談新時(shí)期學(xué)分制體制下高校學(xué)籍信息管理水平的提高

劉　慧　魏金強(qiáng)　尹天光

[摘要]文章對(duì)新時(shí)期高校學(xué)籍信息及其管理現(xiàn)狀進(jìn)行了研究分析，并就目前高校學(xué)籍信息管理中存在的問(wèn)題，從更新學(xué)籍信息管理理念、制度、模式、工具及手段等方面提出幾點(diǎn)措施，為高校提高學(xué)籍信息管理水平提供參考。

[關(guān)鍵詞]學(xué)分制 學(xué)籍信息 管理水平

新時(shí)期學(xué)分制體制在高校的普遍實(shí)施及1999年開(kāi)始的高校擴(kuò)招，對(duì)高校的學(xué)籍信息管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，高校學(xué)籍信息及其管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和問(wèn)題，教育部對(duì)高校學(xué)籍信息管理越來(lái)越嚴(yán)格。作為高校，如何適應(yīng)新形勢(shì)提高高校學(xué)籍信息管理水平，對(duì)提高高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平具有重要意義。

一、新時(shí)期學(xué)籍信息的特點(diǎn)

學(xué)生學(xué)籍信息是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間在思想政治、學(xué)習(xí)能力等各方表現(xiàn)狀況的綜合反映。主要包括學(xué)生的招生基本信息、學(xué)業(yè)信息、獎(jiǎng)懲信息、畢業(yè)學(xué)位信息等，是判斷學(xué)生大學(xué)期間是否達(dá)到學(xué)業(yè)培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)。

新時(shí)期高校學(xué)籍信息呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，主要有以下幾個(gè)方面。一是學(xué)籍信息電子化。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子檔案信息管理系統(tǒng)等新的科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，當(dāng)今高校的學(xué)籍管理基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，傳統(tǒng)以手工記錄和查詢(xún)的紙質(zhì)學(xué)籍信息變成了如今以網(wǎng)絡(luò)記錄和查詢(xún)的電子學(xué)籍信息。二是學(xué)籍信息量急劇增大。隨著新時(shí)期學(xué)分制的普遍實(shí)施及自1999年以來(lái)高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生在校期間修業(yè)年限變長(zhǎng)，在校生人數(shù)迅速增加，學(xué)籍信息量成倍增大。以我校為例，自1999年擴(kuò)招及試行學(xué)分制體制以來(lái)，我校學(xué)生修業(yè)年限最長(zhǎng)可達(dá)8年；在校生人數(shù)由擴(kuò)招前的3200多人到目前的近1萬(wàn)人，增長(zhǎng)了2倍多。三是學(xué)籍信息內(nèi)容復(fù)雜化，教育部學(xué)籍信息電子注冊(cè)要求上報(bào)的學(xué)籍信息內(nèi)容越來(lái)越多。

二、高校學(xué)籍信息管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍信息管理是高校教學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)籍信息對(duì)學(xué)生、學(xué)校及社會(huì)都具有重要意義。對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)籍信息的各項(xiàng)內(nèi)容能反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，對(duì)其就業(yè)有重要作用。對(duì)學(xué)校而言，學(xué)籍信息能反映教師教學(xué)成果和學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，是學(xué)校制定和修改教學(xué)計(jì)劃的重要依據(jù)。學(xué)籍信息還是溝通社會(huì)與學(xué)生的媒介，社會(huì)可以通過(guò)查詢(xún)學(xué)籍信息了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)。教育部對(duì)學(xué)籍信息管理非常重視，先后多次對(duì)學(xué)籍信息管理制度進(jìn)行改革。首先，是學(xué)歷信息電子注冊(cè)制度的實(shí)施，學(xué)歷信息電子注冊(cè)是對(duì)高校的“出口”進(jìn)行規(guī)范，學(xué)籍信息電子注冊(cè)則是對(duì)高?！斑M(jìn)口”的把關(guān)，2001年開(kāi)始實(shí)施高等教育畢業(yè)證書(shū)電子注冊(cè)制度，2007年開(kāi)始實(shí)施普通高校入學(xué)新生學(xué)籍電子注冊(cè)制度，2008年9月開(kāi)始實(shí)施普通高校學(xué)生學(xué)年電子注冊(cè)制度，不斷完善高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)制度，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍信息的管理。各省級(jí)教委根據(jù)教育部學(xué)籍信息電子注冊(cè)制度也制定了相應(yīng)的管理制度及實(shí)施措施。以北京為例，北京教委先后開(kāi)發(fā)了北京高校學(xué)籍管理系統(tǒng)，北京普通高等教育本專(zhuān)科學(xué)籍學(xué)歷管理工作平臺(tái)，并在使用過(guò)程中不斷完善。

