從勞動(dòng)爭議舉證看企業(yè)管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

吳佳莉

摘 要:在勞動(dòng)爭議處理中,舉證責(zé)任的正確運(yùn)用,對(duì)于迅速查清事實(shí),及時(shí)審結(jié)案件,有著至關(guān)重要的決定作用。用人單位能否舉證、如何舉證,來預(yù)防勞動(dòng)爭議的發(fā)生,降低企業(yè)用工成本,就顯得十分重要。管理好應(yīng)該由用人單位掌握的證據(jù),在發(fā)生勞動(dòng)爭議以后,能使案件的處理得到對(duì)單位比較有利的結(jié)果,將是衡量人力資源管理工作水平的一把標(biāo)尺。

關(guān)鍵詞:舉證責(zé)任 證據(jù)留存 企業(yè)管理

舉證責(zé)任,又稱之為提供證據(jù)的責(zé)任?！吨腥A人民共和國勞動(dòng)爭議調(diào)解仲裁法》第六條規(guī)定:“與爭議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的,用人單位應(yīng)當(dāng)提供;用人單位不提供的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果”,由此可見,勞動(dòng)爭議作為比較特殊的民事案件,舉證責(zé)任具有其特殊性。據(jù)統(tǒng)計(jì),《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以來,2008年廈門市法院受理的勞動(dòng)爭議案件不斷攀升。其中有不少案件,用人單位在事實(shí)方面并不存在問題,可是在仲裁和訴訟中敗訴了,關(guān)鍵就在于用人單位無法提供證據(jù)來支持自己的主張,保障企業(yè)權(quán)益,這正是勞動(dòng)爭議中舉證之所在,成敗之關(guān)鍵。因此我認(rèn)為,從勞動(dòng)爭議舉證角度來說,企業(yè)應(yīng)在入職管理、制度制定、薪酬管理、合同管理、離職管理等方面加強(qiáng)證據(jù)意識(shí),留存好相應(yīng)的書證和其他證據(jù),并借此梳理企業(yè)管理,以利于更好地保護(hù)用人單位的合法權(quán)益。

1入職管理中要著重注意的問題

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第八條規(guī)定,如果用人單位招用勞動(dòng)者時(shí)未向其履行告知義務(wù),或履行了告知義務(wù)但無法舉證,則可能承擔(dān)相應(yīng)的不利責(zé)任。因此單位應(yīng)準(zhǔn)備好《崗位情況告知書》,在員工入職時(shí)告知工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬,以及勞動(dòng)者要求了解的其他情況,并留下員工簽收的證據(jù)。

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十九條第(一)項(xiàng)規(guī)定,用人單位若無法證明在招聘員工時(shí)已經(jīng)公示錄用條件,并且持有勞動(dòng)者知悉的證據(jù),就貿(mào)然解除試用期內(nèi)員工的勞動(dòng)關(guān)系,是用人單位在勞動(dòng)爭議處理中敗訴的原因之一。而違規(guī)解除勞動(dòng)合同,不但要承擔(dān)法律責(zé)任,還要按照經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的二倍向勞動(dòng)者支付賠償金。因此在入職這個(gè)關(guān)口,用人單位要盡可能使自己的錄用條件具體化、書面化、公示化、證據(jù)化。如保留招聘公告;讓員工填寫《應(yīng)聘登記表》,供應(yīng)聘人員填寫和閱讀后要求其簽名表示已經(jīng)知曉;在勞動(dòng)合同中設(shè)計(jì)條款明確約定錄用條件或不符合錄用條件的情形。

在招聘中不注重入職審查,將給用人單位帶來很大風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)應(yīng)聘人員存在弄虛作假的情形時(shí),會(huì)導(dǎo)致其無法勝任工作、耗費(fèi)工資福利待遇、浪費(fèi)招聘工作管理成本、勞動(dòng)合同無效等嚴(yán)重后果。尤其值得注意的是,根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第九十一條規(guī)定,一旦用人單位未經(jīng)核實(shí)就招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動(dòng)合同的勞動(dòng)者,就可能面臨給其他用人單位造成損失的連帶賠償責(zé)任。因此用人單位在與勞動(dòng)者訂立勞動(dòng)關(guān)系前,要運(yùn)用對(duì)勞動(dòng)者的知情權(quán),充分了解勞動(dòng)者與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的基本情況,好好保留、掌握和管理勞動(dòng)者提供的相關(guān)書面證明材料,并且要留有員工簽名保證資料屬實(shí)的證據(jù)。一旦事后出現(xiàn)糾紛,此類證據(jù)不僅可以減少用人單位的經(jīng)濟(jì)損失,還能利用法律的武器制裁欺詐者。

