規(guī)范文書送達 堵住企業(yè)管理漏洞

王根生

編者按：長期以來，我國法制建設(shè)和實踐上，普遍存在“重實體，輕程序”的觀念和做法。具體到勞動法制領(lǐng)域，顯著表現(xiàn)之一即為調(diào)整勞動關(guān)系運行的實體規(guī)則發(fā)達。而規(guī)范勞動關(guān)系雙方法律行為的程序規(guī)則極其薄弱，特別是《勞動合同法》施行后，對用人單位人力資源管理活動的書面化管理提出了更高的要求。因此，規(guī)范企業(yè)文書的送達行為，對企業(yè)能否開展合法化的人力資源管理活動意義重大。

規(guī)范的企業(yè)文書送達行為，是用人單位開展人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，對用人單位依法管理職工和維護勞動關(guān)系雙方合法權(quán)益，保持和促進勞動關(guān)系和諧等具有重要意義。

以對職工做出處理決定(如行政處分、除名、解除勞動合同等)的文書送達為例，用人單位按照勞動法律法規(guī)或規(guī)章制度的規(guī)定，以合法合理的方式和程序?qū)⑻幚砦臅蚵毠に瓦_，一方面可以從程序上保證企業(yè)對職工的處理行為發(fā)生效力；另一方面，作為事實記錄載體，也是職工啟動法律救濟程序維護自身合法權(quán)益的憑據(jù)。

文書送達過程中的問題

企業(yè)在文書送達上需要具體來研究以下六個問題：

第一，送達的形式。涉及的問題是口頭、電子還是書面(包括傳真)形式，直接關(guān)系到用人單位的人力資源管理文化和舉證能力強弱。首先，基于勞動關(guān)系的特點，在不同的階段過程中，用人單位的管理權(quán)力會存在由強到弱的動態(tài)變化。用人單位應(yīng)當據(jù)此形成管理理念和相應(yīng)舉措，選擇適用風險最小的送達形式。其次，應(yīng)根據(jù)管理行為影響勞動者勞動關(guān)系履行的程度大小，選擇適用送達形式。對臨時性的、極其微觀性改變勞動者勞動條件的管理行為，可以采用口頭形式；重大影響勞動者勞動條件或者實質(zhì)性影響勞動關(guān)系的，必須用書面形式；最后，與司法文書送達不同，企業(yè)人力資源管理文書送達一般不存在書面證明送達行為的送達回證。因此，如何證明送達行為和送達形式本身同樣重要。

第二，送達的方式。在勞動法律法規(guī)沒有做出特殊規(guī)定的情況下，用人單位人力資源管理文書送達方式應(yīng)當符合《民事訴訟法》規(guī)定的司法送達方式。但基于勞動關(guān)系自我調(diào)整的私法屬性，有的送達方式顯然不適合企業(yè)人力資源管理文書送達。因此，企業(yè)人力資源管理文書送達方式只能在直接送達、郵寄送達和公告送達中合法選擇。從原勞動部的相關(guān)規(guī)定精神看，企業(yè)人力資源管理文書送達方式應(yīng)當依次選擇直接送達、郵寄送達、公告送達，只有在前一種方式不具備條件的情況下，才能選擇后一種方式，否則會被認定為無效。特別是公告送達，適用的條件應(yīng)當是相當嚴格的。

第三，送達的對象。在勞動關(guān)系正常運行中，基于勞動關(guān)系的人身屬性特征，企業(yè)人力資源管理文書送達對象顯然應(yīng)當是勞動者本人。而在勞動合同履行出現(xiàn)障礙產(chǎn)生爭議或者解除(終止)勞動合同后，具體送達對象則需要進行具體研究。根據(jù)法律和相關(guān)司法解釋上關(guān)于直接送達的規(guī)定，一般情況下，受送達人本人不在的，可交其同住的成年家屬簽收；受送達人指定代受人的，可交代收人簽收；收送達人有授權(quán)代理人的，可以向授權(quán)代理人送達(書面明確表明其授權(quán)代理人無權(quán)接收的除外)。勞動者或者相關(guān)人員拒絕簽收的，用人單位應(yīng)當重新選擇合法視同送達的送達方式，而不應(yīng)采取有關(guān)人員現(xiàn)場證明的變相留置送達，否則會影響送達行為的法律評價從而引起實體法律風險。實踐中有些企業(yè)向勞動者的擔保人直接送達，顯然不符合法律規(guī)定。

