基于公共服務(wù)的人事檔案管理職能創(chuàng)新路徑研究

張雪燕

摘要:人事檔案管理部門作為政府重要的信息機(jī)構(gòu),憑借網(wǎng)絡(luò)、通訊等先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代管理方法,為廣大社會(huì)公眾提供豐富的公共人事檔案信息資源,為公民更好地參與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、生活創(chuàng)造條件。但原有的人事檔案管理職能不能滿足為社會(huì)公眾服務(wù)的需要,有必要通過(guò)拓展其職能、創(chuàng)新其拓展職能的路徑提高公眾對(duì)人事檔案的利用率,提高人事檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞:公共服務(wù);人事檔案;管理職能;路徑創(chuàng)新

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)20-0222-02

目前,我國(guó)人事檔案管理機(jī)構(gòu)一般隸屬于組織、人事等部門。人事檔案管理機(jī)構(gòu)作為組織、人事部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),主要履行保管單位人事檔案,并為組織、人事部門的人事工作提供服務(wù)。隨著民主政治的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用,社會(huì)對(duì)于人事檔案的利用需求增加,我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理服務(wù)職能體系已不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的需求。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要,同時(shí),促進(jìn)人事檔案管理自身的發(fā)展,優(yōu)化人事檔案管理體系,需要構(gòu)建面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能體系,進(jìn)一步拓展我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理職能、合理界定人事檔案管理中的權(quán)責(zé)范疇、提高人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信息管理服務(wù)效能、重塑我國(guó)人事檔案管理服務(wù)體系、實(shí)現(xiàn)人事檔案共建共享的效果?；诖?對(duì)新環(huán)境下我國(guó)人事檔案管理職能內(nèi)涵重新表述,即在人事檔案管理過(guò)程中要堅(jiān)持“以人為本”,儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)和利用公共人事檔案信息資源,不僅為政府機(jī)構(gòu)、組織服務(wù),還要為廣大社會(huì)公眾生活和公民參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化活動(dòng)提供保障和創(chuàng)造條件,切實(shí)保障廣大人民的根本利益。

1拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理服務(wù)職能的內(nèi)容

面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能拓展,就是要將我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理從人事檔案管理對(duì)象、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵等角度入手,具體來(lái)說(shuō),人事檔案管理服務(wù)職能的拓展包括以下內(nèi)容:

1.1管理對(duì)象由干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案向外圍拓展

除了干部、工人等勞動(dòng)者類型外,我國(guó)其他類型勞動(dòng)群體也是社會(huì)主義的重要建設(shè)者。他們?cè)趪?guó)家政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和穩(wěn)定,以及社會(huì)文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。構(gòu)建面向公共服務(wù)的我國(guó)人事檔案管理體系,除了應(yīng)管理包括干部、工人、學(xué)生等類型人員檔案外,對(duì)于其他一些勞動(dòng)群體,如政府、企事業(yè)單位招聘的工人,民營(yíng)、私營(yíng)企業(yè)者,農(nóng)民等,隨著時(shí)間的推移和歷史的積淀,他們?cè)趨⑴c建設(shè)社會(huì)主義偉大事業(yè)過(guò)程中也會(huì)形成許多有價(jià)值的檔案材料。因此,伴隨著政府對(duì)民生問(wèn)題關(guān)注程度的加深和惠民政策的逐步實(shí)施,在我國(guó)人事檔案管理中,可以考慮將那些與民生相關(guān)的檔案材料納入人事檔案管理范圍,使我國(guó)人事檔案管理應(yīng)民生所需,為民生服務(wù)。

1.2服務(wù)對(duì)象由組織、人事部門拓展到單位職工乃至社會(huì)公民或其他組織

隨著社會(huì)民主意識(shí)的增強(qiáng)和社會(huì)變革的影響,除了組織、人事部門開(kāi)展日常工作需要利用人事檔案信息資源以外,單位職工乃至社會(huì)公民都發(fā)出了利用人事檔案信息的呼聲,人事檔案管理利用服務(wù)面臨多樣化的利用需求。因此,人事檔案管理機(jī)構(gòu)除了面向組織、人事部門服務(wù)外,還應(yīng)積極應(yīng)對(duì)單位職工乃至社會(huì)公民對(duì)人事檔案信息的合法利用需求。

1.3服務(wù)內(nèi)涵由傳統(tǒng)的人事檔案收集、保管、統(tǒng)計(jì)、利用向人事信息調(diào)研、審核以及人才分析、評(píng)估等內(nèi)容延伸

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治職能的轉(zhuǎn)變,長(zhǎng)期處于“養(yǎng)尊處優(yōu)”狀態(tài)的人事檔案管理部門面臨前所未有的壓力,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式(包括收集、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié))都受到了前所未有的挑戰(zhàn),計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的人事檔案管理服務(wù)職能在新的歷史條件下表現(xiàn)出缺位的狀態(tài)。在未來(lái)人事檔案管理中納入人事檔案信息的主動(dòng)采集、加工、重組,調(diào)查研究及人才評(píng)估等工作內(nèi)容,是信息時(shí)代人事檔案提供利用工作新的內(nèi)涵,也是我國(guó)人事檔案管理發(fā)展新的要求。

