大型工程中基于知識(shí)管理的授權(quán)程度及形式分析

黃 干等

摘要: 在大型工程項(xiàng)目管理中,為了提高管理效率,授權(quán)行為已經(jīng)必不可少。但是,現(xiàn)實(shí)中的授權(quán)行為面臨著授權(quán)程度以及授權(quán)形式如何確定的問題?；谥R(shí)管理中的相關(guān)理論,從知識(shí)管理成本的角度分析了授權(quán)程度,提出授權(quán)程度的高低源于知識(shí)成本的高低;從知識(shí)分布的角度分析了授權(quán)形式,提出大型工程項(xiàng)目管理中可以對(duì)上層采用集權(quán)(形成核心管理層)、對(duì)下層采用分權(quán)(形成核心工作團(tuán)隊(duì))的授權(quán)形式;從知識(shí)分類及成本角度分析了授權(quán)保障措施,提出在授權(quán)過程中做到項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化以及發(fā)揮下層的自主性,并加強(qiáng)組織學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞: 知識(shí)管理;知識(shí)成本;知識(shí)分布;授權(quán)

中圖分類號(hào):G302文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1006-4311(2009)11-0081-04

0引言

在環(huán)境復(fù)雜的大型工程項(xiàng)目管理中,存在很多直接影響項(xiàng)目實(shí)施的不確定因素,為了能更好更快地解決這些因素導(dǎo)致的現(xiàn)場(chǎng)問題,應(yīng)當(dāng)充分利用處于第一線管路人員的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),允許其根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況選擇正確的處理方法,這就要求一線管理人員應(yīng)擁有選擇處理方法的權(quán)力,即涉及到授權(quán)問題。

授權(quán),在項(xiàng)目管理中是指為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及團(tuán)隊(duì)成員賦予一定的權(quán)力,以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目的預(yù)期任務(wù)。使用授權(quán)管理可以激勵(lì)員工、建立自信,更重要的是能夠減少信息傳遞時(shí)間,提高管理的效率。因此,有效的授權(quán)是一項(xiàng)重要的管理技巧。

授權(quán)的效用顯而易見,在此就不詳細(xì)探討,本文則從另一個(gè)角度對(duì)授權(quán)進(jìn)行分析。在此首先提出幾個(gè)疑問:

①在小型項(xiàng)目管理過程中,為什么很少對(duì)下層管理者和員工進(jìn)行授權(quán)或者說授權(quán)程度很小,什么決定授權(quán)程度;

②現(xiàn)在的項(xiàng)目管理中,特別是大型的項(xiàng)目管理,也逐漸重視授權(quán)行為,但是授權(quán)的形式到底如何把握;

③除了常用的激勵(lì)考核措施外,還應(yīng)該如何完善授權(quán)行為。

筆者認(rèn)為,可以從知識(shí)管理理論中的成本理論、知識(shí)分布理論進(jìn)行分析解釋授權(quán)現(xiàn)象和形式,另外通過標(biāo)準(zhǔn)化和自主性來完善授權(quán)行為。

1項(xiàng)目管理人員的知識(shí)分類和現(xiàn)狀

知識(shí)管理理論中對(duì)知識(shí)分成兩類:一是顯性知識(shí);二是隱性知識(shí)。

所謂顯性知識(shí),主要是指各種書本知識(shí)、資料、說明書、報(bào)告等,這種知識(shí)容易進(jìn)行傳遞分享;隱性知識(shí)主要是指各種經(jīng)驗(yàn)、技巧、體會(huì)、感悟等,這種知識(shí)因人而異,傳遞分享較難[1-2]。具體到工程項(xiàng)目管理中,顯性知識(shí)主要包括各種施工技術(shù)規(guī)范規(guī)程、各種施工管理流程指導(dǎo)、一些書面報(bào)告文件等。

