加強(qiáng)海事聲像檔案管理工作

鄭文莉

【摘要】 海事聲像檔案是海事部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像帶等非紙質(zhì)記錄載體。眾多的聲像檔案是海事部門(mén)發(fā)展、監(jiān)督管理等諸多方面工作歷程的生動(dòng)寫(xiě)照，其價(jià)值將隨著時(shí)間推移越來(lái)越大。然而，目前海事部門(mén)在聲像檔案管理中普遍存在保管意識(shí)不強(qiáng)、缺乏健全管理制度等問(wèn)題，直接影響了檔案的完善保管和利用，聲像檔案管理嚴(yán)重滯后檔案工作整體發(fā)展水平。

【關(guān)鍵詞】 海事；聲像檔案；管理

一、聲像檔案管理存在的問(wèn)題及原因

1．管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

大部分海事單位制定了相應(yīng)的檔案管理制度，然而，建立聲像檔案管理規(guī)定的單位卻很少，聲像檔案有著管理要求高、分類標(biāo)準(zhǔn)獨(dú)特等特點(diǎn)。據(jù)調(diào)查，能夠做到聲像檔案隨時(shí)形成、隨時(shí)移交，由檔案室集中統(tǒng)一管理，僅占20%；科室一年一次移交檔案室，占30%；由科室分散保管或個(gè)人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度；有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保護(hù)措施。

2．檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片與底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，否則，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值，是非常讓人遺憾的事情。另外有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，檔案管理部門(mén)不知道或當(dāng)檔案室去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案缺乏歸檔意識(shí)。

此外，攝錄人員中也存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來(lái)文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門(mén)工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期保存在個(gè)人或科室內(nèi)部，不移交檔案統(tǒng)一保存，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保存和開(kāi)發(fā)利用。

3．管理狀況良莠不齊，發(fā)展不平衡

一方面聲像設(shè)備管理存在著諸多問(wèn)題。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，許多海事機(jī)關(guān)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，添置了不少新的聲像設(shè)備。而有的單位管理沒(méi)有跟上，如沒(méi)有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，似乎成了個(gè)人商品，設(shè)備沒(méi)有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或因人員頻繁變動(dòng)，不能有效地利用。有的單位雖制定了這方面的制度，但未能真正得到落實(shí)，而直接影響了聲像設(shè)備作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)有及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像的產(chǎn)生及歸檔留下隱患。

另一方面攝錄人員素質(zhì)良莠不齊，專業(yè)與業(yè)余并存。攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出攝錄人員中存在著強(qiáng)弱不齊的狀態(tài)，文化程度較高經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)在實(shí)際工作中拍攝出來(lái)的場(chǎng)景質(zhì)量、完整度就高，但在海事執(zhí)法隊(duì)伍中較少，普遍存在的是缺乏專業(yè)技能，拍攝者不求技能只求能過(guò)的去的局面。

4．保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高、更嚴(yán)格。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存，而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少海事單位都沒(méi)有按照要求配備聲像檔案專柜或設(shè)置聲像檔案室，而是將聲像檔案存放在文件柜內(nèi)或與其它檔案混存，有的甚至將聲像檔案疊放在一起，同時(shí)不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣。

5．無(wú)專職攝錄人員，聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，任何一次海事部門(mén)組織重大活動(dòng)，召開(kāi)重大會(huì)議，都安排有攝錄像人員。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成書(shū)冊(cè)對(duì)外發(fā)行，爾后檔案室取找不到或找不齊這此原始檔案。究其原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都時(shí)臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在難免；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施，也造成材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的聲像檔案及及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)海事聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

1．完善制度，狠抓管理，保證工作落實(shí)到位

要改變目前聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，首先要制定一套海事檔案管理辦法。國(guó)家檔案局已出臺(tái)了照片檔案管理辦法；各海事單位也應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，首先是加強(qiáng)聲像設(shè)備的管理，防止丟失，防止集體資產(chǎn)個(gè)人用，同時(shí)加強(qiáng)聲像設(shè)備的維護(hù)和保管，使之處于有效利用的狀況之下；其次應(yīng)強(qiáng)化對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理和利用，以防止分散流失或杜絕歸為已有。對(duì)散失在外的，要采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，疏通收集渠道，如：（1）過(guò)正常移交接收；（2）重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集；（3）重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集；（4）廣泛的社會(huì)征集。以確保海事部門(mén)重大活動(dòng)中產(chǎn)生的聲像檔案，得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用也應(yīng)作出明確規(guī)定。再次要制定有效的配套措施，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，對(duì)檔案人員要求明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

2．加強(qiáng)收集，拾遺補(bǔ)缺，服務(wù)中心工作

聲像檔案工作不僅是檔案管理部門(mén)的事，更是海事執(zhí)法單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看，由于不少聲像資料散失，因此檔管部門(mén)一是要爭(zhēng)取新聞單位、網(wǎng)絡(luò)媒體的大力支持，對(duì)資料不齊的或遺失的應(yīng)到其有關(guān)部門(mén)進(jìn)行復(fù)制，以使檔案聲像資料齊全，如散失在個(gè)人手里的要加強(qiáng)征收；二是抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。海事點(diǎn)多面廣，人員分散，工作任務(wù)繁重，因此要充分發(fā)揮聲像檔案這一新型檔案載體的作用，來(lái)為海事兩個(gè)精神文明建設(shè)及“三個(gè)海事”即陽(yáng)光海事、數(shù)字海事及交通海事，保安全、保暢通上發(fā)揮最大作用；三是管理部門(mén)要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的聲像實(shí)例，進(jìn)行必要聲像檔案資料的編研，制作成新年的聲像資料片，來(lái)舉辦圖片展覽、錄像片專場(chǎng)等對(duì)廣大被管理對(duì)象以及身邊的執(zhí)法工作人員進(jìn)行播放，促進(jìn)海事各項(xiàng)中心工作的深入開(kāi)展，從而羸得領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大執(zhí)法人員的支持和配合。

3．加大資金投放，創(chuàng)造條件，延長(zhǎng)聲像檔案壽命

加大經(jīng)費(fèi)投入，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件，來(lái)加大對(duì)軟硬壞境的資金支持，積極創(chuàng)造條件。首先，配備專柜或有條件的增設(shè)專室，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，元離光線、磁場(chǎng)等；在行政執(zhí)法中所產(chǎn)生的重要的錄音、錄像帶應(yīng)采取定期到帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

4．加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和責(zé)任管理，不斷提高人員素質(zhì)

聲像檔案由于其科技含量高，往往不易被人們所掌握或忽視，因此針對(duì)檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督管理力度，并反其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，又要針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)或兼職攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，其次是把好用人關(guān)，一是固定攝錄人員，選調(diào)一些思想素質(zhì)好，能吃苦、能鉆研的同志擔(dān)任，二是加強(qiáng)人才引進(jìn)，適度引進(jìn)高校?？飘厴I(yè)生充實(shí)到實(shí)事隊(duì)伍中來(lái)；三是抓好現(xiàn)有的海事隊(duì)伍中的兼專職攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)；此外還要加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)交流和考核，如定期舉辦展評(píng)會(huì)以及通過(guò)年度考評(píng)考核，對(duì)優(yōu)秀的攝錄人員、檔案人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)一些不稱職人員進(jìn)行批評(píng)或調(diào)離該隊(duì)伍，通過(guò)這些方式方式來(lái)促進(jìn)檔案人員素質(zhì)及聲像檔案質(zhì)量的提高。