電子商務(wù)平臺下會計(jì)電算化系統(tǒng)研究

戴建忠

摘 要:我國最早在1979年把計(jì)算機(jī)在會計(jì)中的應(yīng)用簡稱為“會計(jì)電算化”(Accounting by Electronic Data Processing)。隨后借鑒國外的提法,出現(xiàn)了“電算化會計(jì)”(Electronic Data Processing Accountant)的概念。隨著電腦技術(shù)的飛速發(fā)展,電子商務(wù)(E-business)和會計(jì)電算化的關(guān)系顯得愈加突出。文章通過對電子商務(wù)和會計(jì)電算化領(lǐng)域相關(guān)問題的深度分析,系統(tǒng)地探討了企業(yè)中以管理部門、財(cái)務(wù)部門為中心的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何有效適應(yīng)電子商務(wù)的問題,以期為企業(yè)的發(fā)展指點(diǎn)迷津。

關(guān)鍵詞:會計(jì)電算化 電子商務(wù) 平臺

中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-161-02

電子商務(wù),作為非常敏感的網(wǎng)絡(luò)話題,總是頻頻出現(xiàn)在各類IT媒體上。究其實(shí)質(zhì)而言,實(shí)為利用Internet的信息資源和數(shù)字技術(shù)而進(jìn)行的商務(wù)活動和企業(yè)資源管理分配的交易模式。電子商務(wù)絕非商業(yè)領(lǐng)域獨(dú)有的寵兒,在各個領(lǐng)域包括單位內(nèi)部也都存在電子商務(wù)的縮影。尤其在會計(jì)電算化(AEDP:Accounting by Electronic Data Processing)穩(wěn)步發(fā)展的今天,電子商務(wù)和會計(jì)電算化的關(guān)系顯得愈加突出。本文通過對電子商務(wù)和會計(jì)電算化領(lǐng)域相關(guān)問題的深度分析,系統(tǒng)地探討了企業(yè)中以管理部門、財(cái)務(wù)部門為中心的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何迎娶“電子商務(wù)”的問題,以期為企業(yè)的發(fā)展指點(diǎn)迷津。

一、略談電子商務(wù)

對于目前許多媒體中所語電子商務(wù)及其分類等,筆者不敢茍同。當(dāng)前的許多媒體將電子商務(wù)從交易對象來看,通常分為三類:BToB(商家與商家)、BToC(商家與顧客)、CToC(顧客與顧客),或者從電子商務(wù)中交易形式來看,分為“集體議價”(group price)和“零售獨(dú)賣”(sale along)的形式。很顯然,這是從商業(yè)領(lǐng)域即銷售領(lǐng)域談及的電子商務(wù)。而目前電子商務(wù)的表現(xiàn)形式又主要集中于這一領(lǐng)域,因此,在許多的印象概念上,也就將商業(yè)領(lǐng)域中的電子商務(wù)當(dāng)作真正意義上的電子商務(wù)了。筆者在此要談的電子商務(wù),是一種建立在商業(yè)領(lǐng)域的電子商務(wù)的基礎(chǔ)上,同時,是面對企業(yè)而言的真正意義上的電子商務(wù),其不僅針對商業(yè)領(lǐng)域,也針對了單位電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部各環(huán)節(jié)或子系統(tǒng)間的電子商務(wù)。

當(dāng)前的電子商務(wù)以其“來勢兇猛、發(fā)展迅速、前景看好”的特點(diǎn)已經(jīng)開始為各方面人士所贊同、認(rèn)可并在各行各業(yè)廣泛采用。而對于企業(yè)而言,電子商務(wù)主要表現(xiàn)了以下特有的優(yōu)點(diǎn):

1.提高了資金的運(yùn)轉(zhuǎn)速率、縮短了運(yùn)轉(zhuǎn)周期。電子商務(wù),以其所賴以生存的基礎(chǔ)——Internet的快捷、準(zhǔn)確、方便、靈活的特點(diǎn),可以在交易發(fā)生后最短的時間內(nèi),使資金到賬,而再也不用過分考慮以前的在途資金了。資金的高速率運(yùn)轉(zhuǎn)和周期的縮短,顯示了時間的相對性和靈活性,不僅為企業(yè)的后續(xù)生產(chǎn)提供了有力的資金保障,而且對整個企業(yè)、商業(yè)領(lǐng)域而言,都注入了生機(jī)和活力,從而加速了市場的資金流動,為信息時代企業(yè)的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的效益發(fā)揮提供了有利的技術(shù)保障。

