關(guān)于強(qiáng)化檔案管理的幾點(diǎn)思考

孫海艷

摘要：隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作發(fā)生了顯著變化，對從事檔案管理人員提出了更高、更新的要求，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；人才資源

中圖分類號：G279文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2009）16-0064-02

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。

一、強(qiáng)化檔案管理，關(guān)鍵在不斷提高檔案人才資源建設(shè)

人才興旺，事業(yè)興旺。人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢是最大的優(yōu)勢，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。

1．促進(jìn)人才流動，盤活人才資源。引進(jìn)招聘有文化專業(yè)知識、有專業(yè)技術(shù)、有專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊伍。人才交流中心應(yīng)幫助檔案部門做好人才引進(jìn)、交流工作，幫助各類人才找到檔案服務(wù)項(xiàng)目和崗位。

2．樹立“以人為本”的觀念，促進(jìn)人才健康成長，使其發(fā)揮作用。環(huán)境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動其積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3．保持檔案干部隊伍的穩(wěn)定性。檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

二、強(qiáng)化檔案管理，加快檔案管理人員的培養(yǎng)

隨著當(dāng)前社會的發(fā)展和進(jìn)步，推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

1．政治素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用。轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，創(chuàng)新發(fā)展規(guī)格，提高發(fā)展質(zhì)量。

2．業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等）。還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識、社會學(xué)、情報學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3．現(xiàn)代管理的素質(zhì)。第一，要有開拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，取人之長，補(bǔ)己之短，創(chuàng)新檔案機(jī)制，促進(jìn)檔案發(fā)展。第二，要有市場意識。首先要有質(zhì)量意識、效益意識。根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發(fā)揮其積極作用。第三，要有現(xiàn)代化意識。當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。

三、強(qiáng)化檔案管理，實(shí)行檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

1．加強(qiáng)制度建設(shè)。制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)擋案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實(shí)踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

2．嚴(yán)把公文的制發(fā)。檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，公文制發(fā)得如何，不但決定公文本身的質(zhì)量，也影響檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。如：公文用紙的質(zhì)量、規(guī)格，排版形式；公文的簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限是否合格；公文的標(biāo)題、主送和抄送單位是否準(zhǔn)確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用等問題。因此，在公文制發(fā)中，必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

3．嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

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[2]王英瑋．專門檔案管理[M]．中國人民大學(xué)出版社．

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作者簡介：孫海燕（1977－），女，河北豐潤人，供職于唐山市人事局人才交流中心，初級職稱，研究方向：檔案管理。