1.4服務(wù)手段的現(xiàn)代化

人事檔案管理手工操作形式在信息化環(huán)境下突顯其不足,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法改進(jìn)管理和服務(wù),已在人事檔案管理界達(dá)成共識(shí),人事檔案管理部門也正在朝著服務(wù)手段現(xiàn)代化方向作艱辛努力,人事檔案管理服務(wù)由以前僅能靠手工完成的服務(wù)向充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段(如利用網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)字存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等)提供的服務(wù)進(jìn)行拓展。

1.5人事檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移

全國(guó)第四次干部檔案工作會(huì)議中提出,人事檔案管理的工作重心從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)移。人事檔案管理要不斷充實(shí)和完善人事檔案信息庫(kù),推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè),同時(shí),人事檔案信息管理內(nèi)容要突破人事檔案材料歸檔范圍“十大類”的局限,對(duì)于新的歷史條件下形成的反映人事檔案記載主體特征的材料要及時(shí)、主動(dòng)地收集,并借助現(xiàn)代信息技術(shù),主動(dòng)采集有價(jià)值的人事檔案相對(duì)人信息。

2人事檔案管理服務(wù)職能拓展模式

我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó),疆域遼闊,而公共管理資源又十分有限,因此,完善我國(guó)人事檔案管理體系,面向社會(huì)拓展人事檔案管理服務(wù)職能,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理體系從管理對(duì)象向服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵、服務(wù)手段等方面的延伸,是一個(gè)艱巨的系統(tǒng)工程,不可能一蹴而就,需要有步驟、有計(jì)劃地推進(jìn)。

2.1由點(diǎn)及面延伸

長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)地區(qū)和城鄉(xiāng)發(fā)展的不平衡,決定了人事檔案管理要面向廣大社會(huì)公眾,堅(jiān)持以人為本,為社會(huì)公共利益服務(wù)的這樣一種體系的構(gòu)建不可能在全國(guó)及城鄉(xiāng)間同時(shí)開(kāi)展起來(lái)。因此,應(yīng)當(dāng)采用試點(diǎn)的形式,首先在經(jīng)濟(jì)和信用基礎(chǔ)好,信息化水平較高的地區(qū)試點(diǎn),并逐步在全國(guó)各地區(qū)和城鄉(xiāng)之間全面推廣,使全國(guó)各地區(qū)、城鄉(xiāng)政府部門、企業(yè)事業(yè)單位,組織、群團(tuán)乃至社區(qū)都建立起包括各類勞動(dòng)人民在內(nèi)的相對(duì)完善的人事檔案管理體系。北京、上海、廣東、南京等地率先開(kāi)展的一系列人事檔案管理規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容,伴隨著民主政治思想的推進(jìn)和人員的流動(dòng),必然在全國(guó)各地、各區(qū)域延伸開(kāi)來(lái)。

2.2規(guī)制與自愿相給合

用新公共服務(wù)理論的理念來(lái)指導(dǎo)我國(guó)人事檔案管理改革,拓展人事檔案管理服務(wù)職能必然會(huì)面臨許多問(wèn)題,其中,最突出的問(wèn)題是與人事檔案管理相關(guān)的國(guó)家利益、組織機(jī)構(gòu)利益和個(gè)人利益間的均衡問(wèn)題。在改革我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理體制,拓展人事檔案管理服務(wù)職能的過(guò)程中,要保證國(guó)家利益不受損害,同時(shí),又要切實(shí)保障法人機(jī)構(gòu)和公民的基本權(quán)利,因此,拓展人事檔案管理服務(wù)職能宜采取規(guī)制與自愿相結(jié)合的模式。對(duì)于與國(guó)家利益和社會(huì)公共安全相關(guān)的人事檔案信息,要通過(guò)制定國(guó)家法律和政策對(duì)其收集、保管、利用服務(wù)等情況進(jìn)行強(qiáng)制規(guī)范,其中,涉及組織機(jī)構(gòu)利益和個(gè)人隱私的要以保障公共利益為原則。對(duì)于其他涉及組織利益和個(gè)人隱私的相關(guān)文件資料實(shí)施自愿的原則,鼓勵(lì)和倡導(dǎo)公民采取自行保存或委托保管等形式,依照國(guó)家法律保管與其自身利益相關(guān)的人事檔案材料。

2.3“有償”服務(wù)與“無(wú)償”服務(wù)相結(jié)合

在我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理環(huán)境下,拓展人事檔案管理服務(wù)職能宜采用“有償”服務(wù)和“無(wú)償”服務(wù)相結(jié)合的模式。屬于基礎(chǔ)性的,為公共利益服務(wù)范疇的人事檔案管理服務(wù)經(jīng)費(fèi)應(yīng)由國(guó)家財(cái)政統(tǒng)一劃撥,而對(duì)于社會(huì)組織、集團(tuán)和公民基于集團(tuán)或個(gè)人目的而提供的特定的人事檔案管理服務(wù)則宜堅(jiān)持誰(shuí)獲益誰(shuí)付費(fèi)的原則,由受益的社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人支付定額的服務(wù)費(fèi)用。

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[責(zé)任編輯 王 佳]