豐富館藏做的是加法，成績是顯而易見的，而優(yōu)化館藏做的是減法，既不容易出成績，同時具有一定的風(fēng)險。優(yōu)化館藏必然導(dǎo)致館藏的大量減少，而減少館藏必然會影響檔案工作的業(yè)績。因此，從檔案館(檔案局)到立檔單位都沒有人來做優(yōu)化館藏這種吃力不討好的事，這才是導(dǎo)致館藏內(nèi)容大量重復(fù)的深層次原因。只要國家綜合檔案館的評價標(biāo)準(zhǔn)、撥款機(jī)制不從根本上改變，檔案館藏內(nèi)容的不合理重復(fù)就不會從根本上改變。另外，由于鑒定是一項難度很大的工作，也具有相當(dāng)風(fēng)險，對檔案的鑒定工作在很大程度上依賴檔案人員的自覺，導(dǎo)致從立檔單位到國家綜合檔案館都沒有嚴(yán)格進(jìn)行鑒定工作。“不想鑒定、不敢鑒定、不會鑒定的現(xiàn)象十分普遍。甚至‘鑒而不銷成了一種潛規(guī)則”，這也是導(dǎo)致檔案館藏內(nèi)容的不合理重復(fù)的重要原因。

1．3解決館藏內(nèi)容重復(fù)問題的方式不是簡單的只歸檔發(fā)文，而是要對癥下藥，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)把立檔單位歸檔質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格控制收文類檔案向國家綜合檔案館移交，對收文類檔案有選擇地歸檔：凡是列入不歸檔范圍的收文(如普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，供參閱的文件材料等)，禁止歸檔；執(zhí)行過程中未形成本單位特色的收文，可以存檔而不歸檔；凡是執(zhí)行過程中體現(xiàn)了本單位特色的收文，則必須歸檔。立檔單位已歸檔的收文類檔案，如果僅具有備查作用或?qū)Ρ镜貐^(qū)存史作用不明顯，則禁止向國家綜合檔案館移交：如果對本地區(qū)存史具有明顯的作用，則必須向國家綜合檔案館移交。

2只歸檔發(fā)文必將對檔案存史功能帶來傷害

留存檔案的目的主要有保存證據(jù)(即保證發(fā)文記錄信息的穩(wěn)定性，作為發(fā)出文件的記錄信息被非法篡改時的證據(jù))、備查和存史。發(fā)文歸檔的主要目的是保存證據(jù)和存史(文件形成過程的歷史)，收文歸檔的主要目的是備查和存史(文件執(zhí)行過程的歷史)。發(fā)文類檔案的存史作用不同于收文類檔案的存史作用。

筆者不認(rèn)同“只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，一個地區(qū)的檔案資源是不會流失的”的觀點，因為這種觀點僅僅看到了文件與檔案的密切聯(lián)系，卻沒有看到文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別，混淆了文件與檔案的關(guān)系。文件是辦事的工具，檔案是歷史的記憶，文件不等同于檔案。從文件的角度來看，部分發(fā)文與其相對應(yīng)的收文從形式到內(nèi)容上都是一樣的，但從檔案的角度來看，發(fā)文處理過程中形成的檔案與收文辦理過程中形成的檔案卻完全不同，A單位收文形成的檔案也不同于B單位收文形成的檔案，從存史的角度看，發(fā)文的檔案不能代替收文的檔案，A單位形成的收文檔案也不能代替B單位形成的收文檔案，只歸檔發(fā)文,必然破壞立檔單位檔案的齊全完整。最終導(dǎo)致國家綜合檔案館存史功能的部分缺失。

優(yōu)化館藏必須以豐富館藏為前提，沒有豐富的館藏就不可能有優(yōu)化的館藏。沒有立檔單位豐富的室(館)藏就不可能有國家綜合檔案館的豐富館藏。只歸檔發(fā)文，收文只存檔而不歸檔，必然破壞立檔單位檔案全宗的完整性，我們提倡歸檔“以我為主”，同時堅決反對“上下砍光”。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，只歸檔發(fā)文，的確可以滿足保存證據(jù)的需要，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，一個地區(qū)的電子文件中心和數(shù)字檔案館建立起來后，只歸檔發(fā)文，理論上也可以滿足保存證據(jù)和備查的需要(實踐中由于網(wǎng)絡(luò)原因，以及電子文件固有的不穩(wěn)定性，有時不一定能百分百滿足備查的需要)；但不論信息化發(fā)展到什么階段，只歸檔發(fā)文都不能完全滿足存史的需要，必將對檔案存史功官B帶來傷害。

3收文應(yīng)該有選擇地歸檔

筆者贊同存檔不等于歸檔，但同時認(rèn)為存檔不能代替歸檔。對于立檔單位而言，收文由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門存檔，并不能代替收文檔案向檔案部門的歸檔。文書處理部門存檔而不歸檔的做法嚴(yán)重影響了立檔單位歷史的留存，只歸檔發(fā)文必將導(dǎo)致立檔單位歷史記憶的殘缺不全，在強(qiáng)調(diào)收文歸檔的情況下，尚有“許多單位的重要收文就保存在領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門手里”，如果提倡只歸檔發(fā)文，這些收文的去向和命運就更加可想而知了。由于文書處理部門的基本職責(zé)或者說工作的重點不是檔案的留存，在收文類檔案還有現(xiàn)行作用的時候，文書處理人員或許會有留存收文類檔案的興趣和動力，但在其現(xiàn)行作用失去之后，他們根本不愿承擔(dān)留存收文類檔案的歷史重任，并且也不具備長期留存收文類檔案的條件。當(dāng)文書處理部門堅持向本單位檔案部門歸檔收文類檔案時，檔案部門是收還是不收?如果收，則違背了只歸檔發(fā)文的初衷；如果不收，則這些收文類檔案要么被直接銷毀，要么就自生自滅，這種破壞立檔單位檔案全宗完整性的行為，該由誰來承擔(dān)責(zé)任?只歸檔發(fā)文，在條件具備的情況下，基本上能滿足為現(xiàn)實服務(wù)的需要，但檔案還承載著對歷史負(fù)責(zé)、替未來著想的重任，為了立檔單位檔案的齊全。為了社會歷史記憶的完整，收文應(yīng)該有選擇地歸檔。

4結(jié)束語

筆者之所以反對只歸檔發(fā)文，是因為只歸檔發(fā)文傷害了檔案的存史功能，收文有選擇地歸檔，既是現(xiàn)實利用的需要，更是齊全完整地保存社會歷史記憶的長遠(yuǎn)需要。只歸檔發(fā)文，確實可以部分減少國家綜合檔案館館藏檔案內(nèi)容的重復(fù)，但這種減少是以犧牲館藏檔案的齊全完整為代價，不是優(yōu)化館藏的應(yīng)有之義。筆者提倡收文由立檔單位有選擇地歸檔，嚴(yán)格控制收文類檔案向國家綜合檔案館移交，合理確定國家、地區(qū)和立檔單位留存檔案的分工，“官府”(國家綜合檔案館)不藏，可藏于“民”(立檔單位)，在保持立檔單位歷史記憶齊全完整的前提下，保持整個社會歷史記憶的齊全完整。

參考文獻(xiàn)

[1]李興利，試論只歸發(fā)文[J].檔案管理，2008(4).

[2]李興利，再論只歸檔發(fā)文[J].檔案管理，2009(1).

(作者單位：廣東海洋大學(xué)檔案館來稿日期2009-06-16)