電算化會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)核算形式的探討

張曉麗

摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展沖擊著各個(gè)領(lǐng)域。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作，國(guó)際上始于本世紀(jì)50年代，當(dāng)今西方許多發(fā)達(dá)國(guó)家，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理、會(huì)計(jì)管理、財(cái)務(wù)管理以及預(yù)測(cè)和會(huì)計(jì)決策，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)電算化傳入我國(guó)是在70年代中期，近幾年，在全國(guó)各地，特別是大中城市，進(jìn)入穩(wěn)步發(fā)展時(shí)期。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命，它的產(chǎn)生將對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)產(chǎn)生重大的影響。那么，與手工會(huì)計(jì)相比，會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)核算形式上發(fā)生了哪些變化呢？在電算化會(huì)計(jì)中，賬簿的種類、格式以及賬簿間的關(guān)系，記賬程序、記賬方法如何變化？這是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，也是本文研究的問(wèn)題所在。

關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)核算形式

在手工會(huì)計(jì)中，憑證的組織、賬簿組織、記賬程序和記賬方法相互配合的方式，組成了會(huì)計(jì)核算形式。這一形式的有機(jī)結(jié)合，便完成了第一次的會(huì)計(jì)確認(rèn)。其中，賬簿組織意指賬簿和種類、格式和各種賬簿間的關(guān)系；而記賬程序和記賬方法是指憑證的整理、傳遞、賬簿的登記和根據(jù)賬簿編制會(huì)計(jì)報(bào)表的程序和方法。賬簿作為存放原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與派生的中間的匯總數(shù)據(jù)的載體，也是會(huì)計(jì)報(bào)表正式揭示信息的數(shù)據(jù)源，起著承上啟下的橋梁紐帶作用；記賬程序和記賬方法則直接影響會(huì)計(jì)處理流程和數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)以及實(shí)現(xiàn)方法，因此，采用適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)核算形式，是提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，提高企業(yè)工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。

1 會(huì)計(jì)電算化中小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)核算形式

目前手工一般采用會(huì)計(jì)核算形式有五種，即匯總記賬憑證核算形式、憑單日記賬核算形式、科目匯總表核算形式、記賬憑證核算形式、日記總賬核算形式。無(wú)論是適用于業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，使用科目很少的小型企業(yè)的日記總賬核算形式，還是適用于中小企業(yè)的科目匯總表和記賬憑證核算形式，乃至只能在大規(guī)模、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多、分工較細(xì)的工業(yè)企業(yè)使用的憑單日記賬和記賬憑證核算形式，設(shè)置賬簿的種類都是日記賬、明細(xì)賬、總賬，采用的格式以三欄式為主。在會(huì)計(jì)電算化中是否還有必要完全照搬手工會(huì)計(jì)下的會(huì)計(jì)核算形式呢？答案是否定的。因?yàn)槭止?huì)計(jì)下的會(huì)計(jì)核算形式并不是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理本身所要求的，而是手工處理的局限所致。計(jì)算機(jī)處理和手工處理相比，不僅僅在處理速度上有幾何數(shù)量級(jí)的提高，而且不存在因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間過(guò)長(zhǎng)或疲勞而引起的計(jì)算錯(cuò)誤和抄寫錯(cuò)誤。這樣完全可以從所要達(dá)到的目標(biāo)出發(fā)，設(shè)計(jì)出適合計(jì)算機(jī)處理、效率更高、數(shù)據(jù)處理流程更加合理的會(huì)計(jì)核算形式。筆者通過(guò)多年的實(shí)踐認(rèn)為，在小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)下電算化會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)核算形式應(yīng)采用科目匯總表和明細(xì)表兩種會(huì)計(jì)核算形式。

