企業(yè)實行預(yù)算管理的前提條件

秦賽男

自2002年4月財政部發(fā)布《關(guān)于企業(yè)實行財務(wù)預(yù)算管理的指導(dǎo)意見》后,國內(nèi)許多企業(yè)特別是國有大型企業(yè)相繼實行了預(yù)算管理,受諸多因素的影響有的企業(yè)實行后未能取得預(yù)期效果。其中,不具備實行預(yù)算管理的前提條件是一個重要的原因。

1.正確的預(yù)算管理理念

預(yù)算管理是大部分企業(yè)普遍采用的管理手段,是企業(yè)眾多管理手段的一種;它更多的是解決能夠產(chǎn)生直接財務(wù)后果的事項,無財務(wù)后果或財務(wù)后果不明顯的事項不宜納入預(yù)算管理;預(yù)算是對常性支出的管理,非常性支出不是預(yù)算管理的范圍;預(yù)算管理不是成本控制,是激勵和增加收入;預(yù)算管理需要企業(yè)相關(guān)部門積極主動的參與;和其他管理手段一樣,預(yù)算管理存在一定的缺點和不足,須在工作實踐中進一步發(fā)展、完善。

2.規(guī)范的會計核算基礎(chǔ)

會計核算是企業(yè)預(yù)算管理的主要信息基礎(chǔ),規(guī)范的會計基礎(chǔ)工作是編制科學(xué)、嚴謹預(yù)算的前提。企業(yè)規(guī)范的會計核算主要包括規(guī)范的會計政策、統(tǒng)一的會計科目、固定的會計報告及詳細的管理會計等內(nèi)容。規(guī)范的會計政策是指會計政策要符合會計準則的規(guī)定、符合企業(yè)的實際情況,其制定經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。統(tǒng)一的會計科目指企業(yè)各分支機構(gòu)之間要統(tǒng)一,核算科目與預(yù)算科目要統(tǒng)一,各年度之間保持統(tǒng)一。固定的會計報告指會計報告的周期、內(nèi)容、格式、報送程序要固定。詳細的管理會計指預(yù)算管理符合企業(yè)精細化管理的需要,管理會計與財務(wù)要有效地對接,不能脫節(jié)。

收入、成本的確認政策,固定資產(chǎn)折舊政策,資產(chǎn)減值特別是壞賬準備政策,存貨,短期投資發(fā)出的計價是基于預(yù)算管理的重要會計政策,考核指標計算的可靠性是預(yù)算管理發(fā)揮激勵作用的前提,正確運用會計政策是指標計算可靠的保障。

企業(yè)的會計核算與預(yù)算管理口徑要一致,不僅科目名稱一致,而且科目內(nèi)容要一致,與責(zé)任中心相符。

3.嚴格、有效的內(nèi)部控制

預(yù)算管理是一種“分散權(quán)責(zé)、集中控制”的管理體制,這種管理體制的有效運行,須以嚴格有效的內(nèi)部控制為基礎(chǔ)。

內(nèi)部控制要合理,保證預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性、預(yù)算考核數(shù)據(jù)的真實性、預(yù)算執(zhí)行過程的透明性。透明的內(nèi)部控制制度需要明確:誰—什么時候—根據(jù)什么—做什么—得出什么—報告給誰的業(yè)務(wù)流程。

預(yù)算設(shè)定責(zé)任中心應(yīng)該完成的目標,核算反映責(zé)任中心完成目標的情況,內(nèi)部控制為完成目標設(shè)定規(guī)則,內(nèi)部審計確保信息是可靠的。因此,企業(yè)實行預(yù)算管理應(yīng)重視內(nèi)部審計的作用,從業(yè)務(wù)層面看,外部審計由于對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況不了解,在較短的時間里發(fā)現(xiàn)不了企業(yè)存在的所有問題,因此外部審計雖然必不可少但代替不了內(nèi)部審計,因此,企業(yè)應(yīng)保證內(nèi)部審計的獨立性與業(yè)務(wù)性,使內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.完善的預(yù)算管理組織體系

