完善企業(yè)內(nèi)部控制制度需要處理好的幾個(gè)關(guān)系

郭銀華

【摘 要】 完善內(nèi)部控制制度涉及到企業(yè)管理的方方面面,而要使制定的內(nèi)部控制制度真正發(fā)揮作用并節(jié)約制度成本,必須處理好全面控制與重點(diǎn)控制的關(guān)系;處理好制度建設(shè)與人的素質(zhì)建設(shè)的關(guān)系;處理好內(nèi)部控制成本與收益的關(guān)系。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制制度; 重點(diǎn)控制; 內(nèi)部控制成本

2008年5月,財(cái)政部、審計(jì)署等部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《基本規(guī)范》),將于2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)實(shí)行,并鼓勵(lì)非上市的大中型企業(yè)實(shí)行。目前,絕大多數(shù)上市公司和許多非上市企業(yè),正根據(jù)《基本規(guī)范》的精神,抓緊制定或修訂完善企業(yè)內(nèi)部控制制度。要使制定的內(nèi)部控制制度真正發(fā)揮作用并節(jié)約制度成本,筆者認(rèn)為,應(yīng)處理好如下幾個(gè)關(guān)系。

一、處理好全面控制與重點(diǎn)控制的關(guān)系

《基本規(guī)范》提出了企業(yè)建立和實(shí)施有效的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素。實(shí)際上這五個(gè)要素囊括了企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及人、財(cái)、物等各個(gè)方面,是一個(gè)內(nèi)容完整、體系復(fù)雜的有機(jī)整體。企業(yè)要按照五個(gè)要素的內(nèi)容,構(gòu)造一個(gè)非常嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系,即使能夠做到,也要付出高昂的成本,更何況還存在制度的執(zhí)行問題。因此,深刻認(rèn)識(shí)、全面領(lǐng)會(huì)五大要素的內(nèi)涵,在開展全面控制的基礎(chǔ)上,有選擇地實(shí)施重點(diǎn)控制,以確保控制的效果與效率,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。而要做好重點(diǎn)控制,其重要的一點(diǎn)就是,必須明確,在企業(yè)現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,哪些部門、哪些崗位是必須重點(diǎn)控制的。根據(jù)我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)狀以及上市公司的實(shí)際情況,企業(yè)內(nèi)部控制制度應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注和控制的環(huán)節(jié)主要在如下幾個(gè)方面:

(一)與資金運(yùn)動(dòng)直接相關(guān)的領(lǐng)域

這是內(nèi)部控制的重中之重。原則上說,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要與資金打交道,大多涉及到資金的運(yùn)動(dòng)。因此,凡是涉及到現(xiàn)金流入和流出的環(huán)節(jié)都應(yīng)該成為內(nèi)部控制關(guān)注的重點(diǎn)。主要包括以下幾個(gè)方面:

一是企業(yè)融資活動(dòng)。融資規(guī)模、融資利率直接關(guān)系到企業(yè)今后一段時(shí)間的財(cái)務(wù)狀況,涉及到企業(yè)的財(cái)務(wù)穩(wěn)健性問題。因此,必須從融資方式、融資規(guī)模、融資成本等方面進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時(shí)在企業(yè)融資活動(dòng)決策程序上必須要有嚴(yán)格的規(guī)定。

二是企業(yè)投資活動(dòng)。企業(yè)投資是進(jìn)行擴(kuò)張的重要途徑,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)其發(fā)展戰(zhàn)略的重要手段。但是,企業(yè)的投資又確是一把雙刃劍。如果在投資方面發(fā)生重大失誤,將給企業(yè)帶來重大損失甚至滅頂之災(zāi)。對(duì)企業(yè)投資的關(guān)注與控制,應(yīng)從兩個(gè)方面進(jìn)行考慮:一是項(xiàng)目投資。項(xiàng)目投資關(guān)注的重點(diǎn)在于投資的領(lǐng)域是否與企業(yè)目前經(jīng)營(yíng)范圍和方向一致或有較大程度的關(guān)聯(lián),對(duì)于那些無關(guān)的多元化經(jīng)營(yíng),企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格限制。同時(shí)還要控制投資規(guī)模以及建設(shè)的年限,這涉及到今后一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)現(xiàn)金流量的情況,關(guān)系到投資項(xiàng)目能否按時(shí)投產(chǎn)并取得收益的問題。因此,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并進(jìn)行科學(xué)決策。二是證券投資。證券市場(chǎng)是一個(gè)充滿風(fēng)險(xiǎn)的市場(chǎng),這已為我國(guó)證券市場(chǎng)發(fā)展的歷程反復(fù)證明。企業(yè)在進(jìn)行證券投資時(shí)應(yīng)審時(shí)度勢(shì),嚴(yán)格控制。除了要嚴(yán)格遵守決策程序,有效防范與控制風(fēng)險(xiǎn)之外,特別應(yīng)將企業(yè)證券投資的規(guī)模、投資的品種、投資的時(shí)機(jī)作為企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn),以防在證券投資中出現(xiàn)重大失誤。

