淺析高校教學(xué)秘書(shū)工作

王　宏

[摘 要]教學(xué)秘書(shū)是高校最基層的教學(xué)管理人員,在教學(xué)管理中肩負(fù)著重要的職責(zé),起著橋梁、紐帶作用;管理、服務(wù)育人作用;助手、參謀作用,教學(xué)秘書(shū)的工作直接影響到整個(gè)教學(xué)秩序的穩(wěn)定,直接影響到人才培養(yǎng)的質(zhì)量。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該認(rèn)清職責(zé),加強(qiáng)學(xué)習(xí)、勇于創(chuàng)新,不斷提高自身素質(zhì)為高校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書(shū) 素質(zhì) 管理

一、教學(xué)秘書(shū)的重要作用

教學(xué)秘書(shū)是院(系)教學(xué)管理的基層管理者,作為承擔(dān)著學(xué)校教學(xué)管理重任的人員之一,在學(xué)校的教學(xué)工作及教學(xué)改革工作中起著不可忽視的作用。教學(xué)秘書(shū)的工作繁雜,頭緒多,時(shí)間緊,要求高,從協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)人員制定各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃和各類(lèi)課的教學(xué)大綱,到根據(jù)教學(xué)計(jì)劃編制學(xué)期的教學(xué)任務(wù);協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排任課教師和排課;從課程安排到工作量統(tǒng)計(jì);從開(kāi)學(xué)到期末的日常教學(xué)檢查;學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成績(jī)、學(xué)籍檔案、試卷、重修與補(bǔ)考、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)等。教學(xué)的每個(gè)環(huán)節(jié),都有教學(xué)秘書(shū)的參與和實(shí)施。教學(xué)的日常工作,無(wú)一不與教學(xué)秘書(shū)有關(guān)。其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò),都會(huì)影響教學(xué)活動(dòng)。

二、提高教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)的必要性

學(xué)校的教學(xué)管理不同于其它的行政管理,是一個(gè)多層次復(fù)雜的管理系統(tǒng)。學(xué)校的教學(xué)管理不僅需要高層管理干部制定教學(xué)方針、政策、規(guī)章制度,而且需要基層教學(xué)管理人員配合,具體地貫徹、落實(shí)。這就要求教學(xué)管理隊(duì)伍不僅要有層次高、能力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)干部,也要有高素質(zhì)的具體工作人員,高層次、高水平的教學(xué)管理干部是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)管理水平高低的標(biāo)志,而一般教學(xué)管理人員尤其是作為在教務(wù)處、院(系)之間的紐帶;作為領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間的橋梁的教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)高低、能力大小是學(xué)校教學(xué)管理工作如期進(jìn)行,出色完成、創(chuàng)造性開(kāi)展工作的保證。作為基層教學(xué)管理者的教學(xué)秘書(shū),如果在管理環(huán)節(jié)中能有條不紊、合理安排每個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)工作,能科學(xué)的提高管理效率,能在管理環(huán)節(jié)的過(guò)程中摸索出一套適合現(xiàn)代管理理念和管理方法,這就要求教學(xué)管理人員具有強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí),以及質(zhì)量意識(shí)和法律意識(shí)。因此,在當(dāng)今高校規(guī)模日益壯大,教學(xué)改革進(jìn)一步深化的形勢(shì)下,如何做好高校教學(xué)秘書(shū)的工作對(duì)高校的發(fā)展至關(guān)重要,提高教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)是非常必要的,也是必然的工作。

三、關(guān)于做好教學(xué)秘書(shū)的幾點(diǎn)思考

1.提高政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是教學(xué)秘書(shū)工作成績(jī)的重要前提,沒(méi)有全面正確的政治素質(zhì),教學(xué)秘書(shū)工作就會(huì)迷失方向。教學(xué)秘書(shū)的工作主要是服務(wù)性工作,很多是瑣碎的,任務(wù)繁重,頭緒多,牽涉面廣。有時(shí)任務(wù)急,不得不加班,甚至連節(jié)假日也不能休息,需要經(jīng)常加班才能完成。因此,教學(xué)秘書(shū)需要有高尚的奉獻(xiàn)和自我犧牲精神,如果沒(méi)有一種服務(wù)意識(shí)和樂(lè)于吃苦、甘于奉獻(xiàn)的精神,是絕對(duì)做不好秘書(shū)工作的。作為教學(xué)管理具體執(zhí)行者的教學(xué)秘書(shū)要把堅(jiān)定正確的政治方向放在第一位,要有高度的思想政治覺(jué)悟,一絲不茍和分秒必爭(zhēng)的工作作風(fēng),具有現(xiàn)代價(jià)值觀(guān),有追求社會(huì)效益的愿望和強(qiáng)烈的集體成就感,從而出色地完成各項(xiàng)教務(wù)管理工作,真正擔(dān)負(fù)起管理育人、服務(wù)育人的重任。

