職業(yè)學(xué)校“兩級(jí)三面”管理模式初探

王春秋　史庭宇　覃海波

摘要：本文結(jié)合具體職業(yè)學(xué)校兩級(jí)管理中存在的問(wèn)題和不足，以優(yōu)化現(xiàn)有管理制度、完善兩級(jí)管理模式為目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上引出一種名為“兩級(jí)三面”的管理形式，希冀探索出實(shí)施校系兩級(jí)管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；管理模式；兩級(jí)三面

近年來(lái)，隨著我國(guó)職業(yè)教育的興起，職業(yè)學(xué)校招生人數(shù)日益增多，導(dǎo)致了學(xué)校的總體規(guī)模不斷擴(kuò)大。原有的單極管理模式在應(yīng)對(duì)這種“擴(kuò)張”時(shí)已是捉襟見(jiàn)肘，因此。規(guī)模較大的職業(yè)學(xué)校采用兩級(jí)管理模式乃是大勢(shì)所趨。兩級(jí)管理是指在學(xué)校的管理體系中劃分學(xué)校——院系兩個(gè)層級(jí)，校級(jí)管理單位的任務(wù)主要集中在協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌各個(gè)院系的管理工作，而院系級(jí)管理單位則主要負(fù)責(zé)第一線的教學(xué)管理。在具體的實(shí)踐中，兩級(jí)管理又會(huì)具有不同的體現(xiàn)形式，不管踐行什么形式，兩級(jí)管理所要實(shí)現(xiàn)的提高管理效率的目標(biāo)都是一致的。

一、兩級(jí)管理模式實(shí)行中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

職業(yè)學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使建立兩級(jí)管理體制成為職業(yè)學(xué)校改革發(fā)展的必然，不過(guò)，大多數(shù)學(xué)校對(duì)這種管理模式應(yīng)該具有什么樣的形式并不是很清楚。首先，這是一個(gè)在實(shí)踐過(guò)程中內(nèi)涵不斷豐富和發(fā)展的概念，人們對(duì)于兩級(jí)管理概念本身缺乏清楚準(zhǔn)確的把握；其次，每個(gè)學(xué)校的具體情況不同，所遇到的管理方面的問(wèn)題也有所差異。這就對(duì)兩級(jí)管理模式的實(shí)行造成了一定的阻礙：系部級(jí)管理部門應(yīng)該在哪些方面擁有多大的自主權(quán)?系部與其他職能部門應(yīng)該保持什么關(guān)系?職能部門的責(zé)權(quán)應(yīng)該如何定位?

一般來(lái)說(shuō)，職業(yè)學(xué)校現(xiàn)行的兩級(jí)管理制度主要存在這樣一些問(wèn)題：校系責(zé)權(quán)利的關(guān)系不明晰、相關(guān)的規(guī)章制度不完善、資源配置不合理等等。我們以柳州市一職校為例，學(xué)校在規(guī)模日益擴(kuò)大的同時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路，采用了?！祪杉?jí)管理模式。結(jié)合以下圖表，我們來(lái)分析兩級(jí)管理模式在一職校的踐行效果，并從中發(fā)現(xiàn)其原因所在。

