科研單位辦公室服務(wù)與管理工作探析

許　靜

摘要 辦公室在管理系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。新形勢下,辦公室工作表現(xiàn)出了新的特點(diǎn),因此要?jiǎng)?chuàng)新思維,將管理和服務(wù)職能優(yōu)質(zhì)化,更好地服務(wù)于科研單位。就辦公室管理與服務(wù)的問題作些探討。

關(guān)鍵詞 科研單位辦公室;工作;管理;服務(wù)

中圖分類號(hào) C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739(2009)13-0361-02

服務(wù)是過程中的管理,優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是過程中的科學(xué)管理。辦公室在管理系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用,其中,行政管理和服務(wù)是它最基本的職能,也是辦公室工作的立身之本、輔政之基、謀事之道,是保證單位日常工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。

1 新形勢下,科研單位辦公室工作呈現(xiàn)的新特點(diǎn)

1.1 在日常事務(wù)管理中,應(yīng)強(qiáng)調(diào)辦公室參與政務(wù)管理的重要性

隨著科研體制的深入發(fā)展,科研單位在管理方式、發(fā)展目標(biāo)、人才培養(yǎng)、運(yùn)行機(jī)制等方面也發(fā)生著深刻的變化。辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門,需要?jiǎng)?chuàng)新思維,改變過去重在“辦事”的想法和做法,積極地參與政務(wù)管理,在推進(jìn)科研院所管理、制訂年度工作計(jì)劃和中長期規(guī)劃、提出可行的戰(zhàn)略和策略發(fā)展的重要工作中發(fā)揮作用,成為民主決策、科學(xué)決策、服務(wù)科研的智囊團(tuán),這日益成為評(píng)價(jià)辦公室工作水平的重要指標(biāo)。

1.2 工作任務(wù)更加繁重,服務(wù)要求更高

從管理要素看,涉及人、財(cái)、物、時(shí)間、空間、信息等;從工作內(nèi)容看,涉及政務(wù)、事務(wù)、服務(wù);從服務(wù)對(duì)象看,涉及領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)部門、職工。辦公室作為一個(gè)單位工作的窗口,信息交流的平臺(tái),橫向、縱向聯(lián)系交流比較多,事務(wù)雜、任務(wù)重,而且科研單位有越來越多的專家、學(xué)者走上領(lǐng)導(dǎo)崗位,他們本身是各專業(yè)領(lǐng)域的首席專家或?qū)W科帶頭人,承擔(dān)著各項(xiàng)科研任務(wù),需要辦公室在行政管理工作上為領(lǐng)導(dǎo)提供不可缺少的輔助性服務(wù),使領(lǐng)導(dǎo)減少不必要的干擾,更好地策劃全局工作。

1.3 人員素質(zhì)要求提高,應(yīng)急能力增強(qiáng)

面對(duì)今天瞬息萬變的信息以及各種類型的突發(fā)事件,要求辦公室人員必須做到快速反應(yīng)、急事急辦、特事特辦、善于把握,領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,按照指示精神辦事。

2 堅(jiān)持四意識(shí),在科學(xué)管理中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

2.1 堅(jiān)持規(guī)范意識(shí),實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的科學(xué)化

(1)規(guī)范職能。合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu),通過實(shí)行崗位目標(biāo)管理,使每個(gè)人都明確自己的崗位職責(zé)、工作目標(biāo)和具體要求,做到各司其職,各負(fù)其責(zé)。

(2)規(guī)范制度。規(guī)章制度的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)有效管理的航標(biāo),一切管理行為需有法可依,有章可循。辦公室承擔(dān)著大量瑣碎繁雜的事務(wù)性工作,如文稿印制、電話通知、會(huì)務(wù)組織、來賓接待、車輛管理調(diào)度等。這些工作看似尋常,但稍有疏忽便容易出錯(cuò)添亂,甚至造成不良的影響。建立規(guī)范的辦文、辦事、辦會(huì)等各方面的工作流程,形成有序的運(yùn)行機(jī)制,能確保工作次定而序不亂。

(3)規(guī)范形象。形象是內(nèi)在精神的外在體現(xiàn)。辦公室可以通過統(tǒng)一單位的信封、公文紙、資料袋等辦公事務(wù)用品的格式,規(guī)范對(duì)外交流的視覺形象。另外,辦公室還可通過抓工作人員的整體素質(zhì)形象,以及辦公室、會(huì)議室環(huán)境、衛(wèi)生等,展示出一種健康、積極向上的精神風(fēng)貌,樹立窗口形象,同時(shí)也給工作人員帶來新的激情和活力。