2.降低了產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售成本。在現(xiàn)代的市場經(jīng)濟(jì)社會,降低產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售成本已經(jīng)成為司空見慣的問題了。據(jù)日本一家金融機(jī)構(gòu)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)和核實(shí)顯示:電子商務(wù)的出現(xiàn),對于產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售成本降低幅度從2%～36%不等。對企業(yè)而言,電子商務(wù)的出現(xiàn),不僅加速了企業(yè)對原材料的采購、運(yùn)輸以及銷售環(huán)節(jié)中制成品的出售,同時也將反映企業(yè)內(nèi)部各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的產(chǎn)品、半成品的轉(zhuǎn)移情況。電子商務(wù)將以數(shù)據(jù)化的形式將材料半成品傳遞到下一環(huán)節(jié)的子系統(tǒng)模塊上,參與該模塊的運(yùn)作,并將數(shù)據(jù)通過企業(yè)的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)存儲起來,以用于企業(yè)整體數(shù)據(jù)化管理運(yùn)行。

3.使交易過程無形化、國際化,交易程序電子化。在電子商務(wù)的交易過程中,交易雙方都是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)各自了解對方的情況,并通過數(shù)據(jù)的發(fā)送來完成交易。交易的雙方是通過鼠標(biāo)的點(diǎn)擊,根據(jù)國際通用的商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議來提醒對方交易的結(jié)果,而自己全然不知對方是在隔壁的房間還是在地球的另一端。同樣,電子商務(wù)交易過程中,交易雙方都按照約定的規(guī)定、規(guī)則、程序來進(jìn)行。各程序段都通過電子商務(wù)數(shù)據(jù)來確認(rèn)對方的合法性和可行性。因此,整個電子商務(wù)交易過程、交易程序都實(shí)現(xiàn)了無形化、國際化和電子化。這里的“無形化”是一種形象的說法,只是相對于人類的感官來說的。面對如今電子商務(wù)的特點(diǎn),及其所依賴的核心基礎(chǔ)——Internet技術(shù),建立在企業(yè)級Intranet和國際Internet上的企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何達(dá)到與電子商務(wù)自然默契的配合呢?電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何“迎娶”電子商務(wù)呢?

二、會計(jì)信息系統(tǒng)如何適應(yīng)電子商務(wù)的挑戰(zhàn)

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)本身就是依賴于企業(yè)的LAN信息網(wǎng)絡(luò),將企業(yè)從內(nèi)部和外部WAN骨干網(wǎng)絡(luò)接受到的各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、處理、捆綁、打包,并通過該網(wǎng)絡(luò)對外發(fā)送數(shù)據(jù)鏈。其運(yùn)行的工作基礎(chǔ)就是企業(yè)級局域網(wǎng)絡(luò)LAN以及其所掛接的WAN骨干網(wǎng)(通常指現(xiàn)行的Internet和Intranet),而電子商務(wù)其實(shí)質(zhì)也是基于Internet核心技術(shù)的一種新型商業(yè)、貿(mào)易、工程、作業(yè)的交易。兩者從本質(zhì)、核心來看都有一種質(zhì)的聯(lián)系——網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。那么,企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何才能適應(yīng)和利用電子商務(wù)這一工具呢?