預(yù)算管理要首先明確誰管理預(yù)算、預(yù)算管理誰、如何管理等問題。

其次,企業(yè)要成立預(yù)算管理委員會、預(yù)算管理組,并由專門的管理部門和人員負責(zé)預(yù)算管理工作。預(yù)算管理委員會的組成一般是經(jīng)理成員,但要以文件的形式加以明確,以示對預(yù)算管理工作的重視,進而推動預(yù)算管理工作的開展。其職責(zé)是:⑴審議通過有關(guān)預(yù)算管理制度及預(yù)算管理細則;⑵組織有關(guān)部門或聘請有關(guān)專家進行財務(wù)預(yù)測;⑶審議通過預(yù)算目標、預(yù)算編制方法和程序;⑷審查整體預(yù)算方案及各部門預(yù)算草案;⑸)協(xié)調(diào)和解決預(yù)算編制過程中的矛盾;⑹將經(jīng)過審查的預(yù)算提交董事會審批,董事會通過后下達正式預(yù)算;⑺檢查、監(jiān)督和分析預(yù)算執(zhí)行情況,提出改善措施;⑻提出修訂和調(diào)整預(yù)算的建議,對于預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的矛盾進行調(diào)解和仲裁;⑼審定公司年度預(yù)算完成情況,并提出考核獎懲意見。預(yù)算管理工作組是管理機構(gòu),不是業(yè)務(wù)部門,其職責(zé):⑴傳達預(yù)算編制方針、程序,具體指導(dǎo)分、子公司、部門預(yù)算案的編制;⑵根據(jù)預(yù)算編制方針,對分(子)公司編制的預(yù)算草案進行初步審查、協(xié)調(diào)和平衡,匯總后編制集團公司預(yù)算草案,一并報預(yù)算管理委員會審查;⑶在預(yù)算執(zhí)行過程中,監(jiān)督、控制分(子)公司、部門的預(yù)算執(zhí)行情況;⑷每期預(yù)算執(zhí)行完畢,及時形成預(yù)算執(zhí)行報告和差異分析報告,交預(yù)算管理委員會審議;⑸遇有特殊情況時,向預(yù)算管理委員會提出修正建議;⑹協(xié)助預(yù)算管理委員會協(xié)調(diào)、處理預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的一些問題。預(yù)算管理部門一般是財務(wù)部門,是操作機構(gòu),不是管理部門,充當(dāng)辦事員的角色,是數(shù)據(jù)測算的匯總。其職責(zé)為:⑴擬訂企業(yè)預(yù)算管理制度、方法和年度預(yù)算管理的重點,提交預(yù)算管理工作組討論;⑵根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)、獎懲原則,進行預(yù)算目標確定、預(yù)算編制和預(yù)算考核的數(shù)據(jù)測算,為預(yù)算管理工作組提供預(yù)算管理相關(guān)信息;⑶在預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析、考核中做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作,包括預(yù)算的匯總、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的統(tǒng)計、預(yù)算分析的匯總、預(yù)算考核數(shù)據(jù)的計算等。企業(yè)(主要指大企業(yè))須指定一個專門的人負責(zé)預(yù)算管理工作,也就是預(yù)算管理員,其職責(zé)是:⑴收集、統(tǒng)計本單位歷史數(shù)據(jù)和相關(guān)行業(yè)數(shù)據(jù),為本單位的預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持;⑵根據(jù)預(yù)算組的要求和預(yù)算管理辦公室下發(fā)的有關(guān)預(yù)算管理表格,提供有關(guān)數(shù)據(jù),填寫有關(guān)表格,完成本單位的預(yù)算草案的編制;⑶根據(jù)需要,參與本單位預(yù)算指標和目標的討論,就本單位的預(yù)算修改發(fā)表意見;⑷在預(yù)算執(zhí)行過程中,跟蹤、統(tǒng)計、分析本單位的預(yù)算執(zhí)行情況,預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)非預(yù)期差異時及時向本單位預(yù)算管理責(zé)任人報告并提出控制建議;⑸根據(jù)需要,提出本單位的預(yù)算調(diào)整申請,并參與本單位預(yù)算調(diào)整的討論;⑹在預(yù)算考核中,核對預(yù)算管理辦公室和預(yù)算管理工作組考核本單位所使用的數(shù)據(jù),出現(xiàn)數(shù)據(jù)差異時,分析原因并提出修改建議。

第三,確定劃分責(zé)任中心的原則。⑴要以正式的組織機構(gòu)為基礎(chǔ)。只有正式的組織機構(gòu),才可能承擔(dān)預(yù)算責(zé)任,實行項目管理的企業(yè)成立跨部門項目組,來協(xié)調(diào)各項目的預(yù)算管理工作;⑵統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,只將直接下級組織界定為預(yù)算責(zé)任中心,體現(xiàn)成本效益導(dǎo)向,預(yù)算管理并非越細越好,所謂的“縱管到底、橫管到邊,千斤重擔(dān)大家挑,人人肩上有指標”只能作為宣傳的口號,實際操作是不可行的;⑶責(zé)任與目標對等,有明確的單位職責(zé),對職責(zé)的財務(wù)后果進行考核;⑷事先確定內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格,事后確定內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格具有不公平性,采用標準成本導(dǎo)向的內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格,固定成本也須在責(zé)任中心之間轉(zhuǎn)移。

第四,制定出適合本企業(yè)的預(yù)算管理制度。主要包括預(yù)算管理的組織機構(gòu)、預(yù)算管理的內(nèi)容、預(yù)算的編制與審批、預(yù)算的執(zhí)行、控制與差異分析、預(yù)算的調(diào)整、預(yù)算的考核。

第五,預(yù)算管理的實施細則。⑴年度預(yù)算目標及確定原則;⑵年度預(yù)算管理的重點;⑶年度預(yù)算考核指標及方法,考核指標要解釋清楚;⑷年度預(yù)算編報的具體要求;⑸項目要求。

5.其他條件。

⑴領(lǐng)導(dǎo)重視,干任何事情沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視是很難做好的,預(yù)算管理涉及到許多個人利益,單位多、范圍廣,更須領(lǐng)導(dǎo)的重視;⑵企業(yè)員工的積極參與;⑶企業(yè)實現(xiàn)管理信息化,即使無信息化軟件也要有所需要的表格;⑷企業(yè)組織結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定;⑸企業(yè)要積累一定數(shù)量的行業(yè)數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)。

總之,預(yù)算管理是錦上添花,不是雪中送炭,企業(yè)實行預(yù)算管理須有一定的前提條件做基礎(chǔ)。

(河南省民族中等專業(yè)學(xué)校)