使用自動轉(zhuǎn)賬功能　提高會計電算化效率

喬　榮

［摘 要］對于只有總賬系統(tǒng)和報表系統(tǒng)的小規(guī)模企業(yè)，合理使用自動轉(zhuǎn)賬功能可以方便快捷地實現(xiàn)期末轉(zhuǎn)賬，本文詳細介紹了用友財務(wù)軟件中的3種自動轉(zhuǎn)賬類型及高效使用該功能的要求。

［關(guān)鍵詞］自動轉(zhuǎn)賬；自定義結(jié)轉(zhuǎn)；對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)；銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.002

［中圖分類號］F232［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）12-0009-03

目前，會計電算化程度越來越高，越來越多的企業(yè)運用財務(wù)軟件進行核算與管理。但為節(jié)省資金，很多小規(guī)模企業(yè)一般只購買財務(wù)軟件中的總賬和報表系統(tǒng)，而其他一些系統(tǒng)，如供應(yīng)鏈系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、應(yīng)收款和應(yīng)付款系統(tǒng)不在考慮之列，所以當(dāng)小規(guī)模企業(yè)處理這些系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時（如成本費用的結(jié)轉(zhuǎn)、利息的計提、工資計提、折舊計提等），往往通過手工進行，這種方式效率很低。但是如果能在總賬系統(tǒng)中使用自動轉(zhuǎn)賬功能處理這些業(yè)務(wù)，則可大大提高工作效率。筆者在實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)的會計人員不能靈活運用該項功能。為提高中小企業(yè)會計人員的工作效率，充分發(fā)揮財務(wù)軟件的應(yīng)有作用，現(xiàn)以用友財務(wù)軟件為例，對總賬系統(tǒng)中的自動轉(zhuǎn)賬功能加以介紹。

總賬系統(tǒng)中自動轉(zhuǎn)賬類型包括自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，后兩種轉(zhuǎn)賬類型有明確的使用范圍，分別用于期末自動結(jié)轉(zhuǎn)外幣賬戶的匯兌損益及將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤中，本文只對前3種轉(zhuǎn)賬類型進行介紹。

一、自定義結(jié)轉(zhuǎn)

每個會計期間終了，企業(yè)經(jīng)常重復(fù)做一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，比如：結(jié)轉(zhuǎn)各種費用、計提工資和福利費、計提折舊、計提借款利息等。這些業(yè)務(wù)都可以通過財務(wù)軟件中的自動轉(zhuǎn)賬功能來實現(xiàn)，但由于各企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)、處理方式不同，其轉(zhuǎn)賬憑證也各不相同。為滿足各類企業(yè)的需要，財務(wù)軟件提供了用戶自選定義轉(zhuǎn)賬憑證的功能，即自定義結(jié)轉(zhuǎn)功能。

例：期末按短期借款年初余額的0.5%計提本月應(yīng)負擔(dān)的短期借款利息。

1弊遠ㄒ褰嶙的設(shè)置

在總賬系統(tǒng)中，選擇“總賬→期末→轉(zhuǎn)賬定義→自定義結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，在此設(shè)置“計提利息”的轉(zhuǎn)賬憑證（見圖1）。

2弊遠ㄒ遄賬生成

設(shè)置完成后，在總賬系統(tǒng)中選擇“總賬→期末→轉(zhuǎn)賬生成”命令，進入“轉(zhuǎn)賬生成”窗口，單擊“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”選項，選擇要結(jié)轉(zhuǎn)的自動轉(zhuǎn)賬分錄，選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證（見圖2），保存后憑證上有“已生成”字樣，這是自動轉(zhuǎn)賬憑證的標(biāo)志，可在“查詢狀態(tài)”下找到該憑證。

二、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)

對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)又稱平行結(jié)轉(zhuǎn)，不僅可以進行兩個科目一對一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進行科目的一（一個轉(zhuǎn)出科目）對多（多個轉(zhuǎn)入科目）的結(jié)轉(zhuǎn)。一定要注意對應(yīng)關(guān)系，特別是將多個科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出時，有幾個轉(zhuǎn)出科目，就必須設(shè)置幾張轉(zhuǎn)賬憑證；而將某一科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到多個科目時，只需設(shè)置一張轉(zhuǎn)賬憑證，此時要注意相應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級科目，但其下級科目的結(jié)構(gòu)必須一致（即明細科目相同），如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬類也必須一一對應(yīng)。

例：期末將“制造費用”科目的當(dāng)月余額按生產(chǎn)車間進行分攤：制造費用（科目代碼5101）下設(shè)兩個明細科目：直接材料（科目代碼510101）和直接人工（科目代碼510102），按3∶7的比例分攤給一車間、二車間。

1．對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置

該例中的制造費用的明細科目有兩個，即轉(zhuǎn)出科目有兩個，所以應(yīng)設(shè)置兩張轉(zhuǎn)賬憑證，即直接材料和直接人工各一張，二者的設(shè)置方法類似，這里只以直接材料的結(jié)轉(zhuǎn)為例。操作方法如下：

在系統(tǒng)菜單中選擇“總賬→期末→轉(zhuǎn)賬定義→對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，在此設(shè)置“制造費用——直接材料”的轉(zhuǎn)賬憑證（見圖3）。

2．對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬生成

操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型由“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”變?yōu)椤皩?yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”，在此不再詳述，只顯示對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)最終自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證（見圖4）。

三、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)

