淺探加強(qiáng)企業(yè)存貨管理

焦芳榮

【摘要】 存貨作為企業(yè)的一項(xiàng)流動(dòng)資產(chǎn)，其管理利用情況直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平、資產(chǎn)運(yùn)作效率以至生存與發(fā)展。從企業(yè)財(cái)務(wù)管理的存貨管理方面闡述了加強(qiáng)存貨管理的重要性及意義，以及如何加強(qiáng)存貨管理，降低存貨成本。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)存貨；管理制度

一、存貨管理現(xiàn)狀

（一）核算不實(shí)，成本費(fèi)用增加

準(zhǔn)確核算是科學(xué)管理的前提，科學(xué)管理是企業(yè)成長的保障。廣大企業(yè)管理者只有做到準(zhǔn)確核算、優(yōu)化納稅、精明管理，才能確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)。有些企業(yè)的會計(jì)核算起不到監(jiān)督作用，賬實(shí)嚴(yán)重不符；有些企業(yè)對新稅制下存貨的核算缺乏認(rèn)識和了解，在購進(jìn)環(huán)節(jié)不按規(guī)定取得增值稅專用發(fā)票，增加自身稅負(fù)。甚至存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存缺乏真實(shí)記錄，尤其在生產(chǎn)制造企業(yè)。材料領(lǐng)用記生產(chǎn)成本費(fèi)用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄人為因素較多，

（二）管理不善，內(nèi)部控制制度不健全

在材料采購、產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)往往由同一個(gè)人完成采購銷售、付款收款、入庫出庫等全過程，使采購銷售工作無章可依，還會提供暗箱操作的溫床，增加了營私舞弊的可能性。毀損待報(bào)廢、超儲積壓存貨儲備，在每年一次的清產(chǎn)核資中都要作為重點(diǎn)問題進(jìn)行上報(bào)，但每年都是只上報(bào)，沒有上級主管部門的批示，沒有處理結(jié)果，從而沒有從根本上解決問題，致使毀損待報(bào)廢、超儲積壓存貨儲備量像滾雪球一樣越滾越大。

（三）資金占用額高

一部分企業(yè)仍然固執(zhí)地認(rèn)為存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，是財(cái)富的標(biāo)志。這種觀念直接導(dǎo)致了企業(yè)存貨的大量積壓，存貨資金占用額過高。其實(shí)，這已經(jīng)是過時(shí)了的陳舊觀念，DWLL公司總裁邁克。戴爾認(rèn)為，“庫存不是資產(chǎn)而是負(fù)債”，這句話道出了存貨管理的深刻內(nèi)涵。從性質(zhì)上說，存貨確實(shí)是資產(chǎn)而不是負(fù)債，但是擁有過多的存貨，必須為之支付大量的儲存成本。而且當(dāng)企業(yè)的資金大量被存貨占用且不能及時(shí)變現(xiàn)時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大，從這個(gè)意義上來說，存貨就像是一種負(fù)債。

（四）對ERP技術(shù)的疏漏

目前企業(yè)對資金效益管理意識、水平?jīng)]有提高到一定高度，對存貨的管理要求也就不高，由于存貨的實(shí)物管理混亂、存貨信息不準(zhǔn)，因而也無法實(shí)現(xiàn)為資金管理提供依據(jù)。近幾年ERP技術(shù)在我國受到廣泛關(guān)注，但鮮有企業(yè)真正用得上，其深刻原因就在于我們的實(shí)際管理水平達(dá)不到這套系統(tǒng)的要求。在管理思想上只是注重存貨實(shí)物形態(tài)的管理，即注重存貨的收、發(fā)、存的管理和實(shí)物保全，忽視存貨價(jià)值形態(tài)的管理。在實(shí)際操作方面，無論是訂貨的選擇、訂貨數(shù)量，還是貨品的分類驗(yàn)收與儲存，或者是清貨、退貨，都是為了降低存儲成本，然而實(shí)際上是悖向運(yùn)行。

（五）缺乏對物流管理的整合

只注重內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合，而忽視了對企業(yè)外部物流資源的利用。企業(yè)負(fù)責(zé)存貨計(jì)劃、采購、儲存、領(lǐng)用、出庫全過程管理占用了大量的人力、財(cái)力和物力，沒有充分利用和整合社會物流管理資源。

二、加強(qiáng)企業(yè)存貨管理的途徑

(一)建立適合自身發(fā)展需要的計(jì)算機(jī)存貨管理系統(tǒng)

企業(yè)要根據(jù)自己的需要，建立適用的計(jì)算機(jī)存貨管理系統(tǒng)，以便可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)了解企業(yè)的存貨信息，提高存貨運(yùn)營效率。