第四，送達的日期。在企業(yè)人力資源管理文書送達活動中，直接送達和郵寄送達的日期往往比較容易確定，根據(jù)《民事訴訟法》規(guī)定，郵寄送達的，回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。而公告送達由于實行的是推定送達制度，送達日期的具體確定受送達期限的限制。與法律對公告送達期限的一般性規(guī)定不同，勞動保障法規(guī)政策對送達期限進行了特殊性規(guī)定。根據(jù)勞辦發(fā)〔1995〕179號的規(guī)定，企業(yè)人力資源管理文書自發(fā)出公告之日起三十日，即視為送達。而根據(jù)法律和司法解釋的規(guī)定，一般司法文書公告送達期限為六十日，而涉及涉外司法文書送達時則為三個月。當然何時開始送達，企業(yè)則應(yīng)當遵循合法性和合理性原則。

第五，“視同”送達行為。在勞動保障法規(guī)政策層面上，“視同”行為和制度比較發(fā)達。鑒于勞動合同履行的不安定性特征顯著，企業(yè)和勞動者均系非公權(quán)力主體，文書“視為”送達制度應(yīng)當更有用武之地。參考《民事訴訟法》和最高院司法解釋的規(guī)定，應(yīng)當建立和承認勞動關(guān)系雙方文書送達中的“視同”送達制度，分別在郵寄送達和公告送達中予以適用。當前，在企業(yè)文書送達采取郵寄送達比較普遍的情況下，從平衡勞動關(guān)系雙方利益和程序義務(wù)出發(fā)，可以考慮下列情形為合法的企業(yè)文書“視同”送達行為：一是勞動者未在文書或者送達回證上簽收，但在郵件回執(zhí)上簽收的；二是勞動者向企業(yè)提及了所送達文書的實體內(nèi)容或者程序義務(wù)；三是勞動者已經(jīng)按照所送達文書的實體內(nèi)容或者履行了規(guī)定的程序義務(wù)；四是有確鑿的證據(jù)能確認已經(jīng)送達的情形。反之，勞動者送達文書亦然。當然，還要從反向規(guī)定特殊情形下，視為未送達。

第六，送達行為所涉及的法律效力。企業(yè)人力資源管理文書送達后，開始產(chǎn)生推定的法律效力，對勞動者產(chǎn)生了約束力，勞動關(guān)系運行中的勞動條件或者勞動關(guān)系本身出現(xiàn)變化，影響勞動者權(quán)益而尋求法定法律救濟程序的時效也開始計算，比如勞動爭議仲裁時效。實踐中爭議較大的是企業(yè)送達方式不規(guī)范而影響其人力資源管理行為的法律效力問題，如能直接送達或者郵寄送達，卻采用公告送達；沒有仔細核實受送達人詳細地址的情況下用一般掛號信的形式進行郵寄送達；缺乏能證明完成送達行為的規(guī)范化憑證等等。

規(guī)范企業(yè)文書送達

為了使企業(yè)人力資源管理行為產(chǎn)生法律效力，構(gòu)建和發(fā)展和諧勞動關(guān)系，有必要對企業(yè)人力資源管理文書送達行為加以規(guī)范。

第一，合理選擇送達形式。根據(jù)《勞動合同法》等實體法律法規(guī)的規(guī)定和人力資源管理行為對勞動關(guān)系影響程度大小，選擇恰當?shù)乃瓦_形式。例如，根據(jù)《勞動合同法》第40條的規(guī)定，企業(yè)在法定條件下可以提前三十日非過失性解除勞動者勞動合同，其必須使用書面形式送達。參考最高院司法解釋的規(guī)定，企業(yè)可以通過傳真、電子郵件等能夠確認收悉的其他適當方式向受送達勞動者送達文書。因此，在選擇形式上，企業(yè)應(yīng)遵循“書面形式為主、電子形式為輔、慎用口頭形式”的原則。

