如何加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款的管理

胡 艷等

摘要: 在現(xiàn)代社會(huì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下,企業(yè)經(jīng)營(yíng)多以擴(kuò)大市場(chǎng)占有率為目標(biāo),但同時(shí)也使得應(yīng)收賬款難以收回所帶來的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)危及企業(yè)的生存與發(fā)展,因此應(yīng)收賬款的管理顯得尤為重要。為此,在結(jié)合實(shí)踐的基礎(chǔ)上,對(duì)加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討。

關(guān)鍵詞: 應(yīng)收賬款;管理;意識(shí);思想;模式

中圖分類號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1006-4311(2009)11-0121-03

0引言

應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)等而形成的債權(quán)。是指企業(yè)因銷售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)等原因,向購(gòu)貨客戶收取款項(xiàng)或代墊的運(yùn)雜費(fèi)等。他屬于商業(yè)信用的一種形式。[1]

1應(yīng)收賬款在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用

(1)擴(kuò)大銷售,增加企業(yè)銷售份額。

(2)減少存貨占用水平。

(3)激勵(lì)企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量。

但應(yīng)收賬款是把雙刃劍,他在給企業(yè)帶來益處的同時(shí),也必然會(huì)帶來相應(yīng)的負(fù)面影響:

①應(yīng)收賬款數(shù)額的增加會(huì)導(dǎo)致流動(dòng)資產(chǎn)和總資產(chǎn)的增加

②會(huì)導(dǎo)致企業(yè)短期償債能力的虛假增加

③可能會(huì)侵蝕企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)能力,導(dǎo)致企業(yè)陷入經(jīng)濟(jì)危機(jī)。[2]

2當(dāng)前企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問題

2.1 對(duì)往來客戶的資信狀況缺乏分析與評(píng)估

對(duì)往來客戶的資信狀況進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估是從源頭上遏止應(yīng)收賬款增加和形成壞賬的重要途徑,但目前很多企業(yè)為了占領(lǐng)市場(chǎng),對(duì)客戶不加以選擇,對(duì)客戶的信譽(yù)程度、支付貨款能力、財(cái)務(wù)狀況等缺乏必要的科學(xué)分析和評(píng)估,不能針對(duì)不同的往來客戶制定不同的信用政策,使企業(yè)的應(yīng)收賬款平均收款期延長(zhǎng),資金占用數(shù)額增大,壞賬損失發(fā)生的概率增大。[3]

2.2 應(yīng)收賬款所占比重過大影響資金周轉(zhuǎn)

應(yīng)收賬款在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中所占比重過大,嚴(yán)重影響企業(yè)的正常資金周轉(zhuǎn),降低了企業(yè)的資金使用效率,使企業(yè)效益下降。企業(yè)因追求表面效益而產(chǎn)生的墊繳稅款及墊付股東分紅,占用了大量的流動(dòng)資金,久而久之必將影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn),無(wú)法實(shí)現(xiàn)既定的效益目標(biāo)。[4]

2.3 缺乏有效而完善的內(nèi)部管理制度

財(cái)務(wù)部門與銷售部門往往缺乏溝通,各行其是,銷售部門只注重推銷,財(cái)務(wù)部門則只管記賬。沒有必要的約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,造成出現(xiàn)問題部門之間互相推諉。再者,企業(yè)財(cái)務(wù)部門在對(duì)應(yīng)收賬款管理方面制度不全,帳目不清,長(zhǎng)期不與客戶對(duì)賬和溝通,一旦遇到客戶發(fā)生人員或名稱變更等情況,拿不出有力的證據(jù)追討欠款,而且長(zhǎng)期帳目不清,易形成欠款超過訴訟時(shí)限,使企業(yè)利益得不到法律保護(hù),給企業(yè)帶來不應(yīng)有的損失。也有一些企業(yè)對(duì)討賬人員缺乏管理,讓一些素質(zhì)不高的人鉆了空子,使收回的資金長(zhǎng)期滯留在個(gè)人手里。致使企業(yè)資金安全性受到嚴(yán)重威脅。[5]

2.4 應(yīng)收賬款使企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用和企業(yè)的管理成本增加

企業(yè)為清欠,每年都花費(fèi)一定物力和財(cái)力,增加辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)和訴訟費(fèi)等,當(dāng)企業(yè)的應(yīng)收賬款不斷增加,大量占用企業(yè)流動(dòng)資金時(shí),就會(huì)影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。為了維持資金鏈不斷,企業(yè)就要不斷地增加融資增加企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用。因此大量應(yīng)收賬款存在,不但有可能害了自己企業(yè),還可能害了銀行。[6]

2.5 錯(cuò)失應(yīng)收賬款的追收良機(jī)會(huì)給企業(yè)造成重大財(cái)產(chǎn)損失

對(duì)應(yīng)收賬款的追收錯(cuò)失良機(jī),讓呆帳、壞賬等不良資產(chǎn)不斷上升,沒有及時(shí)采取相應(yīng)措施追債,給企業(yè)造成了重大財(cái)產(chǎn)損失,從而使企業(yè)資不抵債而破產(chǎn)。