2.提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)要想成為一個(gè)得力的助手,必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì),做好教學(xué)管理后勤工作,才能保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

(1)要有寬廣的科學(xué)文化知識(shí)

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備秘書(shū)學(xué)、行政管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文學(xué)、心理學(xué)等人文社科基本知識(shí),它是承擔(dān)教學(xué)管理的基礎(chǔ);還必須具備較為出色的專(zhuān)業(yè)能力:專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)主要包括文秘知識(shí)、高等學(xué)校教育管理學(xué)基本原理、檔案管理知識(shí)、教學(xué)計(jì)劃的制定原理、課程表的合理編排等知識(shí)。教學(xué)秘書(shū)只有掌握了這些,才能不斷摸索和總結(jié)出教學(xué)管理工作的規(guī)律,形成自己的管理經(jīng)驗(yàn)、見(jiàn)解和思想,才能提升教學(xué)管理水平,從而更好地為教學(xué)服務(wù),實(shí)現(xiàn)其職能;專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)主要是計(jì)算機(jī)多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí),隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,基于計(jì)算機(jī)多媒體和網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代教育技術(shù)已普遍應(yīng)用于高校管理,教學(xué)秘書(shū)要與時(shí)俱進(jìn),努力學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備和手段,適應(yīng)管理工作現(xiàn)代化的客觀(guān)要求,提高工作效率和水平;教育評(píng)估知識(shí)即必須掌握各種評(píng)估體系,如教育部本科教學(xué)水平的評(píng)估原則和方針,教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)評(píng)估的對(duì)象或要素之一,所以要熟悉《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的指標(biāo)體系》,熟悉評(píng)估程序和主要環(huán)節(jié)及基本要求,成為“迎評(píng)”的業(yè)務(wù)骨干。

(2)要有較強(qiáng)的工作能力

教學(xué)秘書(shū)要具有較強(qiáng)的組織能力、協(xié)調(diào)能力和解決問(wèn)題的能力。要善于化解矛盾,辦事有條不紊,有計(jì)劃性,追求效率,忙而不亂。在日常的教學(xué)管理中,經(jīng)常有不和諧的因素存在,教學(xué)秘書(shū)要在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上溝通信息,化解矛盾,融洽關(guān)系,統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和行動(dòng),保持良好的教學(xué)秩序,取得較好的教學(xué)效果。教學(xué)秘書(shū)要有一定的寫(xiě)作能力和表達(dá)能力。教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況撰寫(xiě)一些教學(xué)文書(shū),如教學(xué)通知、教學(xué)事務(wù)報(bào)告、申請(qǐng)、記錄等,所以就要有一定的寫(xiě)作能力。在調(diào)整課表、考試管理、處理學(xué)籍等工作中需要與工作對(duì)象反復(fù)磋商,貫徹領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策,傳達(dá)師生對(duì)教學(xué)的建議,在上情下達(dá)、下情上達(dá)、解釋原因、交涉事宜中,做到簡(jiǎn)明扼要、語(yǔ)言得體、表達(dá)清楚,應(yīng)有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力。能細(xì)致全面地考慮問(wèn)題;能果斷、及時(shí)地處理問(wèn)題,自信而不自持自傲。要有較強(qiáng)的觀(guān)察能力、分析能力,善于將高校管理實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)升華到理論的高度,去偽存真、去粗取精、由表及里,找出規(guī)律,在提高管理水平的同時(shí),提高自己的科研能力,對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究和探索,最大限度地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮自己的潛力,以取得最佳的工作效果。

(3)強(qiáng)化現(xiàn)代管理意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂,也是學(xué)校的靈魂。創(chuàng)新是學(xué)校興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,教學(xué)秘書(shū),要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢(shì)。解放思想,樹(shù)立全新的意識(shí)和觀(guān)念,通過(guò)學(xué)習(xí)和研究,在日常工作中提取出有價(jià)值的新思想、新方法,不斷創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn),在工作中發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。只有具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力,才能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展需要,才能推動(dòng)教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書(shū)既是教務(wù)管理的具體執(zhí)行者、實(shí)施者,又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者、安排者。因此,教學(xué)秘書(shū)要具有創(chuàng)新精神,能敏銳地接受新事物、發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題,具有較強(qiáng)的判斷力和洞察力,有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和適應(yīng)性。只有這樣,才能使我們的教學(xué)管理保持旺盛的生命力。教學(xué)秘書(shū)還要善于利用多渠道、高效率的接受信息、轉(zhuǎn)換信息和利用信息,建立從上到下的多種聯(lián)系,取得相互之間的支持、幫助與協(xié)作,從而強(qiáng)化管理意識(shí)。

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