1.1 科目匯總表核算形式會(huì)計(jì)電算化下的科目匯總表核算形式是基于手工科目匯總表核算形式，結(jié)合計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的特點(diǎn)提出的。這種核算形式的處理程序一般描述為6個(gè)步驟：（1）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；（2）根據(jù)收、付款憑證登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬；（3）根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)賬，同時(shí)累計(jì)生成明細(xì)表；（4）根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表；（5）根據(jù)科目匯總表登記三欄式總帳；（6）根據(jù)明細(xì)表編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

從會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理程序來(lái)看，和手工科目匯總表核算程序相比，增加了明細(xì)表，會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)直接來(lái)源于明細(xì)表，總賬采用三欄式賬頁(yè)，而賬簿的設(shè)置也不必嚴(yán)格分類。

1.2 明細(xì)表核算形式該程序是根據(jù)明細(xì)賬來(lái)登記總帳，提供會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。具體的處理步驟為：（1）、（2）步同科目匯總表；（3）根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)賬，同時(shí)累計(jì)生成明細(xì)表；（4）期末由明細(xì)賬產(chǎn)生總賬；（5）期末根據(jù)明細(xì)表編制會(huì)計(jì)報(bào)表。明細(xì)表核算方式中明細(xì)表是整個(gè)處理程序的核心，它包含了每一個(gè)科目的期初、本期發(fā)生、期末和年累計(jì)金額，科目的內(nèi)容為企業(yè)所有發(fā)生的會(huì)計(jì)明細(xì)科目，其內(nèi)部關(guān)系為：一級(jí)科目的數(shù)額等于下屬二級(jí)科目數(shù)額之和，二級(jí)科目數(shù)額為下屬三級(jí)科目數(shù)額之和，依此類推。明細(xì)賬處理上包含兩個(gè)過(guò)程：登記明細(xì)賬和累計(jì)明細(xì)表。記賬時(shí)根據(jù)不同的科目登入相應(yīng)的明細(xì)賬（現(xiàn)金和銀行存款不再登記明細(xì)賬，只需累計(jì)明細(xì)表），同時(shí)將金額累計(jì)到明細(xì)表中相應(yīng)科目的發(fā)生額中，并計(jì)算出該筆業(yè)務(wù)發(fā)生后相應(yīng)科目的余額。計(jì)算明細(xì)表是根據(jù)明細(xì)表的內(nèi)部結(jié)構(gòu)及關(guān)系，分別累計(jì)出各級(jí)的發(fā)生額，直接修改原明細(xì)表中相應(yīng)科目的金額。一般先從一級(jí)開始，逐級(jí)累計(jì)到最后一級(jí)為止。例如：某條記錄kmbh=“1610101”，這是一個(gè)三級(jí)科目（假設(shè)科目編碼規(guī)則為3222），在處理時(shí)，先將金額累計(jì)到一級(jí)科目的發(fā)生額中，然后再累計(jì)二級(jí)科目，依此類推，直至最后一級(jí)。由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的每一筆數(shù)據(jù)都必須依據(jù)一定的會(huì)計(jì)科目，業(yè)務(wù)上的每一筆數(shù)據(jù)都可包含在明細(xì)表中，故報(bào)表的數(shù)據(jù)可直接來(lái)源于明細(xì)表；明細(xì)賬在此只起分類的作用，但無(wú)論是賬還是表其數(shù)據(jù)源只有一個(gè)，即記賬憑證，各種賬表的數(shù)據(jù)都是在記賬憑證分錄庫(kù)的基礎(chǔ)上派生形成。如按業(yè)務(wù)排列形成明細(xì)賬；按業(yè)務(wù)匯總形成科目匯總表；按一級(jí)科目匯總形成總賬。這樣總賬與明細(xì)賬、日記賬，科目與科目已失去了相互核對(duì)、相互制約的關(guān)系。因此，在電算化條件下，可以不考慮賬簿間的核對(duì)工作，而核對(duì)、制約工作主要靠正確輸入憑證和賬簿內(nèi)部控制來(lái)實(shí)現(xiàn)。

