出版單位組織結構設計探究

權　勝

[摘 要]本文結合管理學原理和現(xiàn)代營銷觀念對當前出版單位普遍采納的“職能制”組織結構進行大膽改革,探索能適應市場經(jīng)濟環(huán)境和能提高出版單位競爭優(yōu)勢的全新組織機構,在所提出的新組織結構中體現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)的特點,體現(xiàn)了讀者需求分析在出版工作中的重要地位,為轉制之后的出版單位更好的發(fā)展奠定了組織基礎。

[關鍵詞]出版單位 組織結構 職能制

作者簡介:權勝,工作單位:教育科學出版社,職務:社長助理。

隨著我國文化體制改革工作的深入推進,多數(shù)出版單位已由事業(yè)單位轉制為企業(yè),轉企之后如何更好的發(fā)展,如何更快地實現(xiàn)轉制目標,是擺在出版單位面前的首要問題。企業(yè)發(fā)展依靠科學管理,科學管理依賴高素質人員、充足的資本、科學的組織結構和嚴謹規(guī)范的制度。組織的行為是管理者經(jīng)營思想、經(jīng)營理念和經(jīng)營決策的表現(xiàn),組織結構和制度是實現(xiàn)經(jīng)營管理目標的保證。換句話說,企業(yè)組織結構設計決定著企業(yè)的“DNA”,決定著企業(yè)的經(jīng)營方式和經(jīng)營行為,所以科學合理的組織結構對一個企業(yè)的經(jīng)營活動有著重要意義。本文中,我們將以圖書出版單位為對象,探討設計什么樣的組織結構能夠滿足出版單位更好發(fā)展的需要。

目前出版單位的組織結構一般是按照“職能制”設置,也有一些出版單位出于管理的需要已經(jīng)改為“事業(yè)部制”(即分社架構)。因為“事業(yè)部制”下的各個事業(yè)部是以產(chǎn)品類型或市場地域來劃分,而在各事業(yè)部的內(nèi)部則是“職能制”或“準職能制”的組織結構。簡單說即實行“事業(yè)部制”的出版單位是多個按“職能制”或“準職能制”架構的分社集合,所以我們只需以“職能制”出版單位為例進行分析研究,以此得出的結論亦適用于以“事業(yè)部制”為組織結構的出版單位?！奥毮苤啤苯M織結構的出版單位通常設置有若干編輯部(含美術編輯部)、總編室、出版部、市場部(發(fā)行部)、物流中心、財務部、人力資源部和辦公室等部門。各部門間的聯(lián)系和簡要工作傳遞過程如下:編輯部在選題策劃階段主要與市場部、出版部和財務部就市場需求、印刷工藝、成本控制與經(jīng)濟效益評價等事項進行溝通;隨后,編輯組稿并進行編輯加工(含美術編輯部的各項美術設計工作)并將“齊、清、定”的書稿交總編室;總編室收到完整書稿后即可申請CIP數(shù)據(jù)、分配書號及條碼并向出版部辦理發(fā)稿手續(xù);出版部繼續(xù)完成稿件成書的一系列后續(xù)工作,包括排版、校對、辦理付印手續(xù)等具體工作,待印刷結束后通知物流中心入庫;物流中心驗收入庫后市場部即可根據(jù)訂單向客戶發(fā)貨;財務部、人力資源部和辦公室是為上述生產(chǎn)、銷售部門提供財務、人力資源支持和后勤保障。

上述組織結構體現(xiàn)了計劃經(jīng)濟體制下出版單位的經(jīng)營方式,即出版單位更多的是關注圖書的出版(生產(chǎn))和考慮如何讓讀者接受所出版的圖書,而不是先思考讀者希望看到什么樣的圖書,所以其主要的缺點就是對市場需求的重視程度不夠。就像我們常講的:三流的企業(yè)跟隨市場、二流的企業(yè)發(fā)現(xiàn)市場,一流的企業(yè)創(chuàng)造市場。在善于滿足讀者顯性需求的同時,更要努力開發(fā)讀者的潛在需求(甚至讀者自身都未意識到的需求),只有這樣才能開創(chuàng)“藍?！?帶領企業(yè)駛向超越競爭的彼岸。目前,出版單位的規(guī)模都還不大,“職能制”的組織結構是適合的,我們需要做的是在其基礎上作必要的改進,使其能夠貫徹全員營銷的思想,能體現(xiàn)以市場需求為先導、以營銷組合為組織職能的主線。為此我們在出版單位當前的組織結構中增設戰(zhàn)略決策委員會負責制定企業(yè)的愿景、使命和經(jīng)營戰(zhàn)略,并將發(fā)行部改造為真正意義上的市場營銷部并由其參與制定和執(zhí)行STP戰(zhàn)略(Segment:市場細分、Target:目標市場選擇、Position:市場定位)及4Ps營銷決策(產(chǎn)品生產(chǎn)、價格制定、渠道選擇、促銷方案)。同時成立生產(chǎn)與質量控制委員會并由其根據(jù)產(chǎn)銷計劃來籌劃備料、協(xié)調生產(chǎn)和制定圖書質量控制體系;成立預算管理委員會來進行全面預算管理;成立審計與風險控制委員會并由其負責內(nèi)部控制制度設計、內(nèi)部審計、經(jīng)營與財務風險的評估與防控工作。這樣,我們不僅通過變革組織結構實現(xiàn)了以讀者需求導引圖書出版,還按照現(xiàn)代企業(yè)制度的特點,豐富、完善了出版單位的風險控制和預算管理等必要的組織職能。改造后的出版單位組織結構見下圖所示:

