基于事件的現代會計信息系統(tǒng)的構建思路

蔡明杰

【摘要】 管理信息化是企業(yè)適應現代市場競爭,實現現代管理、長期發(fā)展和提高企業(yè)核心競爭力的關鍵環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的基于“價值”的會計信息系統(tǒng)已不能滿足企業(yè)現代化管理的需要。建立科學完善和及時高效的企業(yè)會計信息系統(tǒng),可使企業(yè)充分利用已有的各項資源,迅速作出正確的決策,以適應日新月異的經濟環(huán)境,不斷發(fā)展壯大。

【關鍵詞】 事件驅動;會計信息系統(tǒng);結構體系

二十一世紀人類進入了信息化時代,信息化給人類社會帶來了巨大的變化。企業(yè)面臨著前所未有的激烈競爭。企業(yè)要適應現代市場競爭就必須實行企業(yè)管理信息化。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要的組成部分,其在企業(yè)管理和經營框架中處于基礎性和關鍵性的地位,為企業(yè)信息化戰(zhàn)略提供最基本和最關鍵的決策數據。傳統(tǒng)的基于“價值”的會計信息系統(tǒng)已不能滿足企業(yè)現代化管理的需要。

一、傳統(tǒng)的價值法會計信息系統(tǒng)的原理及缺陷

傳統(tǒng)的價值法下的會計信息系統(tǒng)是建立在會計循環(huán)和會計恒等式的基礎上的。其核心思想是分類系統(tǒng),即將會計反映的對象具體化要素,最終體現在用于分類的會計科目上,人們使用會計科目和復式記賬法把會計主體的資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類匯總,用財務報表將匯總的數據提交給用戶。主要的財務報表包括資產負債表、利潤表和現金流量表。傳統(tǒng)的價值法會計信息系統(tǒng)是在信息處理水平較低時期產生的,借助分割匯總細節(jié)的方式,來彌補和適應人腦記憶力和細節(jié)處理能力有限的不足。隨著信息技術的不斷發(fā)展及其應用成本的不斷降低,計算機化的傳統(tǒng)價值法會計信息系統(tǒng),也只是利用信息技術使得會計循環(huán)實現自動化,這種體系結構的本質并沒有改變,其缺陷暴露得愈加明顯:

(一)價值法下的會計信息系統(tǒng)的體系結構沒有實現企業(yè)內的數據集成

目前的企業(yè)管理信息系統(tǒng)為企業(yè)中的各個職能部門,從不同的管理視角各建立一套專用信息系統(tǒng)來滿足不同的信息需求。各個子系統(tǒng)有各自的分類方法,各自從同一業(yè)務事件中選擇、記錄、加工與傳遞該業(yè)務數據的一個子集,出于各自管理目的的不同,導致整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)內各個子系統(tǒng)的數據不一致、信息隔閡和大量數據重復存儲,產生冗余。

(二)該體系結構僅采集了企業(yè)會計事件的會計數據子集

傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)并沒有采集企業(yè)組織的所有業(yè)務事件的全部數據,只是將影響企業(yè)組織資產、負債及權益的業(yè)務事件,即會計事件予以關注,并僅將會計事件的發(fā)生日期和以貨幣計量的財務影響采集并記錄到會計系統(tǒng),而對不影響企業(yè)財務報表的事件及業(yè)務事項,如生產力、執(zhí)行情況、可靠性之類的其他非貨幣計量的信息未予反映。該系統(tǒng)的這種信息采集方式,使系統(tǒng)輔助管理決策功能非常有限,大大限制了信息使用者管理和決策企業(yè)組織業(yè)務活動的能力。

(三)數據并沒有在業(yè)務活動發(fā)生時被實時記錄和處理

采集會計信息是在業(yè)務事件發(fā)生后,即使是在電算化條件下,會計數據也是按天、周甚至月來進行收集和處理的;在手工方式下,財務報表還必須經過審核、記賬、對賬、賬項調整等一系列會計循環(huán),通常要到月底結賬后,才能出具會計報表。顯然,會計信息的不及時,必然降低其相關性。在市場需求瞬息萬變的信息時代,時滯性大大影響了會計信息用作實時決策的價值。

(四)該體系結構以高度匯總的方式重復采集和存儲數據

在價值法會計信息系統(tǒng)中,原始憑證包含了業(yè)務活動中會計事項的較詳細數據。這些業(yè)務活動的一部分數據以記賬憑證的形式被記入會計信息系統(tǒng)中,然后匯總記入日記賬、各總分類賬及總賬,最后生成報表。這種處理方法重復存儲數據——同樣的數據被重復存儲多次,區(qū)別僅在于匯總程度不同。數據被匯總記入日記賬或分類賬后,就很難以將其分解以反映業(yè)務事件的本來面目。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)為輸出會計報表,將業(yè)務數據按照會計報表視圖的要求提取、記錄、存儲,并按照一定標準匯總數據,只能滿足部分信息使用者群體的需求,而排斥了信息使用者的其他信息需求,未提供這些需求所需的相應信息匯總標準。