2用人單位明確、合法的規(guī)章制度具有現(xiàn)實(shí)作用

根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條以及《勞動(dòng)合同法》第三十八條、第八十條之規(guī)定,不合法的勞動(dòng)規(guī)章制度,不僅在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動(dòng)爭議案件的依據(jù),還要承擔(dān)法律后果。

在司法實(shí)踐中,一些單位制定的規(guī)章制度雖然已經(jīng)通過平等協(xié)商程序,但由于未保留書面記錄作證據(jù)(包括協(xié)商手續(xù)的記錄以及制度制定后的告知義務(wù)),結(jié)果在發(fā)生爭議糾紛時(shí)很容易遭到仲裁和司法機(jī)構(gòu)的質(zhì)疑;員工的違紀(jì)行為本已經(jīng)達(dá)到了規(guī)章制度中規(guī)定的解除勞動(dòng)合同條件,但勞動(dòng)者往往以其不知道規(guī)章制度的內(nèi)容為由,主張規(guī)章制度未公示,而用人單位又無法提供已經(jīng)公示的證據(jù),本應(yīng)該勝訴的案件最終敗訴,究其原因,就是用人單位在制度建設(shè)中,只關(guān)注制度內(nèi)容和程序的合法性,卻忽略了公示程序的合法性以及各個(gè)環(huán)節(jié)的證據(jù)留存,規(guī)章制度所引發(fā)的勞動(dòng)爭議也往往由此而產(chǎn)生。因此,用人單位在制定和修改規(guī)章制度時(shí),是否經(jīng)過平等協(xié)商程序、是否向員工公示等,都直接決定勞動(dòng)爭議案件中的勝敗。用人單位務(wù)必要留好記錄,保存好相關(guān)證據(jù),如制定和修改規(guī)章制度的會(huì)議紀(jì)要、討論情況和經(jīng)過、有員工簽領(lǐng)確認(rèn)的員工手冊(cè)、內(nèi)部制度培訓(xùn)的簽到表、張貼公告的記錄等。

3薪酬管理中最注意留有支付勞動(dòng)報(bào)酬的依據(jù)

勞動(dòng)報(bào)酬權(quán)是勞動(dòng)者利益的集中表現(xiàn),無論是《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)爭議調(diào)解仲裁法》,對(duì)勞動(dòng)報(bào)酬的支付都做了明確的規(guī)定,用人單位對(duì)其都負(fù)有不可推卸的舉證責(zé)任。這個(gè)舉證責(zé)任不僅要求用人單位在日常工作中要遵照法律法規(guī)要求,在勞動(dòng)合同、集體合同、或者企業(yè)內(nèi)部工資支付制度制定、工資集體協(xié)議制定中明確工資構(gòu)成及發(fā)放程序等相關(guān)事項(xiàng);要有明確的崗位、相對(duì)應(yīng)的薪酬分配以及薪酬考核評(píng)價(jià)系統(tǒng);按規(guī)定發(fā)放工資及加班費(fèi),繳交社會(huì)保險(xiǎn),編制工資支付表,列明支付詳細(xì)清單(包括支付單位、支付時(shí)間、支付對(duì)象、工作天數(shù)、加班時(shí)間等),最主要的就是要留存好勞動(dòng)者領(lǐng)取工資的簽收手續(xù)。

4勞動(dòng)合同管理的證據(jù)收集需要特別注意的方面

1.勞動(dòng)合同的交付以及簽定無固定期限勞動(dòng)合同的舉證。

經(jīng)過這幾年的法律宣傳,用人單位都比較重視勞動(dòng)合同的簽訂和保管,但往往忽略勞動(dòng)合同的交付。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第八十一條之規(guī)定,如果用人單位單邊持有勞動(dòng)合同;或者送達(dá)職工但未保留送達(dá)證據(jù),一旦員工起訴,則視同訂立無固定期限的勞動(dòng)合同,每月支付二倍工資、按經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)的二倍支付賠償金的問題就接二連三來了,而此時(shí)用人單位舉證就非常困難,必然陷入被動(dòng)局面。

另一個(gè)值得注意的地方在于簽訂無固定期限勞動(dòng)合同問題上的舉證責(zé)任。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第十四條之規(guī)定,符合條件的勞動(dòng)者提出簽訂無固定期限勞動(dòng)合同時(shí),用人單位應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動(dòng)合同。如果用人單位不能舉證是勞動(dòng)者提出的訂立固定期限勞動(dòng)合同,就會(huì)面臨支付二倍工資的風(fēng)險(xiǎn)。因此用人單位在實(shí)際工作中,對(duì)于符合條件的勞動(dòng)者,應(yīng)主動(dòng)提出簽訂無固定期限合同,并以書面形式向勞動(dòng)者征詢需訂立哪種類型的合同,并保留好相關(guān)證據(jù),以免出現(xiàn)爭議時(shí)無法舉證。

