淺談秘書(shū)實(shí)訓(xùn)的幾個(gè)原則

馬　麗　劉　立

2006年11月16日,教育部下發(fā)的十六號(hào)文件指出:“人才培養(yǎng)模式改革的重點(diǎn)是教學(xué)過(guò)程的實(shí)踐性、開(kāi)放性和職業(yè)性,實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)是三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)?！边@一文件強(qiáng)調(diào)了實(shí)訓(xùn)在教學(xué)改革中的重要性。秘書(shū)實(shí)訓(xùn)是高職文秘專(zhuān)業(yè)的主干課程,實(shí)訓(xùn)效果的好壞對(duì)于學(xué)生專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)和提高有極其重要的影響。但本課程具有課時(shí)少、內(nèi)容雜及操作難的特點(diǎn),搞好實(shí)訓(xùn)并非易事。筆者結(jié)合本人多年的教學(xué)經(jīng)歷,談一談秘書(shū)實(shí)訓(xùn)的幾個(gè)原則。

一、巧設(shè)情境,堅(jiān)持實(shí)訓(xùn)內(nèi)容的綜合而易行原則

“情境教學(xué)是指在教學(xué)過(guò)程中按照實(shí)在或仿真的情形,通過(guò)學(xué)生親身的學(xué)習(xí)實(shí)踐,提高學(xué)生的學(xué)習(xí)自主性,促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí),培養(yǎng)學(xué)生能力的教學(xué)方法?！本哂小罢鎸?shí)性、開(kāi)放性、深刻性、持久性”的特點(diǎn)。教學(xué)活動(dòng)是在全程性、真實(shí)性、整體性的時(shí)空中進(jìn)行的,強(qiáng)調(diào)物化的或仿真的“境”對(duì)學(xué)生的動(dòng)機(jī)激勵(lì),具有明顯的行動(dòng)導(dǎo)向特征。秘書(shū)實(shí)訓(xùn)一般是在專(zhuān)業(yè)課都結(jié)束之后開(kāi)設(shè)的,旨在夯實(shí)專(zhuān)業(yè)技能基礎(chǔ),至于如何設(shè)置情境就需要教師在“巧”字上下功夫了。此處之“巧”包含兩個(gè)意項(xiàng):一是內(nèi)容全,即盡可能在一個(gè)實(shí)訓(xùn)單元里安插多項(xiàng)要素,提升實(shí)訓(xùn)密度。二是訓(xùn)練易。由于專(zhuān)業(yè)實(shí)訓(xùn)室不可能普及,因此在普通教室也能開(kāi)展的情境設(shè)計(jì)比較理想。比如筆者曾設(shè)計(jì)一次實(shí)訓(xùn)情境:某公司的某項(xiàng)工作到了收官階段,需對(duì)表現(xiàn)突出者公開(kāi)表彰。出席表彰大會(huì)的有書(shū)記、經(jīng)理和副經(jīng)理,辦公室主任主持本次會(huì)議,實(shí)訓(xùn)時(shí)只需要幾把桌椅即可,訓(xùn)練內(nèi)容卻相當(dāng)綜合,既訓(xùn)練了學(xué)生的會(huì)場(chǎng)布置和會(huì)議組織能力也提高了學(xué)生的寫(xiě)作技能,同時(shí)還訓(xùn)練了秘書(shū)禮儀和換位思考能力。會(huì)議主持人、公司書(shū)記和獲獎(jiǎng)?wù)呷齻€(gè)角色的交替扮演,使學(xué)生學(xué)會(huì)隨機(jī)應(yīng)變,有助于日后協(xié)調(diào)工作的順利開(kāi)展,同時(shí)也提高了學(xué)生在公眾場(chǎng)合的口頭表達(dá)能力?？傊?巧設(shè)情境堅(jiān)持實(shí)訓(xùn)內(nèi)容的綜合易行性原則,既能綜合提升學(xué)生的專(zhuān)業(yè)能力,又能克服教學(xué)條件的局限讓實(shí)訓(xùn)順暢便捷地進(jìn)行。