單純地從組織結(jié)構(gòu)上看，此職校實(shí)行的的確是兩級(jí)管理的模式，不過(guò)就實(shí)際的運(yùn)行效果而言，職能部門與專業(yè)系部在某些方面的工作仍是重合的，雙方的職責(zé)劃分并不十分明確。另外，我們也對(duì)普通教職員工進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，結(jié)果顯示，目前這所學(xué)校管理方面存在的主要問(wèn)題有：(1)部門間的合作協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，重復(fù)性工作嚴(yán)重。絕大多數(shù)員工都承認(rèn)，他們的日常工作需要跨部門的協(xié)作(6.2％則認(rèn)為不需要協(xié)作)，但是僅有17.3％的員工從未遇到過(guò)其他部門配合不積極、不到位的情況。也就是說(shuō)，大部分員工都會(huì)(67.9％偶爾、14.8％經(jīng)常)遭遇部門間難以協(xié)調(diào)的情況。對(duì)于管理結(jié)構(gòu)的滿意程度而言，只有25.9％的員工沒(méi)有或極少遇到由于管理結(jié)構(gòu)而難以開(kāi)展部門工作的問(wèn)題。19.8％的員工對(duì)管理層的工作效率非常滿意，77.8％則認(rèn)為效率一般。(2)基層教師的事務(wù)性任務(wù)繁重。被調(diào)查的教職員工中，91.4％能明確自己及其部門的職責(zé)劃分，只有27.2％的員工每天所做的事情沒(méi)有超出自己的職責(zé)范圍。這就意味著，有相當(dāng)一部分人每天都要從事一些職責(zé)以外的事情。(3)反饋和應(yīng)對(duì)機(jī)制不完善。只有35.8％的員工認(rèn)為學(xué)校做的定期評(píng)審能夠較大程度反映部門的實(shí)際情況，42.5％的員工認(rèn)為存在的問(wèn)題在評(píng)審后得到較好的改善。覺(jué)得評(píng)審結(jié)果基本不真實(shí)、問(wèn)題基本沒(méi)有得到改善的則分別占13.6％和16.0％。50.9％的員工認(rèn)為。學(xué)校管理層在制定政策時(shí)多數(shù)情況下考慮教職工的意見(jiàn)和建議，16％則認(rèn)為他們基本不考慮基層的意見(jiàn)。

而在對(duì)系部主要負(fù)責(zé)人的訪談中，我們還發(fā)現(xiàn)了這樣一些值得深思的問(wèn)題：實(shí)行兩級(jí)管理之后。職能部門與專業(yè)系部的責(zé)權(quán)利沒(méi)有明確。大部分原來(lái)由職能部門負(fù)責(zé)的事務(wù)性工作都下放到系部，由各個(gè)專業(yè)系部負(fù)責(zé)處理。前者負(fù)責(zé)下達(dá)指令、催要檔案材料，后者則要服從指令。填寫(xiě)各種材料以便遞交。兩者之間的關(guān)系其實(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。職能部門夾在系部與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層中間，一方面難以把握各個(gè)系部的發(fā)展情況，另一方面卻要代替領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)為各個(gè)系部發(fā)展提供指導(dǎo)和服務(wù)，經(jīng)常出現(xiàn)難以協(xié)調(diào)雙方工作的情況。此外，學(xué)校職能部門之間的溝通也不順利，一度出現(xiàn)責(zé)任空缺。例如學(xué)校的招生工作和學(xué)生結(jié)業(yè)推薦工作沒(méi)有明確固定的部門負(fù)責(zé)。招生工作一般由學(xué)校辦公室等職能部門兼任，而結(jié)業(yè)推薦工作則主要由基層老師來(lái)承擔(dān)，各個(gè)專業(yè)系部老師為了自己學(xué)生的就業(yè)不得不以個(gè)人名義與企業(yè)打交道，學(xué)校在這方面既沒(méi)有承擔(dān)責(zé)任也沒(méi)有提供資源支持，而系部能夠動(dòng)用的物力、財(cái)力資源相當(dāng)有限。另外，學(xué)校缺乏有效的反饋機(jī)制，對(duì)于畢業(yè)生工作后的跟蹤調(diào)查主要由班主任單線聯(lián)系。但是班主任負(fù)責(zé)的學(xué)生數(shù)量龐大，因此調(diào)查難免會(huì)形同虛設(shè)。

綜合以上調(diào)查所得的結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)教職員工和學(xué)校系部負(fù)責(zé)人反映的問(wèn)題集中體現(xiàn)在：部系化管理造成的部系權(quán)利職能劃分不明、重復(fù)工作、溝通難；部門之間缺乏協(xié)調(diào)溝通、效率低下、欠缺責(zé)任感、辦事程序復(fù)雜；管理層不了解基層情況、行政措施不很合理、對(duì)青年教師不夠關(guān)心等幾個(gè)方面?？梢?jiàn)。兩級(jí)管理模式在這里并沒(méi)有得到很好的落實(shí)或沒(méi)有獲得適合的實(shí)踐形式，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門、專業(yè)系部三個(gè)方面在權(quán)利的劃分中構(gòu)成了某種程度上的抵觸。在具體落實(shí)兩級(jí)管理模式時(shí)，我們必須以妥善處理三者之間的責(zé)權(quán)利關(guān)系為重點(diǎn)，并對(duì)上述種種因素作出全面的考慮。