學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性與學(xué)籍信息管理的效率是體現(xiàn)學(xué)籍信息管理水平的重要因素。近年來(lái)，在學(xué)籍電子注冊(cè)過(guò)程中，高校學(xué)籍信息不準(zhǔn)確和學(xué)籍信息管理效率低是常見(jiàn)的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，高校學(xué)籍信息管理主要存在以下幾個(gè)方面的不足：

一是高校學(xué)籍信息管理模式不適應(yīng)目前高校學(xué)籍信息管理的需要。許多高校由于近年來(lái)學(xué)生規(guī)模的迅速擴(kuò)大，使得以往由教務(wù)處統(tǒng)一管理全校學(xué)生學(xué)籍信息的一級(jí)管理模式不能完全適應(yīng)目前的學(xué)籍信息管理要求。二是高校學(xué)生學(xué)籍信息管理制度滯后，管理流程不規(guī)范。許多高校的學(xué)籍信息管理制度與現(xiàn)有的學(xué)籍管理要求不適應(yīng)，沒(méi)有規(guī)范的管理流程，使得學(xué)籍信息管理水平得不到保障。三是高校目前使用的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)有待改善。雖然高校都在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)及學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，但是許多高校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)功能不全面，學(xué)籍信息兼容性差，無(wú)法與目前教育部及省級(jí)學(xué)籍信息管理平臺(tái)的使用相匹配，且高校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)使用覆蓋面不大，學(xué)籍信息的管理不能在全校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，從而未能實(shí)現(xiàn)學(xué)校、院系、學(xué)生之間的學(xué)籍信息共同管理與共享。四是學(xué)籍管理人員的素質(zhì)有待提高。學(xué)籍制度的不斷改革與學(xué)籍信息管理技術(shù)的日新月異，對(duì)學(xué)籍管理人員的要求也越來(lái)越高。但許多高校對(duì)學(xué)籍管理人員缺乏培訓(xùn)，學(xué)籍管理人員業(yè)務(wù)能力及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不強(qiáng)。

三、提高高校學(xué)籍信息管理水平的幾點(diǎn)措施1.轉(zhuǎn)換學(xué)籍信息管理模式

當(dāng)今高校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大及學(xué)分制教學(xué)體制的實(shí)施，一方面，學(xué)籍信息量的急劇增加；另一方面，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)對(duì)學(xué)籍信息的要求更加詳盡、快捷與準(zhǔn)確，傳統(tǒng)的學(xué)籍信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的學(xué)籍信息管理要求。高校應(yīng)該適時(shí)轉(zhuǎn)換學(xué)籍信息管理模式，建立由教務(wù)處、院系分級(jí)承擔(dān)學(xué)籍信息管理的二級(jí)管理模式。院系對(duì)學(xué)籍信息的管理非常重要，是聯(lián)系學(xué)生與教務(wù)處的橋梁，有助于提高學(xué)籍信息管理的效率和質(zhì)量。在轉(zhuǎn)換管理模式的同時(shí)，應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息在全校的共享，達(dá)到學(xué)校、院系與學(xué)生共同管理學(xué)籍信息。比如，像北京市教委開(kāi)發(fā)的高校學(xué)籍信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了教育部、省級(jí)與高校對(duì)學(xué)籍信息的共同管理。學(xué)校應(yīng)該也開(kāi)發(fā)出連接學(xué)生、院系與教務(wù)處的信息管理平臺(tái)，使教務(wù)處、院系及學(xué)生都能實(shí)時(shí)查詢(xún)、維護(hù)和監(jiān)管學(xué)生的學(xué)籍信息，這樣不僅能提高學(xué)籍信息管理的效率，還能使學(xué)籍信息得到及時(shí)更新，提高學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性。

