教學秘書在本科畢業(yè)論文管理中的作用

謝雪梅

本科畢業(yè)論文的質量,不僅取決于教師的指導,而且取決于學生認真和努力的程度,還與教學秘書的輔助性工作息息相關。教學秘書在畢業(yè)論文中應當發(fā)揮能動作用。本文僅就教學秘書的輔助性工作進行研究,希望通過這一研究能夠提高本科畢業(yè)論文寫作工作的質量和效率。

一、畢業(yè)論文工作中教學秘書的工作流程

1.完善論文選題工作

選題是畢業(yè)論文工作的首要環(huán)節(jié),選題的好壞直接決定論文的理論意義和實踐意義,進而影響學生完成論文的效率和質量。有些教師選題結合自身科研項目,過分偏重實用,沒有起到培養(yǎng)學生基本能力和綜合應用能力的作用;有些教師選題過寬過難,學生做不出來,又多次更改題目;更多的教師不對學生選題作出要求,導致學生選題盲目,更換同一專業(yè)選題的事情屢見不鮮,甚至每年都會出現學生要求更換不同專業(yè)的指導教師的現象。這種現象的產生,一方面可能與教師本身有關,另一方面,主要是學生選題沒有規(guī)劃,該寫什么題目不清楚,對論文指導教師不了解。此外,歷年論文選題高度一致,前面寫過的論文,后面的學生依然在寫,造成寫作資源的浪費。比如,網絡虛擬財產的問題,已經連續(xù)幾年有學生寫作,但并沒有多少創(chuàng)新之處。面對這個問題,筆者認為,教學秘書應做到以下幾點工作:一是教學秘書在分配指導教師和該教師指導的學生時,要對學生充分介紹這名指導教師的研究特長,然后征求學生的意見,看學生是否對這位指導教師的研究領域感興趣,由其自主選擇指導教師。二是教學秘書必須整理歷年已經選過的論文題目,并對學生公示,以免造成資源浪費。選題應當根據學生自選意向和一人一題的原則進行,教學秘書應當提示部門領導根據情況提供選題,避免選題過于集中。三是在已經建立論文題庫的學?；蛟合?教學秘書應當提醒指導教師每年更新題庫,使學生的研究也能與時俱進。在學生選題完成之后,教學秘書應當回收選題方向和題目,建立畢業(yè)論文題庫,協(xié)助督促每年更新,確保每年有20%更新率。

2.協(xié)助督查工作

本科畢業(yè)論文在寫作過程中,應該建立合理的監(jiān)督檢查制度,以便督促學生按時完成。這種檢查,一般分3次,首先是初期檢查,即在指導教師指導學生完成畢業(yè)論文選題后,院(系)應當對畢業(yè)論文的選題、論文研究計劃、論文的研究方法和研究步驟進行初步檢查,這一方面是為了避免指導教師的不負責任,另一方面有利于學生完成有價值的研究。在這一過程中,教學秘書應當負責匯總學生的畢業(yè)論文選題,對可能出現問題的畢業(yè)論文做特別記錄,然后將選題情況報告院(系)或教研室領導。其次是中期檢查,主要檢查畢業(yè)論文計劃的執(zhí)行情況。學生在畢業(yè)論文選題完成之后,由于找工作或實習等原因,會將畢業(yè)論文棄置一邊,拖延寫作時間。為了督促學生按時完成畢業(yè)論文寫作,必須建立中期檢查制度。中期檢查制度可以由教學秘書主抓,畢業(yè)論文學習委員輔助進行,內容是檢查學生的畢業(yè)論文計劃與實際進度是否一致。如果工作量過大,可以采取抽查的形式,然后將檢查或者抽查的結果予以公示。最后是后期檢查,也就是畢業(yè)論文答辯和評分的檢查。教學秘書可以參與部分答辯,對此后面有詳細論述。中國政法大學在畢業(yè)論文后期檢查中的一些制度值得借鑒,他們引入“論文打假”制度,由教學秘書組織學生通過“打假軟件”對論文抄襲情況進行檢查。此舉極大地抑制了學生抄襲的動機,提高了論文質量。