隱性知識(shí),則包括各種施工管理經(jīng)驗(yàn)、管理中的技巧、以前工作的體會(huì)和感悟等。

大型項(xiàng)目建設(shè)涉及到的專業(yè)領(lǐng)域大致有基礎(chǔ)、主體、設(shè)備、暖通、給排水等幾種,各專業(yè)都有其一套完整的技術(shù)規(guī)程和操作要求,基于此種情況下組建的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必然存在知識(shí)分布不均衡的現(xiàn)象,如:在上層管理者的選擇上,必然要求其應(yīng)擁有豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),下層管理者要在單項(xiàng)專業(yè)領(lǐng)域擁有相應(yīng)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的不同,權(quán)力分配則不同,故授權(quán)才會(huì)分類、分對(duì)象。

在目前的項(xiàng)目管理中,大體上說,在顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的掌握程度上,上層管理人員比下層管理者要寬要全?；鶎拥墓芾砣藛T,一般只要求掌握其負(fù)責(zé)的分部工程的專業(yè)知識(shí)即可,同時(shí)為了彌補(bǔ)基層管理人員的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不足,保證工程的順利實(shí)施,出現(xiàn)了一個(gè)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員領(lǐng)導(dǎo)一些知識(shí)經(jīng)驗(yàn)不足的管理人員這一局面,層層遞推,即形成了目前項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)的科層制。

表面上看,科層制的產(chǎn)生是由于管理崗位不同導(dǎo)致的,究其根本還是由于授權(quán)程度不足,層層管理所致,本文則從知識(shí)管理成本的角度對(duì)授權(quán)程度進(jìn)行分析,得出知識(shí)管理成本的大小決定著授權(quán)程度的高低的結(jié)論。

2知識(shí)管理成本決定授權(quán)程度

2.1 知識(shí)成本和代理成本

在項(xiàng)目管理中,涉及的知識(shí)管理成本包括兩個(gè)方面的含義:

一方面,由于施工管理知識(shí)本身的系統(tǒng)性、復(fù)雜性等特點(diǎn)造成轉(zhuǎn)移困難或者轉(zhuǎn)移費(fèi)用較高、知識(shí)提供者不愿共享或者共享的意愿不強(qiáng)烈以及共享對(duì)象獲取知識(shí)的能力較低導(dǎo)致的知識(shí)在轉(zhuǎn)移過程中費(fèi)用較高而形成的一種成本,稱之為知識(shí)成本;

另一方面,當(dāng)授權(quán)行為發(fā)生后,由于上下層之間的信息不對(duì)稱造成的下層決策失誤、項(xiàng)目的激勵(lì)不夠?qū)е孪聦記]有積極的響應(yīng)造成的損失而形成的一種成本,稱之為代理成本。

知識(shí)成本和代理成本是兩個(gè)互斥的成本形式。項(xiàng)目越龐大,需要的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)越豐富,知識(shí)共享和傳遞越難,則知識(shí)成本偏高,這樣就需要通過授權(quán)來降低知識(shí)成本,但授權(quán)行為的發(fā)生,在信息不對(duì)稱等因素影響下,又會(huì)伴隨著代理成本的增加,故合理的授權(quán)的程度高低取決于知識(shí)成本和代理成本兩者之間的平衡點(diǎn),這個(gè)平衡點(diǎn)的存在要求我們不能不放權(quán),也不能完全放權(quán)[3]。

2.2 成本分析

為尋求知識(shí)成本和代理成本之間的平衡點(diǎn),首先需分析知識(shí)成本和代理成本的變化規(guī)律。從兩種成本定義分析,知識(shí)成本只有一個(gè)最小值,該值表示項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)各個(gè)層次管理人員所具備的能夠滿足做出正確決策要求的最少知識(shí),而在此之前,知識(shí)成本是單調(diào)下降的,且隨著授權(quán)層次的降低,授權(quán)程度的提高,其下降的速率遞減;代理成本則是單調(diào)上升的,且隨著授權(quán)層次的降低,其成本上升的速率遞增[4]。

