強化內(nèi)部控制，促進企業(yè)理性發(fā)展

鄧晴雯

摘 要:隨著經(jīng)濟的全球化和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,內(nèi)部控制管理已成為企業(yè)內(nèi)部管理體系中不可缺少的重要組成部分。文章通過對內(nèi)部控制的內(nèi)涵和強化內(nèi)部控制管理的對策等內(nèi)容的闡述,論證了完善內(nèi)部控制,確保其有效運行,促進企業(yè)理性發(fā)展的迫切性和重要性。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 有效性 內(nèi)部審計

中圖分類號:F270 文獻標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-207-02

隨著經(jīng)濟全球化和現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善,許多企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模日益擴大,業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜,更有許多企業(yè)跨行業(yè)、跨區(qū)域集團化經(jīng)營,使得企業(yè)擁有各種不同的專門技術(shù)和眾多員工,也使得企業(yè)高層管理人員不可能直接控制企業(yè)經(jīng)營,而不得不依賴有關(guān)職能部門和人員提供的各種各樣的會計、統(tǒng)計等相關(guān)經(jīng)營資料和信息,以便控制企業(yè)各項工作的正常運轉(zhuǎn),指揮生產(chǎn)經(jīng)營的有效運行。同時全球經(jīng)濟一體化,使企業(yè)面臨越來越多不確定因素和各類風(fēng)險。內(nèi)部控制作為現(xiàn)代企業(yè)制度下自我約束機制的重要組織部分,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟的重要管理手段。開展內(nèi)部控制,充分發(fā)揮內(nèi)部控制職能,對于完善企業(yè)治理,促進企業(yè)科學(xué)管理,改善組織經(jīng)營,增加企業(yè)價值具有極其重要的作用。因此,企業(yè)必須健全內(nèi)部控制制度,使內(nèi)部各職能部門及人員都能夠有效地進行工作。

一、內(nèi)部控制的涵義及其控制內(nèi)容

COSO報告指出,內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層和全體員工實施的,為營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的實現(xiàn)而提供合理保證的過程。

內(nèi)部控制理論的發(fā)展,經(jīng)歷了內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制整體框架四個聯(lián)合體,總括這四個階段內(nèi)部控制的內(nèi)容,主要體現(xiàn)在三個方面:

第一,內(nèi)部控制是企業(yè)治理的重要機制,在現(xiàn)代企業(yè)制度下,股東、董事會和經(jīng)理人員權(quán)利、責(zé)任和利益的相互制衡是企業(yè)內(nèi)部控制和治理的基本內(nèi)容。

第二,企業(yè)的內(nèi)部控制按照不同的控制領(lǐng)域可以劃分為會計控制、管理控制和內(nèi)部審計控制。內(nèi)部會計控制是為了保護財產(chǎn)的安全完整和提高財務(wù)報告的正確性和可靠性而建立的,具體包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批手續(xù)、經(jīng)濟活動的會計核算制度、財產(chǎn)物資的保管制度、內(nèi)部稽核制度等等。內(nèi)部管理控制包括組織的計劃和為提高經(jīng)營效率、保證企業(yè)既定管理政策的實施而采取的所有措施和方法,主要內(nèi)容有計劃控制,信息、報告控制,操作與質(zhì)量控制,人員組織與培訓(xùn),業(yè)務(wù)核算與統(tǒng)計核算,其他控制。內(nèi)部審計控制是根據(jù)系統(tǒng)的控制目標(biāo)和既定的環(huán)境條件,按照一定的依據(jù)來審查調(diào)節(jié)被審計單位經(jīng)濟活動的一種控制活動,它的主要過程是對照標(biāo)準(zhǔn)、查明問題、提出措施、監(jiān)督糾正。

第三,內(nèi)部控制的整體框架由五個要素構(gòu)成,即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與交流、監(jiān)督。在內(nèi)部控制體系中,控制環(huán)境是整個體系的基礎(chǔ),良好的控制環(huán)境為提高內(nèi)部控制效率、實現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)提供了重要的保障;風(fēng)險評估在充分考慮影響機構(gòu)實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)的內(nèi)部不確定性因素的基礎(chǔ)上,明確了內(nèi)部控制的“關(guān)鍵風(fēng)險點”;控制活動在風(fēng)險評估的基礎(chǔ)上,針對“關(guān)鍵風(fēng)險點”,進一步明確“行動和控制活動的要點”,并制定一系列政策和相關(guān)實施程序;監(jiān)督管理則通過獨立的內(nèi)部稽核部門對內(nèi)部控制系統(tǒng)各個要素的運行情況進行有效的監(jiān)控,并且對現(xiàn)有政策及程序是否健全作出判斷;信息與交流則貫穿于內(nèi)部控制程序的全過程,為內(nèi)部控制體系各個要素的正常運轉(zhuǎn)提供有效的信息支持,以便于及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制過程中的問題并采取有效的補救措施,確保內(nèi)部控制的效率和內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)。這五要素相互聯(lián)系,相互作用,對不斷變化的情況作出積極反應(yīng),形成一個持續(xù)不斷的動態(tài)過程。這個過程既無起點,也無終點,不斷發(fā)揮作用,實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。