2.2 堅(jiān)持創(chuàng)新意識(shí),實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化

(1)創(chuàng)新管理方式,由粗放型管理到精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變。在辦文、辦事、辦會(huì)工作中,優(yōu)化工作流程,有針對(duì)性地采取措施,抓緊、抓細(xì)、抓實(shí),力求精細(xì)化,全面提升辦公室的工作質(zhì)量和服務(wù)效能。

(2)創(chuàng)新服務(wù)理念,由被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),由決策要素的單項(xiàng)服務(wù)到?jīng)Q策全過程服務(wù)的轉(zhuǎn)變。辦公室應(yīng)立足于對(duì)社會(huì)發(fā)展趨勢的超前預(yù)測,對(duì)有關(guān)工作早考慮、早研究、早動(dòng)手,被動(dòng)性工作主動(dòng)去做,努力在被動(dòng)中爭取主動(dòng)。特別在參謀建議時(shí),要從政治上可接受、經(jīng)濟(jì)上合理、技術(shù)上可行、法律上允許、操作上可能、時(shí)間上有效等6個(gè)方面考慮。應(yīng)當(dāng)在增強(qiáng)工作的計(jì)劃性上體現(xiàn)主動(dòng)服務(wù),科學(xué)規(guī)劃工作重點(diǎn),做到長計(jì)劃、短安排,計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合;在增強(qiáng)輔助決策的科學(xué)性上體現(xiàn)主動(dòng)服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分、準(zhǔn)確的依據(jù)。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,在決策前要拿出高質(zhì)量的參謀預(yù)案,準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地反映情況,提供決策建議;策中要進(jìn)行高水平的綜合協(xié)調(diào),理順各方面的關(guān)系,嚴(yán)格把好決策中的各個(gè)關(guān)口;決策后要高效率地抓好貫徹落實(shí),使決策變成各級(jí)各部門的實(shí)際行動(dòng)。

(3)創(chuàng)新思維,由傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代自動(dòng)化辦公模式的轉(zhuǎn)變。以提高工作效率和工作質(zhì)量為目標(biāo),配齊必要的現(xiàn)代化辦公設(shè)備;建立信息化管理平臺(tái),借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息收集、處理、傳輸和反饋的綜合系統(tǒng),采用辦公主頁、電子郵件、公告版、討論組等方式在網(wǎng)上傳達(dá)文件、通知等管理信息,進(jìn)行網(wǎng)上即時(shí)、多向、互動(dòng)的信息交流,使管理更加科學(xué)、民主和有效,辦公室工作向智能型發(fā)展;建立電子文檔數(shù)據(jù)庫,如實(shí)行檔案管理電子化,節(jié)約資源,提高效率。

2.3 堅(jiān)持發(fā)展意識(shí),提升管理和服務(wù)的能力和水平

(1)重視學(xué)習(xí)和培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。辦公室應(yīng)經(jīng)常組織工作人員學(xué)習(xí),多參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),引導(dǎo)辦公室工作人員自覺積累多學(xué)科的專業(yè)知識(shí)和最新信息,形成學(xué)習(xí)與工作互動(dòng)、在學(xué)習(xí)中工作、在工作中學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣。

(2)激發(fā)活力,加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在新形勢、新任務(wù)下,培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才,充分發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性、工作積極性和創(chuàng)造性,是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵。選拔高素質(zhì)、有培養(yǎng)前途的人員到辦公室工作,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,鼓勵(lì)積極向上的良性競爭。

2.4 堅(jiān)持全局意識(shí),發(fā)揮奉獻(xiàn)精神

辦公室要樹立系統(tǒng)理念和整體觀念,胸懷全局,努力營造團(tuán)結(jié)和諧的氣氛,相互協(xié)作,實(shí)現(xiàn)1+1>2的目標(biāo)。對(duì)外,作為“涉外”部門,積極充當(dāng)本單位工作的“聯(lián)絡(luò)員”,主動(dòng)與上級(jí)部門搞好協(xié)調(diào),以求獲取支持;主動(dòng)與其他單位、部門搞好合作,以求共謀發(fā)展。對(duì)內(nèi),辦公室要溝通與協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間等各種關(guān)系,增強(qiáng)凝聚力。

3 參考文獻(xiàn)

[1] 李福海.管理學(xué)新論[M].成都:四川大學(xué)出版社,2002.