從兩種成本的變化規(guī)律分析可知,兩者之和必然存在一個(gè)最小值,此處的知識(shí)成本的減少量大致抵消代理成本的增加量。盡管理論上存在這一平衡點(diǎn),但是在實(shí)際復(fù)雜的項(xiàng)目管理中,根本不可能實(shí)現(xiàn)平衡點(diǎn)所要求的條件。因此,現(xiàn)實(shí)中可以根據(jù)以上成本分析的理論結(jié)果,衡量集權(quán)分權(quán)之間的利益得失,把握好授權(quán)程度的高低,努力向這個(gè)平衡點(diǎn)靠攏,積極尋求知識(shí)管理成本的最小化。

2.3 決定授權(quán)程度

在中小型項(xiàng)目管理中,授權(quán)很少,程度很低,是因?yàn)橹行⌒晚?xiàng)目面臨的施工管理環(huán)境不復(fù)雜,在現(xiàn)有的科層制組織結(jié)構(gòu)下,上層管理人員數(shù)量不是很多,若能夠較好的發(fā)揮上層管理人員的能力和經(jīng)驗(yàn),即可做到知識(shí)成本較低;相反,如果采取充分授權(quán),若不能保證授權(quán)的順利實(shí)施,則存在代理成本超過知識(shí)成本的風(fēng)險(xiǎn),雖然可以從考核激勵(lì)機(jī)制等方面進(jìn)行控制,但做好這些控制所需的成本較高,反而得不償失。

在大型項(xiàng)目管理中,則需要打破科層制組織結(jié)構(gòu),減少中間管理層次,充分授權(quán)給下層管理人員。大型項(xiàng)目中,面臨的施工管理環(huán)境復(fù)雜,若按照常規(guī)的組織結(jié)構(gòu)模式,則需要大量的中上層管理人員來對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行決策管理,而現(xiàn)場(chǎng)一線的管理人員卻只是發(fā)現(xiàn)問題的工具,不能在第一時(shí)間內(nèi)自主進(jìn)行決策解決,故知識(shí)成本較高;若從正面降低知識(shí)成本,則需要保證處于一線的下層管理人員需要具備中上層管理人員的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)水平,以減少知識(shí)的傳遞和共享,即使傳遞共享順利,還要保證提供者和接受者都能積極響應(yīng),顯然這對(duì)任何一個(gè)項(xiàng)目來說都是不可能做到的;但若進(jìn)行充分授權(quán),在激勵(lì)考核措施完善有效的情況下,做到管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化,同時(shí)發(fā)揮下層管理人員的自主性,上層管理人員只需做好指導(dǎo)和控制,既能降低代理成本,又能從側(cè)面降低知識(shí)成本。

綜上所述,授權(quán)程度的高低可從知識(shí)管理成本的分析中得出,大型項(xiàng)目管理中,需要進(jìn)行授權(quán)來減少管理知識(shí)的共享傳遞次數(shù),降低知識(shí)成本,還需要做好授權(quán)的保障措施,客觀上,除了做好考核激勵(lì)機(jī)制外,還應(yīng)該做到管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化;主觀上,要充分發(fā)揮下層管理人員的自主性,從主客觀上共同降低代理成本,力爭做到知識(shí)成本和代理成本之和最小。

3知識(shí)分布決定授權(quán)形式

3.1 不同管理時(shí)期的知識(shí)分布。

通過對(duì)管理史的劃分,分析出知識(shí)的分布變化對(duì)于權(quán)力分布的影響

(1)科學(xué)管理時(shí)期以前——知識(shí)集中于員工。

該階段,知識(shí)主要分布在工人手中,主要通過古老的師傅帶徒弟的方式進(jìn)行傳遞;決策權(quán)力則掌握在管理者的手中,沒有進(jìn)行授權(quán),權(quán)力的分布與知識(shí)的分布沒有任何關(guān)聯(lián),知識(shí)與權(quán)力的分離最終導(dǎo)致了管理的低效率。

