對民辦高校系教學(xué)秘書工作的思考

王　瑋

[摘要]筆者從民辦高校這個(gè)特殊群體出發(fā)，探討了獨(dú)立設(shè)置的實(shí)行二級管理的民辦高校系教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)和職責(zé)，并從民辦高校的辦學(xué)、教學(xué)和管理的特點(diǎn)，系教學(xué)秘書在全系與全院中的地位以及所充當(dāng)?shù)慕巧葞追矫鎸θ绾巫龊靡粋€(gè)民辦高校的系教學(xué)秘書進(jìn)行了思考。

[關(guān)鍵詞]民辦高校教學(xué)秘書工作 普通高等教育

民辦高校的教學(xué)與管理和公辦高校一樣，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)高級專業(yè)人才的重任，教學(xué)工作是各項(xiàng)工作的重中之重。當(dāng)民辦高校發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)，必須實(shí)行二級管理，在這種情況下，為了教學(xué)和管理工作更好地開展，民辦高校各系一般均配備教學(xué)秘書。系教學(xué)秘書是組織開展教學(xué)工作的重要協(xié)調(diào)人，是系主任的參謀助手，是保證教學(xué)工作順利開展的領(lǐng)跑者。

一、民辦高校系教學(xué)秘書工作的職責(zé)和特點(diǎn)

作為民辦高校的教學(xué)秘書應(yīng)具備和公辦高校的教學(xué)秘書一樣的素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)結(jié)合民辦高校的辦學(xué)特點(diǎn)來組織和實(shí)施教學(xué)工作。

⒈作為一名教學(xué)秘書，應(yīng)具備協(xié)調(diào)管理的能力。⑴系教學(xué)秘書必須協(xié)助系主任做好本系的專業(yè)申報(bào)和設(shè)置工作；⑵系教學(xué)秘書必須協(xié)助系主任做好本系各個(gè)專業(yè)教學(xué)計(jì)劃以及學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的安排和實(shí)施工作；⑶系教學(xué)秘書必須根據(jù)各專業(yè)學(xué)期教學(xué)計(jì)劃，合理安排教師的工作量，合理安排各個(gè)班級的課程表，打印下發(fā)給各個(gè)班級和各位授課教師；⑷協(xié)助系主任做好課程的建設(shè)工作，規(guī)范課程的教學(xué)大綱；⑸系教學(xué)秘書發(fā)放并收取本系各課程教學(xué)進(jìn)度表，發(fā)放學(xué)生名單、成績記載冊給各授課教師；⑹系教學(xué)秘書協(xié)助系主任做好日常的教學(xué)管理工作，維護(hù)教學(xué)秩序的運(yùn)行。

⒉系教學(xué)秘書是全系對外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁。系教學(xué)秘書是溝通本系與教務(wù)處的橋梁，是系與教務(wù)處之間溝通的紐帶。系教學(xué)秘書還是協(xié)調(diào)本系與其他各系、行政部門關(guān)系的橋梁，系與系，以及與其他行政部門之間具有相對的獨(dú)立性，但不是孤立的，各部門之間相互聯(lián)系，在實(shí)際工作中必須要處理好各方面的關(guān)系；同時(shí)還必須做好系領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生之間的交流活動，定期召開學(xué)生座談會或和學(xué)生個(gè)別交流，及時(shí)了解學(xué)生的心理動態(tài)，及時(shí)把學(xué)校和系的要求傳達(dá)給學(xué)生，并把相關(guān)信息反饋給系領(lǐng)導(dǎo)，以便更好地開展工作。

⒊系教學(xué)秘書必須做好教學(xué)行政及學(xué)籍管理工作。系教學(xué)秘書必須按照規(guī)定辦理本系學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，并將材料歸檔；協(xié)助系主任做好學(xué)生入學(xué)注冊、離校工作，并及時(shí)向教務(wù)處上報(bào)學(xué)生人數(shù)流動情況；每學(xué)期期末及時(shí)將本學(xué)期所開課程及其他教學(xué)環(huán)節(jié)的學(xué)生成績輸入電腦并及時(shí)向教務(wù)處報(bào)盤；在期末考試結(jié)束后匯總本系各班補(bǔ)考課程，做好記載并報(bào)教務(wù)處，補(bǔ)考結(jié)束后做好補(bǔ)考成績登記工作及時(shí)報(bào)教務(wù)處。協(xié)助系主任做好畢業(yè)班學(xué)生成績的核查上報(bào)工作，做好各類校外考試以及選修課程的報(bào)名工作，整理名單按教務(wù)處要求上報(bào)。