1.會計(jì)信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是一種基于企業(yè)局域網(wǎng)(LAN)的綜合信息處理母系統(tǒng)。其功能就在于將系統(tǒng)接受的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、分類、處理、捆綁、打包,并形成一種新的分析數(shù)據(jù),對企業(yè)的各項(xiàng)措施、計(jì)劃、方案等進(jìn)行調(diào)度、管理,為企業(yè)的管理決策提供參考數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展提供極其優(yōu)越的外部環(huán)境和技術(shù)支持。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的功能,也從最初的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理型向業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、信息數(shù)據(jù)綜合分析處理,并提供分析數(shù)據(jù)的管理型子系統(tǒng)方向發(fā)展;從結(jié)算型向決策型方向發(fā)展。系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境也從企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)(LAN)向廣域網(wǎng)(WAN),也即當(dāng)前的國際互聯(lián)網(wǎng)Internet發(fā)展。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境提供了有力的保障,網(wǎng)絡(luò)范圍的擴(kuò)大使系統(tǒng)有了更廣闊的數(shù)據(jù)來源和發(fā)送對象,也給系統(tǒng)能夠更好地“迎娶”電子商務(wù)時代創(chuàng)造了有利的條件,但在現(xiàn)有狀況下,當(dāng)前企業(yè)中構(gòu)成“信息管理系統(tǒng)”的核心模塊組件卻存在著以下的缺陷:

(1)企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法自主進(jìn)行雙向交換。當(dāng)前狀況下,企業(yè)的一些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(需求、采購、供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)等)往往都是通過將數(shù)據(jù)置于企業(yè)的Web頁面,而外界要獲取企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況數(shù)據(jù)就必須直接訪問企業(yè)的Web頁面,并由之進(jìn)入到企業(yè)的Web子頁面,才能將數(shù)據(jù)取出。但電子商務(wù)的出現(xiàn)是要求數(shù)據(jù)能雙向自主、自由的進(jìn)行交換,要求商家(賣家)與客戶(買家)能夠互相獲取對方的數(shù)據(jù)來達(dá)到實(shí)現(xiàn)交易電子化的目標(biāo),其實(shí)質(zhì)是簡化交易的程序和時間,而實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在現(xiàn)有的條件下有一定的困難。客戶即使可以很方便的將數(shù)據(jù)獲取,而對企業(yè)來講,卻不能將某些數(shù)據(jù)自主的發(fā)往目的地和從目的地獲取必要的認(rèn)證數(shù)據(jù)。這就使得企事業(yè)的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的管理、調(diào)度功能有所減弱,企業(yè)電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)心有余而力不足。

(2)企業(yè)的資金不能通過系統(tǒng)自主調(diào)度和劃撥。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)技術(shù)在微觀層面上存在的先天不足,電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)又是網(wǎng)上交易,網(wǎng)上直接支付。因而給AEDP造成了很大的困惑,企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)不能自主的通過系統(tǒng)所運(yùn)行的局域網(wǎng)及局域網(wǎng)所掛接的骨干網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)資金的劃撥和收付,這就需要單位再人為的將資金通過銀行劃撥到對方的賬戶上并得到確認(rèn)后才能獲取和發(fā)出必要的發(fā)貨通知單。這一缺陷成了阻礙企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的最大障礙,也是解決企業(yè)電子商務(wù)問題的當(dāng)務(wù)之急。

(3)對外采購和發(fā)貨仍無法通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行。當(dāng)企業(yè)發(fā)生對外采購業(yè)務(wù)或者對外發(fā)送貨物行為時,往往很難直接通過網(wǎng)絡(luò)得到確認(rèn)。目前的企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)只能將企業(yè)的產(chǎn)品數(shù)量、型號、規(guī)模等通過網(wǎng)絡(luò)對外公布,在獲取對外的采購消息后,通常還需要得到銀行的資金確認(rèn)通知后,才能發(fā)貨。同樣,當(dāng)企業(yè)對外進(jìn)行采購時,仍無法直接根據(jù)外界傳送過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn),從而對商品的采購作出最后決定,因而仍然需要有關(guān)的專門采購人員和銀行的資金服務(wù)項(xiàng)目來輔助實(shí)施,這就使AEDP的發(fā)展受到阻礙?？傊稽c(diǎn),目前影響企業(yè)的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)完全適應(yīng)、利用電子商務(wù)的因素很多。而許多是與企業(yè)本身電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的功能、數(shù)據(jù)類型的不配套有關(guān)。因此改進(jìn)企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口技術(shù)、發(fā)送的速率和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持對于系統(tǒng)“迎娶”電子商務(wù)起著很重要的作用。

