對企業(yè)采購科學(xué)管理的思考

陶秀梅

摘要在現(xiàn)代企業(yè)競爭中，企業(yè)的采購水平是企業(yè)競爭力的重要組成部分，從企業(yè)采購管理理論出發(fā)，將傳統(tǒng)采購模式和供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購方式進(jìn)行比較，并提出企業(yè)提高科學(xué)采購管理水平的具體措施。

關(guān)鍵詞企業(yè)管理；采購管理；供應(yīng)鏈

一、采購管理的含義和實施的必要性

(一)采購管理的含義

企業(yè)采購管理是企業(yè)為了實現(xiàn)其生產(chǎn)或銷售計劃，在保證適當(dāng)品質(zhì)的條件下，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，在適當(dāng)?shù)臅r間，以適當(dāng)?shù)膬r格購入必須數(shù)量的物品或勞務(wù)所采取的一系列管理活動。企業(yè)采購管理一方面要對企業(yè)的內(nèi)部需求做出迅速反應(yīng)，另一方面也要和供應(yīng)商建立并維持一種互利的伙伴關(guān)系。企業(yè)采購管理是供應(yīng)鏈管理中的一個重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是在企業(yè)和其供應(yīng)商之間建立的一座橋梁。

(二)企業(yè)實施科學(xué)采購管理的必要性

由此可見，科學(xué)的采購是企業(yè)成本管理中最有價值的一部分。采購成本的降低不僅意味著企業(yè)利潤的提高，企業(yè)還可以借此機(jī)會通過選擇采取降低產(chǎn)品售價的策略來提高市場競爭力，從而提高整個供應(yīng)鏈的獲利水平。除此之外，采購的速度、效率，訂單的執(zhí)行情況將會直接影響企業(yè)的客戶服務(wù)水平。因此企業(yè)對采購流程實施科學(xué)的管理是十分必要的。

二、傳統(tǒng)采購模式的弊端

傳統(tǒng)的采購模式因其種種弊端制約著企業(yè)的發(fā)展，主要有：

1采購目的簡單，采購過程缺乏主動性

在傳統(tǒng)的采購模式中，采購的目的很簡單，就是為了補(bǔ)充內(nèi)存而采購。采購部門往往只關(guān)注庫存，而忽略了企業(yè)的生產(chǎn)過程，也并不了解生產(chǎn)的進(jìn)程和制造需求的變化，因此，采購過程缺乏主動性，采購部門指定的采購計劃難以適應(yīng)制造需求的變化。

2供需雙方信息不透明

傳統(tǒng)的采購模式是典型的非信息對稱博弈過程。供需雙方的信息不透明，供應(yīng)方和采購方都盡量隱藏自己的信息，不能實現(xiàn)有效的信息共享，供需雙方需要通過多次協(xié)商才能達(dá)成協(xié)議。

3采購部門難以控制采購的產(chǎn)品質(zhì)量和采購風(fēng)險

在傳統(tǒng)的采購模式中，采購方與供應(yīng)方的工作是不透明的，采購方難以參與到供應(yīng)方的生產(chǎn)過程和質(zhì)量控制活動中去，雙方對質(zhì)量控制缺乏合作，采購部門對采購物品的質(zhì)量檢驗只能采用事后把關(guān)的方法。因此，采購部門難以控制采購的產(chǎn)品質(zhì)量和采購風(fēng)險。

4供需雙方大多是臨時的交易關(guān)系，競爭多與合作

在傳統(tǒng)的采購模式中，供需雙方常常圍繞交易價格爭論導(dǎo)致雙方關(guān)系緊張，難以形成良好的合作伙伴關(guān)系。采購方與供應(yīng)方之間缺乏有效的合作與協(xié)調(diào)。拼命壓價是傳統(tǒng)的采購方式，千方百計逼迫供應(yīng)方讓步：而供應(yīng)方有時也會利用市場的突然變化和采購方暫時的困難要挾采購方，以取得自己眼前的利益。所以，供需雙方大多維持的是臨時性交易關(guān)系，競爭多與合作。

三、供應(yīng)鏈環(huán)境下企業(yè)采購模式的轉(zhuǎn)變

供應(yīng)鏈?zhǔn)菄@核心企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流的控制，從采購原材料開始，制成中間產(chǎn)品以及最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡(luò)把產(chǎn)品運(yùn)送到消費(fèi)者手中，即將供應(yīng)商，制造商、分銷商、零售商，直到最后的產(chǎn)品用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)模式。供應(yīng)鏈環(huán)境下的企業(yè)采購管理與傳統(tǒng)的采購模式有著顯著的不同。