在生產(chǎn)企業(yè)中，銷售成本的計算比較復(fù)雜，尤其當(dāng)企業(yè)銷售多種產(chǎn)品，而且必須分別計算各種產(chǎn)品的銷售成本時，若采用傳統(tǒng)的手工方式編制銷售成本轉(zhuǎn)賬憑證，匯總時經(jīng)常會產(chǎn)生重復(fù)或遺漏。為解決企業(yè)銷售成本的計算和結(jié)轉(zhuǎn)，用友財務(wù)軟件提供了銷售成本的自動轉(zhuǎn)賬功能。通過該功能，可以準(zhǔn)確、快速地實現(xiàn)銷售成本的自動結(jié)轉(zhuǎn)。

例：期末結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，假設(shè)該企業(yè)有兩種庫存商品（1406），分別為A產(chǎn)品（140601）、B產(chǎn)品（140602）。

在定義銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)之前，應(yīng)首先保證庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本3個科目的明細科目相同（包括計量單位），并且都不能帶有往來輔助核算，否則，不能使用“銷售成本”的自動結(jié)轉(zhuǎn)功能。這里筆者建議使用會計科目的“成批復(fù)制”法，它可以準(zhǔn)確、快速地實現(xiàn)上述要求。具體操作方法為：首先，給上述3個科目中的任何一個增加兩個明細科目——A產(chǎn)品和B產(chǎn)品，并回到“會計科目”界面；然后，選擇“編輯”菜單中的“成批復(fù)制”命令，在彈出的對話框中輸入源科目和目標(biāo)科目并單擊“確認”按鈕，則目標(biāo)科目產(chǎn)生了與源科目完全相同的明細科目，同理設(shè)置第三個科目的明細科目。這樣，庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)支出3個科目的明細科目完全相同。

1．銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置

在總賬系統(tǒng)中選擇“總賬→期末→轉(zhuǎn)賬定義→銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口（見圖5），輸入或選擇庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本的明細科

目，這里以第一種產(chǎn)品的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)為例。

2．銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬生成

操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型應(yīng)選擇“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”，在此不再詳述，只顯示最終自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證（見圖6）。

這樣，不管有多少種商品，其銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)都會迎刃而解。

四、高效使用自動轉(zhuǎn)賬功能的要求

1．加深對財務(wù)軟件的學(xué)習(xí)，選用最佳轉(zhuǎn)賬類型

自動轉(zhuǎn)賬的類型很多，有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)適用于多種轉(zhuǎn)賬類型，如期末銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)，不僅可以使用“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”，還可以選用“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”和“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”來處理，使用者要根據(jù)具體情況選擇最合適的轉(zhuǎn)賬類型；再如制造費用的結(jié)轉(zhuǎn)，既可以選擇“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”，也可考慮“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”。比較二者，對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)初始設(shè)置時更簡單一些，因為對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)出科目只能是一個，但隨著明細科目或產(chǎn)品種類的增加，設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)量將按梯級遞增；而自定義結(jié)轉(zhuǎn)盡管在初始設(shè)置時比對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)稍煩瑣些，但它將業(yè)務(wù)歸集在一張憑證中進行處理，這比分散處理更規(guī)范，更便于查詢和分析信息。所以，如果企業(yè)的明細科目或產(chǎn)品種類較多的話，筆者建議使用自定義結(jié)轉(zhuǎn)。

另外，有些自動結(jié)轉(zhuǎn)類型是有條件限制的，如對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，若要結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期發(fā)生額，就需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置；又如銷售成本自動結(jié)轉(zhuǎn)的前提是庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)支出3個科目的下級科目結(jié)構(gòu)必須相同而且必須帶有數(shù)量金額輔助核算，同時又不能帶有往來輔助核算，否則需到自定義轉(zhuǎn)賬或?qū)?yīng)結(jié)轉(zhuǎn)中進行。所以，在選用轉(zhuǎn)賬類型時還應(yīng)注意相應(yīng)的限制條件，這要求使用者應(yīng)充分了解財務(wù)軟件的相關(guān)功能。

2．科學(xué)設(shè)置科目體系，合理利用輔助功能

高效使用自動轉(zhuǎn)賬功能的前提是建立科學(xué)、合理的會計科目體系。會計科目體系一般包括一級科目（總賬科目）和明細科目，在會計電算化系統(tǒng)中，應(yīng)盡可能少用明細科目，因為過多的明細科目會增加會計人員的錄入工作量并影響系統(tǒng)的運行效率，明細科目的簡化可以通過使用“輔助核算”來解決。比如某企業(yè)有很多客戶，如果應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等科目還按客戶設(shè)置明細科目，則科目體系就比較龐大，業(yè)務(wù)處理自然繁雜；若在設(shè)置上述科目時選擇了“客戶”輔助核算，系統(tǒng)只需輸入一次客戶資料，那么所有帶有“客戶”輔助核算的科目在錄入憑證時都可以直接調(diào)用客戶信息，其功能類似明細科目，但彌補了明細會計科目過多的缺陷，這樣就大大提高了工作效率。總之，設(shè)置會計科目體系，既要充分考慮本單位的實際情況，又要盡可能發(fā)揮財務(wù)軟件的優(yōu)勢，提高財務(wù)軟件的使用效率。

3．會計人員加強學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

自動轉(zhuǎn)賬的使用，對會計人員提出了較高要求，會計人員不僅要對本單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)了如指掌，還必須熟練運用財務(wù)軟件中的系統(tǒng)函數(shù)并能靈活定義轉(zhuǎn)賬公式。只有這樣，才能適應(yīng)本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的變化并及時對轉(zhuǎn)賬公式進行調(diào)整，也才能保證自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證準(zhǔn)確無誤。否則，不僅影響總賬系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，還會影響整個財務(wù)報告的真實性。

總之，自動轉(zhuǎn)賬憑證大多是一次定義，永久使用。如果會計人員能很好地利用自動轉(zhuǎn)賬功能，會計工作效率將會有很大改善，企業(yè)信息化的程度將會進一步提高。

主要參考文獻

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