需要說明的是,為了簡化論述,我們在上述組織結構列示中略去了現(xiàn)代企業(yè)法人治理結構中的股東會、董事會和監(jiān)事會等機構。另外,為了實現(xiàn)組織結構改革的目標,不僅組織結構需要優(yōu)化,新組織結構各組成單元的工作職能、彼此工作內(nèi)容的銜接以及出版工作流程也應按照現(xiàn)代企業(yè)的組織功能做出相應調整,詳見下表(以下組織結構單元的排列組合順序與按照全員營銷觀念設置的、體現(xiàn)以讀者需求分析為出版導引的“拉”式出版工作流程吻合):

目前,有些出版單位為了解決傳統(tǒng)“職能制”組織結構的不足之處,采用了策劃編輯的模式,即把編輯人員分為文字(案頭)編輯和策劃編輯,將有一定財務和營銷知識的復合型編輯人才培養(yǎng)為專職策劃編輯,由策劃編輯擔任項目負責人,由其統(tǒng)領市場調研、選題策劃與項目開發(fā)等工作。這種模式可以使策劃編輯從案頭文字加工工作中解放出來深入到市場中去,可以及時撲捉讀者需求信息來指導圖書生產(chǎn),若再配以科學的業(yè)績評價體系和薪酬激勵措施,應該說在一定程度上實現(xiàn)了圖書出版與讀者需求的對接。但也應看到,這種模式缺乏系統(tǒng)規(guī)劃,未能與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和全員營銷觀念很好地融合,缺乏與全面預算管理等現(xiàn)代管理理念和管理手段的契合,缺乏事前的科學規(guī)劃和事中的有效控制,經(jīng)營活動的隨意性較強,從長期看以此為基礎的企業(yè)運行方式存在較大的經(jīng)營不確定性,應盡快按照上述組織結構進行改造,形成系統(tǒng)、科學、規(guī)范和穩(wěn)定運行的組織結構體系及出版流程系統(tǒng)。

另需注意的是,在圖書產(chǎn)銷計劃和全面預算中應加入彈性計劃和預算的內(nèi)容,只有這樣才能加強對市場變化的反應能力,也可以提高計劃和預算的權威性、穩(wěn)定性、適應性。此外,隨著書號實名制政策的實施,一級出版單位不會再出現(xiàn)因書號數(shù)量有限而使圖書產(chǎn)銷品種受到制約的現(xiàn)象,這是改進后的組織結構發(fā)揮效用的重要保證,因為本文所述出版單位組織結構設計原理是以圖書出版資源能夠滿足圖書市場需要為系統(tǒng)設計的理論前提和基本假設。對于非一級的、不能享受該政策的出版單位則仍將可能因書號數(shù)量有限而不得不放棄出版一些存在市場需求的圖書,這將成為其在制定圖書產(chǎn)銷計劃時最大的掣肘因素。為了解決這個問題,可先將列于圖書產(chǎn)銷計劃中的各種圖書按照碼洋或預計利潤等指標由高到低排序(具體以哪個指標為排序依據(jù)要根據(jù)出版單位的經(jīng)營戰(zhàn)略而定),然后再以可用的書號數(shù)量為準對擬出版的圖書品種進行適當?shù)倪x擇和截取,此時應注意不要將書號配額全部分配到預謀性計劃中,因為市場情況瞬息萬變,過早將書號分配完畢,會降低管理層和市場營銷人員市場嗅覺的靈敏性,所以應使部分書號能在預謀性與反應性計劃中穿梭,以保證計劃外的優(yōu)秀圖書能夠順利出版。

上面的闡述中,我們在目前出版單位普遍采用的簡單職能制組織結構的基礎上,按照現(xiàn)代企業(yè)的職能與任務,以滿足讀者需求為目標,重新設計了新的職能制組織結構,并對各組成部分的職能加以描述,希望能對轉企后的出版單位提升經(jīng)營管理水平有所幫助。

參考文獻

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[2]巴尼:《戰(zhàn)略管理》,機械工業(yè)出版社 2008年版