二、“兩級(jí)三面”概念的具體釋義

“校系兩級(jí)管理”是一個(gè)復(fù)雜的管理模式，其復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在“權(quán)利下移”所帶來(lái)的人員冗余等問(wèn)題上。還涉及更為復(fù)雜的行政處室的調(diào)整。以及行政處室與系的關(guān)系。要完善兩級(jí)管理中各個(gè)管理單位的責(zé)權(quán)利關(guān)系劃分，就必須明確各個(gè)管理單位在學(xué)校的整體管理體系中處于什么樣的位置。下面是單極管理模式的簡(jiǎn)易圖表。從中我們可以更為清楚地看到管理層的權(quán)力和職責(zé)。

在單極管理模式中，職能部門被包含在管理層中。下轄于校長(zhǎng)團(tuán)，接受決策層的直接領(lǐng)導(dǎo)，它們對(duì)基層具有指導(dǎo)權(quán)和指揮權(quán)。在規(guī)模較小的職業(yè)學(xué)校中，由于管理幅度不大、復(fù)雜程度有限，單極管理模式顯示出了較高的效率和良好的效果。但是隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大。僅由職能部門承擔(dān)管理工作，顯然無(wú)法實(shí)現(xiàn)面面俱到，部門之間溝通交流不暢的問(wèn)題也會(huì)暴露出來(lái)，對(duì)管理工作本身構(gòu)成阻礙。

二級(jí)模式是在學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大情況下的最佳選擇，而采取此種管理模式的關(guān)鍵就是要擺正職能部門的位置?！皟杉?jí)三面”這種模式貫徹的依然是兩級(jí)管理的精神，不過(guò)在具體落實(shí)上就職能部門和專業(yè)系部的職責(zé)權(quán)關(guān)系作了特殊的處理。在這一模式中，決策層、職能部門和專業(yè)系部構(gòu)成了管理體系的三個(gè)方面。三者間的關(guān)系如下圖所示：

由上圖可以清楚地看出，所謂“兩級(jí)”就是指以校長(zhǎng)和副校長(zhǎng)組成的決策層和以職能部門及專業(yè)系部平行共同構(gòu)成的管理層。前者作為一個(gè)管理單位代表學(xué)校整體。后者則是對(duì)學(xué)校各個(gè)方面實(shí)施具體的管理。所謂“三面”就是指決策層、職能部門和專業(yè)系部作為相對(duì)獨(dú)立的管理單位各自擔(dān)當(dāng)一面，開(kāi)展相對(duì)獨(dú)

立的工作。決策層可以對(duì)職能部門的工作方向和重點(diǎn)進(jìn)行指導(dǎo)，但是不應(yīng)該過(guò)多干涉其具體的工作方法和進(jìn)程：職能部門的主要職責(zé)在于監(jiān)督各個(gè)專業(yè)系部的運(yùn)行，對(duì)相關(guān)項(xiàng)目的開(kāi)展進(jìn)行跟蹤調(diào)查，定期對(duì)運(yùn)行狀況進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估，并適時(shí)向決策層報(bào)告；專業(yè)系部的職責(zé)在于管理系部?jī)?nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)，工作的重點(diǎn)在于教學(xué)與培訓(xùn)。同樣，系部也需要適時(shí)直接向決策層匯報(bào)工作，其年度的工作計(jì)劃和校級(jí)項(xiàng)目的申請(qǐng)需獲得決策層的批準(zhǔn)。在各個(gè)專業(yè)系部的運(yùn)行過(guò)程中，決策層不應(yīng)該加以干涉，但是可根據(jù)職能部門及相關(guān)專業(yè)系部的報(bào)告提出否定性意見(jiàn)，即對(duì)于運(yùn)行不當(dāng)?shù)姆矫姘l(fā)出批評(píng)、責(zé)令改正或取締的指令，以及在涉及學(xué)校的發(fā)展方向和重點(diǎn)上提出建設(shè)性意見(jiàn)。

