淺談秘書(shū)工作禮儀

王　翔

摘要：秘書(shū)工作瑣碎復(fù)雜，面對(duì)各種人際關(guān)系。秘書(shū)人員在工作過(guò)程中，掌握一些基本的工作禮儀，不僅能提升自身形象，同時(shí)也能融洽各方關(guān)系，提高工作效率。秘書(shū)工作禮儀主要包括個(gè)人形象禮儀、辦公禮儀、辦事禮儀三個(gè)方面。

關(guān)鍵詞：秘書(shū) 禮儀；形象；辦公；辦事

禮儀是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)交往過(guò)程中逐漸形成的，以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的，為人們所共同認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則。秘書(shū)人員由于其崗位的特殊性，不僅要講究個(gè)人禮儀修養(yǎng)，還必須學(xué)會(huì)各種專業(yè)禮儀技能。

1.形象禮儀

一個(gè)人的形象是由兩個(gè)部分組成的，穿衣打扮和言談舉止。兩者相輔相成才能達(dá)到形象禮儀的最高境界。每天清洗臉部和口腔，保持頭發(fā)、手指、服裝、鞋襪的整潔這是對(duì)于秘書(shū)人員而言必須的要求。秘書(shū)人員在工作場(chǎng)合也可以適當(dāng)?shù)鼗c(diǎn)淡妝，既能增加面部色彩，也是尊重他人的需要。另外，還要根據(jù)自己的身材特征、年齡及各種工作生活環(huán)境選擇符合自己身份的服裝和配飾。

“站如松，坐如鐘，走如風(fēng)，臥如弓”，這是我們對(duì)儀態(tài)的傳統(tǒng)要求，正確的坐立行走姿勢(shì)會(huì)給人舒展大方、精力充沛的印象。站的時(shí)候一定要站直，兩腳跟相靠，腳尖分開(kāi)45度到60度，腰背挺直，雙目向前平視，面帶微笑。坐的時(shí)候要坐的端正，要輕柔，不能歪歪扭扭，更不能翹二郎腿。走的時(shí)候要輕松，要有韻律感，不要彎腰駝背、拖拖拉拉，也不要風(fēng)風(fēng)火火、橫沖直撞。

語(yǔ)言是人們交流的工具，用文明語(yǔ)言的目的是通過(guò)傳遞尊重、友善、平等的信息，給人以美的享受。在日常的秘書(shū)工作過(guò)程中，無(wú)論是接待工作或是日常辦公工作，都要使用文明用語(yǔ)，如“您好”、“請(qǐng)問(wèn)”‘“勞駕”、“謝謝”等，不能說(shuō)臟話，也不能說(shuō)大話、假話、廢話。另外，秘書(shū)人員在工作過(guò)程中還要學(xué)會(huì)用微笑來(lái)對(duì)待周圍的每個(gè)人和每件事，遇到問(wèn)題的時(shí)候不能總先考慮自己的利益，要把單位的利益、他人的利益放在前面，這樣才能化解各種矛盾，融洽各方關(guān)系。一直以來(lái)人們對(duì)秘書(shū)都存在著誤解，認(rèn)為秘書(shū)只是個(gè)花瓶。如果秘書(shū)人員能夠不斷地增長(zhǎng)自己各方面的知識(shí)，養(yǎng)成優(yōu)雅談吐和禮貌用語(yǔ)的習(xí)慣，就能提升秘書(shū)的個(gè)人魅力，改正人們的看法。

2.辦公禮儀

辦公禮儀是指秘書(shū)人員在工作期間和辦公場(chǎng)所應(yīng)該遵守的禮儀規(guī)范，包括辦公環(huán)境禮儀、辦公場(chǎng)所人際關(guān)系禮儀和辦公設(shè)備使用禮儀等。