ERP系統(tǒng)是有效、先進(jìn)的管理工具和思想，它可以整合企業(yè)價(jià)值鏈，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)鏈上、下游的信息共享，各個(gè)環(huán)節(jié)庫存減少，達(dá)到共贏的目的。

(二)建立科學(xué)高效的存貨管理制度

為了使存貨管理達(dá)到理想的管理境界，建立能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的存貨管理模式主要有以下幾種途徑。

1．采購環(huán)節(jié)成本管理。采購成本管理正是以采購為切入點(diǎn)，通過規(guī)范企業(yè)的采購行為，實(shí)施科學(xué)決策和有效控制，以質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)和服務(wù)為依據(jù)，在需要的時(shí)候、按需要的數(shù)量采購需要的物資，杜絕采購中的高價(jià)格和一切浪費(fèi)現(xiàn)象。具體措施有：

（1）建立健全企業(yè)采購體系，加強(qiáng)采購管理。采購成本管理要求建立健全企業(yè)采購體系，使采購工作規(guī)范化、制度化、建立決策透明機(jī)制，實(shí)行必要的招標(biāo)采購，使隱蔽的信息公開化，防止暗箱操作，在保證質(zhì)量的前提下，使采購價(jià)格降到最低。以公正、公開的原則，來選擇好的供應(yīng)商，采用定向采購的方式，即對每一種所需的物料，按質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)和價(jià)格幾方面的競爭能力，來選擇供應(yīng)商，并與之建立長期、互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)渠道的穩(wěn)定和低成本。通過與供應(yīng)商簽訂在需要的時(shí)候提供需要的數(shù)量、需要品種的物料協(xié)議，實(shí)施適時(shí)采購，減少物料庫存。

（2）利用互聯(lián)網(wǎng)降低采購成本。由于過多的人為因素和信息閉塞，企業(yè)采購的原料價(jià)格過于昂貴或者質(zhì)量低下，其產(chǎn)品將直接受到影響。通過互聯(lián)網(wǎng)可以減少人為因素和信息不暢通問題，在最大程度上降低采購成本。利用互聯(lián)網(wǎng)將生產(chǎn)信息，庫存信息和采購系統(tǒng)連接在一起，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)訂購，企業(yè)可以根據(jù)需要訂購，最大限度降低庫存，實(shí)現(xiàn)“零庫存”管理。這樣的好處是，一方面減少資金占用和減少倉儲成本，另一方面可以避免價(jià)格波動(dòng)對產(chǎn)品的影響。通過在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布求購信息和“實(shí)時(shí)視頻會議”系統(tǒng)，可以讓全球的供應(yīng)商報(bào)價(jià)與競價(jià)，從而選擇綜合成本最低的供應(yīng)商與少數(shù)幾家供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，并實(shí)現(xiàn)采購信息與供應(yīng)商共享，加強(qiáng)雙方的互惠互利合作，獲得長期商業(yè)利益，因?yàn)?0%的利潤來自20%產(chǎn)生利潤地方。

2．存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)內(nèi)部控制。第一，存貨領(lǐng)用應(yīng)制定定額，同時(shí)經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)才能進(jìn)行。即領(lǐng)用的材料應(yīng)有工藝部門核定消耗定額，存貨領(lǐng)用須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。第二，存貨發(fā)出時(shí)，應(yīng)保證存貨領(lǐng)用無誤，手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領(lǐng)料單。雙方要檢查數(shù)量和質(zhì)量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要登記材料卡片，并轉(zhuǎn)材料記賬員記賬，然后隨發(fā)料匯總表定期送往財(cái)務(wù)部門，第三，應(yīng)保證存貨領(lǐng)用業(yè)務(wù)記錄真實(shí)，領(lǐng)發(fā)無誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時(shí)登記存貨臺賬，財(cái)會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配，匯總領(lǐng)料單，分類制證，登記有關(guān)賬務(wù)。第四，存貨領(lǐng)用實(shí)行內(nèi)部稽核，保證存貨安全，記錄正確。由內(nèi)部稽核人員審核領(lǐng)料單，核對收發(fā)憑證和存貨臺賬，檢查收發(fā)記錄和結(jié)存余額，查看存貨的領(lǐng)用會計(jì)核算是否準(zhǔn)確。第五，存貨盤點(diǎn)及處理時(shí)，應(yīng)保證存貨賬實(shí)相符。倉庫保管員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫存存貨，編制存貨盤點(diǎn)表，并提出處理意見。財(cái)會人員年底應(yīng)抽查存貨盤點(diǎn)表，對于生產(chǎn)中已無轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨及其他足以證明已無實(shí)用價(jià)值和轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準(zhǔn)的處理意見，同倉庫保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù)，以確保賬實(shí)相符。第六，存貨領(lǐng)用實(shí)行內(nèi)部審計(jì)，應(yīng)保證存貨安全、賬實(shí)相符、核算準(zhǔn)確，并對存貨領(lǐng)用的內(nèi)部控制進(jìn)行評價(jià)。

