新形勢(shì)下辦公室工作芻議

趙月東

辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作,處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位,是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心,具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能,這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性,工作具有超前性并具有豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì),還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào),任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題,都會(huì)產(chǎn)生很大的影響,甚至給整個(gè)學(xué)校工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失。換言之,辦公室工作開(kāi)展得好壞直接制約和影響著各項(xiàng)工作的開(kāi)展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。在推進(jìn)科學(xué)發(fā)展觀工作中,各項(xiàng)工作能否高效有序運(yùn)轉(zhuǎn),領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策部署能否得到很好的執(zhí)行,辦公室起著關(guān)鍵作用。因此,正確掌握科學(xué)發(fā)展觀所蘊(yùn)含的科學(xué)方法,與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新工作理念,圍繞服務(wù)這一中心,進(jìn)一步提高服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)運(yùn)作和服務(wù)教學(xué)科研工作的水平,對(duì)于學(xué)校辦公室尤為重要。根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,越是雜務(wù)繁多、工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境,就越富有吸引力和挑戰(zhàn)性,越是能夠?qū)W到新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn),增長(zhǎng)新才干,開(kāi)拓新視野,挖掘新潛力。辦公室的工作崗位就是這樣的工作崗位,它對(duì)人生閱歷的增長(zhǎng)和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇。但是,挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在,壓力與動(dòng)力并存,在辦公室工作將會(huì)體驗(yàn)到更多的酸甜苦辣,但是同時(shí)能夠鍛煉自己,獲取多方面的知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),提高自身綜合素質(zhì)。

一、辦公室工作人員必需的政治素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)

1. 敬業(yè)精神要強(qiáng)

工作要認(rèn)真負(fù)責(zé),勤勤懇懇、任勞任怨,干一行、愛(ài)一行、專一行。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性,吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng),這是干好辦公室工作的前提條件。

2. 思想要活躍

要有解放思想,實(shí)事求是的優(yōu)良作用,接受新生事物要快,愛(ài)學(xué)習(xí),愛(ài)出點(diǎn)子,改革和超前意識(shí)要強(qiáng),在工作中要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,才能不斷開(kāi)拓新局面。

3. 辦事要穩(wěn)妥,處事要嚴(yán)謹(jǐn)

在廉潔自律上要求嚴(yán)格,嚴(yán)于律己,要起模范帶頭作用,這是做好各項(xiàng)工作的保證。

4. 做人要誠(chéng)實(shí)、正派

要有高尚的道德品質(zhì),樸實(shí)的工作作風(fēng),公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,做到堂堂正正做人,認(rèn)認(rèn)真真做事;所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把勁全使出來(lái),就是一個(gè)好同志;所謂“公正”就是在原則問(wèn)題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風(fēng)倒,看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事;要謙虛謹(jǐn)慎,能夠與人團(tuán)結(jié)共事,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。

二、要具有必備的知識(shí)能力

從辦公室的職能來(lái)看,綜合性強(qiáng),職能繁雜,擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作。辦公室職員必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。

1. 具備一定的政治理論水平

在辦公室崗位工作,加之辦公室崗位的要求,必須要有一定的政治理論水平,才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此,平時(shí)注重學(xué)習(xí),理解掌握國(guó)家有關(guān)的大政方針政策,保持清醒的政治頭腦,才能夠在工作中始終把握正確的政治方向,保持較高的政治敏銳性。

2. 要具備一定的文字綜合能力

辦公室工作人員不僅要具有一定的文字基礎(chǔ),而且要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí),擁有扎實(shí)的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力以及工作方法。如果不具備這一點(diǎn),那么不論起草文件還是開(kāi)會(huì)發(fā)言答復(fù)問(wèn)題等方面都是糊里糊涂,抓不住要害,提不出問(wèn)題,只能是“和稀泥”。

3.要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)

筆者認(rèn)為,辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位本身熟悉,而且要對(duì)本部門整個(gè)工作有所了解。只有對(duì)學(xué)校工作的全面熟悉和了解,才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。

三、應(yīng)具有良好的精神狀態(tài)

辦公室是綜合部門,既要協(xié)調(diào)方方面面,又要服務(wù)上下左右,具有整體性強(qiáng)、影響大的特點(diǎn),要使辦公室具有戰(zhàn)斗力,發(fā)揮窗口作用,樹立良好形象,辦公室工作人員必須具備良好的精神狀態(tài)。一是忠誠(chéng)可靠,潔身端正。在思想上忠于黨的教育事業(yè),樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,在行動(dòng)上要服從領(lǐng)導(dǎo),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決定應(yīng)認(rèn)真地貫徹執(zhí)行,不得各行其是。警惕各種腐朽思想的侵蝕,抵制各種不正之風(fēng),堂堂正正做人,清清白白從政,勤勤懇懇辦事。二是任勞任怨,勤奮好學(xué),不論是撰寫材料、文件收發(fā)、打印裝訂,還是協(xié)調(diào)辦事、接待來(lái)訪、車輛管理、安全保衛(wèi),甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等都要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí),以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,一絲不茍地做好,這些成績(jī)和效果往往不是顯而易見(jiàn)的,但常常是融入其他工作之中或?yàn)樗恕白黾抟隆钡?并且常因撰寫材料、接待來(lái)訪而不分上下班、節(jié)假日,這就要求辦公室人員具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當(dāng)無(wú)名英雄的思想品德,經(jīng)受得起各種誤解、委曲和挫折,胸懷要寬,肚量要大,要運(yùn)用自己的智慧,既化解矛盾,又綜合協(xié)調(diào),努力為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難,把工作搞好。

