論會計電算化在會計工作中的作用及電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

謝軍民

摘要:會計電算化顯著提高了核算效率和準確率,打破了制約企業(yè)財務管理的瓶頸。同時,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制成為會計電算化面臨的新課題。

關(guān)鍵詞:會計電算化;作用;系統(tǒng);內(nèi)部控制

一、會計電算化在會計工作中的作用

1.加快會計信息傳遞,提高監(jiān)管水平

在過去手工操作記賬的情況下,大量的會計信息靠手工記錄、整理和綜合,企業(yè)的決策者往往不能及時、準確地得到會計信息,無法及時作事前控制,不能及時進行預測和決策,影響了企業(yè)的經(jīng)營效益。實現(xiàn)電算化后,實行互聯(lián)網(wǎng)的財務管理系統(tǒng)突破了這一空間的局限,大量的會計信息資料可以得到及時的記錄、匯總、分析,并通過信息網(wǎng)絡系統(tǒng)進行準確傳遞,充分利用。做到事前、事中、事后的監(jiān)督控制,從而提高企業(yè)經(jīng)營效益和經(jīng)濟管理水平。

2.可以減輕會計人員的勞動強度

將原始會計數(shù)據(jù)輸入計算機內(nèi),大量的數(shù)據(jù)計算、歸集、分類、儲存、整理、分析等工作可由計算機自動完成,而且直接登賬、編表,大大降低了會計人員的勞動強度,改善了會計工作條件。

3.提高了會計工作質(zhì)量,促進會計工作規(guī)范化。

在知識經(jīng)濟時代,隨著計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展,會計電算化對會計數(shù)據(jù)提出了一系列規(guī)范要求,數(shù)據(jù)在輸入處理過程中運用多種功能檢驗、排錯,并能及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤,在很大程度上解決了會計手工操作中不統(tǒng)一、不規(guī)范、容易出錯等諸多問題,杜絕了過去會計人員因工作忙記賬不及時、錯行、串行、隨意涂改、會計資料不清晰等現(xiàn)象,保證了會計工作的質(zhì)量。

二、電算化會計系統(tǒng)的控制

(一)管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。主要包括以下內(nèi)容:

1.組織機構(gòu)設置

企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。

2.職責劃分

內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務的分離,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務,不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由不同的人或部門承擔。

3.上機管理

企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的,企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度,以保證每個工作人員和每臺計算機都只做其應該做的事情。

4.檔案管理

計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應及時存檔,企業(yè)應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。

(二)日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會計系統(tǒng)運行過程中的經(jīng)常性控制。主要包括以下內(nèi)容:

1.業(yè)務發(fā)生控制

業(yè)務發(fā)生控制,主要目的是采用相應的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,通過計算機的控制程序,對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制,如經(jīng)濟業(yè)務是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。

2.數(shù)據(jù)輸入控制

由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非?？?如果輸入的數(shù)據(jù)不準確,處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯,甚至可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此,企業(yè)應該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。

3.數(shù)據(jù)通訊控制

數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。

4.數(shù)據(jù)處理控制

數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件檢查。有效性控制包括數(shù)字的核對、數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。

5.數(shù)據(jù)輸出控制

數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要等。

6.數(shù)據(jù)存儲和檢索控制

為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當?shù)貎Υ?便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)應當對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號,文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應作好登記,計算機會計系統(tǒng)應具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。