基于公共服務的人事檔案管理職能創(chuàng)新路徑研究

張雪燕

摘要:人事檔案管理部門作為政府重要的信息機構,憑借網絡、通訊等先進技術和現(xiàn)代管理方法,為廣大社會公眾提供豐富的公共人事檔案信息資源,為公民更好地參與社會政治、經濟、生活創(chuàng)造條件。但原有的人事檔案管理職能不能滿足為社會公眾服務的需要,有必要通過拓展其職能、創(chuàng)新其拓展職能的路徑提高公眾對人事檔案的利用率,提高人事檔案管理的效率。

關鍵詞:公共服務;人事檔案;管理職能;路徑創(chuàng)新

中圖分類號:G271文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)20-0222-02

目前,我國人事檔案管理機構一般隸屬于組織、人事等部門。人事檔案管理機構作為組織、人事部門的內設機構,主要履行保管單位人事檔案,并為組織、人事部門的人事工作提供服務。隨著民主政治的發(fā)展和信息技術的廣泛運用,社會對于人事檔案的利用需求增加,我國現(xiàn)有的人事檔案管理服務職能體系已不能滿足社會發(fā)展對人事檔案管理的需求。為適應社會發(fā)展需要,同時,促進人事檔案管理自身的發(fā)展,優(yōu)化人事檔案管理體系,需要構建面向公共服務的人事檔案管理職能體系,進一步拓展我國現(xiàn)有的人事檔案管理職能、合理界定人事檔案管理中的權責范疇、提高人事檔案管理機構的信息管理服務效能、重塑我國人事檔案管理服務體系、實現(xiàn)人事檔案共建共享的效果?；诖?對新環(huán)境下我國人事檔案管理職能內涵重新表述,即在人事檔案管理過程中要堅持“以人為本”,儲存、開發(fā)和利用公共人事檔案信息資源,不僅為政府機構、組織服務,還要為廣大社會公眾生活和公民參與社會經濟、政治、文化活動提供保障和創(chuàng)造條件,切實保障廣大人民的根本利益。

1拓展面向公共服務的人事檔案管理服務職能的內容

面向公共服務的人事檔案管理職能拓展,就是要將我國現(xiàn)有的人事檔案管理從人事檔案管理對象、服務對象、服務內涵等角度入手,具體來說,人事檔案管理服務職能的拓展包括以下內容:

1.1管理對象由干部檔案、工人檔案、學生檔案向外圍拓展

除了干部、工人等勞動者類型外,我國其他類型勞動群體也是社會主義的重要建設者。他們在國家政治建設、經濟的發(fā)展和穩(wěn)定,以及社會文化建設中發(fā)揮著重要的作用。構建面向公共服務的我國人事檔案管理體系,除了應管理包括干部、工人、學生等類型人員檔案外,對于其他一些勞動群體,如政府、企事業(yè)單位招聘的工人,民營、私營企業(yè)者,農民等,隨著時間的推移和歷史的積淀,他們在參與建設社會主義偉大事業(yè)過程中也會形成許多有價值的檔案材料。因此,伴隨著政府對民生問題關注程度的加深和惠民政策的逐步實施,在我國人事檔案管理中,可以考慮將那些與民生相關的檔案材料納入人事檔案管理范圍,使我國人事檔案管理應民生所需,為民生服務。

1.2服務對象由組織、人事部門拓展到單位職工乃至社會公民或其他組織

隨著社會民主意識的增強和社會變革的影響,除了組織、人事部門開展日常工作需要利用人事檔案信息資源以外,單位職工乃至社會公民都發(fā)出了利用人事檔案信息的呼聲,人事檔案管理利用服務面臨多樣化的利用需求。因此,人事檔案管理機構除了面向組織、人事部門服務外,還應積極應對單位職工乃至社會公民對人事檔案信息的合法利用需求。

1.3服務內涵由傳統(tǒng)的人事檔案收集、保管、統(tǒng)計、利用向人事信息調研、審核以及人才分析、評估等內容延伸

隨著經濟的發(fā)展和政治職能的轉變,長期處于“養(yǎng)尊處優(yōu)”狀態(tài)的人事檔案管理部門面臨前所未有的壓力,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式(包括收集、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié))都受到了前所未有的挑戰(zhàn),計劃經濟體制下形成的人事檔案管理服務職能在新的歷史條件下表現(xiàn)出缺位的狀態(tài)。在未來人事檔案管理中納入人事檔案信息的主動采集、加工、重組,調查研究及人才評估等工作內容,是信息時代人事檔案提供利用工作新的內涵,也是我國人事檔案管理發(fā)展新的要求。