3加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理辦法

3.1 制定并落實(shí)應(yīng)收賬款管理制度

3.1.1制定并實(shí)施應(yīng)收賬款分類管理制度

根據(jù)應(yīng)收賬款產(chǎn)生的具體原因進(jìn)行分類。一類客戶是基于將在賒銷期間的貸款看成是從企業(yè)獲取的一筆無(wú)息或低息貸款的想法而賒銷,這類應(yīng)收賬款劃分為A類,應(yīng)重點(diǎn)管理;二類客戶是因資金暫時(shí)周轉(zhuǎn)不靈,以資產(chǎn)抵押或擔(dān)保賒銷產(chǎn)品而產(chǎn)生的應(yīng)收款,這類應(yīng)收賬款安全性好,可以劃分為B類進(jìn)行管理;三類客戶是由于銷售產(chǎn)品和收款時(shí)間上的差異而形成的應(yīng)收賬款。屬于真正的應(yīng)收賬款,可以劃分為C類,不對(duì)它進(jìn)行重點(diǎn)管理。

根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡進(jìn)行分類。企業(yè)可以根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)將賬齡最長(zhǎng),風(fēng)險(xiǎn)最大的應(yīng)收賬款劃分為A類,而將賬齡最短,風(fēng)險(xiǎn)最小的應(yīng)收賬款劃分為C類,其余劃分為B類。對(duì)應(yīng)收賬款回收情況進(jìn)行監(jiān)督,通常通過編制賬齡分析表來進(jìn)行。

根據(jù)應(yīng)收賬款的比重進(jìn)行分類。應(yīng)將在應(yīng)收賬款中所占比重較大的客戶劃分為A類,占比重較小的客戶劃分為C類,其余的為B類。

3.1.2制定并執(zhí)行應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度

按照應(yīng)收賬款余額的一定比例計(jì)提壞賬準(zhǔn)備是避免發(fā)生壞賬成本帶來風(fēng)險(xiǎn)最好的管理辦法。

3.1.3制定并落實(shí)適當(dāng)?shù)氖召~制度

對(duì)過期較短的客戶,不過多地打擾,以免將來失去這一市場(chǎng);對(duì)過期稍長(zhǎng)的客戶,可措辭婉轉(zhuǎn)地發(fā)函催款;對(duì)過期較長(zhǎng)的客戶,頻繁的信件催款,并加以電話催詢;對(duì)過期很長(zhǎng)的客戶,定期向客戶寄發(fā)帳單,在催款時(shí)措辭嚴(yán)厲,必要時(shí)提請(qǐng)有關(guān)部門仲裁甚至提起法律訴訟,或委托收賬企業(yè)收款。在具體實(shí)施收賬政策時(shí),要有明確而量化的獎(jiǎng)勵(lì)辦法,有發(fā)生重大壞賬損失問責(zé)辦法。

3.2 落實(shí)應(yīng)收賬款管理專門人員,進(jìn)行專業(yè)分析

財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款的回收情況,賬齡等情況進(jìn)行分析,而不能將所有責(zé)任都交給主要負(fù)責(zé)確定賒銷受信額度和資信調(diào)查的信用管理部門,這是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制一定期間的對(duì)賒銷客戶的銷售、賒銷、收賬、賬齡分析表及分析資料交管理當(dāng)局。

3.3 應(yīng)收賬款投資分析,確定適當(dāng)?shù)男庞谜?/p>

確定適當(dāng)?shù)男庞谜叩脑蚴菓?yīng)收賬款在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中,有其獨(dú)特的功能,歸納起來主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面:一方面可招攬客戶,擴(kuò)大銷售,擴(kuò)大市場(chǎng)占有率,增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力;另一方面采取賒銷的方式,發(fā)生應(yīng)收賬款,可以降低存貨的存儲(chǔ)成本。

采取賒銷方式,可以促進(jìn)銷售,降低存貨量,從而降低相應(yīng)的管理成本、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用和保險(xiǎn)費(fèi)用,達(dá)到降低存貨儲(chǔ)存成本的目的。但持有應(yīng)收賬款的同時(shí),必然為其付出一定的成本,包括:機(jī)會(huì)成本、管理成本和壞賬成本。

根據(jù)現(xiàn)代信用管理理論,壞賬損失是不可避免的,完全沒有壞賬損失,反而說明企業(yè)的賒銷潛力沒有完全被挖掘出來,企業(yè)進(jìn)行信用管理的一項(xiàng)重要任務(wù)就是在支持銷售最大化的前提下,努力將壞賬損失降低至合理水平。企業(yè)要充分利用應(yīng)收賬款,以達(dá)到在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的目的。因此,確定適當(dāng)?shù)男庞谜?便成了應(yīng)收賬款管理的核心內(nèi)容之一。

適當(dāng)?shù)脑敿?xì)而具有可操作性的信用政策有:信用期間、信用標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)金折扣政策。