整個(gè)分工遵循的原則是“行內(nèi)做事，行外監(jiān)督”。各個(gè)管理單位應(yīng)該專職從事自身最為擅長(zhǎng)的工作，對(duì)于不熟悉、不了解的方面應(yīng)該主動(dòng)放棄指導(dǎo)、指揮的權(quán)利。為了保證質(zhì)量控制，在放棄指揮權(quán)的同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督、監(jiān)測(cè)的力度和權(quán)重。隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，管理上最根本的問(wèn)題恰恰是原來(lái)的管理層(決策層和職能部門)無(wú)法全面把握和控制學(xué)校各個(gè)方面的情況，對(duì)于基層的事務(wù)越來(lái)越缺乏了解。在實(shí)行兩級(jí)管理。引進(jìn)專業(yè)系部之后，將原來(lái)的管理層一分為二，其中的職能部門下放為一個(gè)與專業(yè)系部平行的相對(duì)獨(dú)立的管理單位，形成三個(gè)管理層面，這樣才有可能發(fā)揮兩級(jí)管理的優(yōu)勢(shì)。我們知道，“管理”不限于指導(dǎo)、指揮。還包括監(jiān)督、監(jiān)測(cè)以及咨詢、反饋。一個(gè)良性的管理體系應(yīng)該在其內(nèi)部形成制衡的力量。制衡效果的形成，正是源于系統(tǒng)強(qiáng)大的監(jiān)測(cè)與反饋功能，而這個(gè)重要功能則是由指揮權(quán)力的職能部門來(lái)執(zhí)行。職能部門的監(jiān)督主要是針對(duì)教學(xué)質(zhì)量、專業(yè)情況、就業(yè)及思政狀況等方面進(jìn)行。作為監(jiān)督的結(jié)果，應(yīng)該產(chǎn)生相應(yīng)的評(píng)估報(bào)告。重點(diǎn)指出相應(yīng)專業(yè)的相應(yīng)方面的發(fā)展?fàn)顩r和潛力。各個(gè)專業(yè)系部也應(yīng)該對(duì)自己的內(nèi)部運(yùn)行狀況進(jìn)行評(píng)估，以便為自己提交的報(bào)告和申請(qǐng)?zhí)峁┎牧献C明。

以上只是就三個(gè)管理層面的職能進(jìn)行了粗略的劃分。在明確這三者之間的大致責(zé)權(quán)關(guān)系的同時(shí)，可能會(huì)產(chǎn)生一個(gè)問(wèn)題，即三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理方面如何實(shí)現(xiàn)良性的互動(dòng)協(xié)調(diào)?以前。管理層與基層的協(xié)調(diào)主要依靠職能部門。但是在上述模式中，職能部門也處在被協(xié)調(diào)的范圍之內(nèi)。因此，協(xié)調(diào)功能似乎不能由整個(gè)職能部門而應(yīng)該由系統(tǒng)的某個(gè)特殊部分來(lái)承擔(dān)，這將有待于在接下來(lái)的管理實(shí)踐中進(jìn)一步加以總結(jié)。

三、“兩級(jí)三面”管理模式的特點(diǎn)

“兩級(jí)三面”管理模式在兩級(jí)劃分上延續(xù)了兩級(jí)管理的本質(zhì)，在三面的構(gòu)建上則具備了兩級(jí)管理的基本結(jié)構(gòu)。以柳州市一職校為例，據(jù)調(diào)查，管理體系中存在的最集中的問(wèn)題就是部門之間責(zé)權(quán)利關(guān)系不清楚、協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。其根源就在于職能部門的位置沒(méi)有處理好。延續(xù)之前討論的話題，再結(jié)合協(xié)調(diào)性，我們來(lái)看看“兩級(jí)三面”管理模式的優(yōu)勢(shì)所在。

從上圖可以看出，三個(gè)管理層面是相互交織在一起的，重疊的部分就是某些能夠使得三個(gè)管理單位不至于松散的關(guān)鍵因素?？梢哉f(shuō)，職能上的相對(duì)獨(dú)立而組織上的不完全獨(dú)立是“兩級(jí)三面”管理模式的一個(gè)重要特點(diǎn)。