1實現(xiàn)JIT訂單采購驅(qū)動方式

供應(yīng)鏈環(huán)境下，采購活動是以JIT(JIT是Just-In-Time的縮寫，意為準(zhǔn)時化)訂單方式進(jìn)行的。用戶需求訂單驅(qū)動產(chǎn)生制造訂單，制造訂單驅(qū)動采購訂單，采購訂單驅(qū)動供應(yīng)商。JIT這種準(zhǔn)時化的采購驅(qū)動方式，將采購部門的采購計劃與制造需求緊密聯(lián)系起來，使供應(yīng)鏈系統(tǒng)得以準(zhǔn)時響應(yīng)用戶需求，同時使企業(yè)的采購材料直接進(jìn)入制造部門，減少了采購部門的庫存占用以及相關(guān)費(fèi)用，降低了庫存成本，有利于零庫存管理目標(biāo)的實現(xiàn)。JIT訂單采購驅(qū)動方式有以下特點(diǎn)：(1)簡化交易過程，降低交易成本。由于市場競爭已經(jīng)由企業(yè)與企業(yè)之間的競爭轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭，供應(yīng)鏈中的采購方企業(yè)與供應(yīng)商實質(zhì)上是一種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，因此簽訂供應(yīng)合同的手續(xù)得以簡化，雙方不再需要詢盤和對報盤進(jìn)行反復(fù)協(xié)商，從而簡化了交易過程，降低了雙方的交易成本，是一種互利的交易方式。(2)促進(jìn)供應(yīng)鏈同步化運(yùn)作的實現(xiàn)。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，企業(yè)的制造計劃、采購計劃、供應(yīng)計劃能夠并行，因而可以縮短了用戶響應(yīng)時間，企業(yè)的采購管理的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變到協(xié)調(diào)這三種計劃的順利執(zhí)行。(3)實現(xiàn)供應(yīng)鏈精細(xì)化運(yùn)作。JIT訂單采購驅(qū)動方式使企業(yè)的采購材料直接進(jìn)入制造部門，減少了采購部門的庫存占用時間和空間，不僅可以節(jié)約相關(guān)費(fèi)用支出，降低了庫存成本；同時更是減輕了采購部門的工作壓力，減少了不增加價值的活動過程，實現(xiàn)供應(yīng)鏈精細(xì)化運(yùn)作。(4)實現(xiàn)了面向過程的作業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。JIT訂單采購驅(qū)動方式簡化了采購的交易過程，企業(yè)采購部門的作用主要是用來協(xié)調(diào)供應(yīng)與制造的聯(lián)系，加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息溝通，向供應(yīng)商提高準(zhǔn)確的制造信息，促進(jìn)雙方的信息共享，為實現(xiàn)精細(xì)采購提供基礎(chǔ)保障。

2供需雙方建立起長期合作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

在供應(yīng)鏈環(huán)境下，供需雙方由臨時的買賣交易關(guān)系向長期的合作伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變，摒棄傳統(tǒng)的采購模式中緊張的討價還價氛圍。供應(yīng)商與采購方通過建立協(xié)作伙伴關(guān)系，共享庫存數(shù)據(jù)，降低庫存成本。同時，供需雙方能夠從戰(zhàn)略合作的角度出發(fā)，協(xié)調(diào)和解決在傳統(tǒng)采購方式下難以改善的問題。(1)信息不透明的問題。在傳統(tǒng)采購方式下，供需雙方彼此隱瞞信息，不共享庫存數(shù)據(jù)，不進(jìn)行有效溝通，需求信息發(fā)生扭曲失真的情況難以避免。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，供需雙方通過建立長期合作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共享庫存數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效的信息溝通，從而使采購的決策過程變得更加透明。(2)價格協(xié)商困難的問題。在供應(yīng)鏈環(huán)境下，供需雙方不再是一種競爭的關(guān)系，共同的戰(zhàn)略目標(biāo)使其能夠從戰(zhàn)略合作的角度出發(fā)考慮問題，可以通過制定戰(zhàn)略性的采購供應(yīng)計劃共同協(xié)商價格等采購關(guān)鍵問題。避免了互相壓價和為一些瑣碎的細(xì)節(jié)問題進(jìn)行協(xié)商而浪費(fèi)時間和精力，提高了雙方的工作效率。(3)降低采購成本的問題。供需雙方的合作伙伴關(guān)系簡化了雙方的交易流程，避免了許多繁雜而不必要的手續(xù)和冗長的談判過程，降低了雙方的交易成本。同時，信息的共享也減少了信息不對稱決策可能造成的成本損失。企業(yè)的采購成本得以相當(dāng)幅度的降低。(4)采購的產(chǎn)品質(zhì)量控制和采購風(fēng)險控制問題。在傳統(tǒng)的采購模式中，采購部門難以控制采購的產(chǎn)品質(zhì)量和采購風(fēng)險。而在供應(yīng)鏈環(huán)境下，供需雙方的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系使得雙方能夠共享信息，采購方充分信任供應(yīng)鏈上的供應(yīng)商，能夠及時了解供應(yīng)商的產(chǎn)品生產(chǎn)和質(zhì)量控制活動情況，因而可以降低采購的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險。

3實施有效的外部資源管理

外部資源管理是指對本企業(yè)之外的資源進(jìn)行管理，實施有效的外部資源管理也是實現(xiàn)精細(xì)化生產(chǎn)和零庫存生產(chǎn)的要求。供應(yīng)鏈管理的一個重要內(nèi)容就是通過企業(yè)集成保持經(jīng)濟(jì)活動