(五)傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)存儲的數據沒有包括業(yè)務活動的所有信息

視圖是指企業(yè)處理的業(yè)務對象中所包含的信息,即執(zhí)行具體功能的活動的輸入、輸出數據以及這些數據之間的邏輯關系。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)預先假定信息使用者是確定的、且都是相同的,即對會計報表的需求是相同的。而未能存儲滿足形成業(yè)務活動不同視圖的所有數據,限制了使用者從不同角度探究、分析企業(yè)的經營管理活動。

由此可見,傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)所提供的信息已經不再滿足為適應迅速變化的外部環(huán)境而產生的多角度的管理需求。如果不能用更加科學和高效的方式生產出信息用戶決策所需要的信息,會計信息的價值會越來越有限。僅僅將會計流程予以電算化,實現會計流程的自動化,并不能改變手工環(huán)境下的本質。因此,必須對傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)進行徹底的脫胎換骨的改造?！皞鹘y(tǒng)會計猶如一艘已航行500年的大船,過去500年的風浪和急劇變化的海洋和地球生態(tài)環(huán)境已使它千瘡百孔。為什么我們非要花力氣補丁加補丁地維護這個老古董而不選用最新技術材料來另造一艘新船。”

二、基于事件驅動的會計信息系統(tǒng)設計思路

(一)基于事件的會計信息系統(tǒng)的基本概念分析

為了更好地理解事件驅動的會計信息系統(tǒng),首先要了解幾個基本概念:業(yè)務過程、信息過程和事件。

1、業(yè)務過程(Business Process)

業(yè)務過程是指直接或間接為客戶創(chuàng)造價值的一系列相關邏輯活動的有序集合。業(yè)務過程是根據決策者經營理念、管理目標和特定的環(huán)境設計的,將組織中的采購、生產、銷售、財務、人力資源等職能領域聯系起來的基礎。一個極為嚴密的組織架構和科學的業(yè)務過程發(fā)生危機的概率肯定要比不合理的組織體系和混亂的業(yè)務過程少得多。

組織通過開發(fā)和提供滿足顧客需要的商品和服務來創(chuàng)造價值。而商品和服務是通過一系列的過程來實現的。不論所提供的商品和服務的種類如何,每個組織都至少有三種類型的業(yè)務過程。

(1)獲取/支付過程。獲取/支付過程是為了獲取企業(yè)所需的各種資源和為獲取資源支付款項的活動。主要包括:獲取、接收企業(yè)所需要的商品和服務,支付實收商品和服務的款項,以及適當維護獲取的商品和服務,并在需要時提供商品和服務。

(2)轉換業(yè)務過程。轉換業(yè)務過程是將獲取的資源轉換為提供給顧客的商品或勞動服務活動。通過轉換過程,將最初獲取的商品和服務轉換為滿足不同的個性化的顧客需求。

(3)銷售/收款過程。該事件包括一系列與交付商品和服務給顧客并收取款項的過程。

2、信息過程(Information Process)

信息過程是指信息的挖掘、傳遞、反饋的整個過程。一般可以把企業(yè)的信息過程分為三類:實時記錄業(yè)務活動數據;存儲和維護企業(yè)相關數據并實時更新;為信息使用者提供信息。企業(yè)決策者利用這些實時相關信息做出正確、相關的決策。當組織的業(yè)務和管理過程變化時,信息過程也隨之變化。當業(yè)務過程、信息過程和管理過程融為一體時,組織完成其目標的可能性和效率大大加強。

3、事件(Events)

業(yè)務過程可以分成一系列獨立的業(yè)務事件。過程中的事件分為三類:業(yè)務事件、信息事件和決策/管理事件。業(yè)務事件是在業(yè)務過程中執(zhí)行的向顧客提供商品和服務的業(yè)務活動。

信息事件與信息過程相關。也可以分為三類:記錄業(yè)務事件的有關數據、存儲和維護數據、為決策者提供有用信息。信息事件與業(yè)務事件的關系是:業(yè)務事件觸發(fā)信息事件。例如:“向供應商采購商品”是一個業(yè)務事件,而“記錄本次采購數據”和“傳遞發(fā)票”等則是信息事件。

決策事件是管理者或其他用戶在計劃、控制和評價業(yè)務過程時的決策活動。會觸發(fā)業(yè)務事件或信息事件。如:更新設備決策時觸發(fā)購買設備業(yè)務事件。當決策者評估業(yè)務過程時,觸發(fā)報告有關信息事件。