3．存儲環(huán)節(jié)成本管理。在存儲保管環(huán)節(jié)，可采用ABC管理法，實(shí)施有重點(diǎn)的存貨管理，降低保管成本。并以最少的資金占用和最低的成本耗費(fèi)控制存貨數(shù)量，以滿足生產(chǎn)和銷售的合理需要。確定經(jīng)濟(jì)批量，加強(qiáng)存貨實(shí)物管理，降低存貨存儲成本。平衡存貨采購與生產(chǎn)投入的數(shù)量與時(shí)間，平衡批量采購成本與存儲成本，以形成最低存貨成本。建立存貨控制模型，計(jì)算得出存貨經(jīng)濟(jì)定貨量、安全庫存量。長期庫存可以采用或參照歷史平均數(shù)、歷史加權(quán)平均數(shù)、行業(yè)平均數(shù)、替代產(chǎn)品庫存等。同時(shí)，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營中，還應(yīng)密切注意銷售情況、生產(chǎn)情況、市場動(dòng)態(tài)，作存貨模型的敏感性分析，針對實(shí)際情況，對存貨策略作出調(diào)整。

（三）完善內(nèi)部控制，確保其行之有效

1．做好崗位分工控制。首先，建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。其次，授權(quán)批準(zhǔn)控制，明確審批人對存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任。明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級報(bào)告。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。最后制定存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫、倉儲與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。

2．取得、驗(yàn)收與入庫的控制。外購存貨應(yīng)符合內(nèi)部《采購與付款》的有關(guān)規(guī)定：抵頂債務(wù)及其他原因入庫的存貨應(yīng)有有關(guān)部門、人員的審批，其價(jià)值與質(zhì)量狀況應(yīng)符合雙方協(xié)議；嚴(yán)格驗(yàn)收制度，重點(diǎn)是對取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收；設(shè)置存貨明細(xì)帳，加強(qiáng)對代管、代銷、暫存與委托加工存貨的管理。

3．倉儲與保管控制。第一，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量，加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。第二，建立庫存存貨分類ABC管理制度。第三，建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。第四，建立清查盤點(diǎn)制度，如有盤虧和盤盈，應(yīng)分清責(zé)任，報(bào)告有關(guān)部門及時(shí)處理。

4．監(jiān)督與檢查。定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況；定期檢查存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨會計(jì)制度的執(zhí)行情況。

(四)合理整合內(nèi)外部物流資源加強(qiáng)存貨管理

在企業(yè)存貨管理過程中，企業(yè)內(nèi)部物流資源的整合已為大多數(shù)企業(yè)所重視，如果僅利用企業(yè)內(nèi)部物流資源，難以滿足企業(yè)降低成本和提高競爭力的要求，就要利用第三方物流加強(qiáng)存貨管理，以降低存貨成本，以下，著重談?wù)劦谌轿锪鳌?/p>

1．利用第三方物流，有助于降低了企業(yè)的倉儲費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用，可以減少推銷和采購差旅費(fèi)用，形成了企業(yè)生產(chǎn)成本的節(jié)約，提高了產(chǎn)品的競爭力，還可以減少存貨儲備資金的占用，提高資金利用率。

2. 第三方物流企業(yè)作為專門從事物流工作的行家里手，有豐富的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，有利于提高企業(yè)的物流水平，加快了企業(yè)產(chǎn)品的流轉(zhuǎn)速度，有利于企業(yè)占領(lǐng)市場，提升產(chǎn)品服務(wù)形象。

3. 企業(yè)物流外包后，可以減少物流設(shè)施投資費(fèi)和物流人員管理費(fèi)，使企業(yè)專心致志地從事自己所熟悉的業(yè)務(wù)，將資源中配置在核心事業(yè)上。

但是，利用第三方物流加強(qiáng)存貨管理過程中應(yīng)注意如下問題：首先，在內(nèi)、外部資源的利用上，要首先整合內(nèi)部資源。如企業(yè)有大量閑置土地、廠房和運(yùn)輸車輛，就應(yīng)先盤活利用現(xiàn)有資產(chǎn)；其次，第三方物流固然可以提高物流效率，但對一些特殊要求的企業(yè)，如需要安排就業(yè)、分流富余人員，則應(yīng)慎重采用物流外包；同時(shí)，企業(yè)要注重物流管理人才的引進(jìn)，充分利用中介機(jī)構(gòu)的力量，引進(jìn)物流方面的高級人才，整合內(nèi)部物流資源，不失為完善存貨管理的捷徑。

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