企業(yè)檔案實行企業(yè)法人負責制探析

余　萍

摘要：現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，傳統(tǒng)的檔案管理模式再也不能維系了。在市場主體多元化的環(huán)境下，企業(yè)檔案實行法人負責制，將為企業(yè)檔案工作開辟一條新的蹊徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；法人負責制；實踐；創(chuàng)新

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0216-02

1企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，是企業(yè)各種活動的伴生物。一般情況下，企業(yè)檔案不是企業(yè)有意識的產(chǎn)物，只是伴隨著企業(yè)各項活動同時產(chǎn)生的，是企業(yè)活動自然留下的痕跡。企業(yè)之所以要保存它，是因為其憑證和參考價值，這是由檔案的屬性所決定的。原始的歷史記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，決定檔案作為一種記錄具有原生、真實，不可再生的特點，使企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)、權(quán)益密切相關(guān)，成為企業(yè)資產(chǎn)、權(quán)益的依據(jù)和憑證，有時甚至是唯一的，而且企業(yè)各個方面的工作都需要檔案。從這個意義上可以說，企業(yè)檔案是企業(yè)的一種保障性、基礎(chǔ)性資源。同時檔案的信息、知識和文化屬性使企業(yè)檔案成為企業(yè)的一種信息、智力和文化資源，企業(yè)經(jīng)營、企業(yè)文化、企業(yè)形象都少不了它。總之，企業(yè)檔案隨著企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著企業(yè)的發(fā)展而豐富，成為企業(yè)的一種重要資源，利用好了就是財富。客觀全面地認識企業(yè)檔案與企業(yè)的這種關(guān)系，是我們理解并實行企業(yè)檔案法人負責制的前提。

2企業(yè)檔案實行企業(yè)法人負責制的必然性

所謂“企業(yè)檔案法人負責制”是指企業(yè)法人負責管理所屬檔案，自覺履行法定涉檔義務(wù)，維護企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)法人代表對此負總責?，F(xiàn)代企業(yè)制度以“產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學”為特征，核心是形成完善的企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)。企業(yè)檔案作為企業(yè)一種物質(zhì)資源和附生品，成為企業(yè)法人財產(chǎn)不可分割的一部分，應(yīng)屬企業(yè)所有，由企業(yè)自主管理，企業(yè)對其檔案依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利。這一點對于非國有企業(yè)很好理解。國家檔案局、農(nóng)業(yè)部《鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理辦法》規(guī)定：“鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理。”而對于國有企業(yè)，國家檔案局等4委局在《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》中規(guī)定：“國有企業(yè)檔案……屬國家所有?！睆摹皣衅髽I(yè)檔案一國有企業(yè)一國家”這一關(guān)系可以看出，國家對國有企業(yè)檔案的所有權(quán)是間接的，正是通過國有企業(yè)來實現(xiàn)的。所以，“企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)自主管理”也就是企業(yè)法人負責管理自己的檔案，不受非法干預，企業(yè)檔案工作自主發(fā)展機制必然形成，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資源，同時也是國家檔案資源的重要組成部分。檔案可以隨著產(chǎn)權(quán)走，但并不會隨著企業(yè)的消亡而消亡。企業(yè)法人負責管理所屬檔案必須遵守國家法規(guī)，不得損害公眾利益和他人的合法權(quán)益，自覺履行企業(yè)在檔案事務(wù)上的法定責任，歸根結(jié)底是要維護對國家和社會有保存價值的企業(yè)檔案資源的完整、準確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)法人代表對此負總責。企業(yè)法人(代表)的這種責任或義務(wù)，本質(zhì)上也符合企業(yè)本身的利益。因為只有維護了企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，企業(yè)檔案的資源價值才能實現(xiàn)，否則對企業(yè)來說，企業(yè)檔案就是可有可無的。所以，企業(yè)法人有義務(wù)也有必有建立和完善本身檔案工作體系。企業(yè)決策層應(yīng)當將檔案工作納入議事日程，企業(yè)法人代表必須承擔相應(yīng)的責任。企業(yè)即使破產(chǎn)或解散，也必須依法妥善處置其檔案。

企業(yè)檔案法人負責制是實現(xiàn)企業(yè)和國家利益的共同需要，也是按照現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求提出的。建立現(xiàn)代企業(yè)制度是社會化大生產(chǎn)和市場經(jīng)濟的必然要求，是國有、非國有企業(yè)發(fā)展的共同方向，企業(yè)檔案實行企業(yè)法人負責制有著普遍而重要的實踐意義。