(二)基于事件的會計信息系統(tǒng)的結構設計

基于業(yè)務活動(事件)驅動的信息系統(tǒng)體系結構徹底打破了仿真手工的會計信息系統(tǒng)的結構模式,能夠為管理決策提供更有效的信息支持,符合信息技術和信息系統(tǒng)的發(fā)展方向。事件驅動的信息系統(tǒng)體系結構如圖1所示:

這種事件驅動的會計信息系統(tǒng),利用了現代信息技術將大量業(yè)務事件數據在業(yè)務活動發(fā)生時,實時地采集并存儲在業(yè)務事件數據庫,而不作任何加工處理。信息使用者通過人機交互平臺請求事件觸發(fā),并驅動系統(tǒng)相應的報告工具,按選定的信息處理規(guī)則處理源數據庫中的業(yè)務事件數據,再通過人機交互平臺向信息使用者報告所需要的視圖輸出。這種基于事項會計的會計信息系統(tǒng)的設計,運用了被稱“三庫理論”的開發(fā)技術和事件驅動的實現方法。 “三庫”就是指源數據庫、(用戶)目的庫和報告工具庫,三庫彼此獨立。

數據庫是實時動態(tài)的,是企業(yè)業(yè)務活動中業(yè)務事件的所有數據,包括財務信息和非財務信息。(用戶)目的庫主要通過人機交互方式,了解信息使用者的信息需求,確定用戶需要的信息報告模板。報告工具庫相對穩(wěn)定,可細分為模型庫、方法庫、知識庫等。模型庫主要包括各種核算及管理決策模型;方法庫包含各種或選的計量、估價及表達方法;知識庫存放各種法令規(guī)則、技術方法的解釋及示例,并且還可能包含一些與決策有關的判斷、選擇、分析和推理等知識。報告工具庫提供了可供信息使用者選擇的各種信息處理規(guī)則,幾乎能支持所有視圖的信息需求?！叭龓臁敝g的邏輯結構如圖2。

基于事項會計的會計信息系統(tǒng),采用了事件驅動機制實時地采集并記錄業(yè)務事件數據,實現企業(yè)組織對日常業(yè)務活動的響應和處理。這個系統(tǒng)是企業(yè)組織業(yè)務事件的一個即時處理中心,系統(tǒng)運行在一個操作型數據庫系統(tǒng)(業(yè)務數據庫RDBMS)環(huán)境下,主要是面向顧客應用,支持大量的基本日常事務處理和操作型數據的查詢處理。該系統(tǒng)的特點是,數據處理頻率高、速度快,及時給予用戶響應;系統(tǒng)已被訓練成根據企業(yè)組織建立的一系列規(guī)則來處理并報告所發(fā)生的業(yè)務事件,是一個聯機事務處理系統(tǒng)OLTP(On-Line Transaction Processing)。

這種操作系統(tǒng)是典型的結構化系統(tǒng),它雖然能自動地快速響應和處理大量的日常業(yè)務事件,但是僅能提供少數方法來輸入或訪問所管理的數據,不能很好地支持分析決策。

在日益激烈的市場競爭中,一些企業(yè)組織為保持和提高競爭性和可盈利性,正力圖將操作系統(tǒng)中大量業(yè)務數據擴展到聯機分析OLAP (On-Line Analytical Processing)。其處理模式即是聯機分析處理OLAP,企業(yè)組織借助聯機分析OLAP可從中得到各種面向主題的統(tǒng)計信息和經過計算的結論,即商業(yè)智能應用到系統(tǒng)來支持分析決策,以滿足用戶的信息需求。信息系統(tǒng)有更好的訪問信息,無疑有助于企業(yè)組織取得競爭優(yōu)勢。而數據倉庫技術是實現這種聯機分析處理的關鍵,取得競爭優(yōu)勢的要求驅動著一些企業(yè)組織掀起了建立基于企業(yè)數據倉庫系統(tǒng)的研究熱潮。

三、結論

信息技術的飛速發(fā)展,互聯網和電子商務的廣泛應用,加速了全球經濟一體化的進程,企業(yè)也面臨著前所未有的激烈競爭,管理信息化是企業(yè)適應現代市場競爭,實現現代管理、長期發(fā)展和提高企業(yè)核心競爭力的關鍵環(huán)節(jié)。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中重要的組成部分。建立科學完善和及時高效的企業(yè)會計信息系統(tǒng),可使企業(yè)充分利用已有的各項資源,迅速作出正確的決策,以適應日新月異的經濟環(huán)境,不斷發(fā)展壯大。擁有完善的企業(yè)會計信息系統(tǒng),企業(yè)就擁有了獨特的核心競爭力,就有了新的更高層次的發(fā)展平臺?！?/p>

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