財務(wù)軟件的使用技巧

吳秀艷

［摘 要］本文針對用友ERP-U8財務(wù)軟件，通過對幾個操作技巧的詳細講解，使大家能更好地掌握財務(wù)軟件的正確使用方法。

［關(guān)鍵詞］會計電算化；財務(wù)軟件；技巧

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.004

［中圖分類號］F232［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）12-0013-03

會計電算化正在飛速地替代傳統(tǒng)的手工記賬方式，并且給企業(yè)的財務(wù)管理帶來了前所未有的便捷和效益。目前很多人只會對財務(wù)軟件進行一些簡單的操作，所以在使用財務(wù)軟件進行財務(wù)管理后并沒有給企業(yè)帶來顯著的效益甚或令企業(yè)感到無所適從，不知道該做些什么和該怎么做，浪費了人力和物力。因此在會計軟件使用過程中，恰當(dāng)?shù)剡\用會計軟件系統(tǒng)提供的功能，掌握財務(wù)軟件的使用技巧，建立一套合理的會計電算化的使用技巧可成倍地提高工作效率。下面介紹一下用友ERP-U8財務(wù)軟件的一些使用技巧。

一、建賬中的技巧

1.代碼設(shè)置

會計科目代碼是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎(chǔ)。會計科目設(shè)置的完整性影響著會計過程的順利實施，會計科目設(shè)置的層次深度直接影響會計核算的詳細、準確程度。除此之外，對于電算化系統(tǒng)會計科目的設(shè)置是用戶應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它是實施各個會計手段的前提。因此，科目設(shè)置的完整性、詳細程度對于整個財務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要，應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶分類上盡可能為用戶提供方便和校驗保障，而代碼設(shè)置規(guī)則是在建賬時確定的，確定代碼規(guī)則時要特別注意協(xié)調(diào)簡潔性和可擴充性，簡潔性要求每層代碼盡可能短，而可擴充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日后會計科目增多時各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長度時要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級總賬科目的代碼通常已在會計制度中規(guī)定，需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細科目，大部分明細科目的科目數(shù)量變化不大，科目數(shù)量不確定性較大的是明細科目，如往來科目、材料科目等，但在同一級的明細科目中，其代碼長度是以同一上級科目下科目數(shù)量最多的一個來確定的，即使只有一個這種科目的明細科目數(shù)量較多，其他同級科目的代碼長度也要與其一致。例如，二級明細科目代碼的長度確定，首先要逐個分析總賬科目下明細科目數(shù)，如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細科目，“銀行存款”通常以開戶賬號為明細科目，科目數(shù)一般不會達百個，其他的明細科目也不會超過百個，兩位的代碼長度應(yīng)能滿足需要，但“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細科目，明細科目的數(shù)量較多，接近或超過100個，兩位代碼就不能滿足要求，所以二級科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為3位。

2.成批復(fù)制科目

在新增會計科目過程中可能會遇到新增會計科目的下級科目與一個已設(shè)置好的科目的下級明細科目類似，在這種情況下如果設(shè)置一批新下級明細科目，非常浪費時間和人力，所以U8產(chǎn)品提供了成批復(fù)制下級明細科目的功能。可以將本賬套或其他賬套中的相似的下級科目復(fù)制給某一科目，減少重復(fù)設(shè)置的工作量，并提高正確率和一致性。例如一個公司的短期投資1101和長期投資1401的下級明細科目基本相同，那么在設(shè)置長期投資科目時，只需將短期投資1101的所有下級科目復(fù)制為長期投資1401的下級即可，如果需要復(fù)制攜帶輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的，則在3個輔助核算前打勾即可。即使1401的下級科目與1101有不同之處，只需稍作修改，也比重新設(shè)置快捷方便。

3.初始數(shù)據(jù)輸入

如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”后，上年各賬戶余額將自動結(jié)轉(zhuǎn)到本年。如果是第一次使用財務(wù)系統(tǒng)，必須輸入科目年初余額。對于年初啟用的會計核算軟件，年初余額就是期初余額，數(shù)據(jù)輸入工作量較少。年中啟用，數(shù)據(jù)輸入工作量相對較大，但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量，如只輸入最低級明細科目的年初余額和借貸方累計發(fā)生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細科目的上級科目和總賬科目的年初余額和發(fā)生額，并計算出期初余額。

二、憑證輸入中的技巧

1.摘要輸入

憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點擊【增加】 按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼（用以標(biāo)識某常用摘要。在制單中錄入摘要時，用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼，系統(tǒng)即自動調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目）、常用摘要正文內(nèi)容（結(jié)合本單位的實際情況，輸入常用摘要的正文）、相關(guān)科目（如果某條常用摘要對應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時，也將被一同調(diào)入，以提高錄入速度），這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補充。那么在填制憑證時，在調(diào)用常用摘要的同時，自動調(diào)入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

2.科目代碼輸入

會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設(shè)計的。輸入記賬憑證時只需輸入科目代碼，操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對會計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多，人工逐頁查找也很費事。事實上，許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，干脆只輸入到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。還有一個更為簡捷的方法，是在科目設(shè)置時的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細科目可以設(shè)置成為“GH”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細科目時可以輸入“GH”代碼。

3.金額輸入

按照會計制度的有關(guān)規(guī)定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。

4．常用憑證

在單位里，會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號，編號是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，所以必須唯一。必須選擇憑證類別，方便以后參照調(diào)用常用憑證時，只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要，調(diào)用方法一：在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二：在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號處按[F2] 鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，點【選入】按鈕或按[F3] 鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。

5.編制會計分錄中的技巧

（1）會計分錄盡可能細。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的，分錄越詳細，賬簿也越詳細。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時，應(yīng)盡可能詳細，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細說明。不過這樣會使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。

（2）沖減收入或費用以紅字或負數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應(yīng)將金額以紅字或負數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷，有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額，必須用科目的發(fā)生額填報。如果沖減費用金額記入貸方，報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計算機識別自動匯總沖減的費用比較困難，不如在編制會計分錄時以紅字或負數(shù)反映沖減的費用和收入。

三、改錯更正技巧

發(fā)生錯賬，如果是當(dāng)月的未登賬記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。這是正常的錯賬更正方法。事實上，有不少會計核算軟件還提供反登賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會計期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反登賬功能返回到未登賬狀態(tài)，再加以修改。

四、打印賬簿時的技巧

1.年終結(jié)賬后打印

每月打印的賬簿會有許多空白，紙張浪費驚人，每月將同一個科目的賬頁歸集起來也相當(dāng)費事。會計電算化后，輸入記賬憑證，并經(jīng)登賬、結(jié)賬，賬簿即已在電腦中形成，只要及時做好備份，數(shù)據(jù)相對安全，查賬、用賬也方便、快捷，如有需要也可單獨打印出指定科目的賬頁，年終結(jié)賬后再打印出全部賬頁，裝訂成賬簿。

2.清單式打印

采用清單式打印可進一步減少賬頁間的空白，壓縮各科目間的賬簿頭，節(jié)省紙張，可以連續(xù)打印，減少打印中的人工操作，省時、省事、省紙。

主要參考文獻

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