3.積極參與答辯

教學秘書對畢業(yè)論文答辯的作用,主要是提高畢業(yè)論文答辯的效率。首先,根據學生畢業(yè)論文題目的學科分類,教學秘書應將同一學科的學生分入同一答辯小組,然后組織答辯委員會,答辯委員會應當由本小組所屬專業(yè)或相近專業(yè)的教師組成。以中國青年政治學院為例,答辯委員會的組織方式大約有兩種,一是同一專業(yè)的3名教師組成答辯委員會,答辯小組的學生就是這一答辯委員會成員指導的學生。二是答辯委員會成員所指導的學生不在其所在答辯委員會答辯。筆者認為,從效率的角度出發(fā),第一種方式更有效率,因為,本專業(yè)的指導教師人數往往不足3人,如果由非本專業(yè)的教師組成答辯委員會,可能導致教師對所寫畢業(yè)論文內容并不了解,也提不出有質量的問題。其次,教學秘書必須安排答辯時間,由于有些學生在外實習或為找工作參加面試,所以最好將答辯時間安排在周末,并且及時將確定下來的答辯時間以及基本程序通知學生。在答辯過程中,教學秘書應當抽樣聽取各答辯委員會的答辯內容,注意答辯時間是否充分,是否給了學生足夠的準備時間。

4.及時提供保障

教學秘書對畢業(yè)論文工作的制度保障,主要是告知指導教師和學生關于畢業(yè)論文的現有政策,如畢業(yè)論文各個階段的時間安排,學校和教學部門對畢業(yè)論文的要求等,向指導教師分發(fā)《畢業(yè)論文指導手冊》并按規(guī)定回收檢查各項填寫情況;向上級有關領導反映畢業(yè)論文制度中存在的有關問題并提出建議。教學秘書對畢業(yè)論文教學環(huán)境的保障,主要是指保障指導教師有一定的場所指導學生。目前,很多學校的指導教師都是在辦公室完成對學生畢業(yè)論文的指導。辦公室人員眾多,容易影響學生的思路,指導效率不高。學校應賦予教學秘書申請空余教室的權力,保證每天都有空余教室提供給指導教師。教學秘書對財物的保障,主要是指指導教師所需的辦公用品、通訊設施以及及時統(tǒng)計畢業(yè)論文指導教師的工作量、兌現工作報酬等的保障。

5.認真總結歸檔

教學秘書對畢業(yè)論文工作的總結歸檔工作,主要有兩個方面。首先,對畢業(yè)論文本身的總結歸檔。畢業(yè)論文是學生重要的永久性學習檔案,學校要求對畢業(yè)論文總結歸檔,教學秘書應當將畢業(yè)論文紙質版按照專業(yè)、學號順序排列,存放在適當場所,同時保存畢業(yè)論文電子版。每個院(系)應當將每屆畢業(yè)生的畢業(yè)論文形成一個文檔,其中包括論文題目一覽表、各專業(yè)畢業(yè)論文分析總結。這些文檔一式兩份,一份由院(系)留存,另一份則上交教務處留存。其次,是對畢業(yè)論文工作文件的歸檔。教學秘書應當將有關畢業(yè)論文工作的規(guī)章制度、畢業(yè)論文要求和規(guī)范、畢業(yè)論文教學環(huán)節(jié)的過程管理材料等相關電子文檔和紙質文檔歸類保存。對畢業(yè)論文制度進行總結也是教學秘書的工作之一。總結畢業(yè)論文工作中的經驗和教訓,可以進一步完善畢業(yè)論文指導工作,提高學生畢業(yè)論文的寫作能力,提高學生的學術科研能力。

二、不斷改善和提高教學秘書的專業(yè)素質

教學秘書的工作是事務性工作,但并不是任何人都能夠承擔的。它既是教學事務的助手又是參謀的角色定位,決定了教學秘書必須具備教學專業(yè)方面的知識。這種專業(yè)性要求教學秘書對所在院(系)的專業(yè)知識有所了解。教學秘書如果沒有相關知識,在確定畢業(yè)論文題目和指導教師時,在調整論文題庫或者調整論文題目和指導教師時,在參與畢業(yè)論文檢查或答辯時,就無法向相關領導提出合理化建議,無法起到真正的輔助作用。此外,教學秘書還需要不斷提高自己的政治素質,具有良好的業(yè)務素質、健康的心理素質和嚴謹求實的工作作風;不斷提高自己的規(guī)范表達能力,輔助決策能力,管理協(xié)調能力,信息篩選、轉化和整合能力,以及服務意識。只有提高了這些專業(yè)能力、綜合素質,才能在畢業(yè)論文工作中發(fā)揮更重要的能動作用。

通過上述環(huán)節(jié)的參與,教學秘書在自己發(fā)現問題的同時,還應該細心收集指導教師、答辯小組發(fā)現的問題。同時,教學秘書要積極思考解決問題的方法和策略,把這些問題和解決方法向院(系)領導反映,等學校作出相應決定之后,再向下一屆學生推廣。■

(作者單位:中國青年政治學院教務處)

[責任編輯:張 雯]