四、要全方位做好各項(xiàng)服務(wù)工作,增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室人員要主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)今的各種變化,就要像古人說(shuō)的那樣:“敏而好學(xué),不恥下問(wèn)”。要博覽多學(xué),兼收并蓄,不斷提高自身的文字表達(dá)能力、政策理論水平和專業(yè)知識(shí),勤于思考、善于思考,把平時(shí)所聽(tīng)、所看、所學(xué)轉(zhuǎn)化為知識(shí)和能力,促進(jìn)個(gè)人文字功底的提高,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)水平。在調(diào)研工作中要深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)查研究,注重廣泛收集,點(diǎn)滴積累寫作素材,在求深、求實(shí)、求新和求精上狠下工夫;信息工作中要在及時(shí)、準(zhǔn)確、全面上下工夫;文件的起草既要準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,又要在聯(lián)系實(shí)際上下工夫;公文的處理要在制度化、規(guī)范化上下工夫;機(jī)要、保密工作要在嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)措施,確保萬(wàn)無(wú)一失上下工夫;行政后勤及接待工作要做到熱情周到,在確保各項(xiàng)日常工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)上下工夫;行政后勤接待工作,要做到熱情周到,在確保各項(xiàng)日常工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)上下功夫。為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)要堅(jiān)持三個(gè)標(biāo)準(zhǔn),即“全方位、全過(guò)程、高效率”?！叭轿弧本褪亲裱I(lǐng)導(dǎo)決策意圖,從調(diào)查研究、信息反饋、督察催辦、綜合協(xié)調(diào)等方面,為決策提供盡可能多的依據(jù)和支持?！叭^(guò)程”就是要按照決策準(zhǔn)備、決策形成和決策實(shí)施三個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)行全程性跟蹤服務(wù),確保決策和部署的貫徹落實(shí)?！案咝省本褪且岣咿k文、辦事、辦會(huì)等各項(xiàng)服務(wù)工作的速度和質(zhì)量,使決策落實(shí)得又好又快。

五、要正確處理好“三個(gè)服務(wù)”的關(guān)系,提高服務(wù)質(zhì)量和效果

辦公室工作紛繁復(fù)雜,搞好服務(wù)是工作的靈魂。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),是辦公室工作的立身之本,所以要切實(shí)增強(qiáng)三個(gè)服務(wù)的意識(shí)。搞好三個(gè)服務(wù),要注意正確處理好三個(gè)關(guān)系。三個(gè)服務(wù)之間要有機(jī)協(xié)調(diào)安排,不能相互割裂。在發(fā)揮好機(jī)關(guān)樞紐功能的同時(shí),要特別注意為基層服務(wù)傾斜。妥善把握三個(gè)服務(wù)的工作尺度,做到服務(wù)到位不越位,更不能越俎代庖。妥善把握三個(gè)服務(wù)和履行管理職能的關(guān)系,既要熱情服務(wù),又要堅(jiān)持原則、遵守制度。只有把對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái),才能使服務(wù)更到位、更有效、更好地促進(jìn)工作的開(kāi)展;在做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時(shí),要不斷加強(qiáng)為基層和群眾服務(wù)的工作,切實(shí)做到熱情幫助、及時(shí)協(xié)調(diào)解決基層和群眾反映的困難和問(wèn)題,如實(shí)反映基層和群眾的意見(jiàn),更好地溝通領(lǐng)導(dǎo)與基層和群眾之間的聯(lián)系,真正起到橋梁和紐帶作用。

六、要有創(chuàng)新意識(shí),轉(zhuǎn)換角色提高服務(wù)水平

以創(chuàng)造性的思維方式,全方位、多角度地思考問(wèn)題,由只滿足于一般事務(wù)向善于抓大事、謀全局等方面轉(zhuǎn)變;由只注意做好當(dāng)前工作向善于從實(shí)際出發(fā),搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變;由被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向自覺(jué)開(kāi)動(dòng)腦筋、主動(dòng)服務(wù)方面轉(zhuǎn)變?！吧碓诒?胸為帥謀”,要始終保持敏銳的政治觀察力和對(duì)客觀事物的精準(zhǔn)洞察力,善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問(wèn)題,努力與中心工作合拍共振。既要做到“參之有道”,提出具有較高的政策理論水平的建議,又要做到“謀之有方”,準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖,還要做到“言之及時(shí)”,增強(qiáng)建言獻(xiàn)策的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性。

七、要注重細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)決定成敗

辦公室工作,任何一件小事都是大事,因而要“小事大辦”,對(duì)任何一件經(jīng)辦的工作,都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,一絲不茍,來(lái)不得半點(diǎn)敷衍;其次要“大事精辦”,俗話說(shuō)“一好遮百丑”,可是辦公室工作恰恰相反,是“一丑遮百好”,只要有一件搞砸了,做了再多的事也是白搭,越是大事,越要高度重視、精心組織、周密部署、確保成功;再次要“急事穩(wěn)辦”,對(duì)突發(fā)性事件,要努力做到反應(yīng)靈敏、調(diào)度及時(shí)、協(xié)調(diào)有力、匯報(bào)及時(shí);最后要“要事快辦”,要高效率、快節(jié)奏,保持清醒的頭腦,分清輕重緩急,講究效率、科學(xué)有序、操作規(guī)范。

辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu),在形勢(shì)發(fā)展一日千里的今天,協(xié)調(diào)服務(wù)越來(lái)越顯得重要。辦公室工作人員要充分發(fā)揮積極性,善于對(duì)上加強(qiáng)聯(lián)系,對(duì)內(nèi)加強(qiáng)管理,對(duì)外搞好協(xié)調(diào),對(duì)下做好服務(wù),增強(qiáng)辦公室的整體合力,以科學(xué)發(fā)展觀引領(lǐng)辦公室工作。

[作者單位:中國(guó)石油大學(xué)(華東)青島校區(qū)]