2.解除或終止勞動(dòng)關(guān)系相關(guān)文書的送達(dá)。

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第五十條和第八十九條之規(guī)定,用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明,這是強(qiáng)制性的法定義務(wù)。用人單位違反本法規(guī)定,將由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正;給勞動(dòng)者造成損害的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。因此當(dāng)用人單位與勞動(dòng)者解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí),不僅要出具相關(guān)文書,最主要的是要送達(dá)并留有證據(jù)。假如單位無法舉證,還可能存在這樣的隱患:可以認(rèn)定你勞動(dòng)合同并沒有解除,勞動(dòng)關(guān)系還在,甚至視同續(xù)簽了無固定期限的勞動(dòng)合同。因此單位在解除、終止勞動(dòng)合同時(shí)一定要保留勞動(dòng)者本人簽收的證據(jù)。

5在企業(yè)人力資源管理工作中,職工離職管理不可忽視

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十九條第(一)項(xiàng)規(guī)定,試用期內(nèi)解除勞動(dòng)合同,用人單位首先要證明單位是否有“錄用條件”,以及勞動(dòng)者是否符合錄用條件,這里主要強(qiáng)調(diào)不符合錄用條件的證據(jù)收集。這就要求用人單位必須建立試用期間的考核鑒定制度。通過考核機(jī)制,給新進(jìn)員工安排試用期工作計(jì)劃,對(duì)其表現(xiàn)進(jìn)行考核和鑒定,并為判斷該員工是否符合錄用條件和是否解除勞動(dòng)合同提供依據(jù)。同時(shí)根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第二十一條規(guī)定,用人單位在試用期解除勞動(dòng)合同的,應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者說明理由。從舉證角度出發(fā),最好是能采用書面形式,并且要求勞動(dòng)者簽收,進(jìn)一步防范了勞動(dòng)爭議的產(chǎn)生。

用人單位在與有下列嚴(yán)重過錯(cuò)情形的勞動(dòng)者解除勞動(dòng)合同時(shí),一定要注意保留員工嚴(yán)重違規(guī)和重大損害的事實(shí)依據(jù),并且以書面形式通知員工。建立日常書面行文制度和檔案保管制度,對(duì)于“大錯(cuò)不犯,小錯(cuò)不斷”的員工的違紀(jì)行為,應(yīng)注意平時(shí)記錄在案;違紀(jì)員工的“檢討書”、違紀(jì)員工本人簽字的違紀(jì)記錄;其他員工及知情者的證詞;有關(guān)事件涉及的物證(如被損壞的生產(chǎn)設(shè)備,如物證不方便保留,則拍攝清楚的照片,同時(shí)照片上還應(yīng)當(dāng)顯示時(shí)間年月日時(shí))等相關(guān)資料都應(yīng)盡量收集和保留。

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第四十條之規(guī)定解除勞動(dòng)合同時(shí),用人單位一定要注意要能提供相關(guān)依據(jù)。例如勞動(dòng)能力鑒定表以證明勞動(dòng)者在規(guī)定的醫(yī)療期后無法從事原工作和用人單位另行安排的工作;約定工作量的勞動(dòng)合同,員工參加崗位培訓(xùn)的相關(guān)證明以證明勞動(dòng)者不能勝任工作,經(jīng)培訓(xùn)后仍然不能勝任工作; 因客觀情況發(fā)生重大變化導(dǎo)致原合同無法履行時(shí),要一定要注意與員工的溝通和協(xié)商,只有經(jīng)協(xié)商無法就變更勞動(dòng)合同達(dá)成一致意見,用人單位才可以解除勞動(dòng)合同。這些證據(jù)的掌握將在離職爭議中起到很重要的舉證作用。

及時(shí)辦理員工工作財(cái)產(chǎn)交接、檔案轉(zhuǎn)移以及工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金、代通知金的發(fā)放等手續(xù),并留存好相關(guān)材料。

綜上所訴,在勞動(dòng)爭議中,對(duì)于用人單位而言,舉證責(zé)任明顯加大。在勞動(dòng)爭議處理中,舉證責(zé)任的正確運(yùn)用,對(duì)于迅速查清事實(shí),及時(shí)審結(jié)案件,有著至關(guān)重要的決定作用。用人單位能否舉證、如何舉證,來預(yù)防勞動(dòng)爭議的發(fā)生,降低企業(yè)用工成本,就顯得十分重要。管理好應(yīng)該由用人單位掌握的證據(jù),在發(fā)生勞動(dòng)爭議以后,能使案件的處理得到對(duì)單位比較有利的結(jié)果,將是衡量人力資源管理工作水平的一把標(biāo)尺。

(作者單位:廈門水務(wù)集團(tuán)有限公司)

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