2.1辦公環(huán)境禮儀

辦公室是一個(gè)單位、部門給人的第一印象，它直接反映了秘書(shū)人員的個(gè)人形象和單位的形象。秘書(shū)人員在進(jìn)行辦公環(huán)境布置的時(shí)候，要考慮到應(yīng)如何整齊有序地?cái)[放電腦、打印機(jī)、文件、書(shū)籍、文具等辦公用品。同時(shí)還要養(yǎng)成定期整理辦公資料，打掃辦公室衛(wèi)生的習(xí)慣。秘書(shū)人員還可以根據(jù)辦公環(huán)境，適當(dāng)放置一些鮮花、綠色植物和裝飾畫(huà)，提升辦公室的鮮明度?？偠灾?，對(duì)于辦公環(huán)境禮儀的要求就是要干凈、整潔。

2.2辦公場(chǎng)所人際關(guān)系禮儀

辦公場(chǎng)所人際關(guān)系禮儀是指秘書(shū)人員在辦公場(chǎng)所同上級(jí)、同事相處時(shí)所應(yīng)遵循的禮儀規(guī)范。

秘書(shū)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)事業(yè)忠心，有責(zé)任心，這是作為秘書(shū)必然的要求。按時(shí)、準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)工作，注意自己的身份，遇到問(wèn)題先請(qǐng)示，不擅自作主張，這些都是秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)要注意的問(wèn)題。

在與同事相處的時(shí)候，應(yīng)該用平常心對(duì)待，不能把自己看得比別人高人一等，同事遇到困難的時(shí)候要在力所能及的情況下主動(dòng)幫忙，不與同事?tīng)?zhēng)功、搶功，不在辦公室散播同事的謠言，不議論同事的是非。與同事關(guān)系相處時(shí)還要注意的一點(diǎn)，就是不占用辦公設(shè)備為己所用，比如不長(zhǎng)時(shí)間地占用辦公室電話私人聊天，不用辦公室設(shè)備打印、復(fù)印私人資料等。與同事出現(xiàn)矛盾時(shí)，不能推卸責(zé)任，不要大吵大嚷，而要心平氣和地協(xié)商解決，這樣才能融洽同事之間的關(guān)系，從而創(chuàng)造和諧的辦公環(huán)境。

3.辦事禮儀

秘書(shū)工作分為辦文和辦事，其中辦事又是秘書(shū)工作的重中之重。辦事主要包括了會(huì)議管理和日常接待。

會(huì)議禮儀指的是在會(huì)議籌備、召開(kāi)、主持、進(jìn)行和會(huì)后整個(gè)過(guò)程中所應(yīng)遵循的基本的禮儀規(guī)范。簡(jiǎn)單來(lái)講，會(huì)議召開(kāi)之前明確會(huì)議主題，根據(jù)會(huì)議主題再確定邀請(qǐng)會(huì)議人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)議日程的安排，這是會(huì)議禮儀首先要明確的。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，為會(huì)議參加者提供各種便利，這是秘書(shū)人員會(huì)議禮儀的第二點(diǎn)要求。在會(huì)議結(jié)束之后，清理會(huì)場(chǎng)，整理保存會(huì)議資料，對(duì)該次會(huì)議各方面做好總結(jié)，是會(huì)議禮儀的最后要求。秘書(shū)的會(huì)務(wù)禮儀必須經(jīng)歷這三個(gè)程序的操作。

日常接待禮儀是秘書(shū)工作實(shí)務(wù)中的基本禮儀規(guī)范。接待工作要求遵守平等待人、熱情周到的原則，這也是接待禮儀的基本原則。秘書(shū)人員在對(duì)待有約或未約、團(tuán)體或個(gè)人各種客人時(shí)，都要熱情地詢問(wèn)對(duì)方的情況，及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，作出如何接待的決定。秘書(shū)人員在接待過(guò)程中要注意的是，對(duì)于上司無(wú)法接待的客人，一定要征求上司的授權(quán)接待的范圍，不能擅自給出承諾，做出超越秘書(shū)范圍的行為。無(wú)論是哪種客人，秘書(shū)人員在接待完成之后都要起身送別，再根據(jù)客人的身份，決定是否送至電梯或大門。

秘書(shū)工作紛繁復(fù)雜，但是無(wú)論多么繁雜，秘書(shū)人員都要注意禮儀問(wèn)題，從各個(gè)方面規(guī)范自己的禮儀行為，塑造個(gè)人形象，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，從小事做起，從我做起，為建設(shè)和諧社會(huì)做出努力。

參考文獻(xiàn)：

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