三是企業(yè)日常貨幣資金收支活動(dòng)。貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)性較強(qiáng),控制難度較高的資產(chǎn),大多數(shù)貪污、受賄、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)行為均與之相關(guān)。因此,應(yīng)將貨幣資金的日常出入作為內(nèi)部控制的重點(diǎn)。貨幣資金的控制要點(diǎn)是現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理。而大多數(shù)現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制出現(xiàn)問題的單位主要是沒有注重崗位分工和建立完善的授權(quán)批準(zhǔn)制度,從而導(dǎo)致貨幣資金管理出現(xiàn)問題。因此,完善貨幣資金內(nèi)部控制制度應(yīng)包括建立貨幣資金業(yè)務(wù)的職務(wù)分離制度,做好庫(kù)存現(xiàn)金控制、銀行存款控制、定額備用金控制和財(cái)務(wù)印章控制等工作。

(二)容易發(fā)生權(quán)錢交易的部門和崗位

在企業(yè)現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,確實(shí)存在著一些權(quán)力部門和崗位。這些部門和崗位或掌管著企業(yè)人、財(cái)、物的進(jìn)出,或掌握著基建工程的招標(biāo),或具有對(duì)外簽署各種協(xié)議的權(quán)利等等。這些部門比較容易出現(xiàn)權(quán)錢交易行為,應(yīng)成為企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)。例如,在原材料和物資的采購(gòu)方面,企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)貨物的價(jià)格、質(zhì)量、付款方式、交貨期等進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注,并采取積極有效的控制措施,防止采購(gòu)人員與供貨單位勾結(jié)、舞弊,導(dǎo)致不應(yīng)有的損失發(fā)生。在產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)對(duì)產(chǎn)品銷售價(jià)格、交貨期、收款方式等進(jìn)行嚴(yán)格控制與管理,防止銷售人員為謀取個(gè)人私利而對(duì)企業(yè)造成損失。在基建工程管理方面,企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的招標(biāo)管理程序,并加強(qiáng)事中控制和事后審計(jì),防止內(nèi)外合謀損害企業(yè)利益的行為發(fā)生。在對(duì)外關(guān)系管理方面,重要的協(xié)議、合同等必須建立聯(lián)簽制度,并加強(qiáng)對(duì)公司印章的管理。

(三)與重要信息的生產(chǎn)和披露相關(guān)的部門和崗位

中國(guó)證監(jiān)會(huì)2007年1月發(fā)布的《上市公司信息披露管理辦法》指出,公司的招股說明書、募集說明書與上市公告書、定期報(bào)告(包括年度報(bào)告、中期報(bào)告和季度報(bào)告)、臨時(shí)報(bào)告等,必須按照有關(guān)規(guī)定予以披露。同時(shí),凡是對(duì)投資者做出投資決策有重大影響的信息以及發(fā)生可能對(duì)上市公司證券及其衍生品種交易價(jià)格產(chǎn)生較大影響的重大事件,投資者尚未得知時(shí),上市公司應(yīng)當(dāng)立即披露。而在企業(yè)現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,這些信息在生產(chǎn)和發(fā)布的整個(gè)過程中,有時(shí)會(huì)受到人為操縱,使信息失真或由于披露不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不完整等情況,給投資者帶來?yè)p失,或成為少數(shù)人牟利的工具。

對(duì)企業(yè)重大信息生產(chǎn)與披露過程的控制應(yīng)注重三個(gè)方面:一是對(duì)信息的生產(chǎn)人員(相關(guān)信息的提供者)的控制。主要保證提供的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,特別是企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告,應(yīng)該符合企業(yè)實(shí)際情況,防止虛假財(cái)務(wù)報(bào)告的出現(xiàn)。二是對(duì)重大信息披露環(huán)節(jié)的控制。應(yīng)確保相關(guān)信息按照有關(guān)規(guī)定,真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、公平、及時(shí)地披露,不得有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏。三是對(duì)重大信息知曉者的控制。防止重大信息在披露前泄露或成為個(gè)別人牟取私利的工具。