3.4 進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)收賬款融資分析和融資政策

對(duì)于企業(yè)來說,應(yīng)收賬款融資可以使企業(yè)的債權(quán)類資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金,增強(qiáng)企業(yè)資產(chǎn)的流動(dòng)性在企業(yè)資金緊張時(shí)或者需要大量現(xiàn)金時(shí),采取應(yīng)收賬款抵押、票據(jù)抵押或應(yīng)收賬款出售等方式進(jìn)行融資,可以解決臨時(shí)的資金困難。

3.5 建立信用管理部門和管理系統(tǒng)以及監(jiān)控體系

3.5.1建立信用管理部門

一種是財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門,另一種是銷售總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門。

3.5.2建立客戶動(dòng)態(tài)資源管理系統(tǒng)

動(dòng)態(tài)監(jiān)督客戶尤其是核心客戶,了解客戶的資信情況,給客戶建立資信檔案,并根據(jù)收集的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,這就是客戶的動(dòng)態(tài)資源管理。調(diào)查的內(nèi)容主要有:客戶的品質(zhì)、能力、資本、抵押和條件(C5系統(tǒng)),客戶與企業(yè)往來的歷史記錄、客戶的規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展前景、行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)程度等等。

3.5.3建立應(yīng)收賬款的監(jiān)控體系

監(jiān)控體系包括賒銷的發(fā)生、進(jìn)行應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù)、對(duì)賬、逾期風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等各個(gè)環(huán)節(jié)。

賒銷發(fā)生的監(jiān)控:一般銷售業(yè)務(wù)要經(jīng)過接受客戶定單、批準(zhǔn)賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運(yùn)貨物、向客戶開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程。賒銷監(jiān)控主要發(fā)生在接受客戶定單、批準(zhǔn)賒銷信用、記錄銷售和收回資金流程。

信用部門和銷售部門進(jìn)行應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù):在工作中信用部門和銷售部門要相互配合,分清各自在跟蹤服務(wù)中的職責(zé),達(dá)到相互監(jiān)督,相互促進(jìn),提高應(yīng)收賬款回收率,促進(jìn)企業(yè)銷售的目的。

做好日常的應(yīng)收賬款對(duì)賬工作:應(yīng)收賬款的對(duì)賬工作包括兩方面:一是總帳與明細(xì)賬的核對(duì),二是明細(xì)賬與有關(guān)客戶單位往來賬的核對(duì)。應(yīng)收賬款的對(duì)賬工作從銷售業(yè)務(wù)的第一筆起就應(yīng)由銷售人員定期與客戶對(duì)賬,并將對(duì)賬的情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門。營(yíng)銷人員可以按其管理的單位設(shè)置統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬,對(duì)產(chǎn)品發(fā)出,發(fā)票開具及貨款的回籠進(jìn)行序時(shí)登記,并可以采用銀行對(duì)帳單的形式與客戶對(duì)賬,由客戶確認(rèn),從而為及時(shí)清收應(yīng)收賬款打好基礎(chǔ)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者,應(yīng)將貸款回籠與應(yīng)收賬款工作同銷售者的業(yè)績(jī)結(jié)合起來考察。

發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督作用:內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是不斷完善監(jiān)控體系,改善內(nèi)控制度;二是檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況,檢查有無(wú)異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象,有無(wú)重大差錯(cuò)玩忽職守,內(nèi)部舞弊,故意不收回賬款等情況。內(nèi)部審計(jì)對(duì)應(yīng)收賬款審計(jì)主要應(yīng)在銷貨和收款流程,在銷貨流程檢查銷售業(yè)務(wù)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離、正確的授權(quán)審批、充分的憑證和記錄、憑證的預(yù)先編號(hào)、按月寄出對(duì)賬單等方面。在收款流程主要應(yīng)檢查收款記錄的合理性、核對(duì)應(yīng)收賬款、分析應(yīng)收賬款賬齡、向債務(wù)人函證等方面。

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下,企業(yè)為了生存,已經(jīng)越來越多的采用較為優(yōu)惠的信用條件進(jìn)行賒銷,把存貨轉(zhuǎn)為應(yīng)收賬款。賒銷是促進(jìn)銷售的一種重要方式,企業(yè)賒銷會(huì)使企業(yè)擴(kuò)大銷售,占據(jù)更大的銷售市場(chǎng);但是企業(yè)應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)速度,也將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。當(dāng)前,許多企業(yè)應(yīng)收賬款的增長(zhǎng)幅度大于收入的增長(zhǎng)幅度,降低了企業(yè)資金的利用效果,影響了企業(yè)的資產(chǎn)質(zhì)量,加大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。我們只有把應(yīng)收賬款管理工作做好,使企業(yè)提高資金使用效率,擴(kuò)大銷售市場(chǎng),降低存貨風(fēng)險(xiǎn)和管理開支,才能拉動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不斷上漲,提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,使企業(yè)更好地生存和發(fā)展。