崗位描述如何全方位立體化

何佳佳

提到崗位描述，企業(yè)人力資源部門(mén)大多想到的就是崗位說(shuō)明書(shū)，即將該崗位的基本信息、崗位職責(zé)、崗位關(guān)系、崗位權(quán)限、協(xié)助關(guān)系、工作特征、任職資格和職業(yè)發(fā)展等內(nèi)容用文字描述出來(lái)，從而達(dá)到規(guī)范崗位的目的。但是有人認(rèn)為，僅僅用崗位說(shuō)明書(shū)描述崗位，過(guò)于理論化，不夠精細(xì)，指導(dǎo)作用不強(qiáng)。因此，如何將崗位描述做得更加清晰和立體化，是人力資源管理者非常關(guān)注的問(wèn)題。

一、全方位立體化崗位描述模型

要想清晰地描述出一個(gè)崗位，就要把所有與崗位相關(guān)的因素統(tǒng)統(tǒng)地找出來(lái)。除了崗位說(shuō)明書(shū)中通常包括的基本信息、崗位職責(zé)、崗位關(guān)系、崗位權(quán)限、協(xié)助關(guān)系、工作特征、任職資格和職業(yè)發(fā)展等描述性?xún)?nèi)容外，與崗位相關(guān)的還有崗位的工作量、崗位各項(xiàng)職責(zé)開(kāi)展的步驟，以及串聯(lián)上下游相關(guān)部門(mén)的流程、崗位各項(xiàng)職責(zé)履行所用到的工具，如表單、崗位履行需參照的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)。此外，與一個(gè)崗位相關(guān)的還有績(jī)效指標(biāo)、薪酬待遇等相關(guān)因素，但由于這些已經(jīng)超出崗位描述的范疇，且已有現(xiàn)成的體系，因此這里不再對(duì)其進(jìn)行討論。

筆者認(rèn)為，將崗位說(shuō)明書(shū)、崗位工作量、崗位相關(guān)流程繪制、相關(guān)表單、相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)綜合起來(lái)，就能夠清晰、定性與定量且立體地描述出一個(gè)崗位，形成一套規(guī)范化的操作文件手冊(cè)。這是因?yàn)橐皇菎徫徽f(shuō)明書(shū)能夠定性地描述崗位職責(zé)、工作量測(cè)定；二是能夠定量地描述崗位工作強(qiáng)度、崗位流程繪制．三是能夠體現(xiàn)工作的步驟關(guān)系和所涉及到的所有部門(mén)和崗位、表單：四是能夠規(guī)范工作的過(guò)程和結(jié)果的表現(xiàn)形式：五是能夠提供相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作準(zhǔn)繩。通過(guò)這五個(gè)方面的規(guī)范，一個(gè)很立體的崗位描述就顯現(xiàn)出來(lái)了。

二、全方位立體化崗位描述的工作方法

1建立崗位說(shuō)明書(shū)。通過(guò)基本信息、崗位職責(zé)、崗位關(guān)系、崗位權(quán)限、協(xié)助關(guān)系、工作特征、任職資格和職業(yè)發(fā)展等維度對(duì)一個(gè)崗位進(jìn)行定性描述。崗位說(shuō)明書(shū)是很成熟的工具，具體如何撰寫(xiě)，請(qǐng)參考相關(guān)書(shū)籍，這里不再贅述。

2測(cè)定崗位工作量。首先將崗位工作劃分兩大類(lèi)：一類(lèi)是日常性的部門(mén)職能工作，另一類(lèi)是階段性的部門(mén)內(nèi)部工作，或部門(mén)項(xiàng)目、公司項(xiàng)目，可以根據(jù)實(shí)際情況按照月度、季度、年度等不同周期來(lái)劃分。對(duì)日常性的工作明確其工作對(duì)象、內(nèi)容、發(fā)生頻率(或次數(shù))、單位工作時(shí)間，全年工作量等；對(duì)階段性工作明確其工作內(nèi)容、工作或項(xiàng)目周期、工作量發(fā)生的特點(diǎn)等。

3流程繪制。按照崗位各項(xiàng)職責(zé)開(kāi)展的步驟以及串聯(lián)上下游相關(guān)部門(mén)的流程進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)每個(gè)崗位所有職責(zé)的工作步驟進(jìn)行梳理，以流程圖的形式表現(xiàn)出來(lái)。

4規(guī)范表單。對(duì)于每項(xiàng)工作的開(kāi)展所需要的表單進(jìn)行規(guī)范化，設(shè)計(jì)時(shí)以能夠清晰且有助于高效率的工作為原則。

5明確各項(xiàng)工作所遵守的相應(yīng)制度和標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)崗位建立制度索引來(lái)提高制度查找的效率，從而在一定程度上提高制度和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行率。

6最后形成一整套成果文件——崗位職責(zé)管理手冊(cè)。

三、全方位立體化崗位描述模型的作用

1新員工的行動(dòng)指南。對(duì)新入職的員工來(lái)說(shuō)，是一個(gè)全方位的指導(dǎo)手冊(cè)，在新員工培訓(xùn)時(shí)使其能夠盡快熟悉崗位職責(zé)。

2規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。對(duì)于內(nèi)部管理非常不規(guī)范的企業(yè)來(lái)說(shuō)，這樣梳理是建立規(guī)范的內(nèi)部管理體系的第一步。只有先把這一套文檔梳理出來(lái)，才能夠?yàn)閱T工提供一個(gè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，從而才可能在執(zhí)行的過(guò)程中進(jìn)一步優(yōu)化和完善。

3管理者有效管理的工具。管理者能夠全面立體地了解下屬的各項(xiàng)工作，這樣不僅方便其對(duì)下屬進(jìn)行監(jiān)督檢查，也能夠更有針對(duì)性地對(duì)其工作進(jìn)行指導(dǎo)。

四、編制工作要點(diǎn)

1編制方法要慎重。建立這樣一套全面而立體的崗位描述文檔，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此在實(shí)際操作過(guò)程中，可以先在公司內(nèi)選取一個(gè)部門(mén)編制作為樣本，通過(guò)培訓(xùn)編制方法，規(guī)范編寫(xiě)流程和標(biāo)準(zhǔn)，從而在全公司進(jìn)行復(fù)制，由專(zhuān)人對(duì)各部門(mén)編制工作進(jìn)行指導(dǎo)修正。

2執(zhí)行要到位。崗位描述文檔建立起來(lái)后，如何能夠使其發(fā)揮作用，而不是束之高訇，還要依靠高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推廣，以及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的配合并在使用的過(guò)程中不斷進(jìn)行優(yōu)化。

3動(dòng)態(tài)化管理。伴隨著企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和崗位的動(dòng)態(tài)調(diào)整，必然引發(fā)此套崗位職責(zé)手冊(cè)內(nèi)容的調(diào)整。因此，主管編制部門(mén)如人力資源部或企管部，需要定期進(jìn)行檢核、升級(jí)和更新，確保崗位職責(zé)手冊(cè)更好地適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，真正成為管理者和員工的管理利器。