⒋系教學(xué)秘書還必須做好教學(xué)質(zhì)量管理工作。教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到人才培養(yǎng)質(zhì)量，是民辦高校立于不敗之地的靈魂。教學(xué)秘書應(yīng)該配合系主任經(jīng)常關(guān)心本系各專業(yè)的課程教學(xué)質(zhì)量，檢查教師教學(xué)進(jìn)度表的實(shí)施情況，教師的教學(xué)內(nèi)容是否和課程大綱相一致，教師的教學(xué)情況等；協(xié)助系主任組織召開有關(guān)學(xué)生座談會，了解學(xué)生學(xué)習(xí)中的問題及意見，及時(shí)向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；協(xié)助系主任做好期初、期中、期末教學(xué)檢查及有關(guān)總結(jié)工作。

除此以外，系教學(xué)秘書除了做好教學(xué)管理上的一系列事情，還必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)行政事宜，完成系領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、民辦高校系教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

在民辦高校中，教學(xué)秘書本身的工作性質(zhì)決定了他是一個(gè)處在教師與學(xué)生之間，院與系之間的中介者，起著上情下達(dá)和下情上傳的橋梁作用。要想成為一名合格的民辦高校教學(xué)秘書，應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：

1.熟悉民辦高校的辦學(xué)、教學(xué)和管理的特點(diǎn)。民辦高校屬于社會力量辦學(xué)，辦學(xué)機(jī)制靈活，自負(fù)盈虧，實(shí)行優(yōu)勝劣汰的市場法則。民辦高校的教學(xué)方式也靈活多樣，可以根據(jù)市場對人才的需求自主確定專業(yè)以及課程的設(shè)置。民辦高校的教師、學(xué)生和公辦高校的教師、學(xué)生享有同等待遇。但是民辦高校招收的學(xué)生在學(xué)習(xí)基礎(chǔ)等各方面較公辦高校要稍遜些，所以民辦高校必須加強(qiáng)對學(xué)生的管理，使學(xué)生把更多的精力用于學(xué)習(xí)，以縮小與公辦高校學(xué)生的差距。同時(shí)，民辦高校要吸取公辦高校的有效辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，充分利用民辦高校的優(yōu)勢和資源更好地為民辦教育服務(wù)。作為一個(gè)系教學(xué)秘書必須了解這些方面的信息，認(rèn)真學(xué)習(xí)《民辦教育促進(jìn)法》，以便更好地開展工作，也只有這樣才能有針對地安排和開展工作使本系的工作達(dá)到一種很好的效果。

2.充分認(rèn)識系教學(xué)秘書在全系與全院中的地位，樹立確當(dāng)?shù)慕巧庾R。系教學(xué)秘書對自己在院、系中承擔(dān)的角色認(rèn)識是否確當(dāng)，直接影響著其參謀助手作用能否很好地發(fā)揮。教學(xué)秘書在工作中要為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、提建議、出主意，保持“參與、進(jìn)取”的角色意識，切實(shí)發(fā)揮其參謀助手作用。還有，本系與其他二級單位之間是一種平行關(guān)系，不存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，系教學(xué)秘書應(yīng)保持“平等、互助”的角色意識，做好本職工作，主動支持其他部門的工作。所以教學(xué)秘書要樹立確當(dāng)?shù)慕巧庾R，不要以為秘書就低人一等，只有樹立了確當(dāng)?shù)慕巧庾R才能更好的工作。

3.良好的心理素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。教學(xué)秘書工作繁雜、瑣碎，在工作中總會遇到這樣那樣的困難，這就需要教學(xué)秘書強(qiáng)化自己的心里承受能力，拿出甘于奉獻(xiàn)，甘為人梯的精神，踏踏實(shí)實(shí)工作。要以保證教學(xué)工作順利開展為目標(biāo)，協(xié)調(diào)好各種人際關(guān)系，在工作中嚴(yán)于律己，寬以待人。教學(xué)秘書要了解教學(xué)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，教學(xué)計(jì)劃的修訂，教學(xué)課程的安排，了解掌握全校的教學(xué)資源，熟悉每門課程的課時(shí)分配情況，專業(yè)課要搞清教學(xué)與實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)的關(guān)系，如理論課和實(shí)驗(yàn)課的先后銜接情況，是先上理論還是先上實(shí)驗(yàn)，或是理論與實(shí)驗(yàn)穿插在一起上，實(shí)驗(yàn)課按多少比例來安排任課教師等等。這就要求教學(xué)秘書不斷在工作中吸取經(jīng)驗(yàn)，完善自我，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要善于利用現(xiàn)代化的管理手段，不斷創(chuàng)新工作方法，充分利用辦公軟件、教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等工具使繁瑣的工作變得輕松一些，以便提高工作效率。

我國的民辦教育已進(jìn)入迅速發(fā)展時(shí)期，各民辦高校要適應(yīng)社會的需求，培養(yǎng)市場需要的人才，教學(xué)這個(gè)中間環(huán)節(jié)是重中之重，教學(xué)秘書作為教學(xué)的基層管理人員，肩上的擔(dān)子越來越重，這就更需要教學(xué)秘書要不斷適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，不斷更新知識，全面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化的管理手段，為民辦高校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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