二、處理好制度建設(shè)與人的素質(zhì)建設(shè)的關(guān)系

制度建設(shè)與人的素質(zhì)建設(shè)是企業(yè)內(nèi)部控制制度相輔相成的兩個(gè)方面,缺一不可。但是,必須看到,制度是“死”的,人是“活”的,再完善的制度,如果執(zhí)行制度的人出了問題,最終也不會(huì)有好的效果?，F(xiàn)實(shí)中有許多這樣的企業(yè),內(nèi)部控制制度也好,各種管理制度也好,可謂滴水不漏,但企業(yè)還是出了問題。仔細(xì)追究,要不就是將各種制度束之高閣,要不就是執(zhí)行不嚴(yán)。有些領(lǐng)導(dǎo)一句話就可能把制度拋之九霄云外。這種情況,說到底是人的問題。因此,要使內(nèi)部控制制度真正發(fā)揮作用,應(yīng)處理好制度建設(shè)與人的素質(zhì)建設(shè)的關(guān)系,重點(diǎn)從提高人的素質(zhì)入手,主要關(guān)注以下幾個(gè)方面:

一是企業(yè)要通過擇優(yōu)引進(jìn)、強(qiáng)化培訓(xùn)等各種方式,建設(shè)一支作風(fēng)過硬、結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)人才隊(duì)伍,以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。企業(yè)各級(jí)各類人員要定期接受培訓(xùn),不斷更新知識(shí),提高能力。在人員配備上,企業(yè)內(nèi)控部門不僅要有財(cái)務(wù)、管理方面的專家,而且要有技術(shù)領(lǐng)域、計(jì)算機(jī)、法律等方面的專業(yè)人才,形成復(fù)合型人才結(jié)構(gòu)。特別是內(nèi)部控制人員要不斷提高綜合素質(zhì),以先進(jìn)有效的評(píng)價(jià)方法對(duì)內(nèi)部控制制度及其執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,并按規(guī)定程序和要求將檢查結(jié)果獨(dú)立地和及時(shí)地報(bào)告有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人。

二是對(duì)重點(diǎn)崗位和內(nèi)部控制人員進(jìn)行職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。職業(yè)道德教育要從正反兩方面加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制行為主體“人”的法紀(jì)政紀(jì)、反腐倡廉等方面的教育,增強(qiáng)自我約束能力,自覺遵守各項(xiàng)法律法規(guī),遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律,做到奉公守法、廉潔自律;加強(qiáng)繼續(xù)教育,要特別重視對(duì)那些業(yè)務(wù)能力差的人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),以提高其工作能力,減少業(yè)務(wù)處理的技術(shù)錯(cuò)誤。

三是要及時(shí)掌握企業(yè)重點(diǎn)部門和崗位人員以及內(nèi)部控制人員思想行為狀況。內(nèi)部業(yè)務(wù)人員、會(huì)計(jì)人員等違法違紀(jì),必然有其動(dòng)機(jī),因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人要定期對(duì)重要崗位人員的思想行為進(jìn)行分析,著重了解他們是否有賭博、炒股、經(jīng)商、與社會(huì)劣跡人員往來和追求超常消費(fèi)等情況,掌握可能使有關(guān)人員犯罪的外因和思想動(dòng)態(tài),以便采取措施加以防范和控制。

四是建立有效的激勵(lì)和約束機(jī)制。有效的激勵(lì)和約束機(jī)制可以促使企業(yè)各類人員更加忠于職守,認(rèn)真履行崗位職責(zé)。還可以起到平衡攀比心態(tài)、弱化職務(wù)犯罪動(dòng)機(jī)和提高職務(wù)犯罪成本的作用。因此,應(yīng)根據(jù)崗位的重要程度建立相應(yīng)的崗位工資制度和業(yè)績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)制度,有條件的企業(yè),應(yīng)對(duì)高層管理者實(shí)施股票期權(quán)制度,形成強(qiáng)有力的正向激勵(lì)機(jī)制。在約束機(jī)制方面,企業(yè)應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和考核,及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中的問題,并根據(jù)問題的性質(zhì),進(jìn)行嚴(yán)格處罰,決不姑息,才能最終達(dá)到內(nèi)部控制的目的。