第二，正確選擇送達方式。優(yōu)先選擇直接送達，即企業(yè)應(yīng)在全面詳細掌握勞動者信息的條件下，將管理文書直接交給受送達勞動者本人；本人不在的，交其同住成年親屬簽收。直接送達是企業(yè)向職工送達處理文書的基本原則，凡是能夠直接送達的，都應(yīng)當采用直接送達的方式。在直接送達管理文書有困難的情況下，企業(yè)才能選擇郵寄送達，郵寄送達應(yīng)當根據(jù)前述“視同”送達制度規(guī)定操作和《最高人民法院關(guān)于以法院專遞方式郵寄送達民事訴訟文書的若干規(guī)定》的規(guī)定精神辦理。當勞動者下落不明或者用直接送達、郵寄送達方式無法送達的情況下，企業(yè)方可公告送達，公告送達應(yīng)根據(jù)《民事訴訟法》和最高人民法院相關(guān)司法解釋的規(guī)定精神辦理。首先，企業(yè)需要有相應(yīng)的證據(jù)加以證明受送達勞動者下落不明或用其他送達方式無法送達的情況存在；其次，企業(yè)公告必須做到覆蓋面廣，起碼能夠覆蓋到受送達勞動者的經(jīng)常居住地，在有一定影響力的報紙上進行；最后，要嚴格區(qū)分下落不明和暫(臨)時找不到人的情況，決定是否適用公告送達。另外，考慮到勞動關(guān)系中企業(yè)屬于私權(quán)利主體及勞辦發(fā)〔1995〕179號文件的規(guī)定，企業(yè)人力資源管理文書送達不應(yīng)當適用留置送達方式。

第三，加強基礎(chǔ)制度管理。在勞動關(guān)系運行中，企業(yè)要切實加強用工管理力度，全面準確知悉勞動者信息，在此基礎(chǔ)上，可以考慮在勞動關(guān)系進口時，要求勞動者填寫專門的文書送達地址確認書。也可以在簽訂的勞動合同中明確約定，勞動者基礎(chǔ)信息變化的及時通知義務(wù)，保證企業(yè)人力資源管理活動有效進行。當然，在勞動關(guān)系正常履行過程中，在依法制定和生效的企業(yè)規(guī)章制度中規(guī)定，勞動者履行簽收文書的義務(wù)也應(yīng)當是合法合理的。同時，涉及需要政府公共服務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)或者管理監(jiān)督機構(gòu)知悉和備案的人力資源管理活動，企業(yè)應(yīng)及時配備報送相關(guān)文書，以有力支持企業(yè)與勞動者之間的文書送達行為產(chǎn)生法律效果。

第四，科學合法設(shè)置送達文書內(nèi)容。不管是直接送達還是郵寄送達，為保證法律效力，企業(yè)應(yīng)當借鑒司法文書送達設(shè)計送達回執(zhí)以證明送達行為，保證送達回證內(nèi)容濃縮送達文書的基本內(nèi)容，達到相互印證。而對公告送達而言，企業(yè)在將文書通過媒體登報等形式進行公告時，內(nèi)容一定要齊全，要求一定要明確，要載明公告的對象(即受送達勞動者)、原因、目的(即人力資源管理決定)、生效日期、對受送達勞動者的要求以及可能產(chǎn)生的后果等。

第五，依法確定送達日期，有效開展人力資源管理活動。企業(yè)需要根據(jù)不同的送達方式確定文書送達日期，例如公告送達的，則必須經(jīng)過三十日后才能生效。同時，有證據(jù)能證明確認的送達日期。企業(yè)人力資源管理文書過送達日期后，開始產(chǎn)生推定的法律效力，對勞動關(guān)系雙方均產(chǎn)生了約束力，企業(yè)據(jù)此可以實施人力資源管理行為的后續(xù)措施，如變更勞動條件、出具解除或者終止勞動關(guān)系證明書等等，而勞動者則可以開始尋求法律程序上的救濟行為，如申請勞動爭議仲裁、提起訴訟等等。

第六，密切關(guān)注地方性法規(guī)政策的變化。例如，最近《浙江省高級人民法院民事審判第一庭關(guān)于審理勞動爭議案件若干問題的意見(試行)》的相關(guān)規(guī)定在一定程度上修正了對企業(yè)文書送達行為的傳統(tǒng)司法態(tài)度。再如，《上海高院關(guān)于適用〈勞動合同法〉若干問題的意見》的第三點規(guī)定從實體上免除了用人單位合法變更勞動合同所應(yīng)當履行的文書送達程序義務(wù)，對企業(yè)人力資源管理活動影響甚大。