二、緊盯細(xì)節(jié),堅(jiān)持實(shí)訓(xùn)要領(lǐng)的糾錯(cuò)及多練原則

“習(xí)慣決定命運(yùn)”。習(xí)慣是養(yǎng)成教育的產(chǎn)物,養(yǎng)成教育既包括正確行為的指導(dǎo),也包括良好習(xí)慣的訓(xùn)練等。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技能在很大程度上就是一些習(xí)慣,例如會(huì)議記錄的習(xí)慣、接打電話(huà)的習(xí)慣、接待來(lái)客的習(xí)慣等,但是不良習(xí)慣不但影響公司形象甚至?xí)斐芍卮髶p失。因此,某些秘書(shū)實(shí)訓(xùn)應(yīng)重在技能習(xí)慣的養(yǎng)成訓(xùn)練。在具體的招聘會(huì)實(shí)訓(xùn)中,有兩個(gè)環(huán)節(jié)及多個(gè)訓(xùn)練要領(lǐng):一是引導(dǎo)員門(mén)口迎候應(yīng)聘者時(shí)的自我介紹環(huán)節(jié),要領(lǐng)是主動(dòng)而熱情的問(wèn)候、握手,指引時(shí)手勢(shì)要正確;另一個(gè)是引導(dǎo)員把應(yīng)聘者引領(lǐng)至考官面前時(shí)的介紹他人環(huán)節(jié),要領(lǐng)是先介紹應(yīng)聘者再介紹考官。這兩個(gè)環(huán)節(jié)的訓(xùn)練要領(lǐng)雖然簡(jiǎn)單卻很容易出錯(cuò),有的會(huì)忘記必要的禮貌用語(yǔ),有的則緊張得手足無(wú)措,之所以如此,一是不習(xí)慣,二是緊張。針對(duì)這些情況,一旦發(fā)現(xiàn)學(xué)生錯(cuò)說(shuō)、少說(shuō)或者做錯(cuò)就要立即停止實(shí)訓(xùn),回爐重來(lái),直到合乎要求?？傊?只有堅(jiān)持在線(xiàn)糾錯(cuò)并反復(fù)改正的原則,才能有好習(xí)慣的養(yǎng)成,否則,實(shí)訓(xùn)將流于形式!

三、善用設(shè)備,堅(jiān)持實(shí)訓(xùn)手段的現(xiàn)代且新穎原則

秘書(shū)實(shí)訓(xùn)要避免走“你講我聽(tīng)”的老路,就必須與時(shí)俱進(jìn),通過(guò)利用現(xiàn)代化教學(xué)設(shè)備,來(lái)增強(qiáng)實(shí)訓(xùn)效果。具體說(shuō)來(lái)有以下幾點(diǎn):

1.利用微機(jī)

微機(jī)操作是文秘專(zhuān)業(yè)應(yīng)備的長(zhǎng)項(xiàng)。在寫(xiě)作實(shí)訓(xùn)時(shí),筆者重視微機(jī)操練,把“商務(wù)旅行計(jì)劃”、“值班表”、“實(shí)訓(xùn)情況分析報(bào)告”等放到電腦上進(jìn)行,既綜合訓(xùn)練了學(xué)生的微機(jī)操作技能又可以隨時(shí)指出錯(cuò)誤,即時(shí)改正。

2.利用網(wǎng)絡(luò)

筆者對(duì)網(wǎng)絡(luò)的利用有兩點(diǎn):第一,建立一個(gè)班級(jí)郵箱,這樣可以便捷地完成作業(yè)的收交和修改,也讓學(xué)生熟悉郵箱的使用及應(yīng)注意的問(wèn)題。第二,設(shè)置虛擬公司和職位,每次實(shí)訓(xùn)前,筆者把若干家知名公司的網(wǎng)址,編號(hào)后發(fā)到班級(jí)郵箱里,公司的序號(hào)與學(xué)生的學(xué)號(hào)相對(duì)應(yīng),此后學(xué)生的實(shí)訓(xùn)都是以具體公司的名義開(kāi)展,增強(qiáng)了實(shí)訓(xùn)的真實(shí)性。

3.利用多媒體設(shè)備

在訓(xùn)練學(xué)生的復(fù)述能力時(shí),筆者準(zhǔn)備了若干時(shí)長(zhǎng)約兩分鐘的視頻,在多媒體設(shè)備上隨機(jī)播放,然后由學(xué)生復(fù)述。此種實(shí)訓(xùn)方式,既新鮮又有趣,能充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的參與熱情。現(xiàn)代化教學(xué)設(shè)備的使用大大提高了實(shí)訓(xùn)情境的仿真度,有助于預(yù)期實(shí)訓(xùn)效果的取得。

總而言之,秘書(shū)實(shí)訓(xùn)只要充分把握課程自身特點(diǎn),在實(shí)境育人的前提下,將實(shí)訓(xùn)內(nèi)容、過(guò)程、人員和設(shè)備巧妙配搭,并且遵循上述原則,就能訓(xùn)導(dǎo)出能力過(guò)硬素養(yǎng)全面的好秘書(shū)。

(作者單位:河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院)