工作總結(jié)的寫作方法與要領(lǐng)

祝興平

總結(jié)是對以往一段時間內(nèi)某項工作、學(xué)習(xí)或活動,進(jìn)行系統(tǒng)全面的回顧、檢查、分析、研究,從中提煉出帶有規(guī)律性的東西,以便指導(dǎo)日后工作的一種使用頻率頗高的應(yīng)用文體。

總結(jié)的作用是多方面的。首先,有助于形成帶有規(guī)律性的認(rèn)識?？偨Y(jié)的目的不在于陳述具體的工作過程,而在于總結(jié)帶有指導(dǎo)性的、參考作用的經(jīng)驗性的認(rèn)識;其次,有助于吸取經(jīng)驗教訓(xùn),指導(dǎo)實踐;第三,總結(jié)具有匯報工作、樹立典型的作用;第四,總結(jié)具有積累歷史資料的作用。

從內(nèi)容上看,工作總結(jié)有專題性和綜合性兩大類型。從結(jié)構(gòu)形式上看,包括以下五種:

1.“三大塊”式。綜合性工作總結(jié)最常見的形態(tài)。通常由三大部分組成,即“基本情況概述”“主要做法”(“主要做法和經(jīng)驗”“經(jīng)驗體會與教訓(xùn)”等)“問題及今后打算”。在結(jié)構(gòu)安排上“兩頭小,中間大”,即 “鳳頭,豬肚,豹尾”。

2.“因果倒置”式。專題性工作總結(jié)常見的形態(tài)。它將經(jīng)驗、體會置于文章的重心部位,通常開篇先講取得的成績,即“果”;接著表述成果取得的原因,即經(jīng)驗、體會,這是“因”。先“果”后“因”,“因果倒置”。工作中存在的問題,常置于結(jié)尾,三言兩語,一帶而過。

3.“條款并列”式。即把情況、效果、做法、經(jīng)驗、體會、問題、今后意見等融合在一起,歸納成若干條條,逐一加以敘述,不采取大問題套小問題的方法,而是每個問題都有相對的獨立性。

4.“正反對比”式。把情況特別是經(jīng)驗與教訓(xùn)糅在一起,歸納成幾大問題,逐一從事實與道理、正面與反面、經(jīng)驗與教訓(xùn)的對比上進(jìn)行敘述。

5.“層層遞進(jìn)”式。專題總結(jié)常用的結(jié)構(gòu)形態(tài)。通常先寫一個簡明的開頭,說明開展某一工作或活動的原委、背景,然后在主體部分,按照這一工作進(jìn)行的過程,從初期到后期,從遠(yuǎn)處到近處,從低級到高級,分作幾個層次逐一加以說明,層層遞進(jìn)。

工作總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)一般有:標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、結(jié)尾、署名。

標(biāo)題,一般有單、雙標(biāo)題兩種。前言,其目的在于讓讀者對總結(jié)的全貌有個概括了解,為閱讀、理解全篇打下基礎(chǔ)。正文,包括做法和體會、成績和缺點、經(jīng)驗和教訓(xùn)。結(jié)尾,在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上,明確下一步的任務(wù),今后努力的方向或打算。落款,即署名和日期。日期一般置于落款單位之后,如標(biāo)題已標(biāo)單位,落款亦可省去。

總結(jié)寫作的一般要求與要領(lǐng)是:

1.把握共性,追求個性。公文寫作最忌千篇一律,千文一調(diào)。因此,必須深入調(diào)查、全面了解,大量占有第一手資料,然后分析研究,選取最典型、最新穎、最有特色的材料,通過歸納、分析,總結(jié)出典型的經(jīng)驗,挖掘出深刻新穎的觀點,在把握文體共性的基礎(chǔ)上,寫出特色和個性。

2.找出規(guī)律,突出重點?？偨Y(jié)的目的,在于指導(dǎo)實踐。為此,必須找出工作中帶有規(guī)律性的東西,具有指導(dǎo)性的經(jīng)驗,因此,總結(jié)切忌記“流水賬”,即不分主次,不講輕重,事無巨細(xì),面面俱到,胡子眉毛一把抓。而應(yīng)突出重點及核心,抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。把工作中的基本經(jīng)驗、主要做法,貫徹方針政策的成功之處,指導(dǎo)工作開展的得力措施,推動事業(yè)順利進(jìn)行的關(guān)鍵所在等,都總結(jié)提煉出來。

3.語言準(zhǔn)確、簡明、生動。語言要做到判斷明確,用詞準(zhǔn)確,含混的詞語,如“比較”“一般”“大體上”等盡量少用。敘述事例真實、準(zhǔn)確,評斷不含糊。簡明則要求闡述觀點時,概括與具體相結(jié)合,要言不繁,不籠統(tǒng)累贅,文字樸實,簡潔明了。生動則要求表述活潑,不古板。

4.適當(dāng)運用寫作技巧。一要巧用數(shù)據(jù)和圖表。通過當(dāng)前數(shù)據(jù)與以往數(shù)據(jù)的對比,輔之以圖示化工具,可更好地說明工作的完成情況和取得的成績,這比文字?jǐn)⑹龈姓f服力、更直觀。二要掌握材料一題多用的技巧。材料具有多面性,在不同場合均可發(fā)掘使用。三要綜合、提煉材料。通過歸納、分析,把有用的東西“抽”出來,使其上升到系統(tǒng)、理性的高度,然后列個提綱,做出書面“設(shè)計”,再下筆寫作?！捌叻窒?三分寫”也是快速成文的一條捷徑。

(摘自《新聞與寫作》2008年第12期)(注:請本文作者告知詳細(xì)通訊地址,以奉寄稿酬)

□實習(xí)編輯 林金禮