二、建立健全內(nèi)部控制制度遵循的原則

1.內(nèi)部控制制度是否合法。企業(yè)要建立的內(nèi)部控制制度不能與國家的有關(guān)法令、制度相背離。符合國家政策和法令,是企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的大前提,在此基礎(chǔ)上才能根據(jù)企業(yè)的實際情況和業(yè)務(wù)特點,制定符合企業(yè)自身發(fā)展需要的內(nèi)部控制制度。

2.內(nèi)部控制制度是否協(xié)調(diào)。一項內(nèi)部控制制度往往涉及企業(yè)的若干職能部門,比如設(shè)備、生產(chǎn)、質(zhì)檢和財會等部門。各部門會根據(jù)各自的職責(zé)和各自的業(yè)務(wù)觀念制定一些控制制度,這樣就有可能造成內(nèi)部控制制度的不協(xié)調(diào)。因此,審查所制定的內(nèi)部控制制度的協(xié)調(diào)性是審查制定內(nèi)部控制制度的一項重要內(nèi)容。

3.內(nèi)部控制制度是否合理。企業(yè)制定內(nèi)部控制制度是為了更好地實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo),在確定控制目標(biāo)、采取控制方法和措施時,應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況,如企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營特點、管理水平和已有的內(nèi)部控制制度的情況,適當(dāng)?shù)丶右砸?guī)定,切忌脫離企業(yè)實際和經(jīng)營目標(biāo)。要為群眾所接受,科學(xué)合理,簡明扼要,方便易行,同時還應(yīng)講求實效。

4.內(nèi)部控制制度是否經(jīng)濟。內(nèi)部控制的最終目的是提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,減少低效和投資浪費,因而制定內(nèi)部控制本身也應(yīng)講求經(jīng)濟效益,應(yīng)盡量以少量的控制成本去獲取較好的控制效果。一是對內(nèi)部控制制度的控制應(yīng)有重點,對企業(yè)經(jīng)濟活動有重要影響的部門和環(huán)節(jié)應(yīng)實施強有力的控制;二是在建立新的內(nèi)部控制制度時,將該項內(nèi)部控制制度所需花費的代價與其能夠?qū)崿F(xiàn)的效益進行對比。

5.內(nèi)部控制制度是否能有效反饋。制定內(nèi)部控制制度時,必須設(shè)置必要的信息反饋環(huán)節(jié),它們應(yīng)能及時地將在控制過程中偏離控制目標(biāo)的偏差和原因反饋給管理部門,以便采取必要的調(diào)節(jié)措施,實現(xiàn)有效控制。信息反饋是現(xiàn)代控制理論的核心。及時有效的信息反饋,是確?？刂颇繕?biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是內(nèi)部管理制度與內(nèi)部控制制度的區(qū)別所在。

6.內(nèi)部控制制度是否全面。全面是指一方面它要對企業(yè)經(jīng)營活動與經(jīng)營目標(biāo)的有關(guān)方面進行控制;另一方面它必須對經(jīng)營活動的全過程進行自始至終的控制。主要有:(1)人員素質(zhì)的控制,這是內(nèi)部控制科學(xué)有效與否的重要決定因素;(2)組織控制是組織機構(gòu)設(shè)置和適當(dāng)?shù)臋?quán)責(zé)劃分;(3)業(yè)務(wù)程序控制是企業(yè)內(nèi)部為保證各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)按一定的程序有效運行而規(guī)定的業(yè)務(wù)處理過程中所必須具備的環(huán)節(jié)及其經(jīng)歷順序;(4)信息質(zhì)量控制是保證所反映的企業(yè)經(jīng)濟活動信息的全面、及時、公允和可靠;(5)資產(chǎn)保護控制是內(nèi)部控制的各種控制方式都具有保護資產(chǎn)安全的作用;(6)預(yù)算控制是以數(shù)量、金額來體現(xiàn)預(yù)算期內(nèi)企業(yè)工作方針和經(jīng)營決策的綜合經(jīng)營計劃,具體表現(xiàn)為反映在預(yù)算期內(nèi)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和經(jīng)營成果的一整套業(yè)務(wù)報表和財務(wù)報表。