采用明細(xì)表會(huì)計(jì)核算形式，其優(yōu)越性在于：

第一，不管是現(xiàn)金科目還是銀行科目，總賬科目還是明細(xì)科目，都可以在明細(xì)表或明細(xì)賬中將涉及到該科目的所有業(yè)務(wù)全部篩選出來(lái)，按日期進(jìn)行排列，形成日記賬，即在電算化下所有科目都有日記賬、所有科目都有明細(xì)賬，各種賬簿也無(wú)嚴(yán)格的分類。

第二，可形成動(dòng)態(tài)的總賬數(shù)據(jù)，企業(yè)可以及時(shí)了解資金的運(yùn)動(dòng)信息。明細(xì)表中按一級(jí)科目取出，就形成科目試算平衡表，期末的試算平衡就可代替總帳。

第三，可以在明細(xì)表中設(shè)置每一時(shí)刻，每一科目的資金運(yùn)動(dòng)信息，使企業(yè)的會(huì)計(jì)核算由事后的靜態(tài)核算達(dá)到事前或事中的動(dòng)態(tài)核算成為可能。

第四，在會(huì)計(jì)電算化中，各個(gè)單位可以采用同一會(huì)計(jì)核算形式，所不同的只是科目?jī)?nèi)容上的變化，這為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)核算形式的通用提供了前提。

2 會(huì)計(jì)電算化中大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)核算形式

從理論上說(shuō)，科目匯總表和明細(xì)表核算形式是一種在電算化下有效的會(huì)計(jì)核算形式，但由于小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，例如FoxBASE、VisualFoxPro等是PC機(jī)上的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，它在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的一致性和安全方面還存在問(wèn)題，因此，事實(shí)上，科目匯總表和明細(xì)表兩種會(huì)計(jì)核算形式，在實(shí)現(xiàn)時(shí)基本都是采用集中處理（批處理）的方式，即記賬憑證的一次輸入，多次調(diào)用，多次記賬，得到的賬表數(shù)據(jù)只能是相對(duì)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，只有在大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)下采用記賬憑證的實(shí)時(shí)處理會(huì)計(jì)核算形式，才能獲得真正的每一時(shí)刻的動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)在線管理，在線計(jì)算，實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)，極大地豐富會(huì)計(jì)信息內(nèi)容并提高會(huì)計(jì)信息的價(jià)值。

記賬憑證實(shí)時(shí)處理的核算形式處理過(guò)程非常簡(jiǎn)單。整個(gè)核算的起點(diǎn)仍然是從原始憑證或原始憑證匯總表開始，所不同的是，記賬是即時(shí)進(jìn)行的，記帳憑證形成的同時(shí)各種帳簿也已產(chǎn)生，即記帳憑證文件既是記賬憑證又是賬簿。記賬憑證文件包含了本會(huì)計(jì)期間所有科目的期初、本期發(fā)生、期末、年累計(jì)金額，其內(nèi)部關(guān)系同明細(xì)表，科目是按業(yè)務(wù)發(fā)生日期的順序排列的，只要有新的科目記入，就會(huì)在記賬憑證文件中逐筆登記該科目的發(fā)生額，同時(shí)將金額累計(jì)到相應(yīng)科目的發(fā)生額中，并計(jì)算出該筆業(yè)務(wù)發(fā)生后響應(yīng)科目的余額，這樣，就可以據(jù)會(huì)計(jì)人員的要求在憑證文件中得到每一科目任一時(shí)刻的動(dòng)態(tài)信息，形成所謂的賬簿，各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告、年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)和日?qǐng)?bào)均能很便捷的即時(shí)產(chǎn)生，如果與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時(shí)查詢企業(yè)最新的銀行資金信息，從而實(shí)現(xiàn)從桌面財(cái)務(wù)邁向網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的目標(biāo)。

總之，會(huì)計(jì)電算化的第一階段使會(huì)計(jì)工具和介質(zhì)由算盤到鍵盤，從賬本到磁盤文件。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)將使會(huì)計(jì)核算模式繼續(xù)發(fā)生更大的變化。