三、處理好內(nèi)部控制成本與收益的關(guān)系

內(nèi)部控制作為企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng),涉及到企業(yè)工作的方方面面,要付出較高的成本。同時(shí),企業(yè)作為一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織,其追求的最終目標(biāo)是利潤(rùn),是經(jīng)濟(jì)效益的最大化。因此,企業(yè)在建立內(nèi)部控制制度過程中,也必須考慮整體目標(biāo)的要求。即在保證內(nèi)部控制效果和實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的前提下,盡可能節(jié)省費(fèi)用、降低成本。具體應(yīng)從以下幾方面加以考慮:

一是合理制定內(nèi)部控制的目標(biāo)?！痘疽?guī)范》提出內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告以及相關(guān)信息真實(shí)完整,提高經(jīng)營(yíng)效率和效果,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。這里實(shí)際涉及到控制目標(biāo)的合理性問題。一方面,企業(yè)的內(nèi)部控制制度制定得越全面、越完善,內(nèi)部控制制度越嚴(yán)密,企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的合法合規(guī)性、資產(chǎn)的安全性以及財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性就可能會(huì)越強(qiáng)。但是,即使企業(yè)的內(nèi)部控制制度再全面、再完善,也不可能保證經(jīng)營(yíng)管理的絕對(duì)合法合規(guī)和資產(chǎn)的絕對(duì)安全。而另一方面,隨著內(nèi)部控制制度嚴(yán)密性的增加,企業(yè)投入內(nèi)部制度的人力、物力、財(cái)力一定會(huì)相應(yīng)增加,而獲取的邊際收益會(huì)減少。這就要在成本與收益之間找到一個(gè)平衡點(diǎn),這個(gè)平衡點(diǎn)就是提高企業(yè)內(nèi)部控制水平而增加的成本與其增加的收益相等。超過這個(gè)平衡點(diǎn)之后,企業(yè)再提高內(nèi)控水平就沒有經(jīng)濟(jì)上的意義了。當(dāng)然,這個(gè)點(diǎn)的確定對(duì)不同的企業(yè)是不同的。一般地說,人才素質(zhì)較高、管理較規(guī)范的企業(yè),這個(gè)平衡點(diǎn)會(huì)低一些,企業(yè)在內(nèi)部控制方面的投入也會(huì)少一些。而人才較缺乏,管理相對(duì)薄弱的企業(yè),在內(nèi)控制度建設(shè)方面應(yīng)該付出更多一些成本,其邊際收益也會(huì)更高。

二是合理評(píng)估企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn),并采取相應(yīng)的對(duì)策。風(fēng)險(xiǎn)從本質(zhì)上說是事件發(fā)生的不確定性。既然是不確定性,那就意味著可能發(fā)生,也可能不發(fā)生。如果對(duì)風(fēng)險(xiǎn)缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí),要么采取的措施過度,會(huì)增加內(nèi)部控制的成本,要么采取的措施不夠,給企業(yè)帶來?yè)p失。要合理評(píng)估企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),首先必須要有高素質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估團(tuán)隊(duì),這個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由行業(yè)專家、經(jīng)營(yíng)管理專家及財(cái)務(wù)專家等組成。由他們根據(jù)科學(xué)程序、采取科學(xué)方法和手段對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)做出合理判斷。其次,要根據(jù)本企業(yè)所處行業(yè)的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀,對(duì)企業(yè)的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)做出分類,并排序,根據(jù)其重要性分別采取不同的控制方法,對(duì)重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)控制。

三是對(duì)內(nèi)部控制的成本與收益進(jìn)行測(cè)試、評(píng)估,并及時(shí)修正。企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)制定制度、實(shí)施制度、測(cè)試與效益評(píng)估、不斷修正制度的周而復(fù)始的過程。當(dāng)企業(yè)的內(nèi)部控制制度實(shí)施一個(gè)會(huì)計(jì)年度之后,應(yīng)該對(duì)其效果進(jìn)行評(píng)估,對(duì)其成本與收益進(jìn)行測(cè)試并根據(jù)外部條件和內(nèi)部因素變化的情況進(jìn)行調(diào)整,使其內(nèi)部控制制度更加完善并符合企業(yè)的實(shí)際情況?！?/p>

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