3企業(yè)檔案法人負責制度下的企業(yè)檔案工作體系創(chuàng)新與實踐

企業(yè)檔案管理體制創(chuàng)新與實踐。由于企業(yè)的改革改制重組，企業(yè)的投資主體多元化和經(jīng)營市場化、國際化，許多企業(yè)向集團化發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部檔案關(guān)系趨于復雜。某投資股份有限公司從一般的單一生產(chǎn)型企業(yè)發(fā)展為以項目投資為主的集團公司，原來集中統(tǒng)一的檔案管理體制已無法適應(yīng)，因此公司決策層調(diào)整公司檔案館的職能，確定其定位于“服務(wù)于總部，指導于分(子)公司”，工作重點放在總部的投資項目、資金管理、經(jīng)營決策、企業(yè)文化等方面；各分(子)公司設(shè)檔案室，子公司建立自身的檔案管理體系。我們認為：集團公司(母公司)包括分公司建立統(tǒng)一的檔案管理體系是必要的，子公司雖然為母公司所控制，但他們之間是以資產(chǎn)為紐帶的，兩者不是領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系；子公司作為獨立的企業(yè)法人，檔案為其所有，有必要建立企業(yè)自身的檔案管理體系，是否與母公司接軌則是子公司自主自愿視情形而定的；當然母公司在子公司的檔案事務(wù)上，當其涉及到母公司利益時，享有充分的發(fā)言權(quán)。因此，子公司與母公司同為企業(yè)法人，分別建立自己的檔案管理體系。正是實行企業(yè)檔案法人負責制，各自對所屬檔案負責的體現(xiàn)。

企業(yè)檔案工作機制創(chuàng)新與實踐。企業(yè)檔案法人負責制的基本目標是實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學管理，或者說，體現(xiàn)在企業(yè)法人對其檔案資源的合理配置，使之于企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)揮最大促進作用；企業(yè)傳統(tǒng)的檔案工作機制已明顯落后，只有向先進的檔案信息工作機制轉(zhuǎn)換，才能適應(yīng)這一要求。企業(yè)檔案部門不僅要成為企業(yè)的檔案資料中心，更要致力于轉(zhuǎn)向成為企業(yè)的檔案信息中心、檔案文化中心——企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案信息與知識儲備、管理、開發(fā)利用的基地，是宣傳企業(yè)文化、企業(yè)形象的一個窗口。株洲市許多企業(yè)為建立檔案信息工作新機制不懈地努力著，目前主要有三種發(fā)展趨向和形式：其一、以建設(shè)數(shù)字檔案館為方向，著力籌劃由傳統(tǒng)的企業(yè)檔案館轉(zhuǎn)型為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的全公司的信息中心。其二、檔案館與科技部門實施“集中管理文獻，綜合開發(fā)信息”，真正實現(xiàn)了檔案與圖書、情報信息一體化管理。其三、檔案館(室)在企業(yè)技術(shù)中心的框架內(nèi)，與計算機室等構(gòu)成企業(yè)技術(shù)信息的管理中心。無論是何種形式的檔案信息工作機制，都必須通過檔案信息的全方位多層次開發(fā)利用來獲得成功。

企業(yè)檔案宏觀監(jiān)督體制的創(chuàng)新與實踐。企業(yè)檔案法人負責制要求各級檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作進行依法監(jiān)管。當然這種監(jiān)管是宏觀上的監(jiān)督指導。對企業(yè)檔案具體事務(wù)要少干預、多服務(wù)。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，檔案行政管理部門首先應(yīng)該對企業(yè)檔案中于國家和社會有保存價值的檔案進行很好的監(jiān)管?？山梃b一些發(fā)達國家的做法如實行企業(yè)申報登記制度，要求企業(yè)妥善保管，鼓勵捐贈或采取代管、寄存、收購、征購等措施以確保檔案安全。沿海城市或經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)無論在創(chuàng)新檔案管理體制還是在創(chuàng)新服務(wù)機制方面，都進行了一些有益的探索；但國家統(tǒng)一的法規(guī)和配套的規(guī)則有待建立，關(guān)鍵是需在立法上完善保障機制，如規(guī)定企業(yè)檔案實行企業(yè)法人負責制，對企業(yè)法人的責任作出明確界定并有相應(yīng)的獎懲措施，否則依法監(jiān)管只能是“紙上談兵”。