2.如何改進(jìn)會計(jì)信息系統(tǒng)以“迎娶”電子商務(wù)。電于商務(wù)時代的出現(xiàn),經(jīng)濟(jì)的一體化(EconomicIntegration)使得我們的企業(yè)在激烈的市場競爭中趨于白熱化。信息時代的企業(yè)競爭特點(diǎn)要求我們的企業(yè)必須改進(jìn)自身系統(tǒng)功能和提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來迎接電子商務(wù)時代的到來,并在Internet的海洋里破浪前進(jìn)。

(1)提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù),增強(qiáng)數(shù)據(jù)的共適性。互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)形式雖然都服從WWW協(xié)議,但其類型還是多種多樣。如對應(yīng)的貨幣性數(shù)據(jù),其數(shù)據(jù)精確程度,對應(yīng)的數(shù)據(jù)單位等都有好幾種。而這幾種類型的數(shù)據(jù)組合在被系統(tǒng)接受時往往因?yàn)榫_度或使用單位不符合而被予以拒收和報(bào)錯。因此應(yīng)提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù),在對接受的數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)后,根據(jù)對方的類型自動對其進(jìn)行調(diào)整,并記載數(shù)據(jù)類型,以便在恢復(fù)和返回?cái)?shù)據(jù)時,能夠按照原標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)送。同樣道理,當(dāng)企業(yè)內(nèi)部通過電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的對外接口來對外發(fā)送數(shù)據(jù)時,其數(shù)值類型也要有所選擇。首先,通過接口端軟件進(jìn)行模擬測試,獲得對方數(shù)據(jù)接受類型后,將調(diào)整后的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行發(fā)送。因此,增強(qiáng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共適性,就成了促進(jìn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的雙向交換和電子商務(wù)順利實(shí)施的必不可少的因素。

(2)將企業(yè)的資金賬戶與系統(tǒng)掛鉤,推進(jìn)網(wǎng)上收支的直接性。電子商務(wù)的一個重要體現(xiàn)就是實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上迅速快捷的賬務(wù)直接收支和現(xiàn)金的直接交易。對于單位而言,將企業(yè)的局域網(wǎng)定向到銀行的賬戶上,能夠在網(wǎng)上直接進(jìn)行資金的劃撥和收入,提高了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率,確保了網(wǎng)上交易的順利實(shí)施。而對此領(lǐng)域技術(shù)開拓的一個明顯的問題是安全與保密問題,因此,必須對系統(tǒng)的內(nèi)部管理、安全防護(hù)等進(jìn)行改革,防止數(shù)據(jù)的泄密和密碼的被破譯。同時系統(tǒng)應(yīng)對銀行賬戶進(jìn)行實(shí)時或定期的核對,當(dāng)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有異時,將立即封鎖銀行賬戶并進(jìn)行檢測和適時解封。當(dāng)然,以上這一切都可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口端核查模塊來自動實(shí)現(xiàn)完成。電子商務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)的另一個途徑就是讓系統(tǒng)與銀行或中介機(jī)構(gòu)系統(tǒng)的企業(yè)賬戶發(fā)生掛鉤,將需處理的業(yè)務(wù)變成數(shù)據(jù)包的形式傳送到銀行或中介機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行處理。此類做法可以降低數(shù)據(jù)傳輸過程中被竊取的比率,因?yàn)樵S多數(shù)據(jù)的操作都在銀行或中介機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行處理,途中傳送逗留時間減少。

(3)內(nèi)部各環(huán)節(jié)傳輸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)管理。電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn),不僅表現(xiàn)在企業(yè)對外界的交易電子化,也表現(xiàn)于事業(yè)單位內(nèi)部各生產(chǎn)環(huán)節(jié)或事業(yè)部門間的產(chǎn)品物資等的數(shù)字化傳輸。內(nèi)部數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施不僅有利于系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行全面、科學(xué)的數(shù)字化管理,也有利于將其產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)作為對外交易的數(shù)據(jù)參考和標(biāo)準(zhǔn),以免產(chǎn)生不必要的損失。

參考文獻(xiàn):

林名馳,藏春峰等.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)如何迎娶“電子商務(wù)”.www.studa.com

(作者單位:山東理工大學(xué)法學(xué)院 山東淄博 255049)

(責(zé)編:賈偉)