1.4服務手段的現(xiàn)代化

人事檔案管理手工操作形式在信息化環(huán)境下突顯其不足,利用現(xiàn)代科學技術和方法改進管理和服務,已在人事檔案管理界達成共識,人事檔案管理部門也正在朝著服務手段現(xiàn)代化方向作艱辛努力,人事檔案管理服務由以前僅能靠手工完成的服務向充分運用現(xiàn)代科技手段(如利用網絡通訊、數(shù)字存儲、計算機技術等)提供的服務進行拓展。

1.5人事檔案管理工作重心的轉移

全國第四次干部檔案工作會議中提出,人事檔案管理的工作重心從實體管理向信息管理轉移。人事檔案管理要不斷充實和完善人事檔案信息庫,推動人事檔案管理信息化建設,同時,人事檔案信息管理內容要突破人事檔案材料歸檔范圍“十大類”的局限,對于新的歷史條件下形成的反映人事檔案記載主體特征的材料要及時、主動地收集,并借助現(xiàn)代信息技術,主動采集有價值的人事檔案相對人信息。

2人事檔案管理服務職能拓展模式

我國是一個人口大國,疆域遼闊,而公共管理資源又十分有限,因此,完善我國人事檔案管理體系,面向社會拓展人事檔案管理服務職能,實現(xiàn)人事檔案管理體系從管理對象向服務對象、服務內涵、服務手段等方面的延伸,是一個艱巨的系統(tǒng)工程,不可能一蹴而就,需要有步驟、有計劃地推進。

2.1由點及面延伸

長期以來,我國地區(qū)和城鄉(xiāng)發(fā)展的不平衡,決定了人事檔案管理要面向廣大社會公眾,堅持以人為本,為社會公共利益服務的這樣一種體系的構建不可能在全國及城鄉(xiāng)間同時開展起來。因此,應當采用試點的形式,首先在經濟和信用基礎好,信息化水平較高的地區(qū)試點,并逐步在全國各地區(qū)和城鄉(xiāng)之間全面推廣,使全國各地區(qū)、城鄉(xiāng)政府部門、企業(yè)事業(yè)單位,組織、群團乃至社區(qū)都建立起包括各類勞動人民在內的相對完善的人事檔案管理體系。北京、上海、廣東、南京等地率先開展的一系列人事檔案管理規(guī)范化服務內容,伴隨著民主政治思想的推進和人員的流動,必然在全國各地、各區(qū)域延伸開來。

2.2規(guī)制與自愿相給合

用新公共服務理論的理念來指導我國人事檔案管理改革,拓展人事檔案管理服務職能必然會面臨許多問題,其中,最突出的問題是與人事檔案管理相關的國家利益、組織機構利益和個人利益間的均衡問題。在改革我國現(xiàn)行人事檔案管理體制,拓展人事檔案管理服務職能的過程中,要保證國家利益不受損害,同時,又要切實保障法人機構和公民的基本權利,因此,拓展人事檔案管理服務職能宜采取規(guī)制與自愿相結合的模式。對于與國家利益和社會公共安全相關的人事檔案信息,要通過制定國家法律和政策對其收集、保管、利用服務等情況進行強制規(guī)范,其中,涉及組織機構利益和個人隱私的要以保障公共利益為原則。對于其他涉及組織利益和個人隱私的相關文件資料實施自愿的原則,鼓勵和倡導公民采取自行保存或委托保管等形式,依照國家法律保管與其自身利益相關的人事檔案材料。

2.3“有償”服務與“無償”服務相結合

在我國現(xiàn)有的人事檔案管理環(huán)境下,拓展人事檔案管理服務職能宜采用“有償”服務和“無償”服務相結合的模式。屬于基礎性的,為公共利益服務范疇的人事檔案管理服務經費應由國家財政統(tǒng)一劃撥,而對于社會組織、集團和公民基于集團或個人目的而提供的特定的人事檔案管理服務則宜堅持誰獲益誰付費的原則,由受益的社會團體和個人支付定額的服務費用。

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[責任編輯 王 佳]