試論圖書(shū)館的供應(yīng)鏈管理

馮曉紅

〔摘 要〕文章對(duì)圖書(shū)館的供應(yīng)鏈進(jìn)行了分析，闡述了圖書(shū)館實(shí)施供應(yīng)鏈管理中存在的問(wèn)題，提出了若干建設(shè)性意見(jiàn)。

〔關(guān)鍵詞〕圖書(shū)館；圖書(shū)館管理；供應(yīng)鏈管理

〔中圖分類(lèi)號(hào)〕G250.71 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2009)01-0131-03

On Supply Chain Management in Library

Feng Xiaohong

(Library of Puyang，Puyang 457000，China)

〔Abstract〕The supply chain and the problems in the supply chain management were discussed.Finally，the countermeasures were suggested.

〔Key words〕library；library management；supply chain management

供應(yīng)鏈管理(Supply Chain Management，SCM)是一種現(xiàn)代化的新型的管理思想和模式。按照我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《物流術(shù)語(yǔ)》(GB/T18354─2001)的定義，SCM是“利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面規(guī)劃商流、物流、信息流、資金流等，并進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制等活動(dòng)。”不難發(fā)現(xiàn)，圖書(shū)館管理具有SCM的過(guò)程和特征，可以通過(guò)對(duì)SCM理論方法的借鑒來(lái)為圖書(shū)館建設(shè)服務(wù)。

1 圖書(shū)館供應(yīng)鏈分析

1.1 供應(yīng)鏈合作伙伴

在圖書(shū)館建設(shè)中，SCM必然以圖書(shū)館為中心展開(kāi)，必然以供應(yīng)鏈伙伴(成員)為管理對(duì)象，包括內(nèi)環(huán)境對(duì)象和外環(huán)境對(duì)象兩個(gè)方面。內(nèi)環(huán)境SCM對(duì)象可以有多種劃分方法，比如可以分成人、財(cái)、物、信息資源，也可以按組織機(jī)構(gòu)設(shè)置或者業(yè)務(wù)流程劃分成采編部、流通部、閱覽部、參考咨詢(xún)部、技術(shù)部，等等。這些管理對(duì)象不僅存在著一鏈接著一鏈、一環(huán)扣著一環(huán)的典型供應(yīng)鏈特征，而且存在著橫向的滲透、交叉聯(lián)系。圖書(shū)館外環(huán)境SCM對(duì)象比較復(fù)雜：比如不同類(lèi)型和不同需求的用戶、提供各種載體的信息資源生產(chǎn)商、供應(yīng)商、技術(shù)開(kāi)發(fā)商、服務(wù)商、物流商，以及圖書(shū)館學(xué)會(huì)、圖書(shū)館工作指導(dǎo)委員會(huì)等學(xué)術(shù)團(tuán)體、協(xié)作圖書(shū)館、信息資源保障系統(tǒng)或其他類(lèi)型的信息機(jī)構(gòu)，還包括立法、司法機(jī)構(gòu)、政府行政機(jī)關(guān)，等等。圖書(shū)館外環(huán)境供應(yīng)鏈成員的組成雖然龐雜，而且有的在通常情況下看似同圖書(shū)館毫無(wú)相干，但是與圖書(shū)館內(nèi)部的SCM關(guān)系密切，應(yīng)該納入供應(yīng)鏈范疇，形成內(nèi)外結(jié)合的完整的管理體系。比如，要爭(zhēng)取圖書(shū)館對(duì)數(shù)字文獻(xiàn)的傳遞權(quán)利，就必須向立法機(jī)關(guān)反映圖書(shū)館的愿望和要求，以贏得寬松的法律環(huán)境。

1.2 供應(yīng)鏈的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

圖書(shū)館的傳統(tǒng)管理模式是直線型的，信息流以及圍繞該信息流的管理活動(dòng)都是從信息資源供應(yīng)商到圖書(shū)館，再?gòu)膱D書(shū)館到讀者(用戶)的單向運(yùn)行。這種推動(dòng)式供應(yīng)鏈，弱化了對(duì)用戶需求的重視和研究，使得信息資源供應(yīng)商、圖書(shū)館、用戶之間缺乏有效的溝通渠道和反饋機(jī)制，管理的輻射效能降低，服務(wù)質(zhì)量不高，用戶不滿意。SCM要求圖書(shū)館以用戶需求為導(dǎo)向，不僅著眼于管理措施對(duì)信息資源供應(yīng)商、圖書(shū)館、用戶等獨(dú)立環(huán)節(jié)的作用，而且強(qiáng)調(diào)供應(yīng)鏈中關(guān)鍵流程、輔助流程的優(yōu)化及其責(zé)任的確立，從橫向和縱向來(lái)建立其彼此之間的網(wǎng)狀聯(lián)系，及時(shí)了解與分析存在的問(wèn)題。這種牽拉式供應(yīng)鏈模式使圖書(shū)館從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，提高了管理的柔性和適應(yīng)能力，不僅可以對(duì)用戶信息需求的變化作出快捷反應(yīng)，而且能對(duì)這種變化進(jìn)行事先的預(yù)判，提前制定出相應(yīng)的對(duì)策措施。