內(nèi)部控制是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志,實踐證明:得控則強、失控則弱、無控則亂。企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā),按照自身經(jīng)營特點和管理系統(tǒng)要求,實事求是地建立自我調(diào)整、檢查和制約的內(nèi)部控制體系,從而形成一個建立完整、運用靈活、富有實效的控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),這也是企業(yè)經(jīng)營管理順利運行的根本保障。

三、強化內(nèi)部控制的對策

1.適應(yīng)新形勢,強化電算化條件下的內(nèi)部控制。隨著會計電算化普及與發(fā)展,電子商務(wù)迅速興起,企業(yè)必須迅速建立健全相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,使新形勢下的內(nèi)部控制有法可依、有章可循。一方面,要嚴(yán)格分離系統(tǒng)中的不相容職務(wù),按電算化運行程序建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制度,將系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務(wù)互相分離,互不兼任。另一方面,要針對電算化特點強化系統(tǒng)操作及維護控制。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)權(quán)限、操作流程及注意事項等,如嚴(yán)禁越權(quán)操作,操作過程中出現(xiàn)的問題要詳細記錄并向管理人員報告,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入機房等。對硬件的維護控制,應(yīng)按照固定資產(chǎn)造冊登記,專人保管,制定設(shè)備使用、檢修制度;對數(shù)據(jù)的控制,應(yīng)對數(shù)據(jù)處理的輸出結(jié)果指定有關(guān)人員定期檢查;對軟件的控制,防止對軟件的非法修改和刪除,并建立應(yīng)用軟件操作人員權(quán)限分級制度,未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人員不得進入機房,單位會計數(shù)據(jù)需保密并有特殊要求的,機房應(yīng)有屏蔽設(shè)施。

2.建立統(tǒng)一科學(xué)的內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)。目前,我國理論與實務(wù)界尚未對內(nèi)部控制評價的內(nèi)容形成一致的意見。獨立審計師對財務(wù)報告內(nèi)部控制有效性進行審計時,主要是針對財務(wù)報告形成過程中所有重要的內(nèi)部控制有效性進行評價,對于外部審計師應(yīng)該執(zhí)行哪些評價程序、遵循哪些標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)該在什么情況下承擔(dān)責(zé)任、承擔(dān)什么責(zé)任等需要慎重解決的問題都沒有明確規(guī)定。外部審計師對內(nèi)部控制進行評價并出具評價報告的前提條件就是要對內(nèi)部控制評價進行規(guī)范, 規(guī)范制度要考慮是否具有操作性和指導(dǎo)性。需要注意的是,在控制環(huán)境方面存在的嚴(yán)重問題,加入對組織規(guī)劃控制的評價將促進機構(gòu)設(shè)置和責(zé)任分工的有效性。因此,必須統(tǒng)一目標(biāo),確定標(biāo)準(zhǔn),尋找一套評價內(nèi)部控制的有效性和效率的指標(biāo)內(nèi)容。

3.明確職責(zé),完善企業(yè)內(nèi)部牽制機制。內(nèi)部牽制是建立內(nèi)部控制制度的基本原則,也是實現(xiàn)內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵因素,在強化職業(yè)道德自律機制的同時,應(yīng)該實施必要的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制的落實主要由適當(dāng)授權(quán)、不相容工作的責(zé)任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環(huán)節(jié)來實現(xiàn)。對于一個業(yè)務(wù)流程,不能由一個部門或一個人完成一項業(yè)務(wù)的全過程,而必須由其他部門或人員參與,并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成的工作進行正確性檢查。例如在會計信息收集、歸類過程中,除了制單外,必須有復(fù)核并由財會主管審批;在現(xiàn)金流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)中,現(xiàn)金收支的審批、收入和支出、印鑒的保管、記賬等業(yè)務(wù)應(yīng)分工管理,互相牽制。工作輪換制是實現(xiàn)內(nèi)部牽制的有效手段,在實際工作中,應(yīng)根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度,明確規(guī)定并嚴(yán)格控制每一員工在某一崗位的履職時間,并對關(guān)鍵崗位進行頻繁輪換,從中暴露出存在的問題揭示出制度設(shè)計和管理的缺陷,以便進一步改進和完善。