的系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性和同步性，實施有效的外部資源管理是供應(yīng)鏈企業(yè)由內(nèi)部集成走向外部集成的重要一步。企業(yè)要實施外部資源管理，就必須改變傳統(tǒng)的采購管理模式，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的合作與信息聯(lián)系，建立新的合作模式：通過信息反饋和教育培訓(xùn)，促進(jìn)供應(yīng)商質(zhì)量改善與質(zhì)量保證；參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計與產(chǎn)品控制過程，變事后把關(guān)為實時控制；根據(jù)企業(yè)自身的情況需要選擇適當(dāng)數(shù)量的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，并逐步減少供應(yīng)商數(shù)量，最終與少數(shù)供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。因為外部資源管理不是采購方單方面努力就能取得成效的，還需要供應(yīng)商的支持與配合，因此，在企業(yè)的采購管理中，發(fā)展與少數(shù)供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系是極為重要的工作。

四、提高企業(yè)科學(xué)采購管理水平的途徑

企業(yè)采購管理是企業(yè)成本管理活動中最有價值的部分。為了提高企業(yè)的采購管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，適應(yīng)供應(yīng)鏈管理環(huán)境的要求，企業(yè)的采購方式需要從傳統(tǒng)采購方式中轉(zhuǎn)變出來。

1分析與研究供應(yīng)市場

在供應(yīng)鏈運(yùn)行過程中，資源與價格成為雙方協(xié)作獲得雙贏的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)心的是銷售價格，采購方關(guān)心的不僅是采購價格，更重要的是資源獲得，以最優(yōu)的成本提高物資資源的獲取與控制能力。因此企業(yè)實施采購管理，首要的工作環(huán)節(jié)就是要對市場進(jìn)行調(diào)查分析與預(yù)測，了解供需情況，協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，防止供應(yīng)商的報價與市場價格發(fā)生重大偏離，造成供應(yīng)鏈的中斷。通過對供應(yīng)市場的分析與研究，密切關(guān)注國內(nèi)和國際市場行情，把握好物資所處的市場環(huán)境，了解市場的供需情況和價格變動規(guī)律，利用價格調(diào)節(jié)資源配置，使企業(yè)的物資資源供給得到有效的保障。

2實行訂單驅(qū)動的采購方式

在傳統(tǒng)的采購模式下，企業(yè)采購主要是為了補(bǔ)充庫存，而非應(yīng)需求訂單而購，在供應(yīng)鏈的管理環(huán)境下，企業(yè)的制造訂單在客戶需求訂單的刺激下產(chǎn)生，從而企業(yè)用采購訂單來驅(qū)動供應(yīng)商，用這種準(zhǔn)時化的訂單驅(qū)動模式，使整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)準(zhǔn)時回應(yīng)客戶的需求，降低庫存成本，提高庫存周轉(zhuǎn)率和物流速度。因此，企業(yè)要與供應(yīng)商建立信息聯(lián)系，共享信息，增強(qiáng)相互之間的合作，參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)，對產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行實時控制。

3與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

在傳統(tǒng)的采購方式下，企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系是一般的買賣關(guān)系，企業(yè)為了減低采購成本，經(jīng)常拼命壓價，有時還尋找多個供應(yīng)商，分開采購。而在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，雙方應(yīng)該建立合作伙伴關(guān)系，從而解決很多在傳統(tǒng)采購模式下無法解決的問題。

4建立信息化的采購方式

在供應(yīng)鏈的管理環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該以信息技術(shù)為媒介，通過信息資源的集成，使采購內(nèi)部業(yè)務(wù)和外部運(yùn)作實現(xiàn)信息化管理、采購內(nèi)部業(yè)務(wù)通過管理信息系統(tǒng)與財務(wù)會計信息系統(tǒng)的連接，加快信息流動速度，提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力。而外部運(yùn)作的信息化則可以通過對網(wǎng)絡(luò)采購和供應(yīng)商信息系統(tǒng)的整合來完成、網(wǎng)絡(luò)采購資源豐富，交易費(fèi)用低，因而效率較高。而供應(yīng)商信息系統(tǒng)的建立，使企業(yè)能夠及時得到供應(yīng)商的信息，以便及時安排采購和生產(chǎn)活動、通過二者的有機(jī)整合，能夠提高企業(yè)的采購效率，降低采購成本。

5提高采購人員的素質(zhì)

高效率的企業(yè)采購是一個企業(yè)成功的基礎(chǔ)。而采購人員的高效管理則是企業(yè)采購部門有效運(yùn)作的保障。因此，企業(yè)需要定期組織進(jìn)行采購人員培訓(xùn)，定期對采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價，并建立起有效的激勵懲罰機(jī)制，以此來提高整個企業(yè)采購團(tuán)隊的素質(zhì)和工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬林華，林勇，陳志祥，供應(yīng)鏈管理[M]，北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2005。