2.更新學(xué)籍信息管理制度，規(guī)范管理流程

學(xué)籍信息的管理是高校一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性是反映學(xué)籍信息管理水平的重要因素。提高學(xué)籍信息管理水平要以提高學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性為重點(diǎn)。而學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性需要學(xué)籍信息管理制度和流程來(lái)保障。所以，面對(duì)新形勢(shì)，高校要及時(shí)更新陳舊落后的學(xué)籍信息管理制度，建立新的適合本校實(shí)際情況的學(xué)籍信息管理制度，使學(xué)籍信息管理有法可依，有章可循，有度可量。同時(shí)，高校應(yīng)該規(guī)范學(xué)籍信息管理操作流程，使學(xué)籍信息管理有條有序。有了制度和流程的保障，學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性才能得到提高，學(xué)籍信息的管理水平才能得到提高。以我校為例，近年來(lái)制定了與注冊(cè)、成績(jī)管理、學(xué)籍變動(dòng)等相關(guān)的學(xué)籍管理補(bǔ)充規(guī)定，并對(duì)相應(yīng)的學(xué)籍管理操作流程進(jìn)行了規(guī)范，大大提高了學(xué)籍信息的管理水平。

3.改善學(xué)籍信息管理工具，提高信息兼容性

計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然已經(jīng)在高校學(xué)籍管理中得到了應(yīng)用，但水平有待提高。一方面，目前許多高校使用的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)功能不全，一些學(xué)籍管理工作只能依靠手工操作。另一方面，高校使用的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中的信息與教育部和省級(jí)教委電子注冊(cè)要求的信息不兼容，信息的字段名和字段長(zhǎng)度與教育部不一致，這使得學(xué)籍信息的管理效率和信息準(zhǔn)確率大大降低。以我校為例，我校目前使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)就存在功能不全的缺點(diǎn)，尤其是院系使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)功能中，許多學(xué)籍管理工作都不能實(shí)現(xiàn)。面對(duì)北京市教委的學(xué)籍信息管理平臺(tái)的開(kāi)放，我校的管理系統(tǒng)功能需要進(jìn)一步的完善，目前該系統(tǒng)的二期開(kāi)發(fā)工作已經(jīng)啟動(dòng)，許多功能將得到完善。

4.提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)

要提高學(xué)籍信息管理水平，學(xué)籍管理人員的素質(zhì)非常重要。一方面，高校要重視和加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)。不僅要培訓(xùn)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其及時(shí)學(xué)習(xí)和熟悉上級(jí)制定的新的學(xué)籍管理制度和政策，熟練掌握學(xué)籍管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不斷學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能力，還要培訓(xùn)學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)、責(zé)任心和敬業(yè)精神。另一方面，作為學(xué)籍信息管理人員，應(yīng)勤于學(xué)習(xí)和思考，加強(qiáng)與其他高校學(xué)籍信息管理人員的交流，取他人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短。在工作中善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和創(chuàng)新，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索新方法，細(xì)心耐心的做好學(xué)籍信息的管理工作，努力提高學(xué)校的學(xué)籍信息管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍信息管理水平直接關(guān)系到學(xué)生利益、學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教育部學(xué)籍信息注冊(cè)效率。高校應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代要求，響應(yīng)教育部新的學(xué)籍信息管理制度，從實(shí)際出發(fā)，制定出適應(yīng)現(xiàn)代化教育發(fā)展需要的學(xué)籍信息管理制度，轉(zhuǎn)換學(xué)籍信息管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的學(xué)籍信息管理工具，提高學(xué)籍信息管理人員的素質(zhì)，使學(xué)校學(xué)籍信息管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階，為培養(yǎng)新時(shí)期人才發(fā)揮更大作用。

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