(2)科學(xué)管理時(shí)期——知識(shí)集中于管理人員。

該階段,管理者掌握生產(chǎn)知識(shí),并做出決策,工人不再擁有生產(chǎn)知識(shí),只需要懂得操作實(shí)施,成為了管理人員完成計(jì)劃的執(zhí)行工具,這種情況下,權(quán)力完全握在管理人員手中,沒有進(jìn)行授權(quán),這種形式在初始階段極大地促進(jìn)了生產(chǎn)效率。

(3)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)期——知識(shí)回歸員工。

該階段,知識(shí)主要存在于基層,存在于知識(shí)員工的頭腦里,這些知識(shí)型員工在基層從事不同的工作,能夠進(jìn)行自主管理與自主決策。這種情況下,上層管理者對(duì)基層知識(shí)型員工進(jìn)行充分授權(quán),發(fā)揮其自主管理和自主決策的能力,提高管理效率[5]。

3.2 工程項(xiàng)目管理的知識(shí)分布現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段的工程項(xiàng)目管理,其知識(shí)分布狀況介于科學(xué)管理時(shí)期和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)期之間。一方面,科層制的組織結(jié)構(gòu)是科學(xué)管理時(shí)期的典型組織結(jié)構(gòu)模式;另一方面,下層管理人員沒有達(dá)到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的知識(shí)型員工的要求。

但由于下層管理人員人數(shù)多,若能夠發(fā)揮下層管理人員的能力,將比僅僅依靠上層的“管、卡、壓”的管理形式更加有效。但是我們還必須清楚地認(rèn)識(shí)到目前工程項(xiàng)目下層管理人員并未達(dá)到那種知識(shí)型員工的要求,故現(xiàn)狀要求我們既不能按照科學(xué)管理時(shí)期那樣不進(jìn)行任何形式的授權(quán),也不能采用知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)期要求完全授權(quán),而要采用一種合理的授權(quán)形式。因此,本文針對(duì)大型工程項(xiàng)目管理,根據(jù)知識(shí)分布形式的現(xiàn)狀,提出一種新的介于科學(xué)管理和知識(shí)經(jīng)濟(jì)之間的授權(quán)形式——對(duì)上層采用集權(quán)(形成核心管理層)、對(duì)下層采用分權(quán)(形成核心工作團(tuán)隊(duì))的授權(quán)形式。

3.3 上層集權(quán)與下層分權(quán)

具體說來,上層集權(quán)主要形成一個(gè)核心管理層,擁有工程項(xiàng)目管理的核心控制權(quán);下層分權(quán)主要形成核心工作團(tuán)隊(duì),擁有工程項(xiàng)目管理的一般控制權(quán)。

目前的項(xiàng)目管理人員知識(shí)分布狀況前面已經(jīng)進(jìn)行了分析,在大型工程項(xiàng)目管理中,工程環(huán)境復(fù)雜多變,整個(gè)項(xiàng)目的策劃、控制、關(guān)鍵關(guān)節(jié)的決策要求管理人員在施工技術(shù)和管理的知識(shí)上寬而廣,這種管理活動(dòng)不是下層管理人員能夠勝任的,這就要利用現(xiàn)有項(xiàng)目管理資源,成立核心管理層,從大的方向上把握和控制整個(gè)工程項(xiàng)目,對(duì)下層管理人員進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo),考核其工作能力,控制其行為方向,保證授權(quán)順利實(shí)施。同時(shí)為了實(shí)施授權(quán),需改變下層工作模式,成立核心工作團(tuán)隊(duì),根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)管理的需要配置人員,在核心管理層的領(lǐng)導(dǎo)下,按照標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程,充分發(fā)揮其自主管理和自主決策的能力,真正實(shí)施權(quán)力。

