如何加強(qiáng)高校檔案管理

李玉珍

高校檔案工作是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)。在高?？焖侔l(fā)展、大力提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平的形勢下,使檔案工作更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)任務(wù)。

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應(yīng)上一個新的臺階,使高校檔案工作始終順應(yīng)時代發(fā)展,為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。

1.強(qiáng)化意識,健全機(jī)構(gòu)

既要充分認(rèn)識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認(rèn)識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識不充分,就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化檔案意識,要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識,增強(qiáng)服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃、納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。

2.依法治檔,建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅(jiān)持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù),提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還應(yīng)要求檔案員真正堅(jiān)持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4.穩(wěn)定隊(duì)伍,改善條件

要采取切實(shí)措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。

5.注重收集,科學(xué)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進(jìn)行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強(qiáng)化文書管理,抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時,對有價值且需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。

6.提供服務(wù),開發(fā)利用

檔案管理的根本目的在于檔案利用。學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用,要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事,注重改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能,努力開發(fā)其教育功能,使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具,匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料,利用多媒體輔助檔案管理,使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能,讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

作者單位:山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院