部分①表示校長(zhǎng)辦公室。這個(gè)特別的部門應(yīng)該隸屬于決策層，是決策層的內(nèi)部職能部門。它負(fù)責(zé)協(xié)助決策層收集和整理其他管理單位的報(bào)告和請(qǐng)示，做好各種決策層內(nèi)部討論和決策的記錄及結(jié)論發(fā)布，負(fù)責(zé)各個(gè)部門相關(guān)材料的備份存檔以及涉及多個(gè)部門的活動(dòng)協(xié)調(diào)。這個(gè)部門不對(duì)管理單位負(fù)責(zé)，也不具備指導(dǎo)職權(quán)，只是負(fù)責(zé)決策層指令的發(fā)布和回收反饋的機(jī)構(gòu)。一般來(lái)說(shuō)，各個(gè)職能部門應(yīng)將自己的活動(dòng)計(jì)劃提前匯總給辦公室，讓其負(fù)責(zé)檢查是否存在沖突。辦公室發(fā)放通知給相關(guān)部門，以便各個(gè)部門及時(shí)了解全?；顒?dòng)的某些具體情況，及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和協(xié)調(diào)沖突。另外，校長(zhǎng)辦公室還為所有咨詢者提供各個(gè)部門的具體職責(zé)?；蚰臣聭?yīng)該找哪個(gè)部門解決等諸如此類的信息。

部分②代表各個(gè)專業(yè)系部的職能崗位。目前柳州一職校教務(wù)、政教、后勤等職能部門在每個(gè)校區(qū)都派遣一個(gè)辦事員。但是由于職能部門和各個(gè)專業(yè)系部的職權(quán)沒(méi)有分清。辦事員的協(xié)調(diào)作用并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題?！皟杉?jí)三面”模式作了相應(yīng)的改善，確立了一種新的設(shè)置。即在每個(gè)專業(yè)部都設(shè)立與職能部門相關(guān)的行政崗位。這些崗位將由各個(gè)相關(guān)的行政部門派出自己的職員擔(dān)當(dāng)。這就意味著，各個(gè)專業(yè)系部在行政事務(wù)上就不需要再花費(fèi)大量的精力。各個(gè)專業(yè)系部涉及職能部門的所有的行政事務(wù)都由相應(yīng)的職員處理，他們熟悉對(duì)應(yīng)部門的程序操作，處理行政事務(wù)較為方便，而且由于職位設(shè)置在各個(gè)專業(yè)系部，相應(yīng)的職員親臨系部的運(yùn)轉(zhuǎn)。更了解系部涉及相關(guān)行政事務(wù)的情況，完全可以完成這些事務(wù)。處于這個(gè)崗位的職員有著雙重的身份：職能部門和專業(yè)系部的職員，因此，職能部門有權(quán)委派和收回該職員。并且必須要保持有一個(gè)自己的職員在此崗位上。專業(yè)系部有權(quán)取消某一職員擔(dān)當(dāng)該崗位的資格并要求相應(yīng)職能部門重新派遣職員。此時(shí)職能部門必須積極配合。如果職能部門有異議，可向決策層提出，并由其協(xié)調(diào)處理。在達(dá)成協(xié)調(diào)結(jié)果之前，職能部門在此一問(wèn)題上必須優(yōu)先實(shí)現(xiàn)專業(yè)系部的要求。這一個(gè)崗位的工作同樣接受職能部門的監(jiān)督和評(píng)估，但主要由專業(yè)系部給予成績(jī)考核。至于專業(yè)系部的哪些方面應(yīng)該設(shè)置這樣的崗位。取決于職能部門與專業(yè)系部之間事務(wù)上的密切聯(lián)系與否。

部分③表示管理各個(gè)專業(yè)系部的副校長(zhǎng)。原則上，決策層不應(yīng)該對(duì)各個(gè)專業(yè)系部的內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行干涉。但是需要對(duì)它們的申請(qǐng)或建議進(jìn)行審查。各個(gè)專業(yè)系部的重大事務(wù)都需要獲得決策層的肯定，因此一般首先需要呈報(bào)給相應(yīng)的副校長(zhǎng)。主管副校長(zhǎng)們負(fù)責(zé)組織相應(yīng)的討論，對(duì)相關(guān)專業(yè)系部的提案、建議和申請(qǐng)進(jìn)行審核，在協(xié)調(diào)專業(yè)系部與決策層的關(guān)系上發(fā)揮其重要的作用。

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