4管理標(biāo)準(zhǔn)化、自主化

大型工程項(xiàng)目管理中,為了要做到授權(quán),做好授權(quán),必須改革管理體制,完善管理制度。目前在一些大型項(xiàng)目管理中,從工程項(xiàng)目組織和行政管理的角度也進(jìn)行了改革和改變,如:重新設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu),推行扁平化組織結(jié)構(gòu);建立考評(píng)機(jī)制考核績效;建立激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)員工的積極性;完善溝通機(jī)制等。本文則從知識(shí)的兩種分類標(biāo)準(zhǔn)這個(gè)角度,并結(jié)合知識(shí)成本管理,對(duì)授權(quán)保障措施進(jìn)行分析,提出對(duì)顯性知識(shí)要做到管理標(biāo)準(zhǔn)化、對(duì)隱性知識(shí)要做到管理自主化,同時(shí)加強(qiáng)組織學(xué)習(xí),提高管理人員的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)。具體分析如下:

4.1 管理標(biāo)準(zhǔn)化

工程項(xiàng)目管理中,為了改變顯性知識(shí)的系統(tǒng)性、復(fù)雜性,使之更加容易共享和傳遞,在對(duì)各種施工技術(shù)規(guī)范規(guī)程、各種施工管理流程指導(dǎo)、一些書面報(bào)告文件進(jìn)行編制時(shí),應(yīng)充分考慮此工程的具體情況,并結(jié)合以前的工程管理經(jīng)驗(yàn),從四控、兩管、一協(xié)調(diào)的角度,科學(xué)全面地編制,做到施工管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化,管理程序做到標(biāo)準(zhǔn)化,降低顯性知識(shí)在傳遞共享過程中的知識(shí)成本。

4.2 管理自主化

工程項(xiàng)目管理中,為了改變授權(quán)行為發(fā)生后,由于上下層之間的信息不對(duì)稱產(chǎn)生的下層決策失誤、項(xiàng)目的激勵(lì)不夠所引起的下層沒有積極的響應(yīng)造成的損失,下層管理人員應(yīng)做到管理自主化,結(jié)合自己的施工管理經(jīng)驗(yàn)、利用自己以前工作的體會(huì)、感悟和管理中的技巧等,自主管理、自主決策,降低隱性知識(shí)在授權(quán)過程中造成的代理成本。

4.3 組織學(xué)習(xí)

組織學(xué)習(xí)是一個(gè)通過個(gè)人參與,促使組織知識(shí)不斷積累、轉(zhuǎn)化和共享,相應(yīng)擴(kuò)展組織合作智慧的過程。組織學(xué)習(xí)實(shí)質(zhì)是組織中的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之間相互轉(zhuǎn)變與演化的過程,通過組織學(xué)習(xí)一方面可以學(xué)習(xí)新的知識(shí),并將其轉(zhuǎn)化為新的隱性知識(shí),另一方面可以把個(gè)人已經(jīng)具備的隱性知識(shí)傳遞給組織內(nèi)的別人,實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享,最終共同提高組織成員的知識(shí)儲(chǔ)備。

經(jīng)過組織學(xué)習(xí),可改變組織內(nèi)的知識(shí)分布形式,使之由不均衡逐漸趨于平衡,或者盡大可能的接近平衡。若在平衡狀態(tài)下進(jìn)行授權(quán),則知識(shí)成本和代理成本都很小,就相應(yīng)加大了決策權(quán)配置的可選擇范圍,授權(quán)就容易進(jìn)行和實(shí)施[1]。

5結(jié)束語

通過以上的論述,回答了文章開始的幾個(gè)問題:授權(quán)程度取決于項(xiàng)目管理人員的知識(shí)傳遞共享所產(chǎn)生的知識(shí)成本

和授權(quán)所產(chǎn)生的代理成本之間的協(xié)調(diào)關(guān)系;授權(quán)形式取決于項(xiàng)目管理人員的知識(shí)分布情況;還可以根據(jù)項(xiàng)目管理人員的知識(shí)類型提出相應(yīng)的授權(quán)完善措施。本文從知識(shí)管理的角度出發(fā),對(duì)授權(quán)程度和形式進(jìn)行分析探討,但對(duì)這個(gè)問題分析的還不健全,還需要進(jìn)一步深入研究。