4.嚴(yán)格內(nèi)部審計,強化內(nèi)部監(jiān)督的執(zhí)行力。內(nèi)部控制有效性的實現(xiàn),執(zhí)行是關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)按照新《會計法》的有關(guān)規(guī)定,綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點、員工素質(zhì)等因素,改變以往內(nèi)部審計機構(gòu)從屬于財會部門,內(nèi)部審計人員也多由財務(wù)人員兼任的局面,設(shè)立單獨的內(nèi)部審計部門,直接對董事會負責(zé)。在保障內(nèi)部審計獨立性的基礎(chǔ)上,增強內(nèi)部審計的權(quán)威性,對內(nèi)部經(jīng)營單位財務(wù)收支的真實、合法、效益及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是否按照所制定的方針政策和計劃執(zhí)行進行全面監(jiān)督,充分發(fā)揮內(nèi)部審計對內(nèi)部控制制度的審查和評價作用。從而起到監(jiān)督和保護企業(yè)的資產(chǎn)、財產(chǎn)安全的作用,促進企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展, 保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

內(nèi)部控制審計首先是內(nèi)部控制制度的特殊組成部分,是對企業(yè)內(nèi)部控制制度中其他各項控制的再控制。根據(jù)現(xiàn)代控制論的原理,各項控制是否得到有效執(zhí)行,必須靠信息反饋裝置來檢驗,通過反饋裝置將執(zhí)行情況及時反饋到控制中心,以便及時修正,保證實現(xiàn)控制目標(biāo)。通過對所制定的內(nèi)部控制制度的合法性、協(xié)調(diào)性、合理性、經(jīng)濟性、有效反饋性和全面性的審查,基本上可以了解內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)密,但嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行,能否真正起作用、發(fā)揮效益,還需要進一步進行審計。加強和改進企業(yè)的內(nèi)部控制審計,一是為了保障國家作為出資人的合法權(quán)益不受侵犯,確保國有資產(chǎn)的安全和增值。二是為了防范投資風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險,確保企業(yè)對所投資企業(yè)和項目的有效管理和控制。三是強化對內(nèi)部控制的有力監(jiān)控。企業(yè)能否建立完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)并切實予以實施,需要外部力量予以保證。其一般做法是,企業(yè)首先對自身內(nèi)部控制進行全面而深入的自我評估,出具對外報告,包括無重大問題報告及有重大問題報告;然后,審計機關(guān)對企業(yè)內(nèi)部控制進行審計,對企業(yè)內(nèi)部控制報告發(fā)表審計意見。雖然不同企業(yè)對內(nèi)部控制審計的要求與做法不一,而且對于內(nèi)部控制是否不再只是企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的觀點也存在爭議,但不管如何,對內(nèi)部控制進行審計帶來的效用是顯而易見的。因為,企業(yè)對外出具內(nèi)部控制報告,審計部門對企業(yè)內(nèi)部控制報告出具審計意見,加重了企業(yè)管理部門及內(nèi)部審計的責(zé)任,而責(zé)任一旦加重,企業(yè)管理部門出于減輕自身責(zé)任及企業(yè)長期利益的考慮不得不在內(nèi)部審計的協(xié)助下真正關(guān)注內(nèi)部控制的缺陷,實實在在地不斷健全與完善企業(yè)的內(nèi)部控制,內(nèi)部審計也會為降低自身的風(fēng)險而督促企業(yè)改進內(nèi)部控制。這樣就帶來了另一方面的效用,即降低企業(yè)營運的風(fēng)險,提高企業(yè)營運的效率和效果,進而保護投資者的利益;同時提高企業(yè)對外出具的財務(wù)報告及其他披露信息的可靠性,增加企業(yè)經(jīng)營市場及其他資本市場的透明度和有效性。

總之,內(nèi)部控制是一個系統(tǒng),是一個過程,是企業(yè)防范風(fēng)險的內(nèi)在積極性和能力,它表現(xiàn)為系統(tǒng)的、動態(tài)的、主動的和持續(xù)的控制活動過程強化企業(yè)內(nèi)部控制,是現(xiàn)代企業(yè)生存發(fā)展必須遵循的基本法則。強化內(nèi)部控制,對企業(yè)防范和化解經(jīng)營風(fēng)險,幫助企業(yè)改進管理、完善制度;對實現(xiàn)公司的各項生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)增加企業(yè)效益,具有良好的促進作用;對增強企業(yè)競爭力和提升企業(yè)價值,使企業(yè)健康理性發(fā)展,既具有保駕護航的作用,也具有積極的推動作用。

(作者單位:中鋁礦業(yè)有限公司 河南鄭州 450041)(責(zé)編:若佳)