1.3 供應(yīng)鏈管理的特性

作為一種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，圖書(shū)館供應(yīng)鏈上的每個(gè)成員都是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)之間是需求與供應(yīng)的關(guān)系。這種關(guān)系在管理中的特征表現(xiàn)為：第一，復(fù)雜性。供應(yīng)鏈中各成員的行業(yè)、性質(zhì)、宗旨、目標(biāo)、層次不同，結(jié)構(gòu)比單個(gè)圖書(shū)館的內(nèi)部結(jié)構(gòu)要復(fù)雜得多。第二，全局性。供應(yīng)鏈上的各個(gè)節(jié)點(diǎn)是不可缺少的部分，每個(gè)環(huán)節(jié)的改變必然影響整個(gè)鏈條的運(yùn)行。SCM要著眼于全局，具有戰(zhàn)略性。第三，不易控制性。由于用戶需求的變化和自身任務(wù)的調(diào)整，圖書(shū)館供應(yīng)鏈成員處于動(dòng)態(tài)變化之中，具有不穩(wěn)定性。第四，協(xié)作性。供應(yīng)鏈成員所具有的競(jìng)爭(zhēng)合作關(guān)系，是管理活動(dòng)的必要保證。第五，高安全性。SCM突破了圖書(shū)館局域網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的范圍，信息和知識(shí)在成員間廣泛傳播，必然會(huì)給安全防護(hù)帶來(lái)較大的困難，可能導(dǎo)致成員對(duì)知識(shí)共享的恐慌，降低對(duì)信息和知識(shí)共享的興趣。

2 圖書(shū)館供應(yīng)鏈管理的障礙

2.1 認(rèn)識(shí)障礙

SCM在20世紀(jì)60年代起源于美國(guó)，現(xiàn)已發(fā)展到能快速敏捷響應(yīng)用戶需求的橫向一體化、多個(gè)組織協(xié)同作戰(zhàn)、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的高級(jí)階段。目前，SCM被公認(rèn)為是一種優(yōu)秀的戰(zhàn)略管理體系，成為組織參與競(jìng)爭(zhēng)，以強(qiáng)大的綜合實(shí)力取勝的重要對(duì)策。我國(guó)圖書(shū)館界雖然近年來(lái)對(duì)SCM有所介紹，但是幾乎還沒(méi)有任何圖書(shū)館將此理論應(yīng)用于實(shí)踐，對(duì)其認(rèn)識(shí)不僅停留在感性階段，而且存在著諸如該理論在圖書(shū)館的適應(yīng)性不強(qiáng)、操作復(fù)雜、效率低等偏頗觀點(diǎn)。這是制約圖書(shū)館界對(duì)SCM更加深入的研究、開(kāi)展廣泛實(shí)踐的最大障礙。

2.2 文化障礙

SCM是跨組織、跨部門(mén)、跨行業(yè)的活動(dòng)，必然導(dǎo)致人際、群際以及組織間的文化沖突。比如，圖書(shū)館要為政府信息公開(kāi)服務(wù)，就必須首先從行政部門(mén)及時(shí)得到完整的政府信息。由于行政機(jī)關(guān)和圖書(shū)館在政府信息公開(kāi)中的責(zé)、權(quán)、利不清，加之行政機(jī)關(guān)對(duì)不同類(lèi)型政府信息的管理制度、發(fā)布或傳遞程序存在差異，就往往同圖書(shū)館服務(wù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、齊備性要求產(chǎn)生矛盾。從表面上看，這是部門(mén)和部門(mén)之間的協(xié)同障礙，而從本質(zhì)上講，是供應(yīng)鏈中不同成員處于不同地位、基于不同利益而產(chǎn)生的深層次的文化沖突。

2.3 溝通障礙

“牛鞭效應(yīng)”是指對(duì)信息的處理不當(dāng)或不及時(shí)，而使信息在供應(yīng)鏈各階段之間移動(dòng)時(shí)發(fā)生扭曲的現(xiàn)象。許多管理學(xué)家研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)一種需求信息發(fā)生細(xì)微變動(dòng)時(shí)，這種波動(dòng)會(huì)沿著供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)逆流而上并逐級(jí)放大，直至管理起動(dòng)的源頭，這時(shí)所獲得的信息與實(shí)際需求信息已經(jīng)產(chǎn)生了很大的誤差。圖書(shū)館SCM中的“牛鞭效應(yīng)”主要基于3個(gè)方面的原因：一是現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用不足，不能及時(shí)捕捉用戶的需求信息；二是對(duì)信息的研究能力不強(qiáng)，對(duì)捕捉到的用戶需求信息的分析停留在表面、孤立、局部的層面，對(duì)具有重要價(jià)值的信息的挖掘不夠；三是圖書(shū)館供應(yīng)鏈上各成員之間信息傳遞阻礙，加之沒(méi)有信息矯正機(jī)制，就使得不正確的信息被誤傳，負(fù)面效應(yīng)被放大。

2.4 激勵(lì)障礙

供應(yīng)鏈中的成員組成了利益共同體，SCM需要對(duì)各職能部門(mén)或處于不同階段的人員進(jìn)行有效激勵(lì)。圖書(shū)館管理中的激勵(lì)問(wèn)題，學(xué)術(shù)界多有探討，實(shí)踐內(nèi)容也很豐富，但是做得很不完善，具體表現(xiàn)有：一是部分圖書(shū)館的激勵(lì)制度停留在文字階段，沒(méi)有真正實(shí)施；二是圖書(shū)館的選人制度、用人制度、分配制度因各種原由半途而廢；三是圖書(shū)館的激勵(lì)制度處于“病態(tài)”，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地得到創(chuàng)新，無(wú)法適應(yīng)SCM的需要；四是圖書(shū)館只注重SCM中的“內(nèi)激勵(lì)”，即只對(duì)內(nèi)部的職能部門(mén)和工作人員實(shí)行激勵(lì)，而對(duì)圖書(shū)館外部供應(yīng)鏈成員的“外激勵(lì)”做得不夠，造成外部成員的積極性受挫。

2.5 共享障礙

知識(shí)共享障礙是指圖書(shū)館內(nèi)外供應(yīng)鏈成員生產(chǎn)的部分知識(shí)由于流動(dòng)受阻、利用率低，甚至丟失而造成的管理績(jī)效低下。一是隱性知識(shí)不能轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，對(duì)SCM中的經(jīng)驗(yàn)、訣竅沒(méi)有及時(shí)總結(jié)、編碼，并以文字、圖形等保存下來(lái)；二是隱性知識(shí)不能隱性化，“師帶徒”的模式在圖書(shū)館不再盛行，使個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)、技能無(wú)法傳給他人；三是顯性知識(shí)的顯性化障礙，對(duì)公開(kāi)的關(guān)于SCM的知識(shí)的收集、整理和利用不足；四是學(xué)習(xí)機(jī)制不健全，圖書(shū)館供應(yīng)鏈成員對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的吸收、內(nèi)化的動(dòng)力不夠，使顯性知識(shí)不能隱性化。

2.6 機(jī)制障礙

受到事業(yè)體制下“全額撥款”的影響，本位主義仍然在許多圖書(shū)館普遍存在，圖書(shū)館對(duì)供應(yīng)鏈中其他成員的高高在上的姿態(tài)制約著自身應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的主觀能動(dòng)性，對(duì)外部供應(yīng)鏈成員資源的利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，同其他合作伙伴沒(méi)有形成戰(zhàn)略聯(lián)盟，而且合作帶有很強(qiáng)的非經(jīng)濟(jì)因素與個(gè)人偏好，沒(méi)有長(zhǎng)期穩(wěn)定的、利益共享的協(xié)作關(guān)系。

3 圖書(shū)館供應(yīng)鏈管理實(shí)施中的關(guān)鍵點(diǎn)

3.1 營(yíng)造知識(shí)共享環(huán)境

圖書(shū)館可通過(guò)以下措施營(yíng)造知識(shí)共享的環(huán)境：第一，客戶關(guān)系管理。對(duì)用戶需求作系統(tǒng)分析，為用戶提供個(gè)性化信息服務(wù)和差異化信息服務(wù)；重視同合作伙伴的關(guān)系管理，提高圖書(shū)館在他們中的地位和形象。第二，利益管理。圖書(shū)館應(yīng)向供應(yīng)鏈中的每一個(gè)成員提出一種共同的要求，并說(shuō)明為什么對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈來(lái)說(shuō)他們是必要的、有價(jià)值的貢獻(xiàn)者，同時(shí)確立合理的收益分配標(biāo)準(zhǔn)。第三，信息流和知識(shí)管理。在圖書(shū)館供應(yīng)鏈的成員之間搭建各種互動(dòng)交流平臺(tái)，營(yíng)造互動(dòng)的文化氛圍，通過(guò)對(duì)信息和知識(shí)的分享與利用，提高整個(gè)供應(yīng)鏈的知識(shí)創(chuàng)造力。

3.2 構(gòu)建合作運(yùn)行機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館SCM，滿足用戶需求的最終目標(biāo)以及合作伙伴的利益目標(biāo)，就必須在整體的SCM中融入競(jìng)爭(zhēng)、合作與協(xié)調(diào)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制，如合作機(jī)制、決策機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制以及自律機(jī)制。合作機(jī)制體現(xiàn)供應(yīng)鏈成員間的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系和圖書(shū)館內(nèi)外信息與知識(shí)的集成優(yōu)化；決策機(jī)制體現(xiàn)出基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性合作伙伴群體決策；激勵(lì)機(jī)制是通過(guò)制定圖書(shū)館供應(yīng)鏈協(xié)議、質(zhì)量評(píng)估體系來(lái)實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的集成化、同步化、優(yōu)質(zhì)化；自律機(jī)制要求圖書(shū)館的SCM向整個(gè)行業(yè)中最優(yōu)秀、先進(jìn)的圖書(shū)館看齊，不斷對(duì)信息服務(wù)、信息產(chǎn)品和供應(yīng)鏈業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，不斷改進(jìn)，保持自己的競(jìng)爭(zhēng)力和持續(xù)發(fā)展。

3.3 開(kāi)展業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程重組對(duì)圖書(shū)館SCM的意義在于提高管理績(jī)效、推動(dòng)信息流與物質(zhì)流的結(jié)合、利于現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用、提升圖書(shū)館對(duì)環(huán)境變化的快速反應(yīng)能力，還有利于對(duì)工作隊(duì)伍素質(zhì)的培塑。第一，供應(yīng)鏈系統(tǒng)重整。圖書(shū)館要根據(jù)供應(yīng)鏈體系運(yùn)營(yíng)中存在的問(wèn)題從戰(zhàn)略角度來(lái)評(píng)估合作伙伴：制定合作伙伴的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)估并再選擇合作伙伴。第二，業(yè)務(wù)流程重組。圖書(shū)館供應(yīng)鏈成員需要根據(jù)自身的問(wèn)題對(duì)業(yè)務(wù)流程提出期望，實(shí)際上是對(duì)流程進(jìn)行梳理的過(guò)程。供應(yīng)鏈系統(tǒng)重整和業(yè)務(wù)流程重組不能截然分開(kāi)，前者是基礎(chǔ)，后者是手段，并為前者服務(wù)。當(dāng)前，業(yè)務(wù)流程重組面臨的挑戰(zhàn)包括：與圖書(shū)館的戰(zhàn)略目標(biāo)不匹配；重組流程的取舍不合理；難以選擇合適的方法或工具；人為因素等。

3.4 供應(yīng)鏈信息管理平臺(tái)

SCM的誕生和發(fā)展依賴(lài)于信息技術(shù)。在供應(yīng)鏈中圖書(shū)館應(yīng)用的信息技術(shù)主要包括電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)(EDI)、條形碼技術(shù)、通信技術(shù)、電子商務(wù)技術(shù)、銷(xiāo)售時(shí)點(diǎn)信息系統(tǒng)(POS)、電子自動(dòng)定貨系統(tǒng)(EOS)和Internet/Intranet，等等。圖書(shū)館要成功地實(shí)施SCM，還要把圖書(shū)館內(nèi)部以及外部供應(yīng)鏈成員之間的各種業(yè)務(wù)看作一個(gè)整體功能過(guò)程，形成集成化SCM體系，運(yùn)用信息技術(shù)建立分布的、透明的信息集成系統(tǒng)，包括內(nèi)部信息管理系統(tǒng)、對(duì)外信息交流系統(tǒng)與供應(yīng)鏈決策支持系統(tǒng)等。

3.5 供應(yīng)鏈管理績(jī)效評(píng)價(jià)

圖書(shū)館工作的目的是滿足用戶的信息需求，這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否，就成為對(duì)SCM的基本評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，用于考察圖書(shū)館及其供應(yīng)鏈成員是否以“最大程度地滿足用戶信息需求”為己任，是否樹(shù)立了“以用戶為中心”的服務(wù)理念，并圍繞用戶需求不斷創(chuàng)新，改善服務(wù)模式、效果和政策。圖書(shū)館SCM績(jī)效評(píng)價(jià)是目前的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，無(wú)論是理論研究，還是實(shí)踐應(yīng)用都很不夠。如果說(shuō)不能有經(jīng)?；?、科學(xué)的評(píng)價(jià)活動(dòng)，那么SCM